Mitä on varastonhallinta? Varaston kirjanpidon johtamistavat. Kirjanpidon organisointi, vastuullisuus, ohjelmat

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yrityksen onnistunut toiminta koostuu eri tekijöiden kokonaisvaikutuksesta ja keskeisten toimintojen osaavasta suorituksesta. Samalla on huomattava, että tavaroiden oikea kirjanpito voidaan katsoa yhdeksi yrityksen vakaan toiminnan pääehdoista.

Varastonhallinta

Tällä käsitteellä määritellään varastossa suoritettava jatkuva määrällinen ja lajikelaskenta. Ilman varastoon sijoitettuja tavaroita on vaikea varmistaa niiden turvallisuutta. Tällaiseen prosessiin käytetään materiaalin inventaariokorttia, joka on lailla hyväksytty lomake tietyntyyppisten, -kokoisten ja -laatuisten materiaalien liikkumisen kirjaamiseen varastossa. Ne täytetään jokaisesta materiaalin kohtanumerosta. Niitä ylläpitää taloudellisesti vastuullinen henkilö, kuten varastopäällikkö tai varastonhoitaja.

Ennen kuin luovutat yrityksen materiaalivarastot varastonpitäjälle, pääsääntöisesti tehdään sopimus hänen kanssaan. Siinä kuvataan työntekijän suorittaman työn tyypit ja vastuun aste, jos varastossa olevat tuotteet katoavat tai vahingoittuvat.

Varaston kirjanpidon järjestäminen

Hyvin järjestetty kirjanpitoprosessiVaraston alueelle sijoitettu materiaali on erittäin tärkeä ja tarpeellinen osa organisaation toimintaa. Varaston tehokkaan toiminnan varmistamiseksi käytetään kahta yleistä kirjanpitojärjestelmää: erä ja lajiteltu. Mutta riippumatta siitä, mikä valinta tehdään, taloudellisesti vastuulliset työntekijät pitävät kirjaa yrityksen tuotteista luontoissuorituksina. Tämä toimenpide suoritetaan käyttämällä saapuvia ja lähteviä hyödyketilauksia.

Jos otamme huomioon yrityksen vaihto-omaisuuden kirjanpidon käsikirjoissa olevat tiedot, voidaan päätellä, että tavaroiden ja materiaalien analyyttinen kirjanpito tapahtuu saldomenetelmällä tai siirtokelpoisilla laskuilla. Näillä lähestymistavoilla kirjanpito suoritetaan kunkin varastopaikan yhteydessä sekä niiden sisällä nimikenumeroiden, eri tuoteryhmien, synteettisten ja alatilien kiinnittämisellä.

Korttien käyttö

Materiaalien varastokirjanpitoon, joka perustuu vaihtolaskelmiin, käytetään useimmiten kahta edellä mainittua menetelmää. Näin voit optimoida varaston toiminnan ja saavuttaa korkeamman tuottavuuden.

Ensimmäisessä vaihtoehdossa käytetään varastokirjanpitokorttia, joka avataan jokaiselle varastoon varastoitulle tavaran tyypille. Se näyttää kvantitatiivisia summatietoja, jotka itse asiassa ovat materiaalien liikettä. Tällaisten korttien täyttöperusteena on ensisijainen kirjanpitoasiakirjat.

Varaston kirjanpito korteilla sisältää myös ensimmäisen päivän saldojen näyttämisen ja kuukauden liikevaihdon laskemisen. Tällaisen dokumentaation avulla laaditaan jokaiselle varastolle erikseen liikevaihtolaskelmat. Lisäksi kirjanpidossa olevien korttien tiedot tarkistetaan varaston dokumentaatiosta.

On myös mahdollista, että tilikortteja ei ylläpidetä kirjanpidossa. Tässä tapauksessa lähtevät ja saapuvat asiakirjat ryhmitellään tuotenumeroiden mukaan. Tämän jälkeen näiden asiakirjojen avulla lasketaan kuukauden tulokset ja kirjataan erikseen kulu- ja kuittitiedot. Lisäksi nämä tiedot näkyvät liikevaihtotaulukossa. Näissä tiliotteissa näkyviä saldoja verrataan varastossa oleviin kirjanpitokortteihin kirjattuihin saldoihin.

Tasakirjanpito

Tämä varastokirjanpidon muoto eroaa edellisestä. Keskeinen ero on, että kirjanpitoosastolla ei ole laadullista ja kokonaisv altaista kirjanpitoa tavaroiden ja materiaalien yhteydessä. Liikevaihtolaskelmia ei myöskään laadita.

Tämän tyyppisessä varaston järjestelyssä tavaroiden ja materiaalien kirjanpito tapahtuu alatilien, hyödykeryhmien ja taseiden yhteydessä, joita käytetään varastoerien kirjaamiseen yksinomaan rahallisesti. Kirjanpidon hoitavat taloudellisesti vastuulliset henkilöt. Tässä prosessissa käytetään varastokirjanpitoa tai sopivaa päiväkirjaa.

Kun tulee kirjanpito, se hoitaa ensiasteen vastaanottoakirjanpitoasiakirjat taloudellisesti vastuullisilta henkilöiltä ja tarkastaa myöhemmin saadut tiedot. Kun täsmäytysprosessi on valmis, ne materiaalisaldot, jotka kirjattiin ensimmäisenä päivänä, siirretään taseeseen.

Juhlakirjanpito

Kauppa ja varasto on tässä tapauksessa järjestetty siten, että tietty tavaraerä varastoidaan erikseen. Ja jokaisesta niistä varastopitäjä kirjoittaa eräkortin kahtena kappaleena. Tällaisten korttien rekisteröimiseen käytetään erityistä kirjaa. Tässä tapauksessa hyväksytyn erän numero on tämän kirjan rekisteröintinumero. Tarvittavien tietojen syöttämisen jälkeen yksi kopio siirtyy kirjanpitoon ja toinen jää varastoon ja toimii varastokirjanpitorekisterinä.

On syytä huomata, että samannimiset tavarat ja materiaalit määritetään eräksi. Tämän tuotteen on toimitettava yksi toimittaja. Mitä tulee toimitusten määrään, niitä voi olla useita.

Eräkorttia täytettäessä varastotyöntekijän on ilmoitettava kokoamispäivämäärä, sen numero, tavaran vastaanottoasiakirjan täyttöaika, kuljetustapa, toimittajan tiedot, numero ja päivämäärä laskusta, tuotteen nimi, lähtöpaikka sekä paino ja arvosana.

Materiaalien varastokirjanpito, jossa käytetään erämenetelmää, tarkoittaa, että tavaran luovutuksen yhteydessä otetaan huomioon tämän toimenpiteen päivämäärä, kulutushyödykeasiakirjan numero, kuljetustapa, vastaanottajan nimi, myytyjen tuotteiden määrä ja laatu. Samalla kulutositteessa ilmoitetaanpuoluekortin numero.

Kun tietyn erän kaikki varastot on käytetty loppuun, varastopäällikkö ja kauppias allekirjoittavat korttiin ja siirtävät sen kirjanpitoon, jossa se tarkistetaan myöhemmin.

On mahdollista, että tarkastuksen aikana paljastuu puute. Tässä tapauksessa varastokirjanpito edellyttää seuraavia toimia: ennen seuraavaa inventaariota kirjanpitäjä kirjaa puutteen jakelukustannuksiin, mutta vain sillä ehdolla, että se on luonnollisen häviön rajoissa. Jos normit ylittyivät, niin puute peritään niiltä henkilöiltä, jotka ovat taloudellisesti vastuussa varastoon varastoiduista tuotteista.

On myös syytä ottaa huomioon se tieto, että eräinventointijärjestelmä sisältää lain laatimisen täysin käytetystä tavara- ja materiaalierästä.

Miten varastopäiväkirjoja käytetään lajitteluun?

Jos tätä laskentatapaa käytetään, varastonpitäjä avaa tavarapäiväkirjassa yhden tai useamman sivun kullekin lajikkeelle ja tuotenimelle. Myös erillinen kortti voidaan syöttää. Sivumäärä riippuu vastaanoton ja kulutuksen yhteydessä suoritettujen toimenpiteiden määrästä.

Kortin tai lehden sivun otsikossa sinun on ilmoitettava artikkeli, nimi, lajike ja muut ominaisuudet, jotka erottavat tietyn tuotteen. Jäljellä olevaa tilaa sivulla käytetään kuittien, kulujen ja tuotesaldojen kuvaamiseen.

Varastokirja (päiväkirja) vaaditaan tietojen tallentamiseen jokaista kuittia tai kulua kirjattaessaasiakirja.

Lainsäädäntö sallii erilaisten aikakauslehtien käytön. Esimerkki on kauppapäiväkirja muodossa N MX-2. Se on suoritettava varastonpitäjän tai muun vastuullisen henkilön toimesta. Täydennysperusteena ovat tavaroiden ja materiaalien vastaanotto- ja luovutusasiakirjat, jotka on talletettu aikaisemmin. Tällainen loki sisältää seuraavat tiedot:

- päivämäärä, jolloin tavarat ja materiaalit hyväksyttiin varastoon;

- yksikkö, joka siirsi varastotuotteita varastoon;

- nimi, hinta, määrä, tavaran ja materiaalin mittayksiköt;

- tuotteiden myöntämisen ja vastaanoton aikana käytettyjen asiakirjojen numero ja päivämäärä;

- säilytyspaikka.

Jotta tavara voidaan ottaa varastoon ja myöhemmin myöntää, on tarpeellista varmentaa asiaa koskevat asiakirjat varastonpitäjän ja varastopäällikön allekirjoituksin.

Järjestä oikein määrällinen varastokirjanpito, johon kirjataan tuotteiden liikkeet ja saldot, apuna ovat erilaiset hyödykelehdet, joiden avulla varastotavarat säilytetään varastopaikoilla sekä kiinnitys niiden kulutukseen. Tällaiset tiedot voidaan näyttää myös lausuntojen muodossa.

Miten varastojen alaskirjaus tehdään?

Kauppa ja varastointi liittyvät väistämättä sellaisiin ilmiöihin kuin tavaroiden vanheneminen sekä niiden kysynnän väheneminen tai laadun heikkeneminen. Näitä ongelmia ei voida jättää huomiotta, ja niiden tehokkaaseen ratkaisemiseen käytetään alennusprosessia. Sen rekisteröintiä varten tarvitset aineellisten hyödykkeiden poistokirjan.

Se on laadittava ja allekirjoitettava kahtena kappaleena. Tämän tekevät vastuuhenkilöt, jotka edustavat erityistoimikuntaa. Yksi kopio jää varastonhoitajalle (se on säilytettävä), toinen lähetetään kirjanpitoon. Joissain tilanteissa lähetysasiakirjaan voidaan liittää yksi kopio. Tämä tehdään tämän asiakirjan myöhempää siirtämistä varten alennettujen tuotteiden myyntiä harjoittavalle organisaatiolle tai palauttamista varten valmistajalle.

Varastonhallintajärjestelmät

Yksi yrityksen tärkeimmistä tehtävistä on kaikkien yrityksen sisäisten prosessien automatisointi ja optimointi. Tämä säästää aikaa ja parantaa palvelun laatua.

Varasto ei ole poikkeus. Erilaisten tavaroiden vastaanottamiseen ja kulutukseen liittyvien prosessien nopeuttamiseksi käytetään varastokirjanpito-ohjelmaa. Sillä voi olla erilainen ulkoasu ja rakenne, mutta tällaisten ohjelmistojen toiminnot pysyvät samoina.

Puhumme seuraavista mahdollisuuksista:

- tuotteiden jakelu varastossa varastosolujen, erien ja vastuuhenkilöiden mukaan;

- mahdollisuus varastosaldojen dynaamiseen uudelleenlaskentaan;

- lastin seuranta liikennereiteillä;

- erilaisten tavaroiden hinnoittelumenetelmien käyttö;

- inventaario ja sen jälkeen asiaankuuluvan raportoinnin muodostaminen sen tulosten mukaan;

- kuitti- ja varastotilausten muodostus;

- tavaroiden uudelleenarvostus erilaisten sen arvon muodostavien tekijöiden vaikutuksesta;

- varastonhallinta.

Hyvin suunnitellun varastonhallintaohjelman avulla voit luoda tehokkaan toiminnan sekä kuljetusvaraston että yleisvarastojen. Myös varastokirjanpitokortin sähköistä analogia harjoitellaan käyttää, jossa on kaikki asiaankuuluvat suodattimet. Puhumme seurantatiedoista seuraavilla alueilla:

- tavaroiden maksamiseen käytetty valuutta (lajittelulausunnon, yli- ja puuteilmoituksen, todellisen saatavuusilmoituksen jne. mukaan);

- tuote-erä, sen säilytysehdot, sertifikaattien viimeinen voimassaolopäivä;

- erilaisia toimenpiteitä tavaroiden ja materiaalien kanssa;

- tarkoitus;

- lajittelu;

- taloudellisesti vastuussa olevat henkilöt;

- henkilöstön hankinta ja aineellisten hyödykkeiden purkaminen varastossa.

Pääsääntöisesti tällaisen automatisoidun varastokirjanpidon viimeistelee kehittäjä ottaen huomioon tietyn asiakkaan liiketoiminnan yksilölliset ominaisuudet.

Nykyiset ohjelmat

Erilaisia ohjelmistoja voidaan käyttää varaston työn tehokkaaseen organisointiin. Mutta yksi suosituimmista vaihtoehdoista on "1C Warehouse Accounting". Tällä ohjelmistolla on tiettyjä etuja, jotka houkuttelevat monia yrityksiä, jotka integroivat tämän ohjelman varastoihinsa.

Avaintoiminnot näyttävät tältä:

- aineellisten hyödykkeiden nopea ja oikea-aikainen kirjanpito, niiden saapuminen ja liikkuminen;

- kaiken varastodokumentaation tarkka ylläpito;

-oikea-aikainen ja kätevä varastopäiväkirjan (korttien) ylläpito;

- kaikkien tarvittavien työkalujen saatavuus oikeaan varastoon;

- varastojärjestelmän esitys ja käsittely.

Tämän ohjelmiston avulla voit kattaa laadullisesti useita yrityksen taloudellisen toiminnan osa-alueita. Puhumme myyntisääntöjen, varastojen, talouden, ostojen ja tavaratoimitusten hallinnasta. "1C":n tärkeimpiä etuja ovat ohjelman helppokäyttöisyys, mahdollisuus korjata sitä ottaen huomioon tietyn organisaation tarpeet ja täysi noudattaminen Venäjän lainsäädännön normien kanssa.

Voit halutessasi käyttää muita ohjelmia: "Supervarasto", "Tavarat-rahat-tavarat" ja muita.

Johtopäätös

Ilmeisesti varastotyöllä on tärkeä rooli tehokkaan yrityksen rakentamisessa. Siksi palvelun laatu, toimituksen nopeus ja myyntiprosessin tila kokonaisuudessaan riippuvat varastotoimintojen organisoinnin tasosta. Siten jokaisen yrityksen, joka on kiinnostunut rakentamaan menestyksekkäästi myyntisykliä ja tuotteiden toimittamista, on järjestettävä tavaroiden kirjanpito asianmukaisesti.