PDCA-sykli - liiketoiminnan jatkuvan parantamisen filosofia

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

PDCA-sykli (Demingin sykli) on yksi modernin johtamisteorian peruskäsitteistä. Se tukee myös ISO 9000 -standardisarjaa, jota käytetään kaikkialla maailmassa kaikenkokoisten ja -tyyppisten yritysten laadunhallintaan.

Määritelmä

PDCA Deming-sykli on teknologia prosessien jatkuvaan parantamiseen liiketoiminnassa ja kaikilla muilla toiminnoilla. Tämän menetelmän nimi on lyhenne 4 englanninkielisestä sanasta, mikä tarkoittaa parannusvaiheiden loogista järjestystä:

• P - Suunnitelma (suunnitelma);
• D - Tee (tee);
• C - Tarkista (tarkista, analysoi);
• A - Toimi (toimi).

Kaikki on loogista ja yksinkertaista: ensin sinun on mietittävä toimet. Sitten ne toteutetaan suunnitelman mukaan. Kolmas vaihe on saatujen tulosten analysointi. Ja lopuksi, viimeinen vaihe - Act - sisältää erityisten muutosten käyttöönoton prosessin parantamiseksi ja/tai uusien tavoitteiden asettamisen. Sen jälkeen alkaa taas suunnitteluvaihe, jossa tulee huomioida kaikki aiemmin tehty.

Kaavamaisesti PDCA-ohjaussykli näytetään muodossapyörä, joka osoittaa tämän prosessin jatkuvuuden.

Katsotaan nyt jokaista vaihetta yksityiskohtaisesti.

Suunnittele (Suunnitelma)

Ensimmäinen askel on suunnittelu. On tarpeen muotoilla ongelma selkeästi, määrittää sitten tärkeimmät työalueet ja keksiä paras ratkaisu.

Yleinen virhe on laatia suunnitelma, joka perustuu subjektiivisiin arvauksiin ja johdon oletuksiin. Tietämättä ongelman perimmäisiä syitä, on parhaimmillaankin mahdollista neutraloida sen seuraukset ja sitten vain väliaikaisesti. Millä työkaluilla tämä voidaan tehdä?

Menetelmä "5 miksi"

Se kehitettiin jo 40-luvulla, mutta saavutti suosion 30 vuotta myöhemmin, kun Toyota alkoi käyttää sitä aktiivisesti. Miten tällainen analyysi suoritetaan?

Ensin sinun täytyy muotoilla ja kirjoittaa ongelma muistiin. Esitä sitten kysymys: "Miksi tämä tapahtuu?" ja kirjoita kaikki syyt ylös. Tämän jälkeen sinun on tehtävä sama jokaiselle vastaukselle. Sitten noudatamme samaa kaavaa, kunnes kysymykseen "Miksi?" ei kysytä 5 kertaa. Yleensä se viides vastaus on todellinen syy.

Ishikawa-kaavio

Tämän menetelmän avulla voit esittää graafisesti minkä tahansa liiketoiminnan ilmiöiden syy-seuraussuhteet. Nimetty luojansa, kemisti Kaora Ishikawan mukaan, ja sitä käytetään laaj alti johtamisessa.

Kaaviota rakennettaessa on viisi todennäköistä ongelmien lähdettä: ihmiset, materiaalit, ympäristö (ympäristö), laitteet ja menetelmät. Jokainen niistä voi puolestaan sisältää yksityiskohtaisempia syitä. Esimerkiksi,työntekijöiden työ riippuu taitotasosta, terveydestä, henkilökohtaisista ongelmista jne.

Ishikawa-kaavion rakennusjärjestys:

1. Piirrä vaakasuuntainen nuoli oikealle ja kirjoita tarkasti määritelty tehtävä sen kärjen lähelle.
2. Viisto päänuolta kohti, kuvaa 5 tärkeintä vaikuttajaa, joista puhuimme edellä.
3. Käytä pieniä nuolia näyttääksesi yksityiskohtaiset syyt. Pienempiä oksia voidaan lisätä tarpeen mukaan. Tätä tehdään, kunnes kaikki todennäköiset syyt on kirjoitettu.

Sen jälkeen kaikki saadut vaihtoehdot kirjoitetaan sarakkeeseen realistisimmista pienimpiin.

"Aivoriihi"

Ryhmäkeskustelu asiantuntijoiden ja avainhenkilöiden kanssa, jossa jokaisen osallistujan tehtävänä on nimetä mahdollisimman monta mahdollisia syitä ja ratkaisuja ongelmaan, mukaan lukien fantastisimmat.

Teoreettisen analyysin jälkeen on löydettävä todellista faktatietoa, joka vahvistaa, että ongelman syyt on tunnistettu oikein. Et voi toimia aavistuksen perusteella ("todennäköisesti…").

Mitä itse suunnitteluun tulee, myös yksityiskohdat ovat tärkeitä. On tärkeää asettaa määräajat, hahmotella selkeä toimintosarja ja mitattavissa olevat tulokset (mukaan lukien välivaiheet), joihin niiden tulisi johtaa.

Tee (Tee)

PDCA-syklin toinen vaihe on suunnitelman toteuttaminen, muutosten toteuttaminen. Useimmiten on tarkoituksenmukaisempaa toteuttaa ensin tehdyt päätöksetpienessä mittakaavassa, suorita "kenttätesti" ja tarkista, kuinka se toimii pienellä alueella tai esineellä. Jos on viivästyksiä, viivästyksiä, on tärkeää ymmärtää, mikä on syynä (epärealistinen suunnittelu tai työntekijöiden kurinalaisuus). Lisäksi otetaan käyttöön väliohjausjärjestelmä, jonka avulla ei vain odoteta tuloksia, vaan voidaan jatkuvasti seurata jo tehtyä.

Tarkista

Yksinkertaisesti sanottuna meidän on nyt vastattava yhteen kysymykseen: "Mitä olemme oppineet?". PDCA-sykli edellyttää saavutettujen tulosten jatkuvaa arviointia. On tarpeen arvioida edistymistä asetettuihin tavoitteisiin nähden, selvittää, mikä toimii hyvin ja mitä on parannettava. Se suoritetaan pääasiassa tarkistamalla yrityksen raportit ja muu dokumentaatio.

Shewhart-Deming-syklin (PDCA) onnistuneen toteuttamisen kann alta liiketoiminnassa on välttämätöntä luoda säännöllinen raportointi tehdystä työstä ja keskustella tuloksista työntekijöiden kanssa. Ihanteellinen työkalu tähän on KPI-avainmittareiden käyttöönotto, joiden pohjalle rakennetaan tuottavimpien työntekijöiden motivaatio- ja palkitsemisjärjestelmä.

Toimi

Viimeinen vaihe on itse asiassa toiminta. Tässä voi olla useita vaihtoehtoja:

• toteuta muutos;
• hylkää päätös, jos se osoittautui tehottomaksi;
• toista kaikki PDCA-syklin vaiheet uudelleen, mutta ota käyttöön tiettyjäsäädöt.

Jos jokin toimii hyvin ja voidaan kopioida, ratkaisu on standardoitava. Tätä varten tehdään tarvittavat muutokset yrityksen dokumentaatioon: työmääräykset, ohjeet, työsuorituksen tarkastuslistat, työntekijöiden koulutusohjelmat jne. Samanaikaisesti tulee arvioida mahdollisuutta tehdä parannuksia muihin liiketoimintaprosesseihin, joissa vastaavia ongelmia saattaa ilmetä..

Jos kehitetty toimintasuunnitelma ei tuottanut toivottuja tuloksia, sinun on analysoitava epäonnistumisen syyt ja palattava sitten ensimmäiseen vaiheeseen (suunnitelma) ja kokeiltava toista strategiaa.