Varasto on pakollinen: tapaukset, järjestys, ajoitus

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Varastoa edustaa erityinen menettely yrityksen olemassa olevien arvojen, tavaroiden, rahan tai käyttöomaisuuden täsmäyttämiseksi niiden arvojen kanssa, jotka ovat saatavilla yrityksen virallisissa asiakirjoissa. Se voidaan toteuttaa pakollisena tai yhtiön johdon aloitteesta. Inventoinnin tekeminen on pakollista joillekin yrityksille, ja tämä prosessi suoritetaan välttämättä joka vuosi kaikissa yrityksissä. Tämän menettelyn päätarkoituksena on tunnistaa erilaisia epäjohdonmukaisuuksia ja puutteita. Monet yritykset eivät ymmärrä tämän prosessin arvoa, joten sitä käytetään vain muodollisuutena. Jos kuitenkin lähestyt varastoa oikein, sen avulla voit tunnistaa kaikki puutteet tai ylijäämät.

Prosessin tarkoitus

Monet yrittäjät pohtivat, onko inventaarion tekeminen tarpeellista ja mitä tavoitteita tällä prosessilla voidaan saavuttaa. Menettelyä edustaa aineellisten omaisuuserien ja varojen systemaattinen kirjanpito, jonka os alta verrataan todellisiaindikaattorit virallisten asiakirjojen tiedoilla.

Inventaarion päätarkoitus on tunnistaa eroavaisuudet. Ne voivat näkyä useista syistä:

• luonnolliset tekijät vaikuttavat arvoihin, joten tämä sisältää kutistumisen, väärästä varastoinnista johtuvan huonontumisen, haihtumisen tai tavaran kuljetuksen aikana tapahtuvan häviämisen;
• yrityksen työntekijöiden laittomat toimet, esimerkiksi virheelliset mittaukset, vartalopakkausten salliminen tai jopa arvoesineiden varastaminen;
• kirjanpidon aikana ilmeneviä ongelmia, joten inventoinnin jälkeen havaitaan usein erilaisia asiakirjoihin liittyviä virheitä, korjauksia, epätarkkuuksia, kirjoitusvirheitä tai muita epäselvyyksiä.

Tämän perusteella järjestelmällisen tarkastuksen avulla kuka tahansa yrityksen johtaja voi tunnistaa erilaisia rikkomuksia ja ongelmia ajoissa.

Varmistustoiminnot

Tavarainventaarion tekeminen edellyttää välttämättä menettelyn eri toimintojen käyttöä:

1. Erilaisten tavaroiden varastointiolosuhteet arvioidaan objektiivisesti, ja tällainen arviointi on objektiivinen.
2. Määritetään, kuinka oikein ja asiantuntevasti eri asiakirjojen ylläpito yrityksessä suoritetaan.
3. Heijastaa varastonhallinnan piirteitä yrityksessä.
4. Arvioidaan kirjanpidon täydellisyyttä ja oikeellisuutta.
5. Erilaisten väärinkäytösten ja rikkomusten ehkäisy palkattujen asiantuntijoiden toimesta myönnetään.

Tällaisten lukuisten toimintojen takia pitämälläVarastoa pidetään tärkeänä prosessina kaikissa yrityksissä.

Pakollisen varastomäärän tapaukset

Joidenkin yritysten on suoritettava menettely ilman virheitä lakisääteisten vaatimusten perusteella. Tietoa siitä, missä tapauksissa inventointi on pakollinen, on seuraavissa määräyksissä:

• liittov altion laissa nro 402 "kirjanpito";
• v altiovarainministeriön määräyksellä nro 49 hyväksytyissä ohjeissa.

Varmasti tarkistus suoritetaan seuraavissa tilanteissa:

• kiinteistöä vuokrattaessa;
• yrityksen omistaman omaisuuden myyminen tai takaisinosto;
• v altion tai kunnallisen yrityksen muutos;
• ennen tilinpäätöksen muodostamista;
• valittaessa uutta taloudellisesti vastuullista henkilöä yritykseen;
• kun arvoesineiden vahingoittuminen tai omaisuuden varkaus havaitaan;
• luonnonkatastrofien tai muiden hätätilanteiden jälkeen;
• kun yritys organisoidaan uudelleen;
• ennen organisaation purkamista;
• muissa laissa säädetyissä tilanteissa.

Inventointi on pakollinen ennen vuosikertomusten laatimista. Tällaisen prosessin avulla voidaan paitsi ottaa huomioon lain vaatimukset, myös estää erilaisia virheitä tai puutteita kirjanpitopapereissa. Tyypillisesti yritykset tekevät katsauksen vuosittain ennen kalenterivuoden loppua.

Käyttöomaisuuden inventointi suoritetaan kolmen vuoden välein. Jokaisen johtajan tulee tietää kaikki pakollisen varaston tapaukset. Lisäksi hän voi itse määrätä tarkastuksen, jos on epäilyksiä tiettyjen palkattujen asiantuntijoiden työn rehellisyydestä.

Miten prosessijärjestys muodostetaan

Inventaarion tekeminen edellyttää välttämättä ohjeen sisältämien vaatimusten huomioon ottamista. Yritysten suorat johtajat määräävät lukuisia vivahteita. Tätä varten säännöt on vahvistettu perustamisasiakirjoissa.

Yrityksen johtaja voi tunnistaa joitain tärkeitä kohtia:

• kun prosessi vaaditaan;
• kuinka monta kertaa vuodessa inventointi voidaan tehdä;
• mihin aikaan prosessi suoritetaan;
• kuinka kauan se kestää;
• mitä resursseja varmasti tarkistetaan;
• joka on inventointikomitean jäsen tai puheenjohtaja.

Vastaukset kaikkiin näihin kysymyksiin on vahvistettu perustamisasiakirjoissa. Inventaarion tekeminen on pakollista taloudellisesti vastuuhenkilöitä vaihdettaessa. Tällaisissa olosuhteissa uusi palkattu asiantuntija voi olla varma, että hänen edeltäjänsä aikana syntyneet puutteet eivät siirry hänelle millään tavalla.

Mitä tarkistetaan?

Inventointi voidaan tehdä eri kiinteistöille, joten käteisen, käyttöomaisuuden, materiaalien tai muiden kohteiden tarkastus on korostettuna. Menettelyn aikana arvioidaan yhtiön ja sen toimialojen kaikki varat ja velat. Seuraavat elementit on tarkistettava:

• kiinteä omaisuusyritykset harjoittivat liiketoimintaa;
• yrityksen aineettomat hyödykkeet;
• erilaiset rahoitussijoitukset;
• tavarat ja materiaalit;
• työ kesken;
• rahat tileillä ja kassalla;
• arvopaperit ja SSO:t;
• sovitukset vastapuolten, ostajien, liittov altion verohallinnon, eri rahastojen ja muiden velallisten tai velkojien kanssa;
• varastot;
• yrityksen varat ja velat.

Milloin materiaaliluettelo vaaditaan? Tällainen tarkistus tehdään, kun epäillään, että yrityksen palkatut asiantuntijat käyttävät väärin v altuuksiaan, jolloin havaitaan varkaus tai puute.

Varmentamisen kohteena ei ole vain yrityksen omistama omaisuus, vaan myös arvoesineet, jotka sijaitsevat taseen ulkopuolisilla tileillä. Yrityksellä ei ole niihin omistusoikeutta, mutta niitä käytetään työprosessissa vuokrasopimuksen tai muiden sopimusten perusteella.

Prosessin vaiheet

Kiinteistöjen inventoinnin tekeminen edellyttää välttämättä peräkkäisten toimenpiteiden toteuttamista. Siksi prosessi on jaettu vaiheisiin:

1. Päällikkö antaa määräyksen inventaarion tarpeesta.
2. Inventointikomissio kutsutaan koolle, ja sen tulee sisältää asiantuntijoita, jotka eivät ole kiinnostuneita tarkastuksen tuloksista.
3. Määritä aika, jonka aikana toimenpide suoritetaan.
4. Arvioitava omaisuus on valittu.
5. Materiaaliyrityksen vastuuhenkilöt antavat kuitit työnantajalle.
6. Tulosta jokaiselle taloudellisesti vastuussa olevalle henkilölle laaditut yrityksen arvoluettelot.
7. Suora tarkistus, joka koostuu punnitsemisesta, todellisen määrän vertaamisesta asiakirjojen tietoihin, mittaamisesta, laskemisesta ja muista vastaavista toimista.
8. Varastoluettelon tietoja verrataan kirjanpitoasiakirjoissa oleviin tietoihin, mikä mahdollistaa mahdollisten poikkeamien tunnistamisen
9. Muodostetaan vertailulausuntoja, joiden avulla voidaan tunnistaa erojen syyt.
10. Tarkastuksen tuloksia laaditaan, josta laaditaan asianmukainen laki.
11. Jos puutteita ja muita ongelmia havaitaan, niin yhtiössä tehdään tutkinta, jonka tarkoituksena on tunnistaa tekijät.
12. Tunnistaneet rikkojat ovat hallinnollisen tai rikosoikeudellisen vastuun alaisia rikkomusten ominaisuuksien mukaan.

Inventaari on tarpeen suorittaa ennen vuosikertomusten välitöntä valmistelua, allekirjoittamista ja toimittamista liittov altion veroviranomaiselle. Inventointimenettely päättyy välttämättä erikoisraporttiin.

Raportointisäännöt

Tarkistuksen tulosten perusteella luodaan raportti. Se sisältää seuraavat tiedot:

• varaston päivämäärä;
• tiedot inventaariotoimikunnan jäsenistä;
• jakso, jonka aikana toimenpide suoritettiin;
• yrityksen todennettavissa oleva omaisuus;
• Tudistetut ongelmat ja puutteet;
• kaikkien tarkastajien allekirjoitukset.

Vaikka inventaario vaaditaan ennen tilinpäätöksen laatimista, kuka tahansa yrityksen johtaja voi aloittaa prosessin ilman hyvää syytä. Tätä varten annetaan asianmukainen määräys, jonka jälkeen yrityksen työntekijöiden on noudatettava menettelyä.

Inventaarikomission vastuut

Varasto on lakisääteinen, joten jokaisen yrityksen on perustettava erityinen toimielin, joka vastaa tarkastuksista ja kirjanpidosta. Sitä kutsutaan likvidaatiokomissioksi. Hänellä on joitain velvollisuuksia:

• erilaisten enn altaehkäisevien toimenpiteiden soveltaminen yrityksen omaisuuden säilyttämiseen;
• osallistuminen erilaisiin omaisuusarvojen säilyttämiseen tai vahingoittamiseen liittyviin riita-asioihin;
• yrityksen omaisuutta koskevien erilaisten asiakirjojen laadinnan oikeellisuuden valvonta;
• varasto yrityksen johdon tilauksesta;
• raportin laatiminen tarkastuksen tuloksista;
• tutkinta, jonka tarkoituksena on tunnistaa erilaisten rikkomusten ja ongelmien syyllinen.

Kaikki nämä toimet tulisi suorittaa yksinomaan yrityksen työntekijöiden, jotka eivät ole kiinnostuneita tarkastuksen tuloksista.

Kuka on komissiossa

Komissiota muodostettaessa työhön osallistuvat yleensä seuraavat asiantuntijat:

• hallinnolliset työntekijät;
• kirjanpitoosaston asiantuntijat;
• kotimainentilintarkastajat;
• usein jopa riippumattomia asiantuntijoita on mukana;
• järjestön henkilöstön eri tehtävien edustajia.

Jos yrityksellä on vähän erilaista omaisuutta, niin usein vastuu inventoinnin tekemisestä siirtyy tarkastuslautakunnalle, jos sellainen yhtiössä on.

Jos tarkastuksen aikana paljastuu, että edes yksi toimikunnan jäsen on poissa, menettelyn tulokset mitätöidään.

Vastuu muusta kuin varastosta

Jotkut yritysten omistajat kieltäytyvät tarkoituksella tilintarkastuksesta useista syistä. Laissa ei säädetä vastuusta tällaisesta päätöksestä. Mutta liittov altion veroviranomainen voi sakottaa yritystä, jos ilmenee, että vastaanotetuissa tilinpäätöksissä on epäjohdonmukaisuuksia tai virheitä.

Asiantuntijoiden suosituksia

Yrityksissä inventaariota tehtäessä on suositeltavaa käyttää tiettyjä suosituksia. Näitä ovat seuraavat:

• 10 päivää ennen tarkastusta päällikkö antaa asianmukaisen määräyksen, joka kirjataan päiväkirjaan.
• Komissiota saa muodostaa paitsi pysyvän, myös kerta- tai työsuhteen perusteella.
• Jos organisaatiossa käytetään paljon tavaroita ja materiaaleja, niin päätöksen valikoivan inventoinnin tarpeesta tekee johtaja yrityksen vallitsevan tilanteen perusteella.
• Kaikkien komission jäsenten tulee olla mukana tarkastuksessa, muuten tulokset tunnistetaan helpostivirheellinen.
• Vastuuhenkilöt ovat mukana prosessissa.
• Yrityksen johdon on varmistettava, että prosessi suoritetaan nopeasti ja helposti.
• Varmentaminen voi usein kestää kauan, varsinkin yrityksissä, jotka käyttävät paljon materiaaleja tai toimittavat ja saavat paljon tavaroita.

Inventaariossa toimikunnan jäsenten tulee ottaa huomioon lain vaatimukset.

Eräpäivät

Yrityksen johtaja päättää, kuinka usein tarkistus suoritetaan. Mutta samalla huomioidaan tietyt suositukset, joten varastolla tehdään inventointi vähintään kerran vuodessa.

Liikkeet on tarkastettava kahdesti vuodessa. Materiaalit ja tavarat arvioidaan virheetöntä ennen vuosikertomusten laatimista. Vahvistus suoritetaan yleensä kolmen päivän kuluessa, mutta joskus prosessi viivästyy useita viikkoja.

Johtopäätös

Inventointi on pakollinen prosessi kaikille yrityksille. Siinä verrataan saatavilla olevia materiaaleja ja tavaroita yrityksen asiakirjoissa ilmoitettuihin määriin. Prosessin suorittaa erityinen komissio.

Lainsäädännössä ei ole tietoa vastuusta inventaarion suorittamisesta kieltäytymisestä, mutta jos verotarkastajat löytävät raportoinnissa virheitä ja rikkomuksia, yritys joutuu maksamaan merkittäviä sakkoja.