Liikeprosessi – mitä se on? Liiketoimintaprosessien kehittäminen, mallintaminen, optimointi

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Nykyaikaiset yritysjohtamismenetelmät lainaavat yhä enemmän ulkomaisia menetelmiä ja teknologioita. Eikä siksi, että se on muodikasta, vaan siksi, että se on kätevä ja tehokas. Yksi näistä tekniikoista jakaa kaikki rutiinityöt peruskomponentteihin ja kuvaa sitten yksityiskohtaisesti jokaisen tuloksena olevan liiketoimintaprosessin. Se vie melko paljon aikaa, mutta tuloksena syntyvän suunnitelman avulla voit löytää heikkouksia, liian paisutettuja toiminnallisia vastuita ja epäselviä tehtäviä. Kerran käyttämällä aikaa johto voi siirtää osan vastuustaan hierarkkisia tikkaita alaspäin, mikä vapauttaa aikaa strategiseen suunnitteluun.

Elämä suunnitelmien mukaan

Toinen asia on, että yritysten henkilökunta ei useinkaan ymmärrä tämän menettelyn merkitystä eivätkä ota vastaan johdon halua määrittää tärkeimmät liiketoimintaprosessit. Siitä huolimatta on yhä tärkeämpää ymmärtää kunkin yksikön perustoimintojen mallinnus ja kuvaus, ja jopatyöntekijä. Vielä pahempaa on, jos yrityksen henkilöstöön tulee työntekijöitä, jotka tutkivat yrityksen liiketoimintaprosesseja. He kysyvät jatkuvasti jostakin, häiritsevät ja häiritsevät kaikin mahdollisin tavoin koko henkilöstön suorien toiminnallisten tehtävien suorittamista. Mitä tehdä?

Aloitetaan kaukaa. Joka aamu useimmat meistä kohtaavat tehtävän tulla töihin. Sen onnistuneen ratkaisun saavuttamiseksi sinun tulee herätä ajoissa, valmistautua ja istua johonkin kulkuneuvoon (ei väliä onko kyseessä yksityinen auto vai metroauto). Lisäksi jokainen komponentti voidaan jakaa vielä pienempiin toimenpiteisiin: herätäksesi ajoissa voit asettaa hälytyksen, tai voit pyytää jotakuta herättämään sinut jne. Ratkaisumenetelmästä riippumatta tulos (oikea-aikainen herääminen)) saavutetaan. Mutta nousu, palkkiot ja tapa toimia eroavat ratkaisutavan ja lopputuloksen suhteen. Itse asiassa olemme päässeet ensimmäiseen määritelmään.

Mitä varten tämä kaikki on

Joten, liiketoimintaprosessi on tietty sarja yksinkertaisia toimia, jotka muuttavat resurssit hyödylliseksi lopputuotteeksi. Tosielämän esimerkissämme on kolme erilaista prosessia, joista jokainen vaatii oman lähtötietonsa ja antaa tiettyjen manipulaatioiden jälkeen halutun tuloksen. Mennään yritykseen. Riippumatta kunkin yrityksen toimialasta, työn määräävät työntekijöiden ammatilliset suhteet: tiedon siirto, tuotteen tarpeen selvittäminen, tuotannon ja resurssien analysointi jne. Ja tässä on tärkeää huomata, että kaikki edellä olevista asioistavain, jos kolme ehtoa täyttyy:

- tiedot lähetettiin niistä kiinnostuneelle työntekijälle;

- tämä tehtiin oikeaan aikaan;

- muoto, jossa tiedot esitetään, on melko yksinkertainen ja selkeä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että liiketoimintaprosessi on tiedonkulku, joka vastaa kolmeen kysymykseen: mitä, missä ja milloin. Jotta työ voidaan suorittaa sujuvasti ja jatkuvasti, on tarpeen määrittää sen komponentit. Tässä tapauksessa tehtävien päällekkäisyyttä, suorittajan poissaoloa tai seisokkeja ei tapahdu.

Kun liiketoimintaprosessi on selkeästi määritelty, jokainen työntekijä lakkaa olemasta korvaamaton. Muista, kuinka monta kertaa jouduit odottamaan, että joku kollegoistasi lähti sairauslom alta (tai palasi lom alta); kun olet poissa töistä, puhelin ei kirjaimellisesti lakkaa soimasta, ja kaikki yrittävät ymmärtää mitä ja miten teet. Ja jos vastasit johdon pyyntöön ja loit melko yksityiskohtaisen kuvauksen liiketoimintaprosesseista, voit iloita rauhallisesti, rentoutua ja joskus vain syödä lounasta…

Määritelmien muodolliseen kieleen liittyen väitämme, että yritys asettaa liiketoimintaprosesseja kuvaillessaan seuraavat tavoitteet:

• ymmärtää toiminnan organisoinnin yleisen rakenteen ja määrittää sen kehityksen dynamiikan;
• tunnista nykyiset ongelmat ja mahdollisuudet niiden voittamiseksi;
• luo kaikille osallistujille (kehittäjille, käyttäjille, asiakkaille jne.) ymmärrettävä tavoite- ja tavoitejärjestelmä;
• muotoilemaan vaatimukset tarvittavalle ohjelmistolleturvallisuus.

Tietenkin liiketoimintaprosessien kuvaus sinänsä ei kiinnosta. Mutta uudelleensuunnittelulle tämä on ensiarvoisen tärkeä tehtävä. Vain tietovirtojen rakenteen, suhteet ja tavat ymmärtämällä voidaan puhua sekä yrityksen itsensä että sen yksittäisten toimialojen semanttisen kuormituksen uudelleenajattelusta. Mutta uudelleenjärjestelyjä tulisi myös toteuttaa jonkin tavoitteen saavuttamiseksi: asiakaspalvelun laadun parantaminen; kustannusten vähentäminen; antaa esittäjille enemmän vapautta päätöksenteossa (lyhentää työn valmistumisaikaa) jne.

Yksinkertainen luokittelu

Useimmiten tarve kuvata tiedon liiketoimintaprosesseja ilmenee yrityksissä, joiden rakenne on toiminnallisesti suuntautunut. Tosiasia on, että eri osastojen tavoitteet ja tavoitteet voivat olla ristiriidassa keskenään. Ja tämä ei johda vain yrityksen kannattavuuden heikkenemiseen, vaan myös sen kilpailukyvyn heikkenemiseen.

Nykyaikainen lähestymistapa johtamiseen on yhä enemmän prosessiluonteista. Kaiken työn katsotaan olevan tietty prosessisarja (joista jokainen koostuu yhdestä tai useammasta yksinkertaisesta operaatiosta). Tämän lähestymistavan virallistamiseksi ja standardoimiseksi on otettu käyttöön seuraavat prosessiluokat (luokitus tapahtuu suhteessa tuotteen lisäarvoon):

• pääasialliset - ne, joilla yritys saa tuloja: tuotanto, markkinointi, tarvikkeet;
• johtajat - ne, jotka asettavat tavoitteita ja tavoitteita osastoille ja tietyille esiintyjille;
• tuki –sellaiset, jotka antavat tuotannolle resursseja, mutta eivät tuo lisäarvoa lopputuotteelle: koulutus ja henkilöstön valinta, taloudellinen tuki, oikeusturva jne.

Jo mainitun inhimillisestä tekijästä riippumattomuuden ja uusien työntekijöiden yksinkertaistetun sopeutumisen lisäksi liiketoimintaprosessien kuvaus mahdollistaa tehokkaamman yrityksen toimintakulujen hallinnan.

Ominaisuudet

Nyt käy selväksi, että yrityksen johtamiseksi on välttämätöntä paitsi tunnistaa toisiinsa liittyvät tietovirrat, myös kuvata selkeästi kaikki toiminnot. Koska tiedämme jo, että liiketoimintaprosessi on osa yhteistä työtä, joka siirtyy työntekijältä toiselle (oman toiminnallisen yksikön sisällä vai ei, sillä ei ole väliä), niin siirrytään siihen, että kaikki maailmassa voi olla yhtenäinen. Ja ammatillinen toiminta - vielä enemmän.

Toiminta-alasta riippumatta jokainen liiketoimintaprosessi voidaan kuvata samoilla ominaisuuksilla.

- Reuna on yksinkertaisen toiminnon alku ja loppu.

- Omistaja on yrityksen työntekijä, joka ei vain omista työhön tarvittavia resursseja, vaan myös suunnittelee, analysoi, hallitsee prosessia; ja mikä tärkeintä, hän on vastuussa tuloksesta.

- Syöte - missä tahansa yrityksessä hyväksytyssä muodossa vastaanotettu tiedotusviesti, joka määrittelee tiedon tarpeen ja merkitsee prosessin alkua.

- Tuotos - tiedot tai materialisoitunut osa tuotteesta, joka kulutetaan esiintyjän ulkopuolellaasiakas.

- Urakoitsija - yrityksen henkilöstö mukana yhdessä prosessissa.

- Resurssit - toiminnan aineellinen tai tietoinen osa, joka ei muutu toimenpiteen suorittamisen aikana (mutta vain edistää saapuvan tiedon muuntamista lopputuotteeksi).

- Laadunvalvonta - toimialan tai sisäiset (yrityksen johdon hyväksymät) indikaattorit työn tehokkuuden määrittämiseksi.

Perusprosessien pakollinen allokointi

Jokainen yritys ei tietenkään tarvitse kuvausta liiketoimintaprosesseistaan. Tästä huolimatta on monia tapauksia, joissa tätä tylsää harjoitusta ei voida jättää tekemättä. Nimetään tärkeimmät:

• Yrityksen toiminta on automatisoitua. Tässä tapauksessa liiketoimintaprosessikaavio kääntää asiakkaan tarpeet ohjelmoijan ymmärtämälle kielelle.
• Yrityksen toiminnan kehittäminen. Ei vain laitteiden ja teknologian päivitykset auttavat parantamaan lopputuotetta; liiketoimintaprosessien optimointi mahdollistaa työn kaikkien vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamisen ja asianmukaisten johtamispäätösten tekemisen.
• Kansainvälisen standardointijärjestön (ISO) sertifioitu. Kaikille työntekijöille luodaan yhtenäinen laatujärjestelmä.

Kuinka esität kuvauksen asiakkaalle

Liikeprosessin mallinnus vaatii kuvauksen jokaisesta elementistä. Kuinka tehdä se kivuttomasti organisaatiolle? Maailmankäytännössä on kolme päämenetelmää: teksti, graafinen ja taulukkomuotoinen.

Teksti sisältää kuvauksen koko työn edistymisestä yksinkertaisessa ja ymmärrettävässä järjestyksessä. Muoto ja sisältö voivat olla joko ilmaisia (jos kansainvälisiä tai toimialastandardeja ei ole vielä kehitetty) tai asiakirjoin säänneltyjä. Esimerkiksi: myyntiosasto lähettää kauden raportointiasiakirjat suunnitteluosastolle; suunnitteluosaston työntekijät tekevät analyyttistä työtä määrittääkseen myynnin dynamiikan ja tarpeen tehdä muutoksia tuotantoon; suunnitteluosastolta saatu tulos siirretään markkinointiosastolle, jossa analysoidaan myynnin kasvun (laskemisen) syitä jne.

Liikeprosessin graafisen kaavion avulla voit visualisoida analyyttisen työn tulokset. Ei tarvitse muistuttaa, että tiedon visuaalinen havaitseminen on tehokkain. Siksi kaikenlaiset kaaviot ja kaaviot antavat meille mahdollisuuden nopeasti ymmärtää mitä tapahtuu ja löytää oikea ratkaisu.

Tapauksissa, joissa toimintojen uudistamisen päätehtävä on liiketoimintaprosessien optimointi, kannattaa niiden kuvaukseen käyttää taulukkomuotoista muotoa. Sen avulla on helpompi ymmärtää toimintojen järjestystä ja tiedonkulkujen suuntaa. Tyypillinen taulukko sisältää henkilöstöyksikön toiminnan kuvauksen lisäksi myös sarakkeita saapuvista ja lähtevistä asiakirjoista, suorittajasta (voit määrittää sekä koko osaston että tietyn työntekijän) jne.

Kuinka kuvailla liiketoimintaprosessia oikein

Ei riitä, että analysoidaan liiketoimintaprosesseja. Tärkeintä tässä asiassa on oikeellisuus, mutta samalla kuvauksen yksinkertaisuus. Aluksi yksikköprosessin nimi tulee muotoilla selkeästi. Tämä auttaa sinua ymmärtämäänsen pääominaisuudet, toteutuslogiikka ja paikka tuotantotoimintojen kokonaisketjussa.

Sitten sinun tulee ilmoittaa, mitä syöttötietoja tarvitaan tehtävän normaaliin suorittamiseen, ja luetella myös resurssien tuki. Kirjallinen sarja yksinkertaisia toimintoja, jotka muodostavat prosessin, auttaa sinua olemaan paitsi tai unohtamatta mitään.

Liikeprosessin mallinnus ei voi selvitä ilman prosessin omistajan ja sen edistymisen seurantajärjestelmän määrittämistä. Tätä varten kuvauksessa on tarpeen merkitä työn tuotannon vakioehdot ja luetella asiakirjat, jotka siirretään seuraavaan linkkiin. Yksinkertaistamiseksi kuvauksen tulisi näyttää tältä: "… raportointikauden myyntianalyysin suorittamisen jälkeen suunnitteluosaston työntekijä täyttää vahvistetun lomakkeen (taulukon), jonka hän lähettää markkinointiosastolle …"

Yksinkertaistettu menetelmä tuotantoprosessien kuvaamiseksi

Kuvausta kirjoittaessaan työntekijät kohtaavat useimmiten sen tosiasian, etteivät he osaa ilmaista suullisesti työnsä sisältöä. Jotta liiketoimintaprosessijärjestelmästä tulee selkeä ja jäsennelty, voit tehdä muistion. Se kuvastaa niitä kysymyksiä, joihin on annettava selkeä ja mahdollisimman yksityiskohtainen vastaus. Mitä nämä kysymykset ovat?

• Mitä? Kuvaa, mitä tässä toiminnossa tarkalleen tehdään.
• Miksi? Läpäisee operaation tarkoituksen.
• Milloin? Määrittää, kuka aloittaa suorituksen.
• Kuka? Nimeää tietyt esiintyjät.
• Miten? Luettelot vaaditaanresursseja.

Liiketoimintaprosessien kehittäminen edellyttää, että kaikkia kuvausmenetelmiä voidaan käyttää. Siten saadaan yksityiskohtaisin työsuunnitelma. Graafinen versio paljastaa toiminnallisten yksiköiden suhteen ja taulukko- ja tekstiversiot välittävät kunkin toiminnon sisällön. Valitettavasti liiketoimintaprosessien automatisointi ei ole mahdollista ilman tätä aikaa vievää etukäteistyötä.

Kuinka kerätä tietoja

Käytännössä on monia tapoja saada tarvittavat tiedot. Aluksi on tarpeen analysoida sääntelyasiakirjoja, jotka ohjaavat yrityksen työntekijöitä. Sitten sinun tulee haastatella jokaista suoraa esiintyjää kuvaillaksesi hänen työnsä sisältöä. Lisäksi kiistanalaisten asioiden selventämiseksi ja selventämiseksi analyyttisten konsulttien tulisi käyttää liiketoimintaprosessien edistymisen seurantaa.

Jos otat kokonaisv altaisen lähestymistavan ongelman ratkaisemiseen, liiketoimintaprosessien automatisointi ei tunnu niin työlältä ja hyödyttömältä.

Työryhmä

Ja kuitenkin, jos yrityksen päätehtävänä on liiketoimintaprosessien automatisointi, eikä johdolla ole tarkoitus ottaa mukaan ulkopuolisia konsulttiyrityksiä, herää väistämättä kysymys: "Mistä aloittaa?" Ensimmäinen askel on perustaa työryhmä yrityksen työntekijöistä. Työryhmän jäsenillä tulee mielellään olla erinomaiset analyyttiset ja kuuntelutaidot. Loppujen lopuksi, kuten jo todettiin, suurin osa työstä koostuu henkilökohtaisista haastatteluista liiketoimintaprosessien suorittajien kanssa.

Seuraavaksi sinun on saatava todellinen kuva järjestelmän toiminnasta. Koska ennen modernisointia yritys toimi ja teki voittoa, ei luultavasti ole tarpeen puhua täydellisestä uudelleenjärjestelystä. Tästä syystä tietovirtojen järjestelmä ja suunnat tulisi vahvistaa optimoinnin alkaessa.

Mistä kuvaus koostuu

Epäselvyyden ja epäjohdonmukaisuuksien välttämiseksi liiketoimintaprosessien kuvauksessa asiantuntijat suosittelevat prosessikarttojen käyttöä. Nämä ovat standardoituja asiakirjoja, joiden avulla voit yhdistää kaikki toiminnot riippumatta esiintyjän vaikutusalueesta ja kuvatun toimenpiteen monimutkaisuudesta.

Kaikki kuvaukset voidaan jakaa seuraaviin osiin:

• yhtenäinen prosessilomake (useimmiten taulukko);
• liiketoimintaprosessikartta (voidaan esittää missä tahansa muodossa - tekstikuvaus, graafinen objekti tai taulukko);
• reitit (saapuvat ja lähtevät tietovirrat, resurssit ja rahoitus);
• eri liiketoimintaprosessien matriisit (eri prosessien vuorovaikutustaulukko, jonka avulla voit korostaa pää- ja toissijaiset virrat ja toiminnot);
• vuokaavio (liiketoimintaprosessin suoritusalgoritmi);
• yksityiskohtainen tekstikuvaus;
• dokumentaatio (prosessin suorittamisen vahvistavien asiakirjojen luominen);
• liiketoimintaprosessin indikaattoreiden tunnistaminen (etsi ominaisuuksia ja indikaattoreita, joiden avulla voit hallita edistymisen lisäksi myös laatua);
• säännöt (toisin sanoen työnkuva).

Osoittimet

Kuten on toistuvasti todettu, kaikki prosessit on mitattava jollakin. Tämä on välttämätöntä ennen kaikkea yrityksen kaikkien toimintojen tehokkuuden arvioimiseksi. Useimmiten asiantuntijat suosittelevat liiketoimintaprosessien testaamista neljän indikaattorin mukaan: aika, kustannukset, laatu ja määrä.

Mutta liiketoimintaprosessimallit ovat dynaamisia ja erilaisia. Siksi usein ei riitä pelkän työn nopeuden arvioiminen; on tarpeen ottaa huomioon sekä työolosuhteet että yrityksen infrastruktuuri. Lisäksi lähes kaikki toimialat eivät voi olla olemassa ilman tavarantoimittajia, rahoitusta, logistiikkaa ja kumppaneita. Nämä ovat myös mitattavissa olevia indikaattoreita.

Eikä tietenkään saa unohtaa tietoa ja inhimillistä tekijää. Mitä korkeampi asiantuntijan koulutustaso on, sitä vähemmän hän tarvitsee aikaa perehtyä ohjeisiin ja saapuviin tietoihin.

Suurin osa mallinnusmenetelmistä perustuu nyt rakenneanalyysin ja -suunnittelun periaatteisiin (SADT - Structured Analysis and Design Technique) sekä joihinkin algoritmisiin kieliin. Voimme puhua useiden liiketoimintaprosessianalyysin perusmallien olemassaolosta:

- Liiketoimintaprosessien mallinnus - itse asiassa mallinnus - paljastaa yrityksen olemassaolon toiminnallisen puolen.

- Työnkulkumallinnus – Kuvaa työnkulkuja ja on samanlainen kuin vuokaavio.

- Data Flow Modeling - toisin kuin edellinen, kuvaa tietovirtoja; tarkoitettu sekvensointiintoiminnot.

Shewhart-Demingin sykli

Suuret liiketoimintaprosessit (1C antaa sinun valita ne yleisestä luettelosta) on suositeltavaa kuvata erillisessä asiakirjassa nimeltä "Työmenettely". Kaikki, mikä on luonteeltaan vähemmän merkittävää tai koostuu pienestä määrästä yksinkertaisia operaatioita, kuvataan yleensä työnkuvauksissa.

Sääntöä laadittaessa on otettava huomioon yrityksen toiminnan jatkuvan parantamisen syklin ehdot (Shewhart-Deming malli). Sen määräysten mukaan optimointi ja parantaminen ovat loputtomia prosesseja. Eli yrityksen johdossa on tietty suljettu sykli, joka koostuu sellaisista johtamispäätöksistä: suunnittelu, toteutus, valvonta, säätö.

Sääntöä laadittaessa tulee ottaa huomioon periaatteet, joilla varmistetaan Shewhart-Demingin mallin noudattaminen:

1. Tulevan kauden suunniteltujen indikaattoreiden laskenta.
2. Poikkeamien dynamiikan analyysi ja mahdollisten syiden dokumentointi.
3. Korjaavien toimenpiteiden tunnistaminen ja niiden tehokkuuden analysointi.

Mallin kehittäminen tulee suorittaa liiketoimintasääntöjen mukaisesti. Yleisesti hyväksytyt säännöt ovat sen v altion sääntely- ja lainsäädäntökehys, jonka alueella yritys toimii. Mallin toinen perusta on yrityksen yrityspolitiikka.

Laatujärjestelmää toteutettaessa on huolehdittava liiketoimintaprosessien kehittämisestä ja yhtenäistämisestä. Kuten artikkelin alussa todettiin, yrityksen henkilöstö ei aina oleymmärtää meneillään olevan modernisoinnin merkityksen. Ylimmän johdon tehtävänä on tuoda jokaiselle työntekijälle tehokkaan liiketoimintaprosessimallin luominen.

Se on loppujen lopuksi vakiintunut ja huolellisesti suunniteltu järjestelmä, joka ei ainoastaan helpota yritykselle kansainvälisten laatustandardien ISO 9001:2008 mukaisten sertifikaattien saamista, vaan myös lisää merkittävästi kunkin järjestelmän tehokkuutta. työntekijä.

Molemmat tekijät johtavat yrityksen kilpailukykyyn markkinoilla, millä puolestaan on myönteinen vaikutus sekä sijoittajiin että asiakkaisiin.