Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat: tyypit, käsittely ja säilytys

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Kirjanpito eri omistusmuotojen yrityksissä on mahdotonta ilman dokumentaarista pohdintaa. Yhtään menettelyä, ei yhtä hanketta tai yhtäkään liiketapahtumaa ei suoriteta ilman oikein laadittua asiakirjaa, jota säätelevät yrityksen sisäiset määräykset ja ulkoiset lainsäädäntönormit. Jokainen esimerkiksi kauppayhtiön työntekijän suorittama toimenpide hakemusten vastaanottajasta johtajaan asti heijastuu dokumenttipohjaan, joka perustuu ensisijaisten asiakirjojen luetteloon.

Konsepti ja merkitys

On luultavasti vaikea kuvitella olemassa olevan yrityksen toimintaa millään mahdollisella toimialalla ilman liiketoimia vahvistavia asiakirjoja. Kuten kaikissa muissakin asioissa, dokumentaatiolla on tässä erittäin tärkeä rooli. Tuskin voit kuvitellalaadukasta ja laillisesti perusteltua lentoasematyötä, jonka ansiosta matkustaja voi lähteä ilman henkilöllisyyttään todistavia asiakirjoja - passia ja kansalaisen henkilötunnusta. Samalla tavalla on vaikea olettaa sellaisen auton pääsyä liikkeelle, jonka kuljettajalla ei ole kuljettamaansa autoa varten tarvittavia asiakirjoja ajokortin ja teknisen passin muodossa. Samoin ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat. Jokaisella osav altion yrittäjäluetteloon rekisteröidyllä yrityksellä on oltava useita kirjanpitoon tarvittavia asiakirjoja, jotka ovat perusta ja ensimmäinen lenkki sen liiketoimintaprosessien sääntelyn ketjussa.

Ensisijainen kirjanpitodokumentaatio on joukko todistuksia, tositteita, määräyksiä, laskuja, selvityksiä ja raportteja, joiden avulla yrityksen toimintaa kirjataan ja sen liiketoimintamenettelyjä säännellään.

Asiakirjatyypit

Kirjannon työnkulun luokitus sisältää seuraavat pääasialliset asiakirjatyypit:

• toiminnallisen tarkoituksen mukaan - kirjanpito, johtaminen, henkilöstö;
• sääntelyasteen mukaan - sisäinen ja ulkoinen.

Luokituksen ensimmäinen suunta mahdollistaa jokaisen yritysyrityksen kolmen päätoimintatason asiakirjan erottamisen toisistaan niiden tarkoituksen luonteen mukaan ja toinen - juridisen organisointitavan mukaan. taloudellisten suhteiden säätelyä. Jokainen suunta sisältää massantietyntyyppiset asiakirjat, jotka kuvastavat yrityksen työntekijöiden tiettyjä toimia.

Kirjanpitoasiakirjat

Jos tarkastelemme ensisijaisia kirjanpitoasiakirjoja, ne puolestaan jaetaan liiketoimien kolmen vaiheen säätelyyn.

Ensimmäiselle vaiheelle on ominaista kaupan tekeminen. Tässä ensisijaista kirjanpitoa edustaa sopimuksen tekeminen ja laskun laatiminen maksua varten. Sopimus on asiakirja, joka säätelee kahden osapuolen välistä suhdetta niiden välisen vuorovaikutuksen ehtojen vahvistamiseksi. Maksulasku on vaatimus, jossa on määritelty tietty summa, joka sopimusehtojen mukaan ostajan on maksettava myyjälle myydyistä tavaroista tai suoritetusta palvelusta.

Yrittäjyyden toinen vaihe näkyy maksuasiakirjoissa ja sitä kutsutaan tapahtuman maksuvaiheeksi. Sen perusteella, että maksu voidaan suorittaa ei-käteisellä tai käteisellä, sen ensisijaiset tositteet esitetään joko tiliotteina ja maksumääräyksinä tai kassasekeinä ja kuiteina saapuvista käteismaksuista.

Kolmas, viimeinen vaihe määräytyy nimenomaan tuotteen tai palvelun vastaanottamisen perusteella. Vastaavasti sitä säätelevät myös ensisijaiset asiakirjat lähetysilmoituksen, myyntikuitin ja tuotteiden vastaanotto- ja luovutusasiakirjan tai työtoimien muodossa, kun kyseessä on minkä tahansa palvelun tarjoaminen.

Johdon kirjanpidon dokumentaatio

Kirjannon ja johtamisen työnkulun ero piilee pääasiassa siinä, että kirjanpitotoimintaa säätelee v altion lainsäädäntö viranomaisten nimenomaisesti asettamilla liiketoimintaa kuvaavilla puitteilla ja johtamista määräävät sisäiset päätökset ja henkilökohtaiset mieltymykset. tietyn yrityksen johtaja tai suora omistaja. Toisin sanoen ensisijaisilla kirjanpitoasiakirjoilla on tiukka muoto, jota valvoo yhteinen sääntelykehys, kun taas hallintoasiakirjat kehitetään yksinomaan yritystasolla. Mitkä paperit ohjaavat johdon kirjanpitoa yrityksessä? Tärkeimpiä ovat seuraavat:

• sisäisten työmääräysten koodi;
• yrityksen kirjanpitopolitiikka;
• työehtosopimus;
• yrityksen johtajan määräykset ja määräykset;
• työkuvat;
• hallinnolliset asiakirjat.

HR-dokumentaatio

Mitä tulee luetteloon ensisijaisista asiakirjoista, jotka säätelevät työntekijöiden välisiä suhteita yrityksessä, sekä valvovat palkkojen laskentamenettelyä ja kunkin yrityksen työntekijän velvollisuuksien määrittelyä, tässä työasiakirjat sisältävät seuraavat pääasiakirjat tyypit:

• henkilöstö - sisältää yrityksen kaikkien virkojen kokonaisuuden, heijastuksen niiden lukumäärästä ja henkilöstöyksiköiden lukumäärästä sekä kuvauksen heidän palkkatasonsapalkkiot, palkkiomenettely, maksujen purkaminen, korvauksia koskevien määräysten hyväksyminen;
• työaikataulu - sisältää tiedot työpäivästä, organisatorisista ja hallinnollisista kysymyksistä, työntekijöiden palkkaamista ja irtisanomista koskevista säännöistä sekä ehdoista heidän ylentämiseensa työn lisäpalkkiona tai moitteena ja vähennykset palkoista;
• toimenkuva - kunkin yrityksen henkilöstöosaston työ perustuu joukkoon oikeuksia ja velvollisuuksia, yleisiä säännöksiä, tehtäviä, vastuita, pätevyysvaatimuksia ja alaisuudessa eri tasoisten henkilöstöyksiköiden välisiä suhteita. yritys.

Pakolliset asiakirjat

Jokaisella rekisteröidyllä ja laillisesti toimivalla yrityksellä on luettelo pakollisista asiakirjoista, jotka on esitettävä sen toiminnan yhteydessä. Pakolliset ensisijaiset asiakirjat ovat seuraavat:

• sopimus - oli sopimus mikä tahansa, tämä asiakirja on perustavanlaatuinen perusta kahden yrittäjän, myyjän ja ostajan, tarjonnan ja kysynnän välisen suhteen luomiselle;
• lasku - tehdessään päätöstä tavaroiden myynnistä tai palvelujen toimittamisesta myyjä laatii kaupankäynnin edellytyksenä laskun ostajalle;
• tiukan raportoinnin muodot - sopimusprosessissa se ei ole täydellinen ilman pakollisten luetteloon liittyviä shekkejä, käteistä ja hyödykeasiakirjoja;
• hyödyke-rahtikirja - asiakirja, josta käy ilmi vastaanottaja, rahdinkuljettaja, tavaran lähettäjä, itse tavarat sen nimikkeistön valikoimassa, lähetettyjen tuotteiden lukumäärä, hinta ja määrä;
• Valmiiden töiden tai lähetettyjen tavaroiden vastaanotto- ja siirtoasiakirja.

Sisäiset asiakirjat

Kuten aiemmin mainittiin, minkä tahansa yrityksen työ edellyttää ulkoisen ja sisäisen dokumentaation olemassaoloa. Tärkeimmät sisäiset asiakirjat ovat luettelo kaikista niistä lomakkeista, todistuksista, lausunnoista, määräyksistä, ohjeista, jotka on kehitetty suoraan yrityksen sisällä ja jotka koskevat vain siinä toimivaa henkilöstöä ilman, että niillä on yhteiskunnan lainsäädännöllistä vaikutusta, joka menee pidemmälle. tämä yritys.

Ulkoiset asiakirjat

Ulkoisen tarkoituksen dokumentointi merkitsee korkeampaa hierarkkista alisteisuutta, koska ulkoiset asiakirjat ovat niitä, joita v altio ja sen lainsäädäntökehys säätelevät. Kehitetyt kirjanpitosäännökset, kirjanpitokirjeen kirjanpito, kirjanpidon ja taloudellisen raportoinnin standardit - kaikella tällä on sääntelytausta ja sitä säätelee v altion lainsäädäntökehys.

Asiakirjalomakkeet

Ensisijaisten asiakirjojen muodot ovat moninaisia käyttötarkoituksensa, suunnittelulajinsa ja omistuksensa os alta. Seuraavat pääjaot erotetaan juridisesti:

• henkilöstörekisterilomakkeet (tilaukset, tilaukset, aikataulut,normaalit tilat ja aikataulut);
• palkkojen ja työtuntien kirjanpitolomakkeet (työaikalomakkeet, henkilökohtaiset tilit, päiväkirjat, palkanlaskenta);
• pääomarakentamisen kirjanpitolomakkeet (todistukset, päiväkirjat, asiakirjat);
• tuotekirjanpitolomakkeet (varastoasiakirjat ja -rekisterit, painopaperit, juhlakortit, varaston liikkumisraportit);
• rahakirjanpitolomakkeet (kassapäiväkirja, tilisiirtoasiakirjat ja kassakassa);
• kaupan kirjanpitolomakkeet (tilaukset, laskut, asiakirjat, eritelmät, laatutodistukset);
• käteismaksujen kirjanpitolomakkeet (ennakkoraportti, PKO, RKO, niiden rekisteröintipäiväkirja);
• lomakkeet inventaariotulosten kirjaamiseen (varastoluettelot, asiakirjat, todistukset, päiväkirjat, lausunnot).

Yllämainittujen lisäksi on olemassa myös rakennuskoneiden ja -mekanismien, tieliikenteen, käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden, materiaalien, vähäarvoisten tavaroiden, maataloustuotteiden ja raaka-aineiden kirjanpidon perusasiakirjat.

Rekisteröitymismenettely

Pääasiakirjat laaditaan tiettyjen vaatimusten vuoksi, jotka on täytettävä. Esimerkiksi asiakirjojen merkinnät on tehtävä yksinomaan sinisellä musteella, mutta niiden on oltava siistejä ja luettavia. Asiakirjassa on myös oltava tietty määrä kullekin tyypille vaadittavia tietoja, ja se on vahvistettava johtajan, pääkirjanpitäjän tai v altuutetun henkilön henkilökohtaisella allekirjoituksella ja myös sinetöity yrityksen sinetillä. Numerot rahaasiakirjoissaon myös kirjoitettava sanoilla, ja kun asiakirjan sarake on tyhjä, siinä on oltava viiva, jotta vältytään väärinkäyttäjiltä myöhemmin kirjoittamasta vääriä numeroita.

Tallennustila

Pääasiakirjojen säilytys tapahtuu suoraan yrityksessä. Tai voit käyttää yksityisen (tai v altion) arkiston palveluita. Jos veroviraston suorittamassa tarkastuksessa ilmenee perusasiakirjan puuttuminen, yritykselle määrätään sakko, jonka suuruus määräytyy kadonneiden asiakirjojen tyypin ja lukumäärän mukaan. Venäjän federaation nykyisen lainsäädännön mukaan ensisijaisia asiakirjoja säilytetään yrityksessä vähintään viisi vuotta.