Symbolit työaikalomakkeessa. Aikalomakkeen täyttäminen (näyte)

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Työaika ja sen kirjanpito ovat tärkeitä osia missä tahansa organisaatiossa, joten voit hallita yrityksen toimintaa ja kurittaa työntekijöitä. Tämän menettelyn yksinkertaistamiseksi kehitettiin erityinen lomake - työaikalomake. Se on olemassa sekä paperiversiona että sähköisenä versiona. Ja jokaisella lajilla on omat vivahteensa täytteessä.

Kuka täyttää työaikalomakkeen

Jokainen organisaatio nimeää tuntilomakkeen ylläpidosta vastaavan henkilön, joka keskittyy toiminnan erityispiirteisiin ja henkilöstön määrään. Jos organisaatio on pieni ja kaikki työt tehdään toimistossa, niin henkilöstötarkastaja, kirjanpitäjä tai muu v altuutettu henkilö ajoittaa työntekijät.

Siinä tapauksessa, että yrityksessä on useita toimitiloja, on paljon helpompaa tehdä työaikalomakkeet suoraan heidän työpaikallaan. Tässä tapauksessa tämä vastuu on työnjohtajalla tai johtajallaalajaot erillisellä määräyksellä tai työsopimuksessa määrätyllä.

Algoritmi työaikalomakkeen kanssa työskentelemiseen

Ensinnäkin sinun on tiedettävä, että jokaisella yrityksellä on oltava säännöllinen (eli paperiversio) työaikalomake. Lomakkeen voi tulostaa itse tai tilata kirjapainosta.

On olemassa kaksi hyväksyttyä lomaketta: T-12 ja T-13. Niiden ero on, että ensimmäisessä ei vain oteta huomioon työtunteja, vaan siinä on myös sarakkeet kuukausipalkan laskemista varten. Ne täytetään saman kaavan mukaan, eli joka kuukausi ensimmäisenä päivänä avataan uusi tuntilomake. On tarpeen täyttää sarakkeet:

• Yrityksen nimi (perusasiakirjojen mukaan), sarjanumero ja valmistumispäivä.
• Ajanjakso, jolta työaikalomake avataan.
• Henkilöstön järjestysmäärät ja tiedot henkilökohtaisista korteista.

Muut tiedot syötetään kuukauden sisällä ja palkkaa koskevan osan täyttäminen jää kirjanpitäjälle.

Symbolit työaikalomakkeessa

Työaikalomakkeen nopeampaa ja kätevämpää täyttämistä varten kehitettiin ja hyväksyttiin merkintäjärjestelmä. Ne heijastavat työ- ja lepotapaa ja muita vivahteita. Nimikkeitä on 36. Mutta joskus tämä numero ei riitä näyttämään tarkasti kaikkia työntekijää koskevia tietoja.

Symbolit työaikalomakkeessa

	Nimi	Kirjainnimitys	Numeerinen merkintä
1	Päivä- ja iltatunnit	I	01
2	Yöaukioloajat	N	02
3	Työ viikonloppuisin ja pyhäpäivinä	RP	03
4	Ylityöt	c	05
5	Työmatka	K	10
6	Pääloma	alkaen	14
7	Lisäloma	yksi	15
8	Opiskeloma	U	16
9	Lyhyt työajat opiskelijoille	UV	17
10	Palkaton lisäopintovapaa	UD	18
11	Äitiysloma	r	19
12	Isyysvapaa (osittain palkallinen)	veh	20
13	Isyysvapaa (palkkaton)	oj	21
14	Palkaton loma	to	22
15	Palkaton loma oikeudellisista syistä	OZ	24
16	Sairasloma	B	25
17	Maksamatonvammaisuus	t	26
18	Lyhennetyt työtunnit	ch	27
19	Seisokki (ei-työntekijöihin liittyvistä syistä)	vp	28
20	Poissaolo juridisista syistä (palkalla)	g	29
21	Syytön poissaolo	OL	31
22	Työttömät tunnit (jos työnantaja on asettanut osa-aikatyön)	NS	32
23	Viikonloput	to	33
24	lakot	ZB	34
25	Poissaolot epäselvistä syistä	НН	35

Taulukko näyttää yleisimmin käytetyt symbolit työaikalomakkeessa. Tarkempi kuvaus ja täydellinen luettelo ovat yleensä lomakkeen ensimmäisellä sivulla. Tämä helpottaa symbolien käyttämistä ja sen määrittämistä, missä tilanteessa mitä soluun laitetaan.

Säännöllinen lomakkeiden täyttö

Työtuntilomakkeen täyttäminen on huolellista työtä, joka vaatii huomiota. Se voidaan tehdä esimerkiksi jatkuvan läsnäolon ja poissaolon menetelmällä.

Tässä tapauksessa tiedot syötetään jokaiseen sarakkeeseen. Symbolit osoittavat sekä työntekijöiden läsnäolon työpaikalla että poissaolon syistä. Se ilmoittaa myös tuntien määränvietti työpaikalla.

Itse työaikalomakkeessa se näyttää tältä: vapaapäivänä laita kirjain "B", sen alle 0, työpäivänä vastaavasti "I" ja tuntien lukumäärä, esim. 8. Viikonloppujen tapaan poissaolon syitä havaitaan työmatkoista epäselvistä syistä johtuviin poissaoloihin.

Aikataulun laskeminen on tässä tapauksessa hieman helpompaa, koska kaikki tarvittavat numerot ja merkinnät ovat silmiesi edessä. Tämä koskee erityisesti asiantuntijoita, joilla on vähän työkokemusta, joten he eivät todennäköisesti hämmentynee ja tekevät virheitä.

Täytä tuntilomake viisaasti

On olemassa myös menetelmä poikkeamien rekisteröimiseksi. Sitä sovelletaan, kun työpäivä on samanpituinen koko ajanjakson ajan. Tässä tapauksessa huomioidaan vain epätyypilliset tilanteet, eli poissaolot, ylityöt, työmatkat jne. Tätä menetelmää käytettäessä aikaa kuluu paljon vähemmän ja lopputulos on sama molemmissa tapauksissa.

Arkilla näyttää tältä: ylärivillä on tiedot työntekijän poissaolosta työpaikalla - V, K, FROM, HH, PR, B ja muut. Alarivi jätetään tyhjäksi. Itse asiassa työtuntien lopullisessa laskennassa nollalla ei ole väliä, ja samalla työpäivän pituudella jää vain suorittaa yksinkertaisimmat toimet: laskea ylimmän rivin tyhjien solujen määrä (nämä ovat läsnäoloja) ja kerro tuntien määrällä.

Tämä menetelmä on kätevämpi kokeneillehenkilöstövirkailijat ja kirjanpitäjät. Se sopii hyvin myös pienille organisaatioille, joissa työntekijämäärä on pieni. Jos johdollasi ei ole tietoa yksinkertaisemmasta ajanseurantajärjestelmästä, on aika ehdottaa sitä heille.

Työpäiväkirjan pitäminen tietokoneella

Paperisen version lisäksi on olemassa myös useita sähköisiä. Kuten edellä mainittiin, työaikalomakkeet on kopioitava ilman virheitä. Tämä on välttämätöntä, jotta tiedot työntekijöiden työstä eivät katoa ja heidän luotettavuutensa varmistuu (tietokonetta ei loppujen lopuksi voi käyttää kaikkialla).

Yksi edullisimmista vaihtoehdoista on toimisto-ohjelmissa luotu työaikalomake. Excel on täydellinen tähän tarkoitukseen. Laskentataulukoiden avulla voit luoda minkä tahansa tyyppisiä ja kokoisia asiakirjoja. Kaavojen asettamiskyvyn ansiosta välitietojen summaus ja laskeminen on myös paljon helpompaa.

Oma ohjelmiston käyttäminen

Jos laskentataulukkotaidot eivät ole riittävät, työntekijä tai johto voi valita toisen vastaavan ohjelman. Aikataulu näyttää tässä tapauksessa samanlaiselta kuin paperiversio. Tämä auttaa vähentämään asiakirjan käsittelyyn kuluvaa aikaa.

On myös pidettävä mielessä, että jokainen ohjelma sisältää lisensoitujen versioiden käytön. Eri toimittajilla niillä on tietysti omat kustannukset. Esimerkiksi Time Sheet -ohjelma maksaa käyttäjille alkaen1000 ruplaa. ja yli - riippuen henkilöstön määrästä.

Toinen tällaisten apuohjelmien etu on, että sinun ei tarvitse täyttää paperilla olevaa työaikalomaketta. Lomake, jossa on kaikki merkit, on helppo tulostaa milloin tahansa. Tämä toiminto on varmasti kaikissa vastaavissa ohjelmissa.

Tietoja asiakirjojen tallentamisesta

Mihin työaikalomaketta käytetään? Tämä on perusta palkanlaskennan kirjanpitoon tietyssä määrin, sekä tärkeimmät todisteet siitä, että työntekijä oli työpaikalla ja suoritti tehtävänsä. Tämä asiakirja on epäilemättä erittäin tärkeä jokaiselle organisaatiolle.

Kuinka kauan tätä lomaketta sitten säilytetään? Työaikalomake on säilytettävä vuoden ajan. Tämä on säädetty lailla, ja näitä normeja on noudatettava.

Jos hukkaat jo suljetun tuntilomakkeen, älä panikoi. Se voidaan aina palauttaa käyttämällä muita asiakirjoja. Tätä varten käytetään selittäviä, sairauslomatietoja, tietoja työmatkoista, loma-aikatauluista jne. Tietojen palauttamiseen voidaan käyttää kaikkea, mikä vahvistaa ja selittää henkilön poissaolon työpaik alta.

Kuka saattaa tarvita raporttikorttia?

Tätä asiakirjaa tarvitaan usein erilaisiin tarkastuksiin. Veropalvelu tarkistaa esimerkiksi läsnäolonsa organisaatiossa ja täytön oikeellisuuden.

Työtunnisteen puuttuminen pienimmässäkin yrityksessä voi olla syynä melko suureen sakkoon. Samatapahtuu, kun lomakkeiden täyttämisessä tapahtuu virheitä. Tämä koskee sekä laskelmia että symbolien väärinkäyttöä.

Tuntilomakkeiden läsnäolo on pakollista. Niitä tarvitaan sekä yritykselle itselleen (kirjanpito, työntekijöiden kurinpito) että tilintarkastusorganisaatioille. Ja mikä tärkeintä - käytä oikein tuntilomakkeen symboleja. Silloin voit välttää lukuisia ongelmia työntekijöiden ja sääntelyviranomaisten kanssa.