Kassaasiakirjat: rekisteröinti, todentaminen, säilytys. Ensisijaisten kassaasiakirjojen myöntämismenettely

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Kassaasiakirjat ovat papereita, jotka laaditaan oikeushenkilön tai yksittäisen yrittäjän rahanliikkeiden yhteydessä. Niiden lomakkeet hyväksyy v altion tilastokomitea. Pohditaanpa tarkemmin, mitä käteisasiakirjoja yritykset voivat käyttää.

Tilaukset

Ne toimivat ensisijaisina käteisasiakirjoina. Tilaukset voivat olla saapuvia tai lähteviä. Ensimmäinen on käytössä, kun käteistä vastaanotetaan. Tilinpitäjä antaa kuittimääräyksen yhtenä kappaleena ja Ch. kirjanpitäjä tai siihen v altuutettu virkamies. Vastuullisten virkamiesten puuttuessa oikeushenkilön johtaja tai itse yrittäjä voi vahvistaa ensisijaiset käteisasiakirjat. Luottomääräyksen kuitin on oltava v altuutettujen henkilöiden (kirjanpitäjä ja kassa) allekirjoittama ja leimalla (sinetillä) varmennettu. Lisäksi se on rekisteröity asianomaiseen päiväkirjaan. Kuitti annetaan henkilölle, joka talletti rahat. Itse kuittimääräys jää kassalle. Kulukirja täytetään käteistä myönnettäessä. On sanottava, että kassaasiakirjat kootaan, jos yritys käyttää sekä perinteisiä tietojenkäsittelymenetelmiä että BT-työkaluja. Lähtevä tilaus, kuten saapuva tilaus, annetaan 1 kappaleena. Sen on myös oltava v altuutettujen henkilöiden hyväksymä ja rekisteröitävä asianmukaisessa päiväkirjassa.

Täyte

Miten yllä mainitut käteisasiakirjat myönnetään? Täyttö tapahtuu seuraavasti:

1. Rivi "Perus" viittaa liiketapahtumaan.
2. Sarakkeeseen "Sisältää" syötetään ALV:n määrä. Se on kirjoitettu numeroilla. Jos palveluita, tavaroita tai töitä ei veroteta, rivillä lukee "ilman arvonlisäveroa".
3. "Liite"-rivillä tulee luetella mukana olevat ja muut paperit sekä niiden laatimispäivämäärät ja numerot.
4. Sarakkeeseen "Luotto, alaosastokoodi" merkitään vastaava rakenneosaston nimitys, jolle varat vastaanotetaan.

Rekisteröidy

Kassaasiakirjat on kirjattava erityiseen päiväkirjaan. Se rekisteröi sekä saapuvat / lähtevät tilaukset että paperit, jotka korvaavat ne. Jälkimmäisiä ovat esimerkiksi palkkalaskelmat, varojen myöntämishakemukset, laskut ja muut. Samalla on huomioitava, että palkkalaskelmaan tehtävät kulumääräykset palkoista ja muista sitä vastaavista määristä on rekisteröitävä maksujen antamisen jälkeen.

Kassakirja

Sitä käytetään käteisen liikkeeseenlasku- ja vastaanottotiliin. Kirja on numeroitu, nauhoitettu ja sertifioitu sinetillä, joka sijoitetaan viimeiselle sivulle. Tähän tehdään myös tietue, jossa ilmoitetaan arkkien lukumäärä. Viimeinen sivu on allekirjoitettava. kirjanpitäjä ja yritysjohtaja. Jokainen kirjan arkki on jaettu 2 yhtä suureen osaan. Toinen (vaakaviivalla) täytetään ensimmäisenä kappaleena, toinen toisena kappaleena. Jälkimmäinen annetaan taka- ja etupuolelta hiilipaperilla. Molemmat tapaukset on numeroitu samalla numerolla. Ensimmäiset jäävät kirjaan, kun taas jälkimmäiset ovat irrotettavissa. Jälkimmäiset toimivat raportointikassaasiakirjoina. Ennen kuin kaikki kuluvan päivän toiminnot ovat päättyneet, ne eivät irtoa. Merkinnät alkavat ensimmäisen kopion etupuolelta sarakkeen "Saldo päivän alussa" jälkeen. Ennen täyttämistä arkki on taitettava repäisyviivaa pitkin. Leikkausosa asetetaan kirjaan jäävän osan alle. Tietojen syöttämiseksi siirron jälkeen repäistävä puoli on päällekkäin toisen kopion etupuolella. Merkinnät jatkuvat vaakaviivaa pitkin erottamattoman osan kääntöpuolella.

Lisäasiakirjat

Käteismaksut voidaan rekisteröidä erilaisilla papereilla. Yksi niistä on esimerkiksi ennakkoilmoitus. Sitä käytetään tilivelvollisille hallinto- ja yrityskuluihin myönnettyjen varojen kirjanpitoon. Miten tällaiset asiakirjat laaditaan? Tämän tyyppiset käteistapahtumat kirjataan suoraan raportoijalle, jaMyös kirjanpitäjä. Ennakkoraportit laaditaan paperille tai tietokoneelle. Käteisasiakirjojen rekisteröinti tapahtuu tiukasti sääntöjen mukaisesti. Jokainen lomake täytetään yhtenä kappaleena. Sen kääntöpuolella vastuullinen henkilö merkitsee luettelon papereista, jotka vahvistavat aiheutuneet kulut. Näitä ovat esimerkiksi matkustustodistus, konossementit, shekit, kuitit jne. Tässä aihe osoittaa kulujen määrän. Raporttiin liitettävät paperit on numeroitava siinä järjestyksessä, jossa ne on listattu. Kassaasiakirjojen tarkastamisesta vastaavat kirjanpidon työntekijät. Työntekijät tarkastavat erityisesti varojen kohdennetun käytön, toimitettujen todisteiden täydellisyyden, niiden täyttämisen ja summien laskennan. Kääntöpuolella näkyvät kirjanpitoon hyväksytyt kulut, joiden velkaan ne kirjataan.

Tärkeitä vivahteita

Valuuttaan viittaavat tiedot (sivu 1a edessä ja sarakkeet 6 ja 8 takana) täytetään vain, jos tilivelvolliselle saa varoja muussa kuin ruplissa. Tarkastuksen jälkeinen ennakkoraportti tulee hyväksyä yrityksen johtajan tai hänen v altuuttaman henkilön toimesta. Vasta sen jälkeen se otetaan huomioon. Jos ennakkoa ei ole käytetty täysimääräisesti, tilivelvollinen palauttaa saldon takaisin kassalle. Samalla kuittitilaus täytetään. Varat poistetaan hyväksytyn raportin tietojen mukaisesti.

Payrolls

Kassatositteiden maksu suoritetaan laskettaessa ja maksettaessa yrityksen työntekijöiden palkkoja. Tilitoimisto laatii vastaavan selvityksen 1 kappaleena. Palkkakertymä tehdään todellisen työajan, tuotoksen jne. kirjanpitoa varten ensisijaisessa dokumentaatiossa olevien tietojen mukaan. Riveillä "Kertynyt" näytetään summat palkkalaskelman maksutyyppien mukaisesti. Myös muut työntekijälle saadut tulot (aineelliset ja sosiaaliset etuudet), jotka maksetaan takaisin yrityksen voiton kustannuksella ja jotka kuuluvat veron perusteeseen, merkitään tähän. Samalla lasketaan palkasta vähennykset ja vahvistetaan työntekijälle luovutettava määrä. Selvityksen kansilehdelle on kiinnitetty työntekijöille maksettava kokonaissumma. Yrityksen johtajan tulee allekirjoittaa lupa palkan myöntämiseen. Jos sitä ei ole, tämän asiakirjan antaa v altuutettu työntekijä. Tiliotteen loppuun merkitään talletettujen ja myönnettyjen palkkojen määrät. Varojen maksamiselle työntekijöille vahvistetun ajanjakson jälkeen sarakkeessa 23 on merkitty "Talletettu" niiden työntekijöiden nimet, jotka eivät saaneet rahaa. Annetulle summalle laaditaan kulumääräys. Sen numero ja valmistumispäivä on ilmoitettava palkkaluettelossa viimeisellä lomakkeella.

Apu-raportti

Tämä asiakirja sisältää KKM-mittareiden lukemat ja tulot työvuoroa kohden (työpäivä). Apuraportti täytetään 1 kappale päivittäin. Kassanhoitajan tulee allekirjoittaa se ja luovuttaa se ylimmälle toimihenkilölle(Yrityksen johtaja). Samalla kuittitilaus täytetään. Pienissä yrityksissä rahat luovutetaan suoraan keräilijöille. Käteistä siirrettäessä täytetään pankin asiaankuuluvat kassaasiakirjat. Vuoron (työpäivän) tuotto asetetaan summaavien laskurien indikaattoreiden mukaisesti päivän alussa ja lopussa. Samalla vähennetään käyttämättömistä sekkeistä asiakkaille palautetut summat. Toteutetut tulot vahvistavat osastojen päälliköt. Raportin varoja kirjattaessa vanhempi kassa sekä yrityksen johtaja allekirjoittavat. Vertailuraportti toimii perustana koottaessa koottua "Tiedot KKM-mittareiden lukemista ja yhtiön liikevaihdosta".

Käyttäjälehti

Tämä asiakirja vaaditaan kustakin yrityksen KKM:n kuluista ja käteistuloista. Päiväkirja toimii myös mittarilukemien valvonta- ja rekisteröintiraporttina. Tämä asiakirja on nauhattu, numeroitu ja sinetöity Ch. kirjanpitäjä, yrityksen johtaja sekä verotarkastaja. Lehti on myös varmennettu yrityksen sinetillä. Tilinhoitaja tekee kaikki merkinnät päivittäin. Käteisasiakirjojen myöntämismenettely ei salli poistoja ja blotteja päiväkirjassa. Kaikki tehdyt korjaukset tulee sopia ja varmentaa v altuutettujen henkilöiden allekirjoituksin. Jos lukemat täsmäävät, ne kirjataan nykyiselle työvuorolle työn alkaessa. Nämä tiedot on vahvistettava päivystävän valvojan ja kassan allekirjoituksin. Rivi 15 ilmaisee summat, jotka on merkittyasiakkaiden palauttamat shekit. Tiedot tähän on otettu asiaankuuluvasta säädöksestä. Sama sarake ilmoittaa työvuoron aikana tulostettujen nollasekkien lukumäärän. Työpäivän päätteeksi kuljettaja tekee työvuorosta loppuraportin ja luovuttaa saadut tulot sen mukana. Tämä luo saapuvan tilauksen. Mittarilukemien ottamisen jälkeen tarkastetaan todellinen kuittimäärä ja tehdään vastaava merkintä päiväkirjaan. Se vahvistetaan päällikön (päivystäjä), vanhemman kassanhoitajan ja pankkivirkailijan allekirjoituksilla. Jos valvontanauhalla ilmoitettujen määrien ja tulojen välillä on eroja, eron syy selvitetään. Löydetyt yli- tai puutteet kirjataan lehden vastaaville riveille.

Tiedot KKM-mittarin lukemista ja tuloista

Niitä käytetään yhteenvetoraportin luomiseen nykyisestä työvuorosta. Nämä tiedot toimivat liitteenä ääntenlaskijan lausuntoon, joka kootaan päivittäin. Tiedot indikaatioista ja tuloista muodostetaan yhtenä kappaleena. Yhdessä meno- ja kuittimääräysten, ääntenlaskijoiden todistusten-raporttien kanssa ne siirretään yrityksen kirjanpitoon seuraavaan vuoroon asti. Mittarilukemien mukainen kassaasiakirjojen näyte kunkin kassakoneen työpäivän alussa ja lopussa sisältää tulolaskelman. Samalla ilmoitetaan muun muassa sen jakautuminen osastoittain. Jälkimmäinen on vahvistettava johtajien allekirjoituksilla. Täytetyn taulukon lopussa näytetään tulokset kaikkien kassakoneiden laskurien lukemien mukaan jaYhtiön liikevaihto lasketaan myös varojen jakautumiseen osastojen mukaan. Lakien mukaisesti ilmoitetaan rahan kokonaismäärä, joka on myönnetty asiakkaille heidän palauttamissaan shekeissä. Tämä summa pienentää yrityksen kokonaistuloja. Tietojen tulee olla vanhempi kassavirkailija ja yrityksen johtaja.

Täyttösuositukset

Kassaasiakirjoja laadittaessa on noudatettava säädöksissä ja muissa säädöksissä säädettyä menettelyä. Lisäksi on olemassa useita melko yksinkertaisia sääntöjä, joiden noudattaminen välttää epätarkkuudet paperitöitä täytettäessä:

1. Sanojen määrä tulee aina kirjoittaa isoilla kirjaimilla. Tässä tapauksessa pennit voidaan kirjoittaa numeroina. Esimerkiksi: Kahdeksantoista tuhatta ruplaa 10 kopekkaa.
2. Paperointi voidaan suorittaa joko käsin tai teknisin keinoin (esim. tietokoneella).
3. Sääntelysäädökset mahdollistavat kassaasiakirjojen tietojen muuttamisen. Useita vaatimuksia on kuitenkin täytettävä. Väärä merkintä tulee yliviivata huolellisesti yhdellä rivillä. Oikeat tiedot ilmoitetaan sen vieressä tai (jos mahdollista) yläpuolella. Tänne kannattaa tehdä myös jälkikirjoitus: "Usko korjattu", "Rauvottu ei kelpaa" tai "Tosi". Tämän merkinnän vieressä tulee allekirjoittaa ch. kirjanpitäjä ja organisaation johtaja (tai yksittäinen yrittäjä).
4. Jos siinä on tahroja, pyyhkimiä, tahroja, joissa on "viiva" ja muita vastaavia korjausmenetelmiä, asiakirja katsotaan virheelliseksi.

Lisäsäännöt

Kassaasiakirjojen säilytys voimassa olevan lain mukaisesti suoritetaan 5 vuoden ajan. Tämän ajanjakson laskenta alkaa toimistotyön päättymisjaksoa seuraavan vuoden tammikuun 1. päivänä. Tätä sääntöä pidetään yleisenä. Palkkaselvityksiä varten on laadittu erityinen menettely. Jos työntekijöillä ei ole henkilökohtaisia tilejä, näitä papereita säilytetään yrityksessä 75 vuotta. Tämän ajanjakson päätyttyä kaikki asiakirjat voidaan siirtää arkistoon tai tuhota, jos niistä ei ole oikeudenkäyntejä, erimielisyyksiä tai erimielisyyksiä. Paperien kanssa työskenneltäessä on noudatettava seuraavia sääntöjä:

1. Asiakirjat on muotoiltava niitteiksi jokaiselle päivälle viimeistään seuraavana työpäivänä tai ensimmäisenä vapaapäivänä.
2. Ennen kuin paperit siirretään arkistoon, ne on inventoitava.
3. Asioiden muodostamisen valvonnasta vastaa joko kassa tai yrityksen suora johtaja.
4. Nidontaa luotaessa paperit kerätään tilinumeroiden nousevassa järjestyksessä (ensin veloituksella, sitten hyvityksellä).

Vastuu käteisasiakirjojen turvallisuudesta on yrityksen johtajalla. Jos edellä mainittuja sääntöjä ei noudateta, rikkojalle voidaan määrätä hallinnollinen sakko rahallisen seuraamuksen muodossa. Sakon suuruus määräytyy lain mukaan.

Johtopäätös

Säilyttäminenkassadokumentaatiota pidetään melko vastuullisena tehtävänä. Paperitöiden täyttämiseen tulee suhtautua kaikella vastuulla. Kassatositteita käytetään erilaisten tietojen yhteenvetoon, raportointiin, kirjanpitoon. Tässä suhteessa tapahtumien vahvistamisen alkuvaiheessa tehdyt virheet voivat johtaa vakaviin vääristymiin loppuasiakirjoissa. Kassaasiakirjojen käsittelystä vastaavaan tehtävään nimitetyllä työntekijällä tulee olla asiaankuuluvat tiedot ja kokemus. On muistettava, että kaikki operaattorin täyttämät paperit ovat johtavien virkamiesten tarkastamia ja yrityksen johtajan hyväksymiä. Erityistä huomiota tulee kiinnittää asiakirjojen rekisteröintiin. Merkinnät lehtiin ja kirjoihin tulee tehdä ajoissa sääntöjen mukaisesti. Koska raporttien laadinnassa käytetään käteisasiakirjoja, kaikki niihin tehdyt korjaukset tehdään tiukasti tietyssä järjestyksessä. Jos vahvistettuja sääntöjä ei noudateta, paperit menettävät pätevyyden, eikä niissä olevia tietoja voida käyttää jatkossa johtamistyössä.