Kirjanpitoasiakirjat ovat Käsite, säännöt kirjanpitoasiakirjojen rekisteröinnistä ja säilyttämisestä. 402-FZ "Kirjanpito". Artikla 9. Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Kirjanpitoasiakirjojen asianmukainen suorittaminen on erittäin tärkeää kirjanpitotietojen tuottamisessa ja verovelkojen määrittämisessä. Siksi asiakirjoja on käsiteltävä erityisen huolellisesti.

Kirjanpitopalvelujen asiantuntijoiden, pienyritysten edustajien, jotka pitävät itsenäistä kirjanpitoa, tulisi tietää tärkeimmät vaatimukset paperien luomiselle, suunnittelulle, siirtämiselle ja säilytykselle.

Dokumentin konsepti

Kirjanpitoa koskevat säädökset eivät paljasta asiakirjan käsitettä. Siksi on syytä käyttää GOST R ISO 15489-1-2007:n määrittelemää määritelmää.

Kirjanpitoasiakirjat ovat tunnistettavia tietoja, jotka on tallennettu materiaalin kantajalle, jonka henkilö tai organisaatio on luonut, vastaanottanut ja tallentanut todisteena liiketoiminnan tai lain vahvistamiseksi.velvoitteet.

Ensisijaiset asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka sisältävät lähdetietoja prosesseista ja toiminnoista. Nämä ovat kirjanpitotositteita, jotka toimivat kirjanpitomerkintöjen perustana.

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat asiakirjoja, joihin taloudellisen toiminnan tosiasiat kirjataan. Tätä liittov altion kirjanpitolain käsitettä säännellään artikloilla.

Niiden laatimiselle asetettu päävaatimus on, että ne on laadittava taloudellisen toiminnan tosiasian suorittamisen yhteydessä tai välittömästi sen päättymisen jälkeen (jos mahdollista).

Pääpaperit

Ensisijainen kirjanpitoasiakirja on laadittava liiketapahtuman yhteydessä ja jos tämä ei ole mahdollista, heti sen valmistumisen jälkeen.

Pääasiakirjat ovat:

1. Rahtikirja, jonka muoto on TORG-12.
2. RKO ja PKO.
3. Kirjanpitoviite.
4. Kuluraportti.

Erilaiset ensisijaiset asiakirjat

Mikään säädös ei sisällä kirjanpitoasiakirjojen ryhmittelyä ja luokittelua. Seuraavat kirjanpitoasiakirjatyypit voidaan erottaa, nämä ovat tositteita, joissa otetaan huomioon:

1. Niiden kokoamispaikat: ulkoinen ja sisäinen.
2. Soveltuvat dokumentaariset lomakkeet: ei-yhdennetyt (luotu organisaation itsenäisesti kehittämien lomakkeiden mukaisesti), yhtenäiset (luodut albumissa olevien lomakkeiden mukaisestiyhtenäiset lomakkeet).
3. Tietokoneen tyyppi: sähköinen ja paperi.
4. Tiedon määrä: yhteenveto ja ensisijainen.
5. Vasalajit, laskenta-alueet, varat: käteismaksujen kirjanpito, jaksotuksen ja palkanmaksun kirjanpito, vaihto-omaisuuden kirjanpito, käyttöomaisuuden kirjanpito jne.

Ensisijaiset kirjanpitolomakkeet

Kirjanpitoasiakirjojen rekisteröinti on ennen kaikkea yhtenäisten ja itsenäisesti kehitettyjen lomakkeiden käyttöä. Monien yhtenäisten vuodesta 2013 lähtien käyttö ei ole pakollista.

Kaikki peruslomakkeet on hyväksyttävä organisaation johtaj alta. Seuraavat ovat tällä hetkellä pakollisia:

1. Tavarakuljetuspalveluiden kirjanpidon mukaan (hallituksen 272-P).
2. Työkirjanpidon mukaan sen palkka (tilastolautakunnan 1-P).
3. Käteismaksujen kirjanpito (v altion tilastokomitean 88-P, Venäjän federaation pankin 3210-U).

Vakiolomake toimitetaan myös maksumääräykseen. Yhtenäisten lomakkeiden myöntämisprosessissa kirjanpitoasiakirjojen, eli kaikkien toimitettujen sarakkeiden (rivien) täyttäminen on pakollista. Jos tietoja puuttuu, vastaavaan sarakkeeseen tulee lisätä viiva.

On syytä huomata, että organisaatioissa käytetään edelleen kirjanpitoasiakirjoja, joita tällä hetkellä ei vaadita. Nämä lomakkeet voidaan viimeistellä yrityksen sisäiset tarpeet huomioon ottaen. Niitä voidaan tehdä sopivammiksi ja kätevimmiksi tiettyjen liiketoimintojen korjaamiseen. Voit esimerkiksiKieltäytyä käyttämästä tulostustarvikkeita ja merkkejä etu- ja takapuolella.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen hyväksyminen

Organisaatiot ovat velvollisia hyväksymään sovellettavat peruslomakkeet (4 kohta 1/2008-PBU). On kuitenkin tärkeää muistaa, että pelkkä linkki Uniform Forms -albumiin ei riitä.

Kirjapitokäytännössä tulee luetella tietyt asiakirjatyypit albumeista, joita organisaatio käyttää, sekä luettelo henkilöistä, joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijaiset asiakirjat.

Lomakkeet voidaan hyväksyä myös muiden paikallisten määräysten mukaisesti. Esimerkiksi määräys ensisijaisten kirjanpitotositteiden lomakkeiden hyväksymisestä. Tilinpäätösperiaatteessa on oltava linkki tällaiseen tilaukseen.

Pakolliset tiedot kirjanpitoasiakirjoista

402-FZ säätelee ensisijaisten kirjanpitotositteiden pakollisia tietoja koskevia vaatimuksia. Tällaisia yksityiskohtia on seitsemän:

1. Asiakirjan päivämäärä.
2. Hänen nimensä.
3. Tositeasiakirjan laatineen taloudellisen yksikön nimi.
4. Liiketoiminnan tosiasioiden sisältö.
5. Rahallisen tai luonnollisen mittauksen määrä (yksiköillä).
6. Liiketapahtumasta vastaavien henkilöiden tehtävien nimet.
7. Allekirjoitukset ja vastuuhenkilöiden kopiot.

Joitakin asiakirjoja, jotka eivät ole ensisijaisia asiakirjoja, voidaan käyttää sellaisinaan.

Jos organisaatio heijastaa vuokrakustannuksia, tällaisia kirjanpitoasiakirjoja ovat säädökset ja vuokrasopimus. Siviililain 611 ja 622 pykälätmäärätä, että tällaisessa tapauksessa on laadittava kahdenväliset ilmoituksen kohteen hyväksymis- ja siirtoasiakirjat. Jos otetaan huomioon siviililain 753 §, yksipuoliset toimet voivat toimia ensisijaisina asiakirjoina.

kirjanpidon dokumentaatio

On tärkeää ottaa huomioon erityistapaukset, joita usein esiintyy dokumentaatiota laadittaessa.

Sinetöjen käytön kieltäminen. Sinetin päätarkoitus on varmentaa vastuuhenkilön allekirjoitus. Vuodesta 2015 lähtien yritysten ei tarvitse leimata. Lehdistöä koskevien tietojen tulee näkyä organisaation peruskirjassa (82-FZ). Sinetti vaaditaan vain, kun liittov altion määräykset sitä edellyttävät.

Sen on oltava mukana seuraavissa asiakirjoissa: kaksoisvarastotodistukset, työtapaturmat, tulliviranomaisille toimitetut asiakirjat, v altakirja, jonka avulla voit edustaa oikeushenkilön etuja tuomioistuimissa.

Sinetti ei ole pakollinen vaatimus, mutta sen olemassaolo voi olla varmaa ensisijaisen kirjanpitotositteen lomakkeella, jonka liikelaitoksen johtaja hyväksyy.

Vieralla kielellä laaditut asiakirjat. Kirjanpitoon voidaan hyväksyä vain venäjänkieliset asiakirjat. Jos asiakirja on laadittu toisella kielellä, siinä on oltava käännös venäjäksi ja sen on oltava rivi riviltä. Käännöksen oikeaksi todistamista ei vaadita, paitsi Haagin yleissopimuksessa määrätyissä tapauksissa:

1. Ei-ruplamittarit ensisijaisissa kirjanpitoasiakirjoissa. Kustannustiedot kirjanpitoasiakirjoissa voivat näkyä tavanomaisissa yksiköissä, valuutassa, ruplissa.
2. Ensisijainen sähköisessä muodossa.

402-FZ antaa elinkeinonharjoittajille mahdollisuuden antaa perusasiakirjoja paitsi paperimuodossa, myös sähköisessä muodossa.

Sähköisessä asiakirjassa on oltava kaikki tarvittavat kirjanpitotositteisiin asetetut tiedot sekä sähköinen allekirjoitus.

Sähköisiä allekirjoituksia on kolmea eri tyyppiä: yksinkertainen, parannettu hyväksymätön, tehostettu hyväksytty. V altiovarainministeriön mukaan mitä tahansa näistä kolmesta allekirjoituksesta voidaan käyttää.

V altakirja allekirjoittaa ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat

Yrityksen työntekijällä on allekirjoitusoikeus, jos jokin seuraavista asiakirjoista on laadittu:

1. V altakirja allekirjoittaa ensisijainen (siviililain 185-189 §).
2. Allekirjoituksen oikealla puolella oleva tilaus.

Allekirjoitusoikeuden antavaan määräykseen verrattuna v altakirja voidaan antaa myös henkilöille, jotka eivät ole organisaation työntekijöitä. Osapuolten suostumuksella faksia voidaan käyttää perusasiakirjojen allekirjoittamiseen (siviililain 160 §).

Työnkulun aikataulu kirjanpidossa

Työnkulun aikataulu on kuvaus, joka voi olla taulukon tai kaavion muodossa, kirjanpitotositteiden luomisen, siirtämisen, käsittelyn ja tallentamisen menettelyistä. Aikataulu voidaan hyväksyä tilinpäätöksen liitteenä tai paikallisena säädöksenä. Toisessa tapauksessa tilinpäätöksen laatimisperiaatteessa tulee olla linkki tähän lakiin.

Työnkulun aikataulun on välttämättä otettava huomioon:

1. Ehdot, joiden aikana asiakirjat on laadittava, lähetettävä, käsiteltävä, säilytettävä.
2. Toimintovastaavien tehtävät näkyvät työnkulkuaikataulussa (V altiovarainministeriön 105-P).

Perusasiakirjan kirjanpitolehti

Tällaisen päiväkirjan pitäminen on pikemminkin järkevän asiakirjojen hallinnan sääntö kuin kirjanpito. Se on välttämätön kirjanpitoasiakirjojen - saapuvien ja lähtevien perusasiakirjojen - rekisteröimiseksi. Asiantuntijat suosittelevat samanlaisen päiväkirjan pitämistä tapauksissa, joissa kirjanpito suoritetaan ilman erityisiä kirjanpitoohjelmia.

Esimerkiksi 1C:tä käytettäessä dokumentaatiopäiväkirja voidaan luoda ja tulostaa heti, kun se on tarpeen. Joten kuittiasiakirjarekisteri näyttää tavarantoimittajien asiakirjat ja kassaasiakirjat, vastaavasti, yrityksen kassalla olevat asiakirjat.

Kirjanpito, toisin kuin verokirjanpito, mahdollistaa taloudellisen toiminnan tosiasioiden pohtimisen ilman ensisijaisia kirjanpitoasiakirjoja, mutta vain jos ne kuitenkin saadaan myöhemmin.

Tässä tapauksessa taloudellisen toiminnan tosiasiat tulee kirjata käyttämällä arvioitua arvoa. Kun asiakirja on saapunut, sitä ei peruuteta. Sinun tarvitsee vain korjata sen vastaanottopäivä.

Tämä lähestymistapasääntelee v altiovarainministeriön 21/2008-PBU, 119n-P, AKPI16-443-R VS.

Väliliiketoimiin liittyvät asiakirjat ovat poikkeus tästä menettelystä. Välittäjä on velvollinen luovuttamaan kaikki asiakirjat. Tapauksissa, joissa selvitys suoritetusta liiketoimesta on laadittu virheellisesti tai epätarkkuuksin, päämiehellä voi olla oikeus esittää vastalause 30 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta (siviililaki 999, 1008 §).

Kirjanpitoasiakirjojen säilytys ja tuhoaminen

Perusasteen säilytysjärjestyksen määrää kulttuuriministeriön 558-P. Asiakirjojen kokonaissäilytysaika on 402-FZ "Kirjanpito" 9 artiklan mukaisesti 5 vuotta. Yrityksen johtaja vastaa dokumentaation säilytyksen järjestämisestä.

Joitakin asiakirjoja tulee säilyttää pidempään:

1. Itaimen omaisuuden hankinnasta - vähintään 10 vuotta.
2. Kiinteistökauppoihin - toistaiseksi.
3. Osingonmaksut ja matkatodistukset työmatkoille Kaukopohjolassa - 75 vuotta.

Jos sisäiset tietueet ovat vanhentuneet, ne voidaan tuhota. Päätöksen tuhoamismahdollisuudesta tekee vuosittain perustettava tai pysyvästi toimiva asiantuntijatoimikunta. Tällaisen toimikunnan toiminnan tulosten perusteella olisi laadittava laki, joka kuvastaa luetteloa tuhottavista asiakirjoista.

Yritys voi likvidoida dokumentaation itse tai siirtämällä sen erikoistuneelleorganisaatio.

Vastuu ensisijaisten asiakirjojen tallentamisesta

Kirjanpito- ja tilinpäätösvaatimusten törkeistä rikkomuksista määrätään seuraamuksia. Yksi töykeimmistä asiakirjoista on pakollisten ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen, kirjanpitorekisterien, tilinpäätösten ja taloudellisen yksikön tilintarkastuskertomuksen puute.

Jos tällaisia rikkomuksia havaitaan, määrätään sakkoja seuraavina määrinä:

1. Viramiehet - 5-10 tuhatta ruplaa.
2. Toistuva virkamiesten rikkomus - 10-20 tuhatta ruplaa tai 1-2 vuoden hylkäys.