Esimerkki arkistonhoitajan tyypillisestä työnkuvauksesta

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Arkiston työntekijän virkaa kutsutaan arkistonhoitajaksi. Tämän alan asiantuntijan päätehtävänä on vahvistaa itse arkiston työ ja dokumenttien kierto siinä. Tällaisia ammattilaisia tarvitaan kaikkialla, missä on paljon virallisia papereita, erityisesti vakuutus-, rahoitus- ja erityisesti v altionyrityksissä. Pääasiakirja, johon uuden työntekijän tulee viitata, on arkistonhoitajan toimenkuva.

Yleiset määräykset

Vain yrityksen johtaja voi ottaa vastaan tai erottaa arkistonhoitajan. Ja ennen kaikkea hänen on viitattava maan nykyiseen lainsäädäntöön. Ohjeessa tulee mainita henkilö, joka on tässä tehtävässä toimivan asiantuntijan välitön esimies.

Arkistonhoitajan työskentelyyn henkilön on saatava ammatillinen peruskoulutus, jonka jälkeen hänet voidaan hyväksyä tehtävään ilman kokemusta al alta. On sellainen vaihtoehtotoisen asteen tai yleissivistävän koulutuksen saanut henkilö saa työpaikan, mutta sitten hänen on saatava erityiskoulutusta tähän suuntaan. Tähän tehtävään ei vaadita kokemusta.

Mitä sinun tulee tietää

Yritysarkistonhoitajan toimenkuva viittaa siihen, että työntekijällä on oltava tietyt tiedot: hänen on perehdyttävä tämän organisaation arkistonhoitoon liittyviin määräyksiin, ohjeisiin ja koko luetteloon juridisista asiakirjoista. Lisäksi hänen tulee tietää, miten asiakirjoja säilytetään, käytetään sekä millä standardeilla ne hyväksytään ja luovutetaan. Hänen tietämykseensä tulisi sisältyä yhtenäinen v altion toimistotyöjärjestelmä. Lisäksi hänen tulee ymmärtää, miten säilytettävien asiakirjojen kuvaukset kootaan, mitkä niistä on säilytettävä pysyvästi ja mitkä vain tilapäisesti, sekä laadittava lakeja niiden tuhoamisesta.

Apulaisarkistonhoitajan toimenkuva tarkoittaa, että hänen tulee tietää, miten arkistointi tapahtuu, minkä sääntöjen mukaan ne valmistetaan myöhempää käyttöä ja säilytystä varten, miten kirjanpitoa ja raportteja tehdään yrityksessä. Tämän henkilön on ymmärrettävä sen yrityksen rakenne, jossa hän työskentelee, sekä laitteiden ja kaikkien arkistotyön suorittamiseen tarvittavien teknisten välineiden käyttöä koskevat säännöt. Lisäksi hänen on tunnettava kaikki organisaation sisäiset säännöt ja lait, mukaan lukien työsuojelu, paloturvallisuus, rutiini ja niin edelleen.

Vastuu

Budjettilaitoksen arkistonhoitajan toimenkuvaolettaa, että hänen on suoritettava tiettyjä tehtäviä: arkistotoimintaan liittyvien töiden toteuttaminen, arkistoon saapuvien asiakirjojen säilyttäminen, saapuvien asiakirjojen rekisteröinti, nimikkeistön kehittäminen ja asioiden arkistoinnin oikeellisuuden tarkistaminen ennen toimittamista arkistoon. Tarvittaessa hän salaa tallennusyksiköt, järjestää koteloiden sijoittelun ja kirjaa ne rekisteriin.

Lääketieteellisen laitoksen arkistonhoitajan toimenkuvassa ehdotetaan, että hänen on laadittava tallennetusta dokumentaatiosta yhteenvetokuvaukset, jaettava se väliaikaisiin ja pysyviin yksiköihin. Sen on pidettävä kirjaa ja tuhottava viipymättä jo vanhentuneet asiakirjat sekä kehitettävä järjestelmä, jonka avulla haluttu asiakirja löytyy nopeasti ja helposti.

Muut toiminnot

Lisäksi hänen virkatehtävänsä edellyttävät hänen läsnäoloaan kokeissa, joissa tutkitaan asiakirjojen arvoa tieteen eikä vain. Hänen on varmistettava, että asiakirjat pysyvät ehjinä, tarvittaessa suoritettava niillä entisöintityöt. Tämä asiantuntija varmistaa myös, että arkistossa on kaikki tarvittavat edellytykset asiakirjojen normaalille säilyttämiselle.

Arkistonhoitajan tulee valvoa paloturvallisuussääntöjen toteutumista sekä käyttää nykyaikaisia teknisiä keinoja asiakirjojen käsittelyssä. Hän on velvollinen organisaation työntekijöiden ja vierailijoiden pyynnöstäantaa kopioita tai alkuperäiskappaleita arkistoasiakirjoista, laatia todistuksia arkistossa olevien tietojen perusteella ja laatia raportteja työstään.

Oikeudet

Lääkärin arkistonhoitajan toimenkuva viittaa siihen, että hänellä on tiettyjä oikeuksia. Hän voi pyytää ja vastaanottaa asiakirjoja, jotka liittyvät hänen työtoimintaansa. Tarvittaessa hän voi tehdä yhteistyötä yrityksen muiden osastojen tai muiden organisaatioiden asiantuntijoiden kanssa, jos tämä auttaa häntä ratkaisemaan hänen päteviä kysymyksiään. Tarvittaessa hän voi edustaa yrityksensä etuja muissa organisaatioissa kaikissa asioissa, jotka liittyvät suoraan arkiston toimintaan.

Vastuu

Arkistonhoitajan toimenkuvassa oletetaan, että hän on vastuussa tehtäviensä suorittamatta jättämisestä ja huonosta työstä, väärien tai vääristeltyjen tietojen antamisesta suoritetuista tehtävistä, kieltäytymisestä esimiesten määräyksistä.

Lisäksi hän vastaa tilanteista, joissa havaittiin rikkomuksia, turvallisuusrikkomuksia tai muita yrityksen normaalia toimintaa uhkaavia toimia, joista työntekijä ei ole ilmoittanut eikä ryhtynyt toimenpiteisiin ongelman poistamiseksi. Arkistonhoitaja on vastuussa työkuria koskevien normien rikkomisesta.

Työolosuhteet

Arkistonhoitajan toimenkuvassa ehdotetaan, että organisaation johto määrittelee hänen työaikansa työnteon mukaisestilainsäädäntöä. Yrityksen on tarvittaessa tarjottava hänelle työpaikka, jossa otetaan huomioon kaikki normit ja standardit sekä kaikki työmatkoille, mukaan lukien paikalliset, tarvittava. Hänellä on myös oikeus allekirjoittaa asiakirjoja toimiv altansa puitteissa.

Johtopäätös

Pääasiakirja, johon tähän tehtävään hyväksytyn asiantuntijan tulee luottaa, on arkistonhoitajan työnkuva. Riippumatta siitä, missä organisaatiossa hän työskentelee, oikeudet, vastuut, toiminnot ja tiedot ovat käytännössä samat ja voivat vaihdella riippuen tietyn yrityksen tarpeista ja siitä, mitä tehtäviä johto antaa työntekijöilleen.

Tällainen työ vaatii tarkkaavaisuutta, pitkäjänteisyyttä, tärkeiden papereiden turvallisuussääntöjen tuntemusta, tiettyjen asiakirjojen arvon arvioinnin tuntemusta sekä kykyä systematisoida, löytää ja salata asiakirjoja nopeasti. Tärkeä tekijä on myös ihmisten kanssa työskentely, sillä arkistonhoitajan ammattiin kuuluu erilaisten asiakirjojen myöntäminen ja vastaanottaminen, niiden laadinnan oikeellisuuden ja aitouden tarkistaminen. Vain huomaavainen henkilö, joka on valmis työskentelemään suuren tiedon kanssa ja edustamaan yrityksen etuja muissa organisaatioissa, pystyy suorittamaan työtehtävät oikein ja luotettavasti tässä tehtävässä.