Liiketoimintaprosessi: liiketoimintaprosessien analyysi. Kuvaus, sovellus, tulokset

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jokaisen yrittäjän on tiedettävä ainakin välillisesti, mikä liiketoimintaprosessi on. Liiketoimintaprosessianalyysi auttaa vähentämään kustannuksia, lisäämään kannattavuutta ja viime kädessä lisäämään yrityksen voittoa. Taloudellisessa kirjallisuudessa tämä käsite kohdataan ensimmäisen kerran viime vuosisadan 80-luvun tutkijoiden töissä. Silloin Yhdysvalloissa he ajattelivat ensimmäistä kertaa, että kaiken tuotannon tehokkuus riippuu joukosta toisiinsa liittyviä toimia, joita kutsutaan liiketoimintaprosesseiksi.

Määritelmät

Liikeprosessi on monimutkainen käsite. Liiketoiminnan kehitys on vahvasti riippuvainen toisiinsa liittyvistä toiminnoista, menettelytavoista ja toiminnoista. On mahdotonta kuvitella tehdasta ilman raaka-aineiden toimittamista, niiden käsittelyä, koneentyöntekijöitä ja kirjanpitäjiä. Yritys on suljettu järjestelmä, joka toimii yhtenäisenä organismina. Ja jotta kaikki toimisi oikein ilman häiriöitä ja viiveitä, tarvitset pääaivot - kokeneen johtajan, joka analysoi ja valvoo kaikkien liiketoimintaprosessien johdonmukaisuutta.

Jos tarkastellaan taloudellisesta näkökulmasta, niin kaikkien mahdollisten toimintojen yhteenliittymistä, jonka aikana ympäristöresurssien käsittely lopputuotteeksi kuluttajalle, kutsutaan liiketoimintaprosessiksi. Liiketoimintaprosessianalyysi on arvio tietyn tuotantoon liittyvän toimenpiteen, toimenpiteen tai tapahtuman tehokkuudesta.

Mitä varten ne ovat

Liiketoimintaprosessien kuvaaminen on melko helppoa. Mutta suurin todellisuusongelma on, että mistään maamme yrityksistä on harvinaista löytää henkilöä, joka on todella kiinnostunut eri tuotantoprosessien tehostamisesta. Pienet ja keskisuuret yritykset yrittävät käyttää vanhentuneita menetelmiä kustannusten karsimiseen, kun taas lännessä on jo pitkään ymmärretty, että yrityksen menestyminen riippuu osaavasta palkatusta johtajasta, joka on kiinnostunut saamaan työstään maksimaalisen tuloksen.

Liikeprosessien luominen antaa selkeän käsityksen: kuka on vastuussa mistäkin vaiheesta, missä asemassa hän on ja mitä pitäisi tehdä. Tällainen jäsentäminen tekee tuotannon organisoinnista läpinäkyvää ja helpottaa sen hallintaa. Viestimällä tavoitteiden puusta työntekijöille voit lisätä heidän motivaatiotaan osoittamalla, että heidän työnsä suuntautuu yhteisiin tavoitteisiin. Lisäksi yrityksen järjestäminen tällä tavalla auttaa tunnistamaan tarpeettomat taloudelliset ja aikaresurssit.

Kuinka luodaan

Riippumatta siitä, onko yritys suuri vai pieni, lähestymistapa yksityiskohtaisen suunnitelman laatimiseen on sama. Harkitsekonkreettinen esimerkki. On yritys, joka myy sohvia. Liiketoimintaprosessikaavio on samanlainen kuin puu. Päähaaroissa on tärkeitä ominaisuuksia, jotka haarautuvat pienempiin. Joten mitkä ovat vähittäiskauppiaan liiketoimintaprosessin päävaiheet?

1. Tavaroiden osto. Tämä on ensimmäinen ja keskeinen liiketoimintaprosessi. Mitkä ovat sen alavaiheet?

• Toimittaja-analyysi.
• Sopimusten laatiminen tuotantolaitosten kanssa.
• Sopimusten laatiminen kuljetusyritysten kanssa.

2. Sohvan sijoitus. Tässä vaiheessa on sellaisia hetkiä:

• Huoneen valinta.
• Tilojen rakentaminen tai vuokraus.
• Myynnin edellytysten luominen.

3. Myyntiprosessi.

• Rekrytointi.
• Kassakoneen osto.
• Luo tunnelmaa ja designia myyntiin.

4. Markkinointi ja mainonta.

• kyltin sijoittaminen.
• Luo käyntikortteja, esitteitä, esitteitä, luetteloita jne.
• Mainoksen sijoitus.

Lista voi olla pitkä. On tärkeää ymmärtää, miten liiketoimintaprosessit luodaan. Ja sitten annamme muutaman kultaisen säännön menestyvän yrityksen organisoimiseksi.

Sääntö 1

Tietytty henkilö on vastuussa kustakin valitusta liiketoimintavaiheesta. Ota heidät mukaan järjestelmän luomiseen. Tämä antaa mahdollisuuden ymmärtää prosessia tarkemmin, kiinnostaa työntekijöitä ja lisätä heidän motivaatiotaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä on erityisen tärkeää yrityksen perustamisen alkuvaiheessa. Yrityksen perustaminen liittyy ainav altavia vaikeuksia, ja oikea-aikainen tavoitteiden asettaminen tietyille vaiheille antaa tarkemman toimintasuunnitelman.

Sääntö 2

Käytä automaattisia ohjelmia ja visualisoi piirisi. Tähän mennessä on olemassa monia valmiita ohjelmia, jotka auttavat jäsentämään tietoa. Pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät niitä kaikkialla.

Jos työskentelet ryhmässä, ota taulu tai paperit kirjoittaaksesi kaikki ylös ja piirrä puu prosesseistasi edetessäsi. Aloita isoista operaatioista ja jaa ne pienempiin. Suurille yrityksille liiketoimintaprosessien luominen on v altavan vaivalloista työtä, joka vaatii kaikilta työntekijöiltä maksimaalista keskittymistä ja toiminnan koordinointia.

Sääntö 3

Liiketoimintaprosesseja muotoillessasi ohjaa yrityksen strategiaa, ei sen organisaatiorakennetta. Sama tehtävä voi ulottua vakiintuneiden osastojen ulkopuolelle. Esimerkiksi toimitettaessa tuotetta toimittaj alta voidaan harkita liiketoimintaprosessin rajaa siihen asti, kunnes tuote lähtee itse myymälästä eli kun se on hyllyillä ja kuluttajan saatavilla. Tämä prosessi sisältää useita osastoja, jotka ovat osa organisaatiorakennetta.

Sääntö 4

Älä ole liian yksityiskohtainen suunnitelmassasi. Jos ylikuormitat kaavion tarpeettomilla tiedoilla, se johtaa yleiseen hämmennykseen ja raskaaseen taakkaan vastuullisille työntekijöille. Jos aiot tehdä muutoksia tiettyyn segmenttiin, tämä osa on esitettävä yksityiskohtaisesti, ja kaikki muut on otettava huomioon.vain pinnallisesti, yksityiskohtiin menemättä. Liiketoimintaprosessien tehokkuus on Pareton lain "20/80" alainen, jolloin 20 % yksityiskohtaisista kuvauksista tuo 80 % koko toiminnan onnistumisesta.

Sääntö 5

Älä pelkää totuutta ja rakenna suunnitelma sen perusteella, mikä todella on. Tämä tilanne esiintyy hyvin usein. Pääjohtaja kysyy alaistensa osastoista liiketoimintaprosessikaavion rakentamiseksi. Ne yrittävät kertoa, kuinka he voivat hyvin. Vaikka itse asiassa todellinen tilanne on kaukana ihanteellisesta. Mutta väärien tietojen perusteella rakennetaan väärä kaavio, jonka jälkeen tehdään tehottomia päätöksiä ja kaikki työ menee hukkaan.

Älä sekoita "sellaisenaan", "sellaisena kuin sen pitäisi olla" ja "sellaisena kuin minä haluan sen olevan". Riippumatta siitä, kuinka huonosti kaikki on, liiketoimintaprosessit kootaan juuri tämän tilan parantamiseksi. Siksi on välttämätöntä kuvata vain tosielämän tilanne.

Liikeprosessiautomaatio

Kaikkien yrityksen sisällä tapahtuvien tapahtumien seuraaminen on erittäin vaikeaa, varsinkin kun on kyse suurista yrityksistä ja syndikaateista. Suuryritystä on vaikea kuvitella ilman kokonaista automatisoitujen ohjelmien järjestelmää, jonka avulla voit analysoida saapuvia tietoja päätöksentekoa varten. Siksi puhumme nykyään hyvin usein liiketoimintaprosessien automatisoinnista.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että on olemassa erityinen tietokoneohjelma, joka käsittelee kaikenlaisia tietovirtoja, jotka tarjoavat liiketoimintaprosessin. Liiketoimintaprosessien analysointi tapahtuu offline-tilassa-tilassa, ja henkilö vain tutustuu tuloksiin ja tekee asianmukaiset johtopäätökset.

Analysointimenetelmän valinta

Kun kotimainen yrittäjä kohtaa kysymyksen, kuinka liiketoimintaprosesseja voidaan parhaiten kuvata automaattisesti, hän löytää monia vaihtoehtoja, jotka eivät ole hyvin optimoituja Venäjän markkinoille. Lähes kaikki ehdotetut ohjelmistot on luotu länsimaisille yrityksille, joilla on kokemusta tuotannon optimoinnista. Mutta analysoituamme joitain tietoja loimme oman luettelomme ohjelmista, jotka toteuttavat liiketoimintaprosessin.

1. BEST-5 "My Business" on ohjelmisto, jota käyttävät usein pienet ja keskisuuret yritykset. Ohjelma on saatavilla kaikille tietokoneille ja on erittäin helppokäyttöinen. Sen etuna on, että se pystyy analysoimaan pieniä tietomääriä pienyrityksestä.
2. Yritysmallintaja. Käytetään usein nykyaikaisissa yrityksissä, pääasiassa siksi, että se on edullinen. Yrityksen perustaminen on helppo organisoida tällä ohjelmalla, koska liiketoimintaprosessikaavioiden tekeminen on erittäin kätevää, mutta se ei käytännössä analysoi.
3. iGrafx Enterprise Central. Erittäin hyvä kanadalainen muotoilu. Pystyy tunnistamaan ja laatimaan liiketoimintasuunnitelmia, mutta myös onnistuneesti analysoimaan syötetietoryhmiä. Maassamme sitä on hyvin vähän jakelua, vaikka tuote on erittäin arvokas.
4. Business Studio. Tunnetuin venäläinen kehitys. Integroitu muihin MS Office -tuotteisiin (Word, Excel, Visio). vartenkotimainen yrittäjä on hinta-tulossuhteeltaan paras valinta. Erinomainen liiketoimintaprosessianalyysi. Tuotanto voidaan optimoida onnistuneesti ohjelmasta saatujen tulosten ansiosta.

Teknologia liiketoimintaprosessien rakentamiseen

Yleisin nykyään on automaattisen ja manuaalisen menetelmän integrointi "Business Process" -järjestelmän rakentamiseen. Liiketoimintaprosessien analyysi suoritetaan tässä tapauksessa kahdessa vaiheessa: ensimmäinen tietokoneella saatujen tulosten avulla, toinen - johtajan manuaalisesti.

Katsotaanpa kahta päätapaa kaavioiden ja kaavioiden piirtämiseen. Tässä tapauksessa liiketoimintaprosessitekniikka rakennetaan seuraavilla menetelmillä:

1. DFD (tietovirtakaavio).
2. WFD (työnkulkukaavio).

Ensimmäiseen DFD-menetelmään kuuluu tietovirtojen kaavion laatiminen. Niihin kuuluvat: prosessin työn yksityiskohdat, vastuulliset työntekijät, tarvittavat asiakirjat. Tällainen rakenne antaa täydellisen kuvan yrityksen toiminnasta, sitä ympäröivästä syöttö- ja lähtötiedosta, kaikista tuotantoprosessin elementeistä ja niiden välisistä suhteista. Tämän lähestymistavan avulla voit korostaa ilmaisia (ylimääräisiä) liiketoimintaprosesseja, jotka vähentävät tuloksen tehokkuutta ja joita voidaan optimoida eri tavoin.

WFD - työnkulkukaaviot, jotka kuvaavat alemman tason liiketoimintaprosesseja. Liiketoiminnan kehitys voi muuttua merkittävästi, jos tunnet paitsi vertikaalisen toimintojen hierarkian myös horisontaalisen. Mitä tämä tarkoittaa?

Jos katsotOn selvää, että WFD-kaaviot ovat aikakehysten ruudukkoa, jonka jokainen kaavio vastaa tietystä prosessista. Oletetaan, että tavaran toimitus kestää kaksi päivää - kaavio näyttää prosessin alun ja lopun. Sitten tulee tuotesijoittelu kauppapaikalla, ja tämä prosessi alkaa vasta toimituksen päätyttyä. Tiedot piirretään kaavioon peräkkäin. Tapahtumat, toiminnot ja toiminnot voivat kietoutua toisiinsa, jos ne suoritetaan samanaikaisesti. Tällä tavalla on kätevää aloittaa liiketoiminnan kehittäminen varhaisessa vaiheessa, jolloin selviää kuinka paljon aikaa tarvitaan koko tuotantosykliin.

Johtopäätökset

Pienille tai suurille, uusille tai vanhoille, tarvitset ymmärrystä siitä, mitä liiketoimintaprosessi on. Missä tahansa yrityksen elinkaaren vaiheessa tuotannon optimointi voi merkittävästi vaikuttaa jatkokehitykseen. Loppujen lopuksi minkä tahansa organisaation olemassaolon päätavoite on nykyään kuluttajien tarpeiden tyydyttäminen. Ja jos asiakas on tyytyväinen, hän tekee voittoa. Riippuvuus on tässä suoraan verrannollinen. Mitä korkeampi kuluttajatyytyväisyys on, sitä suurempi on yrityksen voitto. Ja tämä voidaan saavuttaa vain analysoimalla ja sitten muuttamalla prosessia yrityksen sisällä.