Sihteeri koulussa: tehtävät, toimenkuvat, työolot

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Työ tietyssä asemassa edellyttää tietyn toiminnan toteuttamista palkatun työntekijän toimesta. Sihteerin tehtävät koulussa ovat erottamaton osa tätä tehtävää hoitavan henkilön toimenkuvaa. Tämän asiakirjan avulla voit hahmotella selkeästi paitsi tehtävien laajuuden myös muita ammatillisen toiminnan näkökohtia.

Asiakirjan yleiset määräykset

Tässä asiakirjan osiossa kerrotaan yleensä hakijan palkkaamismenettelystä, sihteerin alaisuudesta välittömien tehtävien hoidossa sekä hakijoille asetetut vaatimukset.

Palveluksi tulemiseksi ja sen jälkeen koulusihteeriksi hakij alta edellytetään ammatillista koulutusta. Vaihtoehtoisesti hakija voi olla suorittanut toisen asteen koulutuksen ja suorittanut ammatilliset valmentavat kurssit vahvistetun ohjelman mukaisesti. Samaan aikaan työkokemusvaatimukset eivät oleesitetty.

Työhönottamisen ja irtisanomisen hoitaa suoraan oppilaitoksen johtaja. Työntekijä raportoi koulun sihteerin virkatehtäviä suorittaessaan suoraan rehtorille.

Mikä ohjaa sihteeriä

Tämä tieto on myös kirjoitettu työnkuvan yleiset säännökset -osioon. Sen avulla voit selvästi ymmärtää, mitkä asiakirjat toimivat oppaana asiantuntijalle, joka hoitaa sihteerin tehtäviä koulussa.

Seuraavia asiakirjoja tulee käyttää lähtökohtana:

1. määräykset, ohjeet, päätökset ja muut säädösasiakirjat.
2. Yhdistetyn organisaation ja hallinnon dokumentointijärjestelmän standardit.
3. Oppilaitoksen peruskirja ja sisäiset säännöt.
4. Sihteerin toimenkuva.
5. Säännöt ja määräykset työsuojelusta, turvallisuudesta, tuotannon sanitaatiosta, paloturvallisuudesta.
6. Välimerkki- ja oikeinkirjoitussäännöt.
7. Toimistolaitteiden kanssa työskentelyn perussäännöt.

Myös on huomioitava ne säädökset ja säädökset, jotka liittyvät koulun rehtorin välittömiin tehtäviin. Näin voit tehdä työsi mahdollisimman tuottavasti ja tehokkaasti.

Toimitusehdot

Sihteerin välittömät tehtävät koulussa ovat työn tärkein osaohjeet. Se määrittelee, mitä toimintoja henkilön tulee suorittaa luonaan työpäivän aikana.

Oppilaitoksen koulutusyksikön sihteerin ammatilliset tehtävät ovat seuraavat:

1. Oppilaitoksen vastaanottaman kirjeen vastaanotto.
2. Kirjeenvaihto rehtorin ohjeiden mukaan.
3. Rekisteröinti (myös sähköisessä muodossa).
4. Tiedon keräämiseen ja käsittelyyn liittyvien toimintojen suorittaminen (mukaan lukien tietotekniikan käyttö).
5. dokumentaation oikea-aikaisen valmistelun ja tarkistamisen seuranta.
6. Kirjeiden, pyyntöjen, asiakirjojen ja vastausten kokoaminen oppilaitoksen johtajan määräyksestä.

Sihteeri on tiiviissä ammatillisessa yhteydessä paitsi johtajaan, myös koulun rakennejaostojen päälliköihin, opetushenkilökuntaan ja apulaisjohtajiin. Lisäksi tässä asemassa oleva esiintyjä ei vain täytä itsenäisesti kaikkia laitoksen sääntöjä, vaan myös valvoo muiden työntekijöiden täytäntöönpanoa. Kannattaa huomioida, että toimistosihteerin tehtävät koulussa eivät poikkea koulutusyksikön sihteerin toimeksiannosta.

Mitä asiantuntijan tulee tietää

Työtä haettaessa johto edellyttää hakij alta paitsi tietyn koulutuksen lisäksi myös tiettyjä tietoja. Ja mitä ammattimaisempi hakija ohjaa sen, mitä hänen tarvitsee tietää, sitä enemmänhyvän työn todennäköisyys.

Vaadittujen tietojen luettelo sisältää seuraavat:

1. Lainsäädäntö. Opetustoiminnan sääntelyä koskevat normit ja säädökset.
2. Yritysdokumentaatiota ja kirjeenvaihtoa koskevat säännöt, etiikan ja etiketin perusteet.
3. Ohjeet kirjanpitoon.
4. Säännöt tietokone- ja organisaatiolaitteiden kanssa työskentelylle, sisäpuhelinten käyttämiselle.
5. Asiakirjojen luomista, käsittelyä, siirtoa ja säilyttämistä koskevat säännöt.
6. Oppilaitoksen rakenne.

Tällä tiedolla sihteerin työ koulussa ja viran edellyttämät tehtävät eivät aiheuta erityisiä vaikeuksia. Ja tämä puolestaan lisää urakasvun todennäköisyyttä.

Sihteerin oikeudet

Koulussa opetusyksikön sihteerin tehtävien lisäksi jokaisessa tehtävässä on tietyt asiantuntijaoikeudet. Ne on myös kirjoitettu työnkuvaan.

Koulusihteerin tehtävää hoitavan henkilön perusoikeusluetteloon kuuluu tarvittavien materiaalien ja tietojen pyytäminen työntekijöiltä (tarvittaessa hallinnolta) sekä toimeksiannon suorittamisen viivästymisen syiden selvittäminen ohjeet, vaatimus viimeistellä asiakirjat, joissa rikkomuksia havaittiin. Sihteerillä on myös oikeus ottaa koulun työntekijät mukaan hallinnon välittämien määräysten täytäntöönpanoon, hyväksyälaatia laitoksen johtamistoimintaan liittyvää dokumentaatiota sekä tehdä ehdotuksia johtamistoiminnan parantamiseksi ja dokumentaatiotyöskentelyn parantamiseksi.

Vastuu asemasta

Koulun sihteeri on kurinpitovastuussa välittömien tehtäviensä, oppilaitoksen sisäisten määräysten, tehtävien sopimattomuudesta tai täydellisestä laiminlyönnistä, toimenkuvan mukaisten oikeuksien käyttämättä jättämisestä. Vastuun rajat määräytyvät maan voimassa olevan työlainsäädännön mukaan.

Vastuu on vahingon aiheuttamisesta koululle tai koulutusprosessiin osallistujille ammattitoiminnassa taikka koulun välittömien sihteeri-virkailijan tehtävien laiminlyönnistä, joista määrätään voimassa olevassa toimenkuvassa ja paikalliset asiakirjat, jotka säätelevät asiantuntijan työtä. Vastuumenettely määräytyy maassa vahinkohetkellä voimassa olevien siviili- ja työlakien mukaan.

Työvuorovaikutus ja työolot

Ensinnäkin kannattaa huomioida, että koulusihteeri työskentelee 40 tunnin työviikon perusteella laaditun aikataulun mukaan. Samalla kuitenkin työnkuvasta käy ilmi, että työpäivää ei ole standardoitu. Koulutusyksikön sihteerin virkaa hakiessa tulee ehdottomasti huomioida nämä seikat.

Oppilaitoksen sihteeri on töiden suorittamisen yhteydessä yhteydessä koulun opetushenkilökuntaan, hallinto- ja palveluhenkilökuntaan. Vuorovaikutusta toteutetaan kouluneuvoston kokouksissa, oppilas- ja pedagogikokouksissa saatujen tarvittavien tietojen myöhempää toimittamista varten. Sihteerin ammatillisiin tehtäviin kuuluu myös siirrettyjen käskyjen, ohjeiden ja määräysten toteutumisen valvonta. Myös oppilaitoksen henkilöstö-, talous- ja taloudellinen toiminta on sen alaista.

Johtopäätös

Toimenkuvan avulla koulun tai muun oppilaitoksen johto antaa selkeästi ja selkeästi asiantuntijan ammatillisten perustehtävien kirjon, asettaa rajat alaisuudelle, ammatilliselle vuorovaikutukselle, linjaa työn rajat. työntekijän vastuulla. Tätä asiakirjaa laadittaessa otetaan huomioon eri asiantuntijoiden työtä säätelevät säädökset, pätevyys- ja tietoopaskirjat sekä muu metodologinen kirjallisuus.