Hallinta yrityksessä: työkalut, tavoitteet ja tavoitteet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Ne, jotka kuulevat sanan "valvominen" ensimmäistä kertaa, kuvittelevat yleensä hallitsevansa jotain, mutta itse asiassa se ei ole ollenkaan niin. Controlling yrityksessä on monimutkainen järjestelmä, jonka tavoitteena on parantaa taloudellisia, henkilöstö- ja teknologisia prosesseja koko organisaation tehokkaan toiminnan saavuttamiseksi. Toisin kuin kontrollointi, jonka tarkoituksena on tunnistaa menneisyydessä tehdyt ongelmat ja virheet, controllingilla pyritään rakentamaan yritykseen prosessinhallintajärjestelmä, joka keskittyy tämänhetkisiin ja tuleviin asioihin. Miksi tämä on niin tärkeää?

Ohjauspalvelu yrityksessä on tärkeä elementti, sillä sen työntekijät voivat minimoida resurssien menetyksen, analysoida nykyisiä ja tulevia suunnitelmia sekä tunnistaa mahdolliset virheet eli ne, joita saattaa tapahtua toiminnan aikana. yrityksen toimintaa. Jotta ymmärtäisimme tämän tyyppisen toiminnan, on kuitenkin tärkeää tutkia sen ominaisuuksia ja keskeisiä kohtia yksityiskohtaisemmin. Tässä artikkelissa käsitellään peruskäsitteitä, tavoitteita ja tavoitteitaohjaus sekä sen käsitteet, työkalut ja toiminnot.

Käsitteet ja määritelmät

Ohjaus on uusi suunta johtamisjärjestelmässä, joten tänä päivänä tälle käsitteelle ei ole yksiselitteistä määritelmää. On kuitenkin useita määritelmiä, jotka ovat suosituimpia ja heijastavat tämän termin ydintä.

Sen alkuperä liittyy englannin verbiin ohjata. Käännöksessä "valvonta" on "hallinta, valvonta, valvonta, hallinta, sääntely". Tällainen kuvaus ei kuitenkaan riitä ymmärtämään tämän ilmiön olemusta, joten kannattaa harkita seuraavia kahta tarkempaa määritelmää.

Ohjaus on organisaatioissa erillinen toiminta-alue, joka liittyy taloudellisen toiminnan toteuttamiseen ja jolla pyritään tekemään johdon oikeita strategisia ja operatiivisia päätöksiä.

Ohjaus on joukko toimia, joiden tarkoituksena on tukea kaikkia prosesseja tarvittavalla tiedolla ja analyyttisellä tuella oikeiden johtamispäätösten tekemiseen. Useimmiten niillä pyritään lisäämään voittoa organisaatiossa.

Yrityksen nykyaikaiseen ohjaukseen tulee välttämättä sisältyä laatujärjestelmä, riskienhallinta ja tunnuslukujärjestelmä sekä prosessien hallinta kaikenlaisen suunnittelun toteutuksessa.

Tavoitteet ja tavoitteet

Peruskäsitteiden perusteella voimme päätellä, että tärkeinControllingin tarkoitus yrityksessä on kaikkien johtamisprosessien suuntaaminen tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen, mikä voi ilmaistua tuotteiden parantamisena, riittävän kilpailukykyisen tason saavuttamisena ja niin edelleen. Toisin sanoen tavoitteena on ylläpitää organisaation tehokasta johtamista. Mikä sen tarkoitus on?

Tavoitteen perusteella erotetaan seuraavat kontrolloinnin päätehtävät yrityksen johtamisessa:

• suunnittelumetodologian ja sen organisoinnin kehittäminen;
• kirjanpito, mukaan lukien tietojen kerääminen ja käsittely;
• control;
• erityisten havaintojärjestelmän tapahtumien järjestäminen.

Näillä tehtävillä tiivistettynä on erityisiä osatehtäviä, jotka on suoritettava palvelun tai osaston, jolle on uskottu valvontatoiminto. Suunnittelumetodologian ja sen organisoinnin kehittäminen sisältää seuraavat asiat:

• sellaisen sääntelykehyksen luomisen varmistaminen, joka auttaa toteuttamaan yrityksen kehitysennusteita;
• neuvonnan antaminen ihmisille, jotka kehittävät strategisia suunnitelmia;
• koordinointityö erilaisten suunnitelmien valmistelussa, yrityksen päätavoitteiden määrittelyssä ja budjetointissa;
• osallistuminen keskusteluihin ja työn parametrien (laadullisten ja määrällisten) määrittelyyn.

Kirjanpitotehtävä sisältää seuraavat:

• informaation lähetys- ja vastaanottorakenteen kehittäminen;
• tietotukijärjestelmän luominen referenssejä, tietoja ja tietoja vartenraportoi henkilöille, jotka vastaavat tietystä prosessista yrityksen johdossa;
• määrittää tarpeen toimittaa tarvittavat tiedot esimiehille tai muille vastuuhenkilöille;
• suunnitelmien ja raporttien vertailu ja suunnitelmien edistymisen osoittavan väliraportointidokumentaation kokoaminen;
• suunnitelmista poikkeamien analysointi, mahdollisten syiden tunnistaminen ja ehdotusten laatiminen työssä häiriöitä aiheuttaneiden negatiivisten tekijöiden vaikutuksen estämiseksi.

Valvontatehtävä sisältää:

• strategisten tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävien suunnitelmien toteutumisen seuranta;
• strategisten suunnitelmien laatimiseen liittyvien ympäristöolosuhteiden tilan seuranta;
• ohjelman edistymisen suunnittelun tai arvioinnin aikana havaittujen heikkouksien seuranta.

Erityisen havaintojärjestelmän tapahtumien järjestämisen tehtävässä on seuraavat asiat:

• sääntelykehyksen kehittäminen tiedon hankkimiseksi ja tarjoamiseksi organisaatiossa;
• lisätietoa ja analyyttistä tukea tarjoavien toimintojen kehittäminen.

Erityinen paikka talouden, henkilöstön ja resurssien hallintajärjestelmässä on kirjanpidolla. Perinteinen raportointi tarkoittaa pääsääntöisesti keskittymistä menneisyyteen ja faktatietojen esittämistä menneistä prosesseista ja ilmiöistä, kun taas kontrolloinnin raportointi keskittyy tulevaisuuteen.

Näet siis, että kontrollin organisointi yrityksessä edistää luomistanykyinen prosessien valvonta tiettyjen johtamispäätösten seurausten määrittämiseksi. Voidaan myös sanoa, että kontrolloinnin käyttöönoton avulla voit säästää yrityksen johdon hätiköityiltä tai kannattamattomilta päätöksiltä, jotka johtavat resurssien tuhlaukseen.

Menetelmät

Kaikkien organisaation johtamisessa asetettujen tehtävien täyttämiseksi kontrollointi edellyttää seuraavien yleisten tieteellisten menetelmien käyttöä:

• analyysi;
• vähennys;
• induktio;
• erittely;
• abstraktio;
• synteesi;
• analogia;
• simulaatio.

Tämän toiminta-alan tavoitteiden, päämäärien ja menetelmien harkinnan jälkeen on erittäin tärkeää keskittyä sen toimintoihin.

Toiminnot

Yrityksen ohjausjärjestelmä sisältää seuraavat perustoiminnot:

• informatiivinen;
• kirjanpito ja valvonta;
• analyyttinen;
• suunnittelutoiminto.

Ja myös ehdollisesti voidaan erottaa kolme toimintoa, jotka ovat yhdistelmä edellä mainituista - palvelu, kommentointi ja hallinta.

Syyt hallintaan

Yhdeksännentoista ja kahdennenkymmenennen vuosisadan vaihteessa monet amerikkalaiset johtajat organisaatioiden johtamisprosessissa kohtasivat kiireellisen tarpeen parantaa taloudellisen kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan menetelmiä. Ensimmäiset yritykset parantaa kirjanpitojärjestelmää näyttivät tältätapa - päärahoittajalle ja yhtiön sihteerille määrätyt yritysten johtajat, joiden tehtävänä on tarjota analyyttistä tietoa taloudellisen ja taloudellisen osan kysymyksistä. Näin syntyi läheinen työsuhde taloushallinnon ja toimitusjohtajaa avustavan henkilön välille. Myöhemmin todettiin, että tiedon moninaisuuden ja sen yksityiskohtaisuuden tarpeen vuoksi tämä tehtävä on tarkoituksenmukaisempaa uskoa yksittäisille virkamiehille. Näin ollen kontrolloinnin käyttöönotto yrityksessä tapahtui.

Seuraavat edellytykset ohjauksen syntymiselle voidaan erottaa:

• maailmanlaajuinen talouskriisi;
• yrittäjien verotusjärjestelmän monimutkaistuminen ja kiristyminen;
• rahoitusmuotojen monimutkaisuus.

Valvonnan kehittyminen taloustieteen alana johtuu seuraavista syistä:

• yritysten kansainvälistyminen ja eriyttäminen;
• tuotantoalueiden teknologioiden muutos;
• yritysjohtamisjärjestelmän monimutkaisuus;
• ulkoisen ympäristön komplikaatio;
• kommunikaatioprosessien monimutkaisuus johtamispäätösten tekemisessä, mikä johti kiireelliseen pätevän henkilöstön tarpeeseen järjestelmäsuunnittelun ja organisoinnin alalla.

Nykyään monet ulkomaisten yritysten johtajat huomauttavat, että esimerkiksi valvovien osastojen luomisen jälkeen yritykseen yhtiön tulot kasvoivat, taloudellisten, henkilöresurssien ja muuntyyppisten resurssien käyttö muuttui oikeammaksi ja onnistui merkittävällä tavalla.leikata kustannuksia.

Organisaatiossa olevalla valvontapalvelulla on erittäin vakava tehtävä - varmistaa, että kaikki käytettävissä olevat kustannukset kerätään nopeasti ja laaditaan yksityiskohtainen analyysi yrityksen johtamiseksi. Yrityksen johtajan, talousjohtajan ja tuotantoosastojen päälliköiden on saatava tiedot ajoissa ja säännöllisin väliajoin, jotta he voivat mahdollisissa poikkeamissa ryhtyä oikeisiin toimenpiteisiin ja korjata koko yrityksen työtä.

Konseptit

Nykyään saksalainen ja amerikkalainen kontrolloinnin käsite erottuu talouskirjallisuudessa. Yleisesti ottaen nämä käsitteet ovat hyvin samank altaisia toistensa kanssa, mutta niiden tärkein ero on, että ensimmäinen keskittyy enemmän sisäisen kirjanpidon ja organisaation sisäisen ympäristön analyysin ongelmien pohtimiseen ja toinen keskittyy enemmän organisaation sisäisen kirjanpidon ongelmiin. ulkoinen ympäristö, johon yritys on tiiviisti yhteydessä.

On syytä huomata, että saksalainen konsepti on saanut laajempaa hyväksyntää. Tämän konseptin mukaan keskeisenä tehtävänä on ratkaista sisäisen kirjanpidon ongelmat suunnitellussa, valvonta- ja dokumentaarisessa muodossa.

Amerikkalainen konsepti asettaa etualalle myös sisäisen kirjanpidon suunnitteluun, valvontaan ja dokumentointiin liittyvien asioiden ratkaisun, mutta tässä keskeinen paikka on myös ulkoisen ympäristön ja sen yksityiskohtaisen arvioinnin ongelmien ratkaiseminen. analyysi.

Työkalut

Ohjaustyökalut ovat joukko toimintoja, joiden avulla voit suorittaa tiettyjä toimintoja ja tehtäviä. Nämä työkalut voidaan luokitellakriteerit:

• voimassaoloaika (strateginen tai toiminnallinen);
• laajuus (riippuu tehtävistä).

Jotta ymmärrät selkeästi, mitkä ovat tärkeimmät ohjauksessa käytetyt työkalut ja missä olosuhteissa niitä on parasta käyttää, katso alla olevaa taulukkoa.

Soveltamisala	Työkalusarja	Voimassaoloaika
Kirjanpito	Liiketoiminnan raportit Tietolomakkeet Kirjanpitoluvut Raportointianalyysimenetelmät	Operatiiviset
Tietovirtojen järjestäminen	Asiakirjanhallintajärjestelmä	Strateginen
Suunnittelu	Tilausmäärien käsittely Rajotepisteanalyysi ABC-analyysi Yrityksen heikkouksien analyysi Investointiprojektien analyysi Alennusanalyysi Myynti- ja kulutusmallianalyysi Omien tuotteiden valmistuksen raaka-aineiden tuotannon aloittamisen kannattavuuden arviointi Oppimiskäyrän arvioiminen Logistiset menetelmät Benchmarking Yrityksen potentiaalin arviointi SWOT-analyysi Havaintokartat Palvelun laadun mittaus Gantt-kaavio Varastotason laskenta Kapasiteettisuunnittelu Hinnoittelu Pääsyn esteiden analyysi Verkoston suunnittelu ja paljon muuta	Strateginen
Valvonta ja ohjaus	Varhaisvaroitusjärjestelmä Kustannusanalyysi Indikaattorien vastaavuuden analyysi (suunniteltu ja toteutunut) Aukkoanalyysi	Strateginen

Kysymystä ohjauksen työkalujen valinnasta tulee lähestyä äärimmäisen varovaisesti. Esimerkiksi oligopoli- tai monopolimarkkinoilla toimivalle organisaatiolle ei ole mitään järkeä käyttää kilpailijaanalyysiä.

Yllä olevat rahoituksen hallinnan työkalut voivat yksinkertaistaa huomattavasti talouskehitysmenettelyä sekä suunnittelu- ja raportointidokumentaation valmistelua.

Strateginen ja toiminnallinen ohjaus

Ohjausta on kahta tyyppiä, jotka eroavat toisistaan toiminta-ajan, tehtävien ja niiden ratkaisemistapojen os alta.

Strateginen kontrollointi tähtää pitkän aikavälin ohjelmien, strategioiden toteuttamiseen. Sen tavoitteena on muodostaa selkeä suunnittelujärjestelmä, jonka avulla voit johtaa yritystä luotettavasti, mikä johtaa voiton kasvuun.

A. Galweiter (ekonomisti) yksilöi kirjoituksissaan kahdeksan aluetta, jotka strategisen valvonnan tulisi kattaa, nimittäin:

1. Yrityksen suunnitelmien täydellisyyden sekä niiden muodollisen ja taloudellisen sisällön määrittäminen.
2. Epävakaan hallintaolosuhteet organisaatiossa ja ulkoisessa ympäristössä, jotka liittyvät läheisesti yhtiön strategisten suunnitelmien toteuttamiseen.
3. Hallitse tärkeiden päätösten tekemistä ja niiden täytäntöönpanoa ajoituksen perusteella.
4. Suunnitelmien toteutumisen seuranta, erityisesti sen toteuttamisen vaikeissa tai tärkeissä vaiheissa.
5. Nopea vastaus epäsuotuisiin ulkoisiin ja sisäisiin olosuhteisiin, jotka voivat aiheuttaa taloudellista haittaa organisaatiolle tai aiheuttaa toiminnan sivutuotteen.
6. Yrityksen strategisen tilanteen seuranta säännöllisten arvioiden perusteella.
7. Yrityksen strategisten yksiköiden rajaamisen tarkistaminen.
8. Aiemmin määriteltyjen yrityksen määrittelevien periaatteiden noudattamisen valvonta.

Tällaisesta ohjauksesta voidaan erottaa seuraavat tehtävät:

• määritä määrälliset ja laadulliset tavoitteet;
• vastuu suunnittelusta;
• vaihtoehtoisten strategioiden järjestelmän laatiminen;
• kriittisten pisteiden määrittäminen sisäisessä ja ulkoisessa ympäristössä vaihtoehtoisten strategioiden järjestelmälle;
• organisaation heikkouksien tunnistaminen ja hallinta;
• tuloskortin muodostaminen;
• poikkeamien ja niiden indikaattoreiden hallinta;
• motivaation hallinta oppilaitoksessa;
• taloudellisen potentiaalin hallinta.

Yrityksen operatiivinen kontrollointi eroaa strategisesta siinä, että sen tarkoituksena on auttaa johtajia saavuttamaan tuloksia lyhyen aikavälin tavoitteissa. On huomattava, että sen päätehtävä on kriisin ehkäisytila organisaatiossa ja seurata suunniteltujen toimintojen nykyistä edistymistä.

Ymmärtääksesi näiden kahden lajin väliset erot, katso alla oleva taulukko.

kyltit	Strateginen ohjaus	Toiminnanohjaus
Orientaatio	Sisäinen ympäristö Ulkoinen ympäristö	Kannattavuus Kustannustehokkuus
Hallintataso	Strateginen (pitkän aikavälin)	Taktinen ja operatiivinen
Tavoitteet	Edellytysten luominen selviytymiselle Kriisin vastaisten toimien toteuttaminen Menestyspotentiaalin ylläpitäminen	Likviditeetin ja kannattavuuden varmistaminen
Päätehtävät	Määritä määrälliset ja laadulliset tavoitteet Suunnitteluvastuu Vaihtoehtoisten strategioiden järjestelmän kehittäminen Kriittisten pisteiden määrittäminen sisäisessä ja ulkoisessa ympäristössä vaihtoehtoisten strategioiden järjestelmälle Organisaatioon liittyvien heikkouksien tunnistaminen ja hallinta Kustannustehokkuusanalyysi	Metodellinen apu talousarvion kehittämisessä Etsi taktisen ohjauksen heikkouksia Ohjattavien ilmaisimien joukon määrittäminen virran mukaanmaalit Suunniteltujen ja toteutuneiden indikaattoreiden vertailu Poikkeamien vaikutuksen määrittäminen nykyisten suunnitelmien toteuttamiseen Motivaatio

Operatiivisen ja strategisen ohjauksen suhde

Nämä kaksi ohjaustyyppiä ovat olennainen osa toisiaan. Strategisen ohjauksen tärkein tehtävä on varmistaa tietyn yrityksen olemassaolo pitkällä aikavälillä ja toiminnallinen - nykyinen suunnittelu ja tiettyjen voittosuunnitelmien toteuttaminen.

Näiden kahden tyypin suhde voidaan esittää sellaisina sanonnaina:

• "oikein tekeminen" on strategista valvontaa;
• "oikein tekeminen" on toiminnassa.

Voimme siis päätellä, että operatiivinen ohjaus on olennainen osa strategisen toteuttamista.

Palvelun käyttöönotto ja organisointi

Jos yrityksen johtaja on päättänyt ottaa käyttöön valvontajärjestelmän, hänen on ensin tehtävä muutoksia organisaatiorakenteeseen ja luotava palvelu (osasto), jonka tulee olla suoraan pääjohtajan tai päällikön alaisuudessa. johtaja. Valvontapalveluun voivat kuulua seuraavat asiantuntijat:

• palvelupäällikkö;
• työpajojen valvoja-kuraattori (jaostot/jaostot/osastot);
• kirjanpitäjä;
• Tietojärjestelmien asiantuntija.

Jos tuotantomäärät taiorganisaation koko on pieni, niin voit yhdistää näiden alueiden toiminnot ja jättää yhden viran pois.

Tällaista järjestelmää toteutettaessa työn asianmukainen organisointi edellyttää jokaiselle asiantuntijalle tehtävänkuvauksia, joiden toimivuus määritetään yrityksen tarpeiden mukaan.

Jokaisen johtajan, erityisesti neuvostoliiton jälkeisillä alueilla sijaitsevien yritysten, on muistettava, että innovatiivisten johtamismenetelmien käyttöönotto voi aiheuttaa henkilöstön kritiikkiä ja joissakin tapauksissa jopa täydellistä hylkäämistä. Siksi ennen valvontapalvelun työn aloittamista on tarpeen esitellä innovaatiot ja välittää kaikkien työntekijöiden tietoon tärkeimmät tehtävät, tavoitteet ja päätoiminnot, joita tämä rakenneyksikkö suorittaa.

On myös syytä huomata, että tällaisen palvelun käyttöönotto tulee olla vaiheittainen ja sisältää valmisteluvaiheen, jossa selvitetään yrityksen tilaa, sitten itse toteutusta ja lopuksi tarvittaessa automatisointivaihetta.

Johtopäätös

Yleensä kontrollointi heijastaa v altavaa valikoimaa taloudellisia ja johtamisen tieteitä - johtamista, strategista suunnittelua, kybernetiikkaa, talousteoriaa ja niin edelleen. Tämän ansiosta ammattitaitoinen johtaja tai useiden asiantuntijoiden ryhmä, jolle on uskottu valvontatoiminto, pystyy ratkaisemaan tuotanto-, talous- ja henkilöstökysymykset ottaen huomioon tämän toiminnan monimuotoisuuden ja moninaisuuden. Siksi vakiintuneen valvontajärjestelmän olemassaolo yrityksessä mahdollistaa ongelmien ratkaisemisen ja usein ennakoimisen, mikä puolestaan johtaa oikea-aikaiseen reagointiin ja erilaisten kustannusten sekä vakavien taloudellisten menetysten minimoimiseen.