Ostoosaston tavoitteet ja vastuut

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Mihin tarvitsemme ostoosaston? Jokaisessa organisaatiossa tämä osasto on edustettuna tavalla tai toisella. Ja hänen työnsä vaikuttaa suoraan koko organisaation tehokkuuteen. Katsotaanpa tarkemmin, miten osaston työ vaikuttaa organisaation tuloksiin.

Osaston tavoitteet

Ostoosasto on osasto, joka on erikoistunut ostamaan tavaroita toimittaj alta yritykselle edullisin ehdoin.

Osaston työllä on suora vaikutus kaikkeen yrityksen toimintaan. Valikoimalle, myyntiin, varastojen täyteyteen, tarvittavien tavaroiden saatavuuteen, käyttöpääoman tehokkaaseen käyttöön.

Ostotavoitteet voidaan luokitella yrityksen globaalien tavoitteiden perusteella, mutta yleisluettelo näyttää usein tältä:

• määrittää yrityksen tietyn tuotteen tarpeen;
• osta tavaroita parhaalla mahdollisella hinnalla;
• edistää suurta liikevaihtoa;
• luoda edellytykset tavaroiden vastaanottamiselle ajoissa;



• arvioituotteen laatu ja osta korkein laatu;
• ylläpitää suhdetta toimittajaan tai toimittajiin;
• työskennellä tehokkaasti muun yrityksen kanssa;
• Pidä tehokkaasti kirjaa ostetuista tavaroista;
• seuraa liikevaihtoa saadaksesi yritykselle suurimman hyödyn.

Päätoiminnot

Eri organisaatioissa ostoosaston toiminnot voivat poiketa merkittävästi toisistaan. Silti on toimintoja ja vastuita, jotka leimaavat osastoa melkein jokaisessa yrityksessä:

• Toimittajien markkinoiden seuranta;
• varastossa olevien tavaroiden saatavuuden seuranta;
• valikoiman oikea-aikainen täydennys;
• etsi parhaita toimittajia ja hintoja;
• neuvottelut tavarantoimittajien kanssa;
• tavaroiden toimituksen ja rahtikuljetuksen valvonta;



• tavaroiden vastaanotto;
• ostettujen tavaroiden laadunvalvonta;
• valitukset tarvittaessa.

Ostoosaston lisätoiminnot, joita voi olla tai ei ole organisaatiossa - riippuen sen erityispiirteistä ja rakenteesta:

• lajitelmanhallinta;
• kilpailijoiden tietojen kerääminen;
• toimittajien ottaminen mukaan markkinointiorganisaatioon.

Rakenne

Ostoosaston rakenne rakentuu riippuen:

• organisaation koko;
• teollisuus;
• lajitelmayksiköiden lukumäärä liikevaihdossa;
• toimittajien lukumäärä;
• maantieteellinen sijaintinsa.

Organisaatiotyypistä riippuen hankintaosastoa voidaan johtaa keskitetysti tai alueellisesti.

Tämä on pääsääntöisesti matriisirakenne, joka koostuu hankintaosaston johtajasta (päällikkö, johtaja) ja hankintojen johtajista (asiantuntijoista).

Keskimääräinen nimikkeiden tai luokkien lukumäärä johtajaa kohden on noin 7, mutta se voi vaihdella tuotantomäärän tai liikevaihdon mukaan.

Osaston ja sen työntekijöiden tehtävät

Ostoosaston tehokkaan työskentelyn kann alta on välttämätöntä, että hankintaosaston vastuut jaetaan selkeästi työntekijöiden kesken.

Osaston päällikön päävastuu on varmistaa tarvittavien tavaroiden saannin jatkuvuus ja vakaus optimoimalla osaston työtä ja koordinoimalla työntekijöiden toimintaa. Myös ostopäälliköllä tulee olla käsitys kaikista tehdyistä sopimuksista ja luokista voidakseen organisoida ja jatkaa osaston tehokasta työtä myös työntekijöiden poissa ollessa.

Ostopäälliköiden tai osaston tavallisten asiantuntijoiden tehtäviin kuuluu tavarantoimituksen organisointi, rahtikuljetusten seuranta, ostettujen erien maksun valvonta ja ostojen suunnittelu.

Tehokas malli on sellainen, jossa jokaisella ostajalla on oma vastuualue, joka koostuu luettelosta artikkeleista tai tuoteluokista.

Työntekijävaatimukset

Työntekijöiden vastuut ja osaston tehtävät huomioon ottaen voit tehdä luettelon vaatimuksistaihanteellinen ehdokas ostajaksi.

Ostoosaston työntekijöillä tulee olla seuraavat taidot, tiedot ja henkilökohtaiset ominaisuudet:

• Kyky analysoida tietoa. Toimittajan valinnan tulee perustua moniin kriteereihin. Tämä on paras hinta ja maantieteellinen etu sekä toimittajayrityksen ja organisaatiosi logistiikan linjaus.
• Hinnoitteluperiaatteiden tuntemus.
• Hankintojen oikeudellisen kehyksen tuntemus.
• Mahdollisuus laatia ja tehdä sopimuksia.
• Neuvottelukyky. Joskus on erittäin tärkeää laatia yksilölliset ehdot toimittajan kanssa yrityksellesi. Toimittajan hinnan alentaminen tai toimittajan resurssien käyttäminen kampanjoihin, henkilökunnan tuotekohtaiseen koulutukseen, tuoteeriin ja jälkimaksujärjestelmiin voivat kaikki toimia hyvänä kilpailuetuna vastaavien yritysten kesken.
• Kyky ylläpitää liikesuhteita.
• Mahdollisuus suunnitella toimintaasi.

Ostajien ja ostopäällikön motivaatio

Ostoosaston motivaatiojärjestelmä tulee rakentaa siten, että työntekijä työskentelee mahdollisimman tehokkaasti. Mutta samalla ei pidä esittää ristiriitaisia vaatimuksia ja vaatimuksia, jotka ylittävät työntekijän kyvyt.

Kuukausittaisen motivaatiojärjestelmän käyttöönottamiseksi tarvitset:

• Luo KPI-malli osastolle. Nämä ovat mittareita, kuten hankintasuunnitelman toteutuminen, liikevaihtosuhde, myynnin kannattavuustavarat, vanhentuneiden tavaroiden olemassaolo ja puuttuminen.
• Luo jokaiselle työntekijälle malli keskeisistä suoritusindikaattoreista, jotka perustuvat esimerkiksi organisaation hintaero kilpailijoihin verrattuna, tarvittavan tuotteen saatavuus, ostetun tuotteen laatu, uusien tuotemerkkien lanseeraus, yksilöllinen tavarantoimittajien ehdot ja paljon muuta.
• KPI-mallin perusteella palkkio lasketaan. Lisäksi on tehokasta maksaa bonus, joka koostuu kahdesta osasta: bonus osastotyöstä ja bonus henkilökohtaisesta suunnitelmien toteuttamisesta.

Samaan aikaan jokaisella KPI-kriteerillä on oltava ominaisuuksia, kuten:

• mitattavuus;
• läpinäkyvyys;
• suunnittelukriteeri tulee luoda ottaen huomioon markkinatrendit.

Toisin sanoen ostaja voi halutessaan itse laskea palkkionsa määrän.

Osastonpäällikön bonus voi perustua koko osaston tunnuslukuihin ja sisältää myös jokaisen työntekijän tulosmittarit erikseen.

Samaan aikaan hankintaosaston tavallisen työntekijän bonusosuuden tulisi olla noin 50 % koko palkasta ja osastopäällikön bonusosuuden noin 30-40 %. Loput on palkkaa, koska kaikkia osastojen tunnuslukuja ei voida sitoa tietyn työntekijän toimintaan.

Onko myynti ostajan vastuulla

Ostoosaston KPI:n laskelmissa voit käyttää sellaista kriteeriä kuin ostettujen tavaroiden liikevaihto - myynnin suhde omaisuuteen.

Näyttää siltä, että ostajan pitäisikäsitellä vain tavaroiden ostoa, mutta silti ostetun tavaran laatu, hinta houkuttelevuus loppukuluttajalle tai yrityksen asiakkaalle vaikuttaa merkittävästi myyntisuunnitelman toteutumiseen.

Siksi myynnin määrä ja laatu puolet riippuu hyvin tehdyistä ostoista.

Ostoosaston paikka organisaatiorakenteessa

Ostoosaston nykyaikaisten markkinoinnin suuntausten mukaisesti ratkaisemat tehtävät tulee ratkaista seuraavassa järjestyksessä:

• Ensin rakennetaan myyntistrategia (valmis tuote tai ostettu tavara).
• Sitten, jos ostoosasto on yrityksessä, tuotantostrategiasta päätetään.
• Ja vasta sitten kehitetään hankintastrategia tarvittaville tavaroille, raaka-aineille tai komponenteille.

Ostopäällikkö raportoi usein suoraan yrityksen toimitusjohtajalle.

Osto-osaston sekä markkinointi- ja myyntiosaston välillä on myös oltava tehokasta viestintää. Ilman tätä monet ponnistelut ostoosaston luomiseksi, sen rakenteen ja motivaation parantamiseksi jäävät ilman oikeaa tulosta.

Jos tilalla tai organisaatiossa on otettu käyttöön kategorianhallintajärjestelmä, ostajan on työskenneltävä yhdessä kategoriapäällikön kanssa. Samalla on tarpeen rajata kunkin asiantuntijan vastuualue, jotta motivaatiojärjestelmä pysyy läpinäkyvänä ja kaikille ymmärrettävänä.