RACI-matriisi vastuunhallintatyökaluna. RACI: transkriptio

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yksi yleisimmistä epäonnistuneiden projektien syistä on tehtävien virheellinen jakautuminen tiimin jäsenten kesken. Olet varmasti jo kohdannut tämän: pienimmässäkin vaikeudessa osallistujat alkavat etsiä syyllisiä ja heittää vastuuta toisilleen ongelman ratkaisemisen sijaan. Ja juuri tällaisten tilanteiden välttämiseksi keksittiin RACI-matriisi – yksinkertainen ja tehokas työkalu henkilöstöresurssien suunnitteluun.

"Mikroskopian alla": 4 avainroolia jokaisessa projektissa

Töiden jako on yksi esimiehen päävastuuista. Mutta käytännössä kaikki näyttää yleensä erilaiselta: johtaja yksinkertaisesti nimittää tiimin jäsenet odottaen, että asiantuntijat itse päättävät, kenen pitäisi tehdä mitä. Mutta mitä tapahtuu, jos määräajat myöhästyvät tai huonolaatuinen tuote julkaistaan? "En tee tätä", "minulle ei kerrottu"… Eikä mitään hyödyllistä toimintaa.

Hyvin suunniteltu RACI Responsibility Matrix ratkaisee monia ongelmia. Tämän menetelmän mukaan minkä tahansa projektin tiimin jäsenellä on työn monimutkaisuudesta ja laajuudesta riippumatta yksi neljästä roolista.

R - Vastuullinen

Kääntäjä Responsibletarkoittaa "esiintyjää". Kyseessä on työntekijä, joka on suoraan vastuussa tietyn työalueen toteuttamisesta. Samaan aikaan hän ei useimmiten valitse ratkaisuja ja raportoi projektipäällikölle.

Tähän tehtävään nimitetään päteviä työntekijöitä ja asiantuntijoita – ihmisiä, jotka osaavat tehdä. RACI:ssa esiintyjät suorittavat seuraavat toiminnot:

• määritä, mitä hankkeen toteuttamiseksi on erityisesti tehtävä ja kuinka kauan se kestää ("ylhäältä" asetettujen ehtojen mukaisesti);
• tee luettelo tarvittavista resursseista;
• osallistua teknisten asiakirjojen koordinointiin ja hyväksyntään;
• analysoi projektin edistymistä ja välituloksia;
• toimita edistymisraportteja johtajalle.

Tällaisia ihmisiä voi olla useita tiimissä. Lisäksi tämä rooli voidaan yhdistää muihin. Yleisin yhdistelmä on Accountable + Resbonsible (käännettynä "vastuullinen + toimeenpanija").

A - Vastuullinen

"Vastuullinen" tai "vastuullinen" on pääprojektipäällikkö. Hän on vastuussa siitä, että tehtävät suoritetaan ajallaan, vaaditulla laatutasolla ja varatun budjetin puitteissa. Myös A:

• valitsee toteuttajat ja projektinjohtoryhmän;
• jakaa tehtäviä kaikille osallistujille;
• ohjaa työn edistymistä;
• jakaa resursseja esiintyjien kesken;
• pitää kirjaa resurssien käytöstä japerustelee myös kuraattorille lisärahoituksen tarpeen;
• ottelee muiden tiimin jäsenten ideoita ja ehdotuksia ja voi hyväksyä tai hylätä ne.

Yleensä projektipäällikkö toimii "linkkinä" asiakkaan tai ylemmän johdon ja tiimin välillä.

C - Konsultoitu

Kolmas rooli RACI-matriisissa on "konsultti" (jota joskus kutsutaan myös "fasilitaattoriksi"). Hän osallistuu johtajan kanssa projektinhallintaan, mutta käsittelee ensisijaisesti strategisia asioita:

• hyväksyy muutokset työn laajuuteen ja ajoitukseen;
• kohdistaa hankkeen toteuttamiseen tarvittavat resurssit;
• tarvittaessa sovi asiakkaan kanssa tarpeesta lisätä budjettia;
• vastaanottaa edistymisraportit johtaj alta;
• tekee päätöksiä kaikissa odottamattomissa tilanteissa, jos tapahtuu kriittisiä muutoksia, jotka voivat vaikuttaa projektin ajoitukseen ja kustannuksiin.

Konsulttien tehtävät on yleensä osoitettu ylimmille esimiehille. He määrittävät globaalit tavoitteet ja nimittävät sitten projektipäällikön, joka jakaa tehtävät jo tiimin jäsenten kesken.

I - Tietoinen

Luetteloitujen roolien lisäksi "tietoinen" ("tarkkailija") on merkitty RACI-matriisiin. Hän hoitaa järjestelmänvalvojan tehtäviä ja on pääasiassa mukana dokumenttienhallinnan organisoinnissa. Tarkkailija raportoi kuitenkin projektipäällikölle, toisin kuinmuut osallistujat, ei ole vastuussa sen tuloksista. Sen sijaan hän:

• kerää ja järjestää kaiken tiedon projektista, resursseista ja suunnitelmista;
• kirjoittaa kokoukset;
• vastaa dokumentaatiot projektin osallistujilta ja siirtää ne sitten asianmukaisiin rakenteisiin;
• valvoo toimitusten määräaikoja ja raporttien täyttöjen oikeellisuutta.

Huomaa, että viestintä tarkkailijan kanssa on pääasiassa yksisuuntaista. Sen päätehtävä on vapauttaa johtajaa tarpeesta tuhlata aikaa byrokraattisiin menettelyihin ja "keventää" häntä.

Opimme rakentamaan RACI-matriisin esimerkin avulla

Puhutaanpa asian käytännön puolelta. Kuinka tehdä kaavio v altuuksien ja vastuiden jakautumisesta?

1. Käännetään tehtävälistaan

Ensinnäkin sinun on kirjoitettava ylös kaikki, mitä on tehtävä. Yksityiskohtaisuus riippuu tietystä projektista. Joskus hallinnan ja hallinnan helpottamiseksi kehitetään useita matriiseja. Listaa ensin tärkeimmät työlohkot ja jaa sitten kukin erillisiin toimintoihin ja tehtäviin. Teosluettelo on merkitty taulukossa pystysuoraan.

Vaiheet
Toimitusehdot
Prototyyppi
Design
Ohjelmakoodi
Testiraportti
Verkkosivuston esittely

2. Joukkueen jäsenten valinta

Tässä sinun on vastattava kysymykseen: "Kuka on mukana tässä projektissa?". Vaakasuuntaisesti on lueteltava kaikki työntekijät ja/tai osastot, jotka ovat mukana toteuttamisessa kaikissa vaiheissa - suunnittelusta tulosten esittämiseen ja raportin toimittamiseen.

Vaiheet	Analyytikko	Suunnittelija	Sys. arkkitehti	Kehittäjä	Testeri	Sys. admin	Projektipäällikkö
Toimitusehdot
Prototyyppi
Design
Ohjelmakoodi
Testiraportti
Verkkosivuston esittely

3. Taulukon täyttäminen

Jälkeensitten voit alkaa jakaa toimintoja. Tätä varten sinulla on oltava selkeä käsitys jokaisesta työvaiheesta ja siitä, miten työ toimii ryhmissä.

Otetaan esimerkkimme pohjaksi ja pysähdytään "suunnittelu"-vaiheeseen. Tässä tapauksessa R - esiintyjä - vain yksi. Työssään hän keskittyy esivalmistettuun sivuston prototyyppiin. Siksi sen kehittänyt järjestelmäarkkitehti toimii tässä vaiheessa konsulttina C. Myös analyytikko ja kehittäjä voivat ilmaista toiveensa. Valmis suunnittelu hyväksytään projektipäällikön (A) kanssa. Mutta testaajat ja järjestelmänvalvoja eivät tässä vaiheessa tee mitään päätöksiä, vaan saavat vain tietoa työn etenemisestä, ja siksi heille on annettu perillä olevan rooli - I.

Vaiheet	Analyytikko	Suunnittelija	Sys. arkkitehti	Kehittäjä	Testeri	Sys. admin	Projektipäällikkö
Toimitusehdot	R	I	C	C	I	C	A
Prototyyppi	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Ohjelmakoodi	C	I	C	AR	I	I	I
Testiraportti	C	C	C	C	AR	I	I
Verkkosivuston esittely	C	I	C	C	I	AR	I

Mallivariaatiot

Useimmissa tapauksissa pärjäät vakiomatriisilla. Monimutkaisempien projektien parissa työskenneltäessä kuitenkin joskus tarvitaan lisärooleja. Siksi vastuukaaviosta on viime vuosina ilmestynyt 2 laajennettua versiota.

RACI-VS

Tässä kaksi muuta roolia on lisätty vakiorooleihin:

• Varmistaa (V) - työntekijä tai erikoisryhmä, joka tarkistaa, täyttääkö tietyn tehtävän toteutuksen tulos hyväksytyt kriteerit.
• Signs off (S) koordinoi projektin toimituksen asiakkaan kanssa, pitää esittelyn ja raportoi. Yleensä tämän toiminnon suorittaa vastuullinen, mutta RACI-VS palkkaa tähän erillisen asiantuntijan.

Parannetun hallinnan ja läheisemmän yhteyden ansiosta tämä malli on ihanteellinen teknisesti monimutkaisiin tai suuriin projekteihin, joissa on mukana kymmeniä (tai jopa satoja) ihmisiä.

RASCI

Tässä versiossa matriisiin ilmestyy yksi uusi rooli - Tuki (S). Sen tärkeimpiä tehtäviä on tarjota projektille lisäresursseja, eli tukea johtajalle ja esiintyjille.

Täydellinen roolien tasapaino

RACI-matriisi ei ole laadittu vain siksi, että tiedettäisiin, ketä "repressoida" mahdollisten ongelmien sattuessa. Jo suunnitteluvaiheessa tämän taulukon avulla voit nähdäheikkouksia työnkulun organisoinnissa.

Vertikaalisen analyysin avulla voit nähdä kunkin projektin osallistujan vastuut ja v altuudet ja arvioida objektiivisesti työmäärän tasoa:

• paljon R:tä - todennäköisimmin henkilö joutuu repimään useiden tehtävien välillä, mikä vaikuttaa negatiivisesti työn nopeuteen ja tuloksiin;
• paljon A - työntekijä "pääsee niskaan" kaikille; on suositeltavaa jakaa vastuu tasaisemmin;
• ei soluja R ja A - syytä miettiä tämän asennon asianmukaisuutta sellaisenaan (itse asiassa maksat asiantuntijalle, joka ei tee mitään);
• ei tyhjiä soluja - jälleen ylikuormitusongelma, kaikki eivät pysty suorittamaan niin monia tehtäviä samanaikaisesti.

Horisontaalinen analyysi puolestaan osoittaa työn organisoinnin laadun jokaisessa vaiheessa. Myös täällä ilmenee usein ongelmia:

• paljon R:tä - ehkä toiminnot ovat päällekkäisiä ja yksi tiimin jäsenistä tekee turhaa työtä;
• paljon A - projektien toteuttamisessa on vastuun "hämärtymistä" ja hämmennystä;
• paljon C:tä - keskustelut hidastavat työnkulkua merkittävästi (sinun täytyy odottaa, kunnes kaikki tekevät muokkauksensa ja kommentit, löytää kompromisseja jne.);
• ei I - voi olla merkki siitä, että liian monta esiintyjää työskentelee yhden tehtävän parissa, mikä myös hidastaa projektia.

RACI:n avulla johtaja voi nopeasti tunnistaa ylityölliset tai alityölliset työntekijät, turhat työt ja työalueet, joista kukaan ei ole vastuussa. Hyvin suunniteltu matriisi voi parantaa merkittävästi organisoinnin laatua ja projektien toteutuksen valvontaa sekä vähentää esiintyjien välisiä konflikteja ("En tee tätä ollenkaan …", "Hänen olisi pitänyt tehdä" tämä …" jne.).

Hyödyllisiä vinkkejä

On muutamia tärkeitä asioita, jotka on pidettävä mielessä, jotta RACI-matriisi voi suorittaa tehtävänsä ja varmistaa tehokkaan liiketoiminnan jatkuvuuden yrityksessä.

1. Kun täytät taulukkoa, ota huomioon työntekijöiden pätevyys. Joten kirjanpitäjää ei pitäisi nimittää konsultiksi (C) työmaan suunnitteluvaiheessa, ainakaan siksi, että hän ei ymmärrä tätä aluetta.
2. Yhdessä erässä saa olla vain yksi vastuullinen (A). Jos niitä on useampi kuin yksi, täsmennä ehdot. Esimerkiksi A1 vastaa sivuston työpöytäversion testaamisesta ja A2 mobiiliversion testaamisesta.
3. Kaikissa tehtävissä on oltava Accountable and Responsible (käännettynä - "Vastuu" ja "Suorittaja").
4. Yritä muotoilla jokainen tehtävä mahdollisimman tarkasti. Käytä verbejä - "julkaise", "valmistele", "kirjoita", "tarkista", "päivitä" jne. On suositeltavaa ilmoittaa välittömästi tarvittavat tulokset - ei vain "Tarkista sivuston latausnopeus", vaan "Varmista, että latausnopeus on sivusto enintään 0,8 sekuntia."
5. Toimenpiteiden ei tulisi koskea tiettyä työntekijää, vaan tehtävää kokonaisuutena.
6. On parempi koota RACI-matriisi ryhmässä analyysin perusteellatodellisia työtilanteita. On tärkeää, että jokainen osallistuja on tietoinen roolistaan ja tehtävistään, joita he kohtaavat.