Työntekijän henkilöstönumero: miten se määrätään? Miksi tarvitset palkkanumeron?

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jokainen työntekijä ei kohtaa sellaista käsitettä kuin "työntekijän henkilöstönumero". Usein tämän tietävät ne, jotka harjoittavat työtoimintaansa suuressa tai keskisuuressa yrityksessä. Pienen mittakaavan LLC:n kirjanpito ei yleensä ilmoita työntekijöille. Suuret tehtaat kertovat aina työntekijöilleen henkilöstömääränsä. Tietävätkö työntekijät siitä tai eivät, sarjanumeron antamisen suorittaa henkilöstöosasto tai kirjanpito. Tätä säätelee sovellettava laki, ja tämän kohdan puuttuminen on rikkomus.

Henkilönumero – mikä se on?

Periaatteessa nimestä itsestään selviää, mikä henkilömäärä on. Tämä on eräänlainen numeerinen arvo, joka on määritetty tietylle työntekijälle. Tämä on salaus, joka tarkoittaa työntekijää.

Henkilöstömäärän erityispiirteisiin kuuluu se, että ne ovat yksilöllisiä. Eli ei ole työntekijöitä, joiden koodi vastaisi täysin. Samalla säilytetään irtisanotun työntekijän henkilöstönumero. Jos hän jatkaa työskentelyä tämän työnantajan kanssa tulevaisuudessa, niinhänelle annetaan hänen vanha numeronsa.

On myös huomioitava, että työntekijän henkilöstönumero määrätään hänelle työsuhteen tullessa, se ei muutu jatkossa. Eli työhön hakeminen korjaa tietyn koodin, joka pysyy jatkossa samana riippumatta aseman muutoksesta tai palkankorotuksesta.

Henkilömäärän tarve. Mitä varten ne ovat?

On kuitenkin parempi selvittää, miksi työnantaja tarvitsee henkilöstömäärää. Työntekijä ei saa tästä mitään. Kuten edellä mainittiin, työntekijä ei välttämättä ole tietoinen tällaisen salauksen olemassaolosta. Mutta miksi työntekijän henkilöstönumero otettiin käyttöön silloin? Miten tämä salaus on määritetty ja mitä se tarkoittaa?

Henkilönumerot auttavat LLC:n tai yrityksen kirjanpitoa. Niiden ansiosta sähköisen dokumentinhallinnan toteuttaminen helpottuu. Vaikka on syytä huomata, että suurten tehtaiden henkilöstömäärät ovat olleet käytössä pitkään, jopa ennen 1C-ohjelman syntymistä.

Mitkä ovat tärkeimmät kohdat, joiden avulla voit käyttää tätä salausta? Ensinnäkin:

• Henkilöstöosaston asiantuntijoiden työn helpottaminen. Tämä johtuu siitä, että henkilöstömäärän seuraaminen auttaa olemaan "menettämättä" työntekijää hänen vaihtuessaan.
• Apua tilitoimistolle palkkojen laskennassa ja maksamisessa. Tässä 1C:n henkilöstömäärät liittyvät suoraan toisiinsa. Juuri tämä ohjelma auttaa valitsemaan työntekijän ei nimen tai aseman, vaan henkilömäärän perusteella.
• Työntekijän sijainnin seuranta päällätyöpaikka. Koskee yrityksiä, jotka on varustettu elektronisella passijärjestelmällä.

Erityisiä esimerkkejä. Miksi tarvitset henkilöstönumeron?

Jotta ymmärtää, kuka ja miten henkilöstönumero on määrätty työntekijälle, on ymmärrettävä täysin, miksi tätä parametria tarvitaan.

Ensinnäkin se auttaa välttämään tarpeettomia juoruja. Eli jos kirjanpitäjä tai säännöstelyn ja palkitsemisen asiantuntija näkee palkkoja laskettaessa vain henkilömäärät. Hän ei voi ymmärtää tarkalleen, minkä summan Ivanov sai ja minkä summan - Petrov. Eli sen avulla voit parantaa edelleen salassapitoa.

Myös henkilöstömäärä auttaa olemaan erehtynyt. Tämä on toinen parametri, jonka avulla voit tarkistaa asiakirjan oikeellisuuden. Se on erityisen totta, kun on kaimia tai kokonimiä. Voit toki tarkistaa parametrit myös aseman tai työsuhteen päivämäärän mukaan. Henkilöstömäärää ei kuitenkaan pidä väheksyä.

Kuka voi hallita?

Henkilönumerot antaa työntekijöille henkilöstöosaston asiantuntija. On kuitenkin huomioitava, että laissa ei säädetä salakirjoitustyötä tekevän työntekijän asemasta. Työpaikkaa haettaessa kuitenkin HR-insinöörit ovat suoraan paikalla.

Tämän voivat tehdä myös rakenneosastojen johtajat tai jopa yrityksen johtaja. Henkilöstötyöntekijän poissa ollessa hänen paikkansa tässä asiassa voi ottaakirjanpitäjä.

Kenelle voidaan antaa henkilöstönumero

Voidaanko kaikille työntekijöille antaa koodi? Henkilöstömäärää koskeva kirjanpito pidetään yleensä kaikkien yrityksen työntekijöiden os alta. Nimittäin:

• Pääaikaisille työntekijöille.
• Väaikaiset tai kausityöntekijät.
• Ulkopuolisille osa-aikatyöntekijöille.
• Osa-aikatyötä tekeville.

Itse asiassa jokaisella työntekijällä on oma henkilöstönumeronsa riippumatta siitä, kuinka kauan hän on työsuhteessa. On huomionarvoista, että myös opiskelijat, jotka hakevat harjoittelua mille tahansa laitokselle, saavat koodinsa.

On syytä huomata, että jos työntekijällä on mikä tahansa työ- tai ammattiyhdistelmä samassa yrityksessä, hän saa silti yhden henkilöstönumeron. Työntekijällä, joka työskentelee osa-aikaisesti kahdessa yrityksessä, on kummassakin oma yksilöllinen koodi.

Miten työntekijän henkilöstönumero määrätään. Mitä laki sanoo?

On heti huomattava, että lainsäädäntö on melko epämääräistä henkilöstönumeron antamisesta yrityksessä. Itse asiassa työlaissa tai liittov altion laeissa ei ole erityisiä artikloja, jotka säätelevät henkilöstönumeron antamista työntekijöille. Jokainen työnantaja kehittää itselleen järjestelmän, joka auttaa häntä pitämään pätevää ja kätevää kirjaa näistä salakirjoista. Tässä organisaation sisäisillä asiakirjoilla on tärkeä rooli. Niissä voit esimerkiksi määritellä mukana olevan työntekijän asemannumeron määritys.

Kuinka pitää kirjaa? Käytännön vinkkejä

On yleisesti hyväksyttyä, että jokaiselle työntekijälle annetaan henkilönumero, ja sinun tulee aloittaa ensimmäisestä numerosta. Itse asiassa siitä tulee identtinen "sarjanumeron" käsitteen kanssa.

Tällaisia tietueita voidaan säilyttää kahdella tavalla:

• Erikoisohjelmien käyttäminen.
• Työntekijän manuaalisesti.

Viimeistä menetelmää käytetään yhä vähemmän. Tämä johtuu siitä, että suosituimman 1C-ohjelman avulla voit määrittää automaattisesti numerot jokaiselle yrityksen uudelle työntekijälle.

Käytännön vinkkejä

Henkilönumeron määrittäminen voi tuntua työlältä prosessilta. Se ei kuitenkaan ole. Kannattaa noudattaa muutamia yksinkertaisia sääntöjä, ja tämä toiminto suoritetaan automaattisesti.

Ensinnäkin tämä velvollisuus on osoitettava tietylle työntekijälle organisaation sisäisissä asiakirjoissa. Tämä auttaa välttämään konflikteja tulevaisuudessa. Se myös eliminoi tilanteen, jossa kukaan ei ole vastuussa tästä operaatiosta.

Toiseksi, numeron suora antaminen työntekijälle tulisi suorittaa työntekijän ensimmäisenä työpäivänä ja mieluiten - työsopimuksen solmimishetkellä. Tässä tapauksessa numerointi on oikea ja ilman aukkoja.

Tietyinen numeerinen koodi on välitettävä työntekijöille, sillä se ei vain lisää heidän merkitystään heidän silmissään, vaan auttaa myös välttämään virheitä palkanlaskennassamaksuja. Tämä johtuu siitä, että taloudellista tukea tai lomaa koskevia hakemuksia kirjoittaessaan työntekijä ilmoittaa muun muassa henkilönumeronsa.

Lisäksi tämä parametri on ilmoitettava ehdottomasti työllistämistilauksessa. Se voidaan kirjoittaa ohjelmistoon tai henkilöstöhallinnon edustajan kirjoittaa käsin.

Kirjanpitopäiväkirja. Henkilöstönumeroiden korjaaminen

Yritykset, jotka joutuvat käyttämään henkilöstönumeroita työntekijöilleen, käyttävät usein asiakirjaa, kuten henkilönumerorekisteriä.

Tässä yrityksen sisäisessä asiakirjassa voidaan määrittää seuraavat parametrit:

• Työntekijän passitiedot, mukaan lukien sukunimi, etunimi ja sukunimi sekä asiakirjan numero ja sarja.
• Päivämäärä, jolloin työntekijä pääsi päätyöpaikalleen.
• Työsopimuksen numero sekä sen laatimispäivämäärä.
• Erikoissijainti.
• Yksikkö, jossa työntekijä työskentelee.
• Suoraan henkilöstönumero.

Henkilömäärä on pakollinen suurille yrityksille. Pienet yritykset käyttävät tätä menetelmää kuitenkin myös henkilöstöosaston tai kirjanpidon työntekijöiden arkeen helpottamiseksi. Yleisesti ottaen tämä on työntekijöiden lukumäärää. Koska jokainen numero on ainutlaatuinen, se auttaa varmistamaan, että varat hyvitetään oikealle henkilölle. Tämä pätee erityisesti käytettäessä kaimia tai kaimia. Henkilöstömäärätietojen ylläpito ei ole monimutkaista tai aikaa vieväämenettelyä. Periaatteessa se on määrätty henkilöstöosaston asiantuntijalle. Laki kuitenkin sallii sinun antaa tämän tehtävän toiselle työntekijälle. Tämä tosiasia on kirjoitettu asiakirjoihin suoraan organisaatiolle.