Kirjanpidon ensisijaisten asiakirjojen säilytysehdot ja -aika

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Kuten käytäntö osoittaa, melkein kaikissa nykyaikaisissa kotimaisissa yrityksissä suurin määrä dokumentaatiota syntyy kirjanpidosta. Tämä on tietysti ymmärrettävää: juuri tällä osastolla he työskentelevät rahalla, ja jokainen tällainen operaatio on vahvistettava virallisesti paperille. Lisäksi ensisijaisten asiakirjojen säilytysaika organisaatiossa on laillisesti vahvistettu, mikä tarkoittaa, että "paperinpaloista" eroon pääseminen ei toimi juuri niin, sinun on säilytettävä niitä vähintään useita vuosia ja vasta sitten tuhota ne. Muuten, jätepaperista eroon pääseminen ei myöskään ole helppoa, sillä siinä on useita erityispiirteitä. Tästä kaikesta - lisää.

Asiakirjat, asiakirjat…

Jos annat tilastot tuotettujen asiakirjojen määrästä, käy ilmi, että lähes kaikissa nykyaikaisissa kotimaisissa yrityksissä kirjanpito on lähde 80-90 % paperiasiakirjoista. Niitä ei tarvitse vain säilyttää. Rajoitukset eivät määritä vain sitä, mikä on oikea vähimmäissäilytysaika ensisijaisille kirjanpitoasiakirjoille (yleensä vaihteleeviidestä vuosikymmeneen), mutta myös olosuhteet, joissa näiden kohteiden tulisi olla. Samalla on muistettava, että asiakirjat on jaettu väliaikaiseen varastointiin ja pysyvään säilytykseen.

Kuitenkin, kuten käytäntö osoittaa, kaikkien yritysten johtajat eivät ole kiinnostuneita ymmärtämään ensisijaisten asiakirjojen säilytysehtojen monimutkaisuutta. Voit säästää itsesi päänsäryltä käyttämällä erikoistuneiden arkistoyhtiöiden palveluita. Tällaisessa yrityksessä he tietävät tarkalleen, minkä tyyppisiä asiakirjoja, kuinka kauan niitä on säilytettävä, millä ehdoilla, millä säännöillä. Lisäksi tällaisella organisaatiolla on tekniset valmiudet tuhota säilytykseen uskotut asiakirjat määräaikojen umpeutuessa. Se on todella kätevä, mutta se maksaa rahaa. Jos haluat säästää rahaa, sinun on varattava erityinen huone arkistoa varten ja ymmärrettävä, mikä on laillinen aika ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilyttämiselle organisaatiossa.

Haluat - en halua

Ongelma ei muuten synny tyhjästä. Nykyiset lait määräävät ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytysehdot, ja niitä on kaikissa yrityksissä noudatettava. Lainsäädännöstä seuraa, että jokaisella toimivalla oikeushenkilöllä on velvollisuus säilyttää asiakirjoja. Tämä tarkoittaa, että toimintamuodolla ei ole väliä - olipa kyseessä sitten yksinyrittäjä tai iso yritys, tilinpäätösten ja muun dokumentaation säilytyksestä on silti huolehdittava. On tärkeää opiskella lakiavahvistetut määräajat sähköisten ensisijaisten asiakirjojen, paperin, säilyttämiselle, jotta et joudu epämukavaan asemaan sopimuspuolen kanssa ristiriitatilanteessa tai valvovan viranomaisen suorittaman tarkastuksen aikana. Lisäksi lakisääteisten aikavälien noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa tarkastuksen aikana huomattavan sakon. Nykyinen lainsäädäntö sisältää säännökset kirjanpidon ensisijaisten tositteiden vähimmäissäilytysajasta. On tärkeää, että liiketoiminta on turvallista, ja liiketoimintamme maassamme erottuu laillisuudesta ja vahvistettujen sääntöjen noudattamisesta.

Lokakuussa 2004 hyväksytty 125. liittov altiolaki kertoo sähköisten perusasiakirjojen, paperiasiakirjojen säilytysajasta. Nimen perusteella se on omistettu arkistoihin ja oikeaan liiketoiminnan harjoittamiseen. Tässä virallisessa asiakirjassa otetaan huomioon kirjanpitoosaston tuottamien virallisten papereiden säilytysominaisuudet. Täältä löydät molemmat ominaisuudet, joiden avulla voit erottaa väliaikaisen ja pysyvän varastoinnin dokumentaation, sekä tietylle paperityypille ominaiset termit.

Koskee ketä?

Voit noudattaa ensisijaisten asiakirjojen vähimmäissäilytysaikoja:

• paikallishallinnot;
• v altion virastot;
• yrittäjät;
• yritykset;
• yrittäjät.

Lakia on noudatettava arkistoasiakirjoissa, myös henkilöstöön liittyvissä asiakirjoissa. Kokolakipapereissa määrätyn ajan on oltava turvallisessa paikassa. Liittov altion lakien lisäksi ensisijaisten asiakirjojen ja kirjanpitorekisterien säilytysehtojen erityispiirteet vaikuttavat useisiin säädösasiakirjoihin, jotka ovat voimassa sekä koko maan alueella että kullakin yksittäisellä alueella. Tärkein asiakirja on kuitenkin edellä mainittu 125. laki, joka sisältää täydellisen luettelon kirjanpitopapereiden säilytysaikaa säätelevistä asiakirjoista.

Laki numero 129

Vuonna 1996 annettiin liittov altion laki kirjanpidon piirteistä. Siinä todetaan, että kirjanpito voi tuottaa dokumentaationsa paperille sekä erilaisilla työstökoneilla. Samalla yrityksen tulee tehdä itse paperikopioita dokumentaatiosta, jotta kaikki toimintaan osallistuvat pääsevät käsiksi itseään koskeviin tietoihin. Jos valvontaviranomainen pyytää oikeutta tutustua asiakirjoihin, yrityksen edustajien on toimitettava ne. Sekä syyttäjillä että tuomioistuimen edustajilla on siihen oikeus.

Luodaan, säilytetään ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytysaikoja noudattaen, toimitetaan pyynnöstä säädöksissä vahvistettujen muotojen mukaisesti. Asiakirjat on lähetettävä pyynnön esittäneelle henkilölle paperimuodossa. Jos työssä käytettävien koneiden mahdollisuudet sen sallivat, kaikkien osallistujien suostumuksella voidaan raportti lähettää sähköisessä muodossa. Se on myös voimassa olevien lakiemme sallimamaissa.

Noudata sääntöjä

129. liittov altion laki sisältää maininnan velvollisuudesta noudattaa ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytysehtoja. Erityisesti 17 artiklassa mainitaan, että jokaisen oikeushenkilön on ehdottomasti säilytettävä tällaiset asiakirjat, mukaan lukien rekisterit ja raportit. Aikavälin kesto määräytyy osav altiotason arkistointia koskevissa säännöissä. Tämän ajanjakson kesto ei voi olla alle 5 vuotta.

Kirjanpitopolitiikkaa sääteleville asiakirjoille ja eräille muille luokille (tietoa käsittelevissä koneissa käytettävät ohjelmat, työtilikartta) on asetettu erityinen säilytysaika ensisijaisille asiakirjoille. Kesto on tietysti myös tässä viisi vuotta (joissakin tapauksissa tämä ajanjakso voidaan asettaa pidemmäksi), mutta ajanjakso alkaa laskea siitä hetkestä, kun tätä asiakirjaa on viimeksi käytetty yrityksessä. Oikeussubjektin johtaja on henkilö, joka lain mukaan on vastuussa kaikkien vaadittujen asiakirjojen säilyttämisestä määräajoin. Tämä tarkoittaa, että jokaisen koulutetun ja vastuullisen pomon on tiedettävä perusasiakirjojen säilytysaika kirjanpidossa, jos hän haluaa pitää tilanteen yrityksessä hallinnassaan.

Kuten käytäntö osoittaa, monet organisaatiot tekevät säännöllisesti luettelon virallisista asiakirjoista, ja paikallisissa määräyksissä määrätään asiakirjojen säilyttämisestä vastuussa olevat henkilöt, joiden kanssa tarkastusviranomaiset ovat vuorovaikutuksessa noudattamista valvoessaan.arkistointisäännöt.

Luominen ja säilytys: kaikki sääntöjen mukaan

Nykyisen lainsäädännön perusteella kirjanpitäjät voivat luoda sekä perusasiakirjoja että yhteenvetoasiakirjoja, ei vain paperilla, vaan myös sähköisessä muodossa; Samalla velvollisuus luoda paperikopioita on annettu oikeushenkilölle, ja asianomaisen henkilön, tarkastuslaitoksen, pyynnöstä yritys on velvollinen lähettämään paperiasiakirjat osoitteeseen mahdollisimman pian. Kokoaminen ja varastointi on suoritettava voimassa olevien säädösten mukaisessa muodossa.

Tietoja ensisijaisten asiakirjojen säilytysajasta kirjanpitoosastolla, tämän prosessin järjestys kertoo dokumentaatioluettelon, joka ottaa huomioon tyypilliset johtamispaperit, jotka muodostuvat minkä tahansa yrityksen työn aikana. Ne vahvistettiin vuonna 2010 v altiovarainministeriön ja liittov altion arkiston hyväksymässä asiakirjassa. Lisäksi on otettava huomioon verolain vaatimukset, jotka säätelevät, että jokainen maamme kansalainen on vastuussa kirjanpidon ylläpitämisestä neljän vuoden ajan. Tämä koskee menojen, tulojen kirjanpitoon ja myös verojen maksamisen vahvistamiseen liittyviä papereita.

Ole fiksu asioissa

Prosessin oikea organisointi ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytysehtoja noudattaen edellyttää ammattimaista lähestymistapaa, kirjanpitoasiakirjoista vastaavan henkilöstön osallistumista, itse työprosessin organisointia koskevien arkistointitietojen käsittelyä. Tällä hetkellä paikkoja ei juuri olearkistoinnin erikoiskoulutusta, joten todella laadukasta asiantuntijaa on usein vaikea löytää. Toisa alta progressiivinen lainsäädäntö edellyttää kirjanpidon ensisijaisten tositteiden säilytysaikojen noudattamista, muuten voit saada kategorisen epämiellyttäviä sakkoja. Paras vaihtoehto riittävän laajaan asiakirjavirtaan on perustaa yrityksen henkilöstöön arkistovarastosta vastaava osasto ja varmistaa dokumentoinnista vastaavan henkilöstön säännöllinen koulutus sisäisillä resursseilla. Tämä pitää lakien mukaiset innovaatiot hallinnassa ja täyttää kaikki vaatimukset.

Vaihtoehtoinen vaihtoehto, joka mahdollistaa myös perusasiakirjojen säilytysajan huomioimisen ja sen noudattamisen työtoiminnassasi on yhteistyö välittäjän kanssa, joka ottaa vastuun asiakkaan papereiden säilyttämisestä. Arkistotoimiston valitseminen itsellesi ei kuitenkaan ole helppo tehtävä. On tarpeen analysoida huolellisesti kaikki saatavilla olevat vaihtoehdot, jotta voit suosia luotettavaa yritystä eikä huolehtia siitä, että se saattaa sulkeutua ja rakennus palaa.

Jonkin tyyppisten asiakirjojen tallennuksen ominaisuudet

Kuten voimassa olevasta lainsäädännöstä seuraa, perusdokumentaatio sekä rekisterit, raportit ja taseet on siirrettävä arkistoon. Kaikki nämä virallisten asiakirjojen luokat, kunnes ne lähetetään arkistoon, on säilytettävä kirjanpitotiloissa, kun taas oikeushenkilöon velvollinen varmistamaan kaikki paperiturvallisuuden ehdot: kaapit on suljettava, palo- ja muu turvallisuus on huomioitava. Yrityksen sisällä asiakirjojen turvallisuudesta vastaava henkilö on nimetty erityisellä asiakirjalla.

Jos yritys käyttää tiukkoja raportointilomakkeita, nämä asiakirjat on lain mukaan säilytettävä kassakaapissa tai erityisessä kaapissa, suljetussa huoneessa, joka takaa dokumentoinnin turvallisuuden. Käsin käsitellyt ensisijaiset nykyisen ajanjakson dokumentaatiot tulee kerätä kronologisesti rekistereihin, jotka lähetetään arkistoon pysyvästi säilytettäväksi.

Mitä muuta kannattaa huomioida?

Säilytettäessä tiliotteita, käteismääräyksiä ja ennakkoraportteja kaikki asiakirjat on säilytettävä kronologisesti ja sidottava yhteistä järjestelmällistä säilytystä varten. Jotkin tietyt asiakirjaluokat (vuororaportit, työmääräykset) voidaan tallentaa ilman sidontaa, mutta arkistoida kansioihin, jotta mitään ei katoa tai käytetä epärehellisiin tarkoituksiin.

Dokumentoinnin turvallisuus sekä sen oikea-aikainen lähettäminen arkistoon on ensisijaisesti pääkirjanpitäjän vastuulla, vaikka tarvittaessa paikalliset määräykset voivat sisältää v altuutuksen siirtämistä toiselle henkilölle. Ensisijaisten asiakirjojen, raportoinnin ja taseiden antaminen on mahdollista vain joissakin tapauksissa, jos pääkirjanpitäjältä on virallinen määräys. Rakennetoimialoilla ei yleensä ole pääsyä kirjanpitoasiakirjoihin. Asiakirjojen takavarikointi on mahdollistavain, jos tiedusteluvirastot, tuomioistuin tai muut viranomaiset, joilla on lain mukaan asianmukaiset v altuudet, sitä pyytävät. Tässä tapauksessa on toimitettava virallinen päätös, joka on laadittu lain mukaisesti. Peruuttamisen yhteydessä on laadittava pöytäkirja, jonka yksi jäljennös välitetään organisaation edustajalle allekirjoitusta vastaan.

Pääasiakirjojen säilytysaika näkyy alla olevassa taulukossa.

Työnkulun ominaisuudet

Termiä "asiakirjavirta" käytetään asiakirjojen liikkumiseen liittyviin tekijöihin paperin luomishetkestä sen siirtoon arkistointiyritykselle. Aikataulun laatiminen on pääkirjanpitäjän vastuulla, vaikka joissain yrityksissä se on delegoitu asiakirjahallinnan asiantuntijalle. Kuitenkin, kuten käytäntö osoittaa, oikein on tällaisen aikataulun sisällyttäminen organisaation kirjanpitopolitiikkaan, joka sitten hyväksytään erityisesti annetulla määräyksellä, jonka on allekirjoittanut yrityksen pääviranomainen.

Aikataulun avulla voit harmonisoida organisaation prosesseja ja yksinkertaistaa suunnittelutyötä yrityksessä. Ensisijaisen dokumentaation työnkulun aikataulu on luettelo tekijöistä, aikaväleistä, joiden kuluessa paperit on lähetettävä kirjanpitoon, ja aika, jonka kirjanpitäjät käsittelevät ne. Muista kuvata raportointikaudet, mukaan lukien taseet. Usein kirjanpitopolitiikka sisältää perusasiakirjojen säilytysajoista säätelyn ja tämän ajanjakson taisama kuin laissa säädetty tai sitä korkeampi, jos yhtiön toiminnan erityispiirteet sitä edellyttävät. Kun vuoden raportti jätetään, asiakirjat laaditaan säädetyllä tavalla ja siirretään arkistoon. Samalla huomioidaan, että säilytykseen siirretystä tilavuudesta voi olla tarpeen poimia hyödyllistä tietoa jatkossa. Tätä varten tapaukset on tapana jakaa kansioihin, kun taas ryhmittely selittyy sisällöllä. Muista antaa kullekin kansiolle sopiva otsikko.

Kotelon säilytysominaisuudet

Kaikki yrityksen toiminnan aikana syntyvä dokumentaatio, kuten edellä mainittiin, on jaettu väliaikaiseen varastointiin ja pysyvään säilytykseen. Arkistoon siirrettäessä jokainen näistä kategorioista on luovutettava erikseen, sekoittamatta virallisia papereita samoihin kansioihin. Tässä tapauksessa kopiot on säilytettävä erillään alkuperäisistä. Lisäksi sinun tulee lajitella eri kansioihin dokumentaatiot, joista näkyy raportointi, suunnitelmat vuodelle ja vuosineljänneksille, kuukausille. Yhden tiedoston tulee sisältää yksi asiakirja.

Yhden tapauksen ryhmittelyyn voit käyttää yhdellä ajanjaksolla (neljännes, vuosi, kuukausi) luotuja asiakirjoja. Poikkeuksen muodostavat ns. ohimenevät luokat - esimerkiksi henkilökohtaiset tiedostot, joiden sulkemista ei ole ajoitettu kalenterivuoden kanssa. Jos tiedosto sisältää usean kuukauden aikana syntyvää dokumentaatiota, on jokainen kuukausi eristettävä muista erillisellä lomakkeella, johon kiinnitetään, minkä ajanjakson sitä seuraava lohko dokumentoi. Tässä tapauksessa on sallittua ryhmitellä enintään 250 arkkia yhteen koteloon. Kansion paksuus voi olla 4 cm tai vähemmän.

Mitä muuta kannattaa huomioida?

Kuten arkistointisäännöistä ilmenee, jos dokumentaatiossa on liitteitä, ne (riippumatta siitä, milloin ne on tarkalleen laadittu) tulee liittää mukana tuleviin dokumentaatioihin. Yleensä kirjanpitoasiakirjojen arkiston järjestys on erittäin tärkeä, joten sitä on noudatettava tarkasti. Pääsääntöisesti kirjataan ensin tiliotteet, sitten selitykset, jonka jälkeen tase täydennettynä liitteenä olevilla asiakirjoilla

Yrityksen työntekijöiden henkilökohtaisten tilien säilytystä järjestettäessä on tarpeen varata tätä varten erillinen tapaus, jossa dokumentaatio on järjestetty vuosittain tiukasti kronologiaa noudattaen. Vuosittainen kirjeenvaihto muodostetaan kalenterivuoden osoittaviin kansioihin ja myös systematisoidaan päivämäärien mukaisesti. Jokaisen pyynnön jälkeen on seurattava vastaus.

Jotkin ominaisuudet

Verolain säädetyt säilytysajat voivat poiketa kirjanpitotoimintaa koskevissa laeissa määritellyistä. Tällaista eroa havaittaessa on suositeltavaa ensinnäkin noudattaa pidempää ajanjaksoa - tämä mahdollistaa tarvittaessa dokumentaation viittaamisen, sen käytön, vaikka jonkin nykyisen säännön mukaan määräaika on jo vanhentunut. Lisäksi tarkastajilla ei ole mitään valittamista. On myös muistettava erityinen vuonna 2000 julkaistu luettelo, joka osoittaa varastoinnin kestontiettyjä dokumentaatioryhmiä. Tätä luetteloa päivitetään ja täydennetään säännöllisesti, joten yrityksen pääkirjanpitäjän ja asiakirjahallinnosta vastaavan osaston on seurattava ajantasaisia tietoja.

Jos säilytysehtoja on rikottu, vastuu siitä on yrityksen johtajalla huolimatta siitä, että turvallisuusasiat ovat ensisijaisesti pääkirjanpitäjän vastuulla. Jos määräystä, varastoinnin kestoa rikotaan, yhtiölle määrätään sakko. Virkamiehen rangaistus vaihtelee yleensä kahdesta kolmeen tuhatta ruplaa. Mutta jos ensisijaisia asiakirjoja ei säilytetä ollenkaan, heitä voidaan rangaista viiden tuhannen ruplan tai suuremmalla sakolla.