Lähtevä kirjeenvaihto: rekisteröintilokit, kirjanpito, näytteet, täyttösäännöt

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Millä tahansa kansantalouden osa-alueella on paperityötä, joka sisältää monia toimintoja. Niistä saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon kirjanpito on yksi tärkeimmistä. Yksikään yritys ei toimi erillään muista organisaatioista. Viestintä ja yhteistyö asiakkaiden, tavarantoimittajien, rahoitus- ja muiden tahojen kanssa on pakollista. Siksi tuotantoprosessi ei voi tulla toimeen ilman kirjeenvaihtoa. Kuka hoitaa saapuvien ja lähtevien kirjeiden rekisteröinnin? Miten ne kirjataan oikein? Kuka sitä tarvitsee ja miksi? Käsittelemme näitä asioita artikkelissa.

Kirjeenvaihtoluokat. Lähtevän dokumentaation ominaisuudet

Asiakirjoja on monia muotoja ja tyyppejä, mutta ne kaikki jakautuvat vain kahteen pääluokkaan:

• Lähetä (lähtevä posti).
• Vastaanotettu (saapuva posti).

Katsotaanpa kunkin luokan merkitystä.

Kirjeenvaihto, nimeltään lähtevä, voidaan lähettää seuraaville vastaanottajille:

• Korkeammat viranomaiset.
• Alaisetorganisaatiot.
• Yhteistyöyritykset.
• Yrityksen osastot, työpajat ja muut rakenteelliset yksiköt.

Mitä asiakirjoja ylemmille viranomaisille lähetetään?

Käytännössä jokainen yritys on minkä tahansa organisaation (piiri-, osasto-, alue- ja ministeriöiden) alainen. Näille laitoksille lähetettävä lähtevä kirjeenvaihto voi olla raportteja, raportteja, suunnitelmia kuukaudelle, vuosineljännekselle, vuodelle, vastauksia pyyntöihin. Pääsääntöisesti se myönnetään hyväksytyille vakiolomakkeille tai tavallisille arkeille, joissa on yrityksen logo.

Dokumentit alalinjan organisaatioille

Eivät kaikki, mutta monet yritykset tekevät yhteistyötä niiden alaisuudessa olevien organisaatioiden kanssa. Se voi olla toimeenpanevia elimiä, sivuliikkeitä, pieniä yrityksiä ja muita. Hänen lähettämänsä kirjeenvaihto voi olla käskyjä, määräyksiä, huomautuksia, määräyksiä, ohjeita, koulutusmateriaaleja. Se julkaistaan myös kirjelomakkeille tai tavallisille arkeille, joissa on yrityksen logo. Lisäksi ohjeet ja koulutusmateriaalit voivat olla esitteitä ja käsikirjoja, mutta niihin tulee liittää ohjeet vakiolomakkeilla tai saatekirjeillä, joissa on sinetit ja allekirjoitukset. Jos niitä ei ole, itse käsikirjoissa ja esitteissä on oltava lähettävän yrityksen leima ja vastuuhenkilöiden allekirjoitukset.

Dokumentaatio kumppaniyrityksille

Pääsääntöisesti tässä tapauksessa puhumme toimittajista, jakelijoista ja asiakkaista. Hänen lähettämänsä kirjeenvaihto on määräyksiä, ilmoituksiatavaroiden vastaanottaminen, reklamaatiot, mainosesitteet, ilmoitukset sopimuksen tai sopimuksen ehtojen muutoksista, liikeehdotukset.

Huomaa, että mainosmateriaaleja, hinnastoja, onnitteluja, kutsuja esim. esitykseen ei tarvitse rekisteröidä.

Dokumentaatio samassa organisaatiossa

Tällaista lähtevää kirjeenvaihtoa tapahtuu yrityksissä, joissa on 2 tai useampi osasto, työpaja tai divisioona. Tällöin johto antaa määräyksiä, päätöksiä, ohjeita, ohjeita ja vastaavia asiakirjoja, jotka lähetetään osastoille ja työpajoille. Silloin esimiehille ja hallinnolle tällainen kirjeenvaihto on lähtevää ja työpajalle tai osastolle - saapuvaa.

Lehden suunnittelusäännöt

Riippumatta siitä, minne asiakirja lähetetään, se on otettava huomioon. Tätä varten on olemassa lokit lähtevän kirjeenvaihdon rekisteröintiä varten. Aikana, jolloin tietokoneita ja Internetiä ei ollut olemassa, tällaisia päiväkirjoja pidettiin käsin. Ne voivat olla mieliv altaisia. Yhteistä muistikirjaa, kirjanpitokirjaa, muistilehteä voisi käyttää. Mikä tärkeintä, lehdessä piti olla ommeltuja arkkeja, jotta niitä ei voitu repiä irti. Lisäksi ne piti numeroida. Lehden otsikkosivulla oli päivämäärä, jolloin se aloitettiin. Aikaisemmin sivut piti ommella langoilla, sinetöidä niiden päät paperiarkilla, johon oli tarpeen laittaa vastuuhenkilön sinetti ja allekirjoitus. Tälle arkille kirjoitettiin myös numeroitujen sivujen kokonaismäärä. Korjaukset eivät olleet sallittuja.

Nyt lehden ompeleet langoilla tallennetaan, kunerityisen tärkeiden asiakirjojen rekisteröinti, joilla on taloudellista tai oikeudellista arvoa.

Lehden sivut on numeroitu useimmissa yrityksissä.

Kun päiväkirjan viimeinen rivi on täytetty, sen päättymispäivä merkitään muistiin. Sitä säilytetään 3-5 vuotta. Se riippuu siihen rekisteröidyn kirjeenvaihdon tyypistä. Oikeuden määräyksiä, tilinpäätöstä, pitkäaikaisia sopimuksia ja vastaavia pidetään erityisen tärkeinä. Voit hävittää päiväkirjan vain, jos jokainen siihen tallennettu asiakirja on menettänyt lainvoimansa.

Tietokone-apu

Tällä tietotekniikan aikakaudella on vaikea löytää virkailijaa, joka jäljittäisi saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon lokia käsin. Nyt on olemassa tietty ohjelma, jonka avulla voit tulostaa lomakkeita tai pitää kirjaa tietokoneella. Jotta voit käyttää sitä, sinulla on oltava:

• Tietokone MS Office-, MS Excel-ohjelmilla.
• Tulostin.
• Skanneri.
• Tietokone-sähköposti.
• Tällainen leima: “Sisäänkäynti. Nro _, "_" _20_" Se voidaan kirjoittaa käsin tai ostaa valmiina.

Seuraavaksi sinun on mentävä ohjelmaan, ladattava vaadittu lomake ja aloitettava työskentely sen kanssa. Voit tulostaa lomakkeen, tehdä paljon valokopioita, ommella ne. Saat päiväkirjan, johon sinun tulee tehdä muistiinpanoja käsin. Et voi tulostaa, rekisteröidy suoraan tietokoneellesi. Pääsääntöisesti näin säilytetään asiakirjoja, joita varten ei tarvitse allekirjoittaa.

Kuinka monta lehteä tarvitset?

Useamminyhteensä yritykset pitävät yhtä lokia lähtevästä kirjeenvaihdosta. Joillakin organisaatioilla, joilla on useita kumppaneita ja muita vastaanottajia, voi kuitenkin olla useita näitä lehtiä, kuten:

• Kolmansille osapuolille lähetetyn kirjeenvaihdon ja yrityksen sisäisten asiakirjojen rekisteröintiin.
• Kotimaisille ja ulkomaisille yrityksille lähetetyille kirjeille.
• Tietyille organisaatioille (esimerkiksi keskustoimistolle, ministeriölle ja niin edelleen) ja kaikille muille tarkoitetuille asiakirjoille. Tämä tehdään asiakirjojen hallinnan helpottamiseksi, mutta kaikki päiväkirjat laaditaan yhden standardin mukaan.

Lisäksi joillakin organisaatioilla on erilliset päiväkirjat jokaiselle dokumentaatiotyypille. Esimerkiksi lähtevien tilausten, kirjanpitotilausten, ilmoitusten, ohjeiden, asiakasvalitusten, protokollien ja niin edelleen rekisteröimiseen. Tällaisten asiakirjojen huomioon ottamiseksi voidaan käyttää lomakkeita, joissa on muita sarakkeita.

Päiväkirjamerkintöjen säilyttäminen

On sanottava, että lomakkeiden muodot ovat suunnilleen samat kaikentyyppisen lähtevän kirjeenvaihdon laskennassa. Artikkelissamme on esimerkki siitä, miltä mallin tulisi näyttää.

Jokaisen sivun yläosassa on "otsikko" sarakkeineen:

• merkinnän sarjanumero, se liitettiin myös asiakirjaan.
• Lähtöpäivä.
• Dokumentin otsikko (esim. "Edistysraportti").
• Yhteenveto (kirjaimellisesti pari lausetta, voit myös laittaa asiakirjan numeron muistiin).
• Sen oppilaitoksen nimi, johon kirjeenvaihto lähetetään.
• Vastaavan rekisteröijän allekirjoitus.
• Lähtötapa (tavallinen tai sähköposti, faksi). Tämä kohde on lisätty uusien teknologioiden myötä. Aiemmin se ei ollut kirjelokeissa.
• Jos pyyntöön lähetetään vastaus tai suoritusraportti, tulee päiväkirjaan merkitä sen tositteen numero, jonka perusteella lähetetty kirje on luotu. On myös ilmoitettava esiintyjän tiedot (nimi, asema).
• Koppien määrä. Joskus on varattu erikseen sarake, jossa ilmoitetaan kopion sivujen määrä.
• Huom. Tiedot, jotka eivät sisälly edellisiin sarakkeisiin, ilmoitetaan tässä.

Jos lähtevä asiakirja ei ole vastaus pyyntöön tai raporttiin, sarakkeissa suoritus ja vastuuhenkilö merkitään väliviivat.

Meidän aikanamme lähtevän kirjeenvaihdon lokin sisältö ja täyttö eivät ole muuttuneet. Yllä oleva esimerkki.

Saapuva posti

Yritys voi vastaanottaa kirjeitä ja asiakirjoja seuraavista lähteistä:

1. Korkeammat viranomaiset.
2. Alaiset.
3. Kumppaniyritykset.
4. Muut laitokset, joita ei ole lueteltu yllä (poliisi, pankit, tuomioistuimet, yksityishenkilöt jne.).
5. Yrityksen sisällä saapuva kirje voi tulla hallinnosta tai muusta rakenneyksiköstä, esimerkiksi kirjanpidosta.

Meidän yläpuolellammepohtinut, mitkä paperit voivat olla kirjeenvaihtoa kolmessa ensimmäisessä kappaleessa mainituilta organisaatioilta.

Muiden toimielinten asiakirjat voivat olla haastetta työntekijälle, täytäntöönpanomääräystä, oikeuden päätöstä, oikeusjuttua, valitusta tai yksityishenkilön lausuntoa ja niin edelleen.

Yrityksen sisäistä työnkulkua kuvaavat paperit voivat olla hyvin erilaisia: johdon määräykset, määräykset, ohjeet, määräykset, standardit, turvallisuusmääräykset, huomautukset ja niin edelleen.

Saapuvien asiakirjojen käsittely

On tarpeen pitää kirjaa paitsi lähtevästä kirjeenvaihdosta myös saapuvasta kirjeenvaihdosta. Päiväkirja, johon yrityksen vastaanottamat kirjeet rekisteröidään, laaditaan samojen sääntöjen mukaan kuin lähetetyt asiakirjat.

Ero on lomakkeiden "korkissa". Sen tulee sisältää seuraavat sarakkeet:

• Järjestysnumero. Se on myös kiinnitetty asiakirjaan.
• Vastaanottopäivä.
• Organisaatio, joka lähetti asiakirjan.
• Miten se vastaanotettiin (faksilla, sähköpostilla tai tavallisella postilla).
• Dokumentin nimi.
• Koppien määrä.
• Mihin asiakirja lähetettiin (työpaja, osasto tai kansion nimi).

Alla on näyte yhdestä saapuvan kirjeenvaihtopäiväkirjan lomakkeesta.

Jos saapuva asiakirja on työpajan (osaston) suorittamista varten vastaanottama johdon toimeksianto tai metodologinen ohje, rekisteröintipäiväkirjassa on mainittava vastuuhenkilö ja myös kiinnitettäväesitysmuistiinpano, päivämäärä ja taiteilijan allekirjoitus.

Kuka pitää kirjaa?

Jokainen johtajan määräämä vastuuhenkilö voi rekisteröidä saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon. Tässä tapauksessa tämäntyyppinen työ on sisällytettävä hänen toimenkuvaansa tai hyväksyttävä yrityksen päällikön määräyksellä. Toimistotyötä organisaatioissa hoitaa pääsääntöisesti sihteeri. Lisäksi toimiston työntekijä tai ylläpitäjä (pienissä yrityksissä) voi suorittaa kirjeenvaihdon rekisteröinnin. Joissakin organisaatioissa kirjeenvaihtoa hoitaa kaksi työntekijää - kääntäjä ja sihteeri.

Liikkeet ja osastot pitävät kirjaa myös saapuvista ja lähtevistä asiakirjoista. Tämän tekee työntekijä, joka on johdon määräyksestä vastuussa tämäntyyppisestä toiminnasta.

Miten minun tulee kirjata saapuvat asiakirjat oikein?

Saapuvan ja lähtevän kirjeen rekisteröinti ei ole vaikea, mutta vastuullinen tehtävä. Kaikki yrityksen vastaanottamat asiakirjat ovat kirjanpidon alaisia. Jos ne ovat peräisin organisaatioista, ne on leimattava ja päällikön allekirjoitettava. Joskus tarvitaan myös vastuuhenkilöiden, esimerkiksi pääkirjanpitäjän, allekirjoitus, jos kyseessä on yritykselle laadittu lasku. Yksityishenkilöiden kirjeissä, kuten selityksissä tai väitteissä, voi olla vain tämän asiakirjan laatijan allekirjoitus.

Useimmissa yrityksissä johtajan on tarkistettava kaikki saapuva kirjeenvaihto, jotta se pysyy tuotantoprosessien tasalla. Hän itsepäättää, mitä vastaanotetuille asiakirjoille tehdään - hyväksytäänkö suoritettaviksi, perehdytetäänkö tietoon tai arkistoidaanko paperi kansioon. Siksi sihteeri, joka on rekisteröinyt saapuvan kirjeenvaihdon päiväkirjaan, toimittaa sen johtajalle. Hän merkitsee jokaiseen asiakirjaan, mihin osastoon se tulee lähettää.

Tämän "tuomion" perusteella sihteeri kirjaa saapuvien kirjeiden rekisteriin asianomaiseen sarakkeeseen kunkin kirjeen tulevan "kohtalon". Esimerkiksi uusi määräys palkkion laskemisesta voidaan lähettää kirjanpitoon, turvallisuusohjeet tekniselle osastolle ja kansalainen Ivanovin reklamaatio tuotteen laadunvalvontaosastolle. Tämä viimeistelee sihteerin työn saapuvilla asiakirjoilla.

Kuinka seuraan lähtevää postia?

Yllä tarkastelimme, mitkä paperit voivat liittyä tämäntyyppiseen dokumentaatioon. Joissakin organisaatioissa yksittäisiin pyyntöihin on vastattava apulaissihteeri tai kääntäjä. GOST R 6.30-2003.12:n mukaan tällainen asiakirja laaditaan erityiselle lomakkeelle tai tyhjälle arkille, jossa on yrityksen logo. Kaikki organisaatiolle tai yksityishenkilölle lähetetyt liikekirjeet on leimattava ja johtajan allekirjoitettava. Pääsääntöisesti sihteerin on tehtävä asiakirjasta valokopio, joka tulee tallentaa oikeaan kansioon.

Lähtevä kirjeenvaihto rekisteröidään vastaavaan päiväkirjaan. Sihteerin tulee tarkistaa, onko kaikki tarvittavat sinetit ja allekirjoitukset, yrityksensä tiedot jaorganisaatio, jolle asiakirja on laadittu, laita siihen numero, joka vastaa sitä numeroa, jolla se on kirjattu päiväkirjaan, lähtöpäivä, sen kansion nimi, johon kopio on tallennettu. Jos lähetettävä kirje on vastaus saapuvaan kirjeeseen, sinun tulee myös merkitä muistiin numero, jolla se on rekisteröity. Asiakirjat on lähetettävä rekisteröintipäiväkirjassa ilmoitettuna päivänä.

Miksi tarvitsemme kirjeenvaihtolaskentaa?

Jotkut tuotannosta kaukana olevat ihmiset uskovat, että saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon tunnollinen rekisteröinti on ylimääräistä työtä, niin sanottua paperityötä. Itse asiassa kirjeenvaihtolaskenta suorittaa seuraavat toiminnot:

• Järjestä työnkulun.
• Varmistaa oikea-aikaisen reagoinnin saapuviin signaaleihin.
• Väriviivaistaa tiedonvaihtoa tuotannon sisällä.
• Takaa yrityksen tehokkaan osallistumisen ulkomaiseen talouselämään.
• Auttaa sinua löytämään nopeasti tarvitsemasi asiakirjan.

Tämän työn merkitys on ilmeinen, joten sinun on lähestyttävä sen toteuttamista vastuullisesti.