Apulaispääkirjanpitäjä: nimitys, pääsyehdot, toimenkuvat ja suoritetun työn laajuus

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jokainen v altion, budjetti- tai kaupallinen yritys harjoittaa toimintaansa pääkirjanpitäjän kirjanpidon ja raportoinnin puitteissa. Pääkirjanpitäjän, joka valvoo yrityksen kaikkia kirjanpitomenettelyjä, ohi ei kulje ainuttakaan liiketapahtumaa tai taloudellista prosessia. Mutta yhden henkilön ja jopa suuressa yrityksessä on melko vaikeaa ymmärtää kaikkia pääkirjanpitäjälle annettuja tehtäviä. Siksi jokainen kirjanpitoosaston johtaja ottaa avuksi pakollisen henkilöstöyksikön - pääkirjanpitäjän avustajan.

Pääkirjanpitäjän "oikea käsi"

Mikä tämä asema on? Kuka hän on - apulaispääkirjanpitäjä? Mitkä suunnitelmavastuut sisältyvät hänen toimenkuvaansa?

Itse asiassa kirjanpitopäällikön apulaishenkilöstö on henkilö, joka tekee kaiken hänen puolestaantekniset asiat ja ottaa vastuun kaikkien johtajan hänelle osoittamien asiakirjojen ylläpidosta. Apulaispääkirjanpitäjä on hänen tukensa, välttämätön oppipoika, jota pidettiin käytännössä hänen "oikeana kätenänä". Aluksi nuori ja lupaava henkilö, jolla ei ole kunnianhimoa ja halua kehittyä ammatillisella alalla, otetaan tällaiseen asemaan. Usein kyseessä on äskettäin valmistunut henkilö, jolla on vähän työkokemusta ensisijaisessa yrityksessä, johon oppilaitos lähetti hänet. Pyrkiessään toteuttamaan itsensä arvokkaana kaatoilijana, tällainen työntekijä tarttuu sitkeästi hänelle annetusta tilaisuudesta todistaa itseään ja yrittää kaikin voimin todistaa tärkeyden välittömälle esimiehelleen ja tarjota ammattimaista apua. Sillä välin tämän työn aikana assistentti itse hankkii tarvittavan kokemuksen, hankkii uutta tietoa, oppii yrityksen tavan ja siirtyy taloudellisten prosessien kulkuun.

Apulaispääkirjanpitäjän osaamisen kirjo

Ei kuitenkaan riitä, että on lupaava ja pyrkii valloittamaan uusia urakorkeuksia. Apulaispääkirjanpitäjän työ perustuu pääasiassa tietyn yrityksen osaston toiminnan erityiskohtien luettelon pakolliseen tuntemiseen, nimittäin:

• kirjanpidon lainsäädäntöperusta;
• määräykset ja ohjeet kirjanpidon ja raportoinnin järjestämisestä;
• siviilioikeuden, vero- ja rahoituslainsäädännön pääkohdat;
• yritysrakenne ja strategiset kehitysnäkymät;
• P(S)BU;
• IFRS;
• kirjanpidon dokumentointimenettely;
• tuotantotekniikan perusteet;
• markkinataloudelliset menetelmät;
• työlainsäädäntö;
• työnsuojelun säännöt ja normit.

Ajanvarausmenettely

Kuten kaikkien muidenkin työntekijöiden tapauksessa, apulaispääkirjanpitäjän nimitysmenettely tapahtuu voimassa olevan työlainsäädännön mukaisesti. Muodollisesti tämä tapahtuu johtajan määräyksellä palkata uusi henkilökunta pääkirjanpitäjän apulaisena. Itse asiassa pääkirjanpitäjä itse valitsee ehdokkaan avustajansa tehtävään, käy läpi kaikenlaisia ansioluetteloita, tekee erityishaastatteluja, karsii sopimattomat ehdokkaat ja panee itselleen muistiin assistenttinsa paikan mahdollisten hakijoiden tärkeimmät ominaisuudet. Mutta joka tapauksessa palkatulla kirjanpidon työntekijällä tulee olla korkeampi ammatillinen laskentatoimen tai talouselämän koulutus tai erikoistunut keskiasteen koulutus, jolla on vähintään vuoden työkokemus koulutusprofiilistaan.

Virasta vapauttaminen tapahtuu myös voimassa olevan työlainsäädännön määräämällä tavalla johtajan määräyksellä välittömän esimiehesi - pääkirjanpitäjän itsensä - suullisella alustavalla lausunnolla.

Työehdot

Ehtojen mukaantyösuhteessa apulaispääkirjanpitäjä raportoi suoraan esimiehelleen ja toteuttaa hänen ohjeitaan välittömien esimiestensä määräysten mukaisesti. Apulaispääkirjanpitäjän tulee työssään noudattaa lainsäädäntöä, yhtiön työjärjestystä, yrityksen kirjanpitoa koskevia määräyksiä, voimassa olevia toimenkuvia ja sisäisiä työsääntöjä. Samanaikaisesti edellytyksenä tämän henkilöstön hyväksymiselle henkilöstöön on paitsi erikoistuneen sääntelykehyksen tuntemus, myös standardien atk-taitojen olemassaolo, ohjelmistosovellusten sujuvuus, kirjanpito-ohjelmien soveltaminen käytännössä, mukaan lukien "1C". Palkattavan avustajan on myös ymmärrettävä, että hänet voidaan lähettää työmatkalle, ja pääkirjanpitäjän työmatkalla olla hänen sijaisensa.

Työkuvaukset

Apulaispääkirjanpitäjän tehtävien laajuus määräytyy sen johtajan hyväksymän yrityksen sisäisen työaikataulun sekä pääkirjanpitäjän yksityisten alaviitteiden perusteella palkatun työntekijän välittömänä esimiehenä. Oikean työn suorittamiseksi palkkaamisen yhteydessä hänet esitellään pakollisen täytäntöönpanon edellyttämien erityisten toimintojen luetteloon. Apulaispääkirjanpitäjän toimenkuvaan kuuluu siis:

• toimeksiantojen ja johtosi ja yrityksesi hallinnon tilausten toteuttaminen;
• töiden suorittaminen määrätyllä kirjanpidon alueella;
• heijastus ensisijassaasiaankuuluvien liiketapahtumien asiakirjat;
• pankkitilien rahavirran ohjaus;
• maksumääräysten toteuttaminen ja niiden oikea-aikainen toimittaminen pankille;
• varojen hyvityksen ja veloituksen oikea-aikaisuuden ja oikeellisuuden valvonta;
• kassa- ja muiden kassaraporttien laatiminen;
• maksujen suorittaminen v altion talousarvioon ja paikallistason budjettiin;
• vuokrasopimusten mukaiset laskelmat;
• kirjanpitodokumentaation turvallisuuden varmistaminen;
• dokumentaation valmistelu sen myöhempää siirtoa varten arkistoon;
• osallistuminen inventaarioon;
• poissa olevan päällikön tai tavallisen kirjanpitäjän korvaaminen;
• metodologisen avun tarjoaminen yksikön kollegoille ja työntekijöille kirjanpitoon, valvontaan, analyyttisiin ja raportointiin liittyvissä asioissa;
• työ- ja tuotantokurin noudattaminen.

Persoonalliset ominaisuudet ja työtaidot

Apulaispääkirjanpitäjän tehtävässä on erityistehtävien lisäksi, että työntekijällä on useita henkilökohtaisia ominaisuuksia, jotka edistävät hänen laadukasta toimintaansa henkilöstöyksikkönä. Tässä on melko tärkeää olla kestävyys, tarkkaavaisuus, sinnikkyys, koska työ ei ole helppoa ja vaatii jatkuvaa keskittymistä suoritettuihin tehtäviin. Sellaiset ominaisuudet kuin varovaisuus ja m altillisuus eivät häiritse, koska työ on tehtävä paitsi määrällisesti myöslaadullisesti. Loogisesta ja analyyttisesta ajattelusta, joka on pakollinen osa apulaispääkirjanpitäjän ammattitaitoa, tulee työntekijän korvaamaton v alttikortti esimiehensä auttamisessa. Varsin tärkeä rooli on jatkuvalla muistin harjoittelulla, erityisesti visuaalisella, sekä sitoutumisella velvollisuuteen ja työhön, sillä siitä riippuu hyödyllisen aktiivisuuden kerroin tehdyssä työssä.

Oikeudet

Yrityksen apulaispääkirjanpitäjän ei tulisi omistaa vain erillistä tehtävä- ja osaamisryhmää. Hänellä on joka tapauksessa tiettyjä oikeuksia, jotka ohjaavat häntä suorittamaan tiettyjä tehtäviä, jotka pääkirjanpitäjä on antanut hänelle. Mitä nämä oikeudet ovat?

Ensinnäkin hän voi milloin tahansa pyytää tai vaatia tarvittavat materiaalit ja asiakirjat, jotka liittyvät suoraan kirjanpitäjän toimintaan. Kenelläkään ei ole oikeutta kieltäytyä apulaispääkirjanpitäjältä hänen taloudellisissa ja kirjanpidollisissa pyynnöissä tai yrityksen taloudellista toimintaa koskevissa kysymyksissä.

Toiseksi hän voi esittää johtopäätöksensä yrityksen hallinnolle, mikä auttaa parantamaan koko yrityksen kirjanpito-osaston ja osien toiminnalliseen laitteistoon liittyvää työtä. Avustajalla ei ole oikeutta riitauttaa tai vastustaa pääkirjanpitäjän käskyjä, mutta hän voi tehdä omat ehdotuksensa, jotka ovat todella järkeviä.

Vastuu

Mitä tulee vastuuseen,jotka apulaispääkirjanpitäjällä on, se rajoittuu seuraaviin seikkoihin, joiden havaitsemisesta hänelle voi aiheutua hallinnollinen seuraamus huomautuksena tai huomautuksena:

• tehtävänkuvauksen kohtien noudattamatta jättäminen kokonaan tai osittain;
• väärän tiedon antaminen ylemmälle johdolle häneltä saatujen tehtävien, ohjeiden, määräysten suorittamisesta sekä näiden tehtävien toteuttamiselle varatun ajan rikkomisesta;
• kieltäytyminen toteuttamasta yrityksen johtajan käskyjä, käskyjä ja ohjeita;
• kurin hajoaminen ja sisäisten määräysten rikkominen;
• yrityksen omaisuudelle, mukaan lukien tavarat ja muu aineellinen omaisuus, aiheutuneet vahingot;
• virka- tai liikesalaisuuksia sisältävien tietojen paljastaminen.

Työolosuhteet

Toimintatavan os alta: apulaispääkirjanpitäjä sitoutuu johtajan määräyksellä noudattamaan hänelle sisäisiksi työsäännöiksi ilmoitettua poistumisaikataulua sekä noudattamaan virallista täsmällisyyttä työpaikalla käynti ja sovittu kurinalaisuus yrityksen pukeutumiskoodin pakollisella noudattamisella. Tuotantotarpeen ilmetessä johdon määräyksellä ja apulaispääkirjanpitäjän välittömän esimiesten suostumuksella, tämä voidaan lähettää työmatkalle.

Sanomattomat velvollisuudet

Assistentin salaisista tehtävistä puhuttaessa voidaan olettaa, että pääkirjanpitäjällä on mahdollisia vaatimuksia hänen avustajalleen, joita ei ole virallisesti kirjattu paperille, mutta jotka toteutuvatolla. Esimerkiksi keittää kahvia joka päivä viranomaisten saapuessa töihin tai kastella kukkia hänen poissaolonsa aikana työpaik alta. Tällaisia tehtäviä ei ole sisällytetty työnkuvaan, mutta normaalin ystävällisen mikroilmaston ylläpitämiseksi pomon ja alaisen välisissä suhteissa on parempi, että avustaja noudattaa näitä yksinkertaisia ääneen lausumattomia sääntöjä.

Kehyksen käytännön merkitys

Apulaispääkirjanpitäjä tehtaalla, kauppayrityksessä, budjettilaitoksessa on yhtä tärkeä hänen johtajalleen ja koko yritykselle. Tämä on sama kehys, joka varmistaa kirjanpitoosaston johtamislaitteiston sujuvan toiminnan. Hänen ansiostaan pääkirjanpitäjän suora toiminta on järjestetty ja tekniset ongelmat eliminoituvat koko kirjanpitojärjestelmän vakiintuneessa järjestelmässä. Siksi on virhe uskoa, että pääkirjanpitäjän avustaja on vain "nappula" hänen käsissään. Oikealla henkilöstövalinnalla arvokkaiden hakijoiden joukosta kirjanpitopäällikön avustajasta voi todella tulla arvokas työntekijä ja välttämätön henkilöstöyksikkö yrityksen liiketoiminnassa.