Hankkeen sidosryhmät. Tekijät ja projektijohtajat

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Monet yritykset käyttävät projektimenetelmää kilpaillakseen menestyksekkäästi tämän päivän markkinoilla ja menestyäkseen pyrkimyksissään. Sen avulla voit saada valmiin korkealaatuisen tuotteen rajoitetussa ajassa. Jotta tämä prosessi olisi tehokas, sinun on tunnettava sen ydin, erityispiirteet ja toteutusominaisuudet.

Käsitteen määritelmä

Sana "projekti" tulee englannista. projekti, lat. projectus "heitetty eteenpäin, ulkoneva" ja sillä on useita merkityksiä riippuen alueesta, jolla sitä käytetään. Johtamisessa tämä on ajallisesti rajoitettu yritys, jonka tarkoituksena on luoda uusi, ainutlaatuinen tuote, palvelu tai tulos. Tämän toimintosarjan toteuttaminen mahdollistaa etujen saamisen hankkeen tärkeimmille sidosryhmille (asiakkaat, sijoittajat, toimittajat). Tätä työmuotoa käyttävät laajasti rakennus-, suunnittelu-, yritysohjelmisto- tai markkinointiyritykset, tietyt ihmisryhmät ja menestyvät yritykset turvautuvat tähän menetelmään toiminnassaan.persoonallisuus.

Ominaisuudet

Se on projekti, ei suoritettavien tehtävien joukko, jos suoritettavalla toiminnolla on useita ominaisuuksia, nimittäin:

• ajallisesti rajoitettu (suunnitellulla tapahtumalla on alkamispäivä ja lopputuloksen vastaanottopäivä tai sen seurauksena odotetaan tiettyä tuotetta tai palvelua);
• yksilöllisyys on yksi sen toteutuksen pääpiirteistä, vaikka se voi olla uutta vain järjestäjälle tai projektiin osallistujille, ei kaikille työntekijöille;
• tämän prosessin suorittamiseen tarvittavien varojen ja muiden resurssien raja (aika, raha, työvoima, tekninen tuki).

Tavallisen ihmisen elämässä projekti voi olla muutto toiseen kaupunkiin, uuden asunnon ostaminen, työnhaku, yrityksen perustaminen jne., liiketoiminnassa se on uuden tuotteen luominen, kaupungin laajentaminen. markkinoille, uuden mainoskampanjan aloittaminen, uuden tuotantokapasiteetin luominen. Juuri tällä menetelmällä voit ottaa uusia askeleita organisaatioiden tai yksilöiden toiminnassa, joten hankkeen sidosryhmät käyttävät sitä mahdollisia innovaatioita kehitettäessä.

Prosessin tärkeimmät osallistujat

Tähän luokkaan kuuluvat ihmiset (organisaatiot), jotka hyötyvät suoraan suunnitellun yrityksen toteuttamisesta. Näitä ovat:

• Aloittajat – ihmiset, jotka väittävät projektin tarpeellisuuden. He voivat olla minkä tahansa tason työntekijöitä yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella.
• Sponsorit ovat pääosin korkea-asteen työntekijöitäsen kulkua asiakkaan puolelta valvovan yrityksen linkki. He valvovat tämän toimintosarjan toteuttamista ja tarjoavat hankerahoituslähteitä, materiaalia ja muuta tukea sekä suunnitellun hyödyn hankkimista organisaatiolle. Sponsorit nimittävät johtajan, joka johtaa prosessia, antaa hänelle kaikki tarvittavat varat ja raportoi toimien edistymisestä ylimmälle johdolle (toimitusjohtaja, hallitus jne.).
• Projektipäällikkö on johtaja, joka vastaa tietyn yrityksen toteutuksesta. Sen tehtävät ovat: valvoa lopputuloksen saavuttamista ajallaan, säästäen tarjottujen resurssien rajan tasoa ja lopputuotteen tai palvelun korkeaa laatua. Hän käsittelee projektia päivittäin, ohjaa tiimin toimintaa, valvoo asetettujen vaatimusten täyttymistä, ottaa huomioon ja hyväksyy kaikkien kiinnostuneiden toiveet sekä saa tarvittaessa apua ylläpitäjältä tai tehtävien ratkaisemiseksi väliaikaisesti luotu asiantuntijaryhmä.

Näistä projektin osallistujista tulee lopulta lopputuotteen (tuloksen) omistajia, joten he sanelevat vaatimuksensa hankkeelle, rahoittavat sen investoimalla omia tai ulkopuolisia varoja sekä tekevät myös suunniteltuun toteuttamiseen tarvittavia urakoitsijoiden kanssa sopimuksia. aktiviteetit.

Suunnitelman toteuttajat

Suunnitelmatiimin jäsenet ovat yritykseen osallistuvia henkilöitä tai yhteisöjä tai niitä osapuolia, jotkajoiden etuihin tavoitteen saavuttaminen voi vaikuttaa.

Tällaiseen toimintaan osallistumisen asteen mukaan samanmielisiä ihmisiä on kolme pääryhmää:

• Päätiimin muodostavat työntekijät (organisaatiot), jotka ovat suoraan mukana suunnitelman toteuttamisessa.
• Laajennettu tiimi – ammattilaisia, jotka tarjoavat välillisesti ammattiapua.
• Hankkeen sidosryhmät (sisäiset ja ulkoiset) - organisaatiot tai työntekijät, jotka vaikuttavat ensimmäisen ja toisen ryhmän edustajiin, mutta eivät ole suorassa vuorovaikutuksessa suorien osallistujien kanssa. He tekevät itse muutoksia prosessin kulkuun tai kokevat suoraan suunnitelman toteuttamisen vaikutuksen toimintaansa.

Mahdolliset osallistujat yritykseen

Joskus osallistuu ulkopuolisia henkilöitä tai organisaatioita, jotta tämä tapahtumasarja onnistuisi. Nimittäin:

• Sijoittajat ovat ihmisiä, jotka sijoittavat projektiin esimerkiksi lainojen muodossa. Joskus sijoittaja on asiakas, muuten he ovat pankkeja, rahastoja ja muita suuria yrityksiä.
• Urakoitsijat - osapuolet, jotka sitoutuvat suorittamaan työt sopimuksen (sopimuksen) mukaisesti. Se voi olla joko osa tehtäviä tai koko projekti. Kohdista pääurakoitsija ja alihankkija, joka tulee hänen kanssaan sopimussuhteeseen ja tarjoaa osan sovituista palveluista.
• Toimittajat - projektin sidosryhmät, jotka tarjoavat asiakkaalle tarvittavat materiaalit, tekniset laitteet jne.
• Hallintoelimet - asutuksen hallintokoneisto,joka valvoo sosiaalisten, ympäristöllisten, yhteisön ja hallituksen vaatimusten täytäntöönpanoa.
• Kuluttajat - ihmiset, jotka ostavat valmiita tuotteita tai käyttävät lopputulosta, joka määrittää halun tuotteelle tai palvelulle ja tarjoaa niille kysyntää.

Näiden osapuolten mahdollisuus osallistua hankkeeseen riippuu sen tyypistä, tyypistä, laajuudesta ja monimutkaisuusasteesta. Esimiehen työn on välttämättä katettava kaikki kiinnostuneet osapuolet ja huolehdittava heidän vaatimustensa yhteensovittamisesta.

Kuka valvoo prosessia?

Hankkeiden tekijät ovat pääsääntöisesti asiantuntijoita (arkkitehdit, suunnittelijat, rakentajat), ja johtaja varmistaa suunnitellun yrityksen toteuttamisen. Tämä on johtotason työntekijä, osaston johtaja. Hänen tehtäviinsä kuuluu valvoa suunnitelman toteutumista ajallaan, käytettävissä olevien resurssien käyttöä ja lopputuotteen laatua.

Ensisijaisuus on ensimmäinen näkökohta, koska sen avulla voit välttää kustannusten ylitykset ja ongelmat työn aikana. Siksi projektia hallittaessa painopiste on aina yrityksen aikataulussa.

Projektipäällikön toiminnot

Yrityksen johtamisen tehokkuus riippuu suoraan vallan oikeasta jakautumisesta yksinkertaisten esiintyjien, avaintyöryhmän jäsenten ja johtajan välillä. Jälkimmäisen v altuudet ja toiminnalliset vastuut määräytyvät joko asiakkaan tai projektin työjärjestyksen mukaan (jos se toteutetaan yrityksen sisällä).

KEsimiehen päätehtäviin kuuluvat:

• Järjestä konseptirakenne ja muodosta yrityksen johtoryhmä.
• Etsi tarvittavat varat ja resurssit sen toteuttamiseen.
• Analyysi hankkeen sidosryhmien vaikutuksesta prosessin etenemiseen.
• Töiden suorittamiseen tarvittavan henkilöstön kouluttaminen, heidän motivaationsa.
• Kaikkien osallistujien toimeksiantojen ja vastuiden muodostaminen, projektinjohtoryhmän vastuun tason määrittäminen.
• Liiketoimintasuunnitelman ja -aikataulun laatiminen, budjetin ja budjetoinnin laskenta, mahdollisten riskien analysointi ja keinojen löytäminen niiden poistamiseksi.
• Seuraa kaikenlaisten töiden toteutumista suunnitelman mukaisesti.
• Sopimusten allekirjoittaminen tehtävien suorittamisesta, niiden suorittamisen seuranta ja oikea-aikainen sulkeminen.
• Kommunikoinnin luominen johtoryhmän ja muiden projektin osallistujien välille.
• Raportointimateriaalien vastaanotto ja niiden analysointi.
• Kommunikointi asiakkaan kanssa, jotta saadaan kaikki häntä kiinnostavat tiedot sekä saada tietoa lopputuloksen toiveista tai vaatimuksista.
• Kaikkien projektiin osallistujien työn seuranta ja sen oikea-aikainen päättäminen.

Esimiehen toiminnallisten tehtävien kirjo on melko laaja, ja vain erityisellä tiedolla ja huolellisella toimintansa organisoinnilla hän voi varmistaa yrityksen menestyksen.

Esittäjien seura

Projektin toteuttamiseksi johtaja luo 2työntekijäryhmät: projektiryhmä ja esimieslinkki. Lopputulos riippuu pitkälti näiden kahden organisaatiorakenteen suorittaman työn laadusta.

Projektitiimi - nämä ovat asiantuntijoita ja/tai organisaatioita, jotka tekevät työtä yrityksessä ja ovat vastuussa johdolle niiden toteutuksesta ja laadusta. Tämä ryhmä luodaan suunniteltujen toimintojen ajaksi. Se voi sisältää sekä sisäistä että houkuteltua työvoimaa (ryhmiä).

Johtoryhmään kuuluvat ensimmäisen ryhmän työntekijät, jotka liittyvät suoraan prosessin valvontaan ja johtamispäätösten tekemiseen. Yrityksen onnistuminen, ongelmien ratkaisemisen yhteydessä esiin tulevien riskien ja ongelmien määrä riippuu siitä, kuinka johtaja valitsee oikein esiintyjät tähän ryhmään.

Johtotason työntekijät, kuten kukaan muu, ovat vastuussa oman työmääränsä toteuttamisesta, jonka mittakaava voi olla erilainen: asiakirjan valmistelusta valmiiseen osaprojektiin. Joskus yrityksen johtaja kokoaa ryhmän avainhenkilöitä (alatiimiä), joka muodostetaan tarvittavien työ- tai osaprojektien pakettien mukaisesti.

Asetetun suunnitelman ajallaan toteutumisen varmistamiseksi on välttämätöntä, että jokainen työntekijä tietää toiminnallisten tehtäviensä laajuuden, suoritettavan työn vaatimukset, henkilökohtaisen vastuun tason, ajoituksen ja muodot. raportoivat toiminnastaan.

Hankeen sidosryhmien tunnistaminen

Kaikilla toimilla pyritään saavuttamaan lopputulos. Lopputuote on asiakkaan visio. Tapahtumaa käynnistettäessä on vaikea sanoa, vastaako tulos odotuksia. Jotta suunnittelu onnistuisi, epävarmuuden lähteet on tunnistettava. Usein epäonnistumisen syynä ovat jääneet odotukset hankkeelta, jonka on tehtävä muutoksia työn edetessä. Tällaisten muutosten alullepanijat ovat usein hankkeen sidosryhmät. Esimerkkinä voisivat olla sponsorit, toimittajat, viranomaiset jne. Heillä on oikeus esittää tulostoiveensa, jotka voivat poiketa toisistaan.

Jos yllä mainitut henkilöt tai organisaatiot voivat vaikuttaa projektin etenemiseen, eikä johtaja tiennyt tai ottanut tätä huomioon, heidän väliintulonsa muuttaa koko suunnitellun yrityksen kulkua ja hän saa tehdä säätöjä matkan varrella. Esimiehen työssä ei saa olla puutteita.

On olemassa useita tapoja tunnistaa agentteja tai yrityksiä, joille aikomuksen toteutumisella voi olla merkitystä:

• Luokittelu, eli erotetaan kaikki yritykset, ryhmät, henkilöt, jotka liittyvät hankkeeseen. Tämä sisältää: sponsorit, asiakkaat, toimittajat, tuotteiden käyttäjät, johtajat, kilpailijat, johtajat, liikekumppanit, tiedotusvälineet, viranomaiset jne. Täydellinen luettelo kaikista mahdollisista sidosryhmistä on koottu tähän ja onko heille määritetty etu.
• Ehdottaminen, jonka ydin on, että johtaja määrittelee pääsidosryhmän, esimerkiksi sponsorin, yrityksen johtajan, joka laatii listan kaikista osallistujista, jonka vahvuudessavaikuttaa yrityksen kulkuun.
• Opiskeludokumentaatio.

Yrityksen onnistuminen ja esiin tulevien ongelmien määrä riippuu hankkeen sidosryhmien määritelmän täydellisyydestä.

Suunnitelman toteuttamisen valvonta

Suunnitelman toteutumista seurataan pitämällä tiimikokouksia, joiden jäsenet antavat tietoa tehdyn työn määrästä ja samalla ilmoittavat, kuinka paljon aikaa vielä tarvitaan tehtävien suorittamiseen ajallaan. Nämä tiedot tarkistetaan kalenterin aikataulun mukaan. Jos viivettä ennakoidaan, harkitaan erilaisia vaihtoehtoja ongelman ratkaisemiseksi, ja yksi niistä otetaan käyttöön. Samoin ongelma ratkaistaan poikkeamalla myönnettyjen varojen ja resurssien määrästä sekä lopullisesta laatutasosta.

Projektitoteutus on hyvä tapa organisaatioille, joiden toiminta suuntautuu yrityksen kehittämiseen. Suunnitteluprosessin komponenttien tunteminen mahdollistaa hyvien tulosten saavuttamisen pienin kustannuksin lyhyessä ajassa, ja koordinoitu vuorovaikutus projektin sidosryhmien kanssa avaa uusia näköaloja liiketoiminnan harjoittamiselle.