Projektinhallinta - mitä se on? Hyvät ja huonot puolet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-17 18:49

Projektinhallinta on olennainen osa nykyaikaista johtamisjärjestelmää Venäjällä. Monet kotimaiset ja ulkomaiset yritykset käyttävät projektinhallintaa parantaakseen tuotteiden ja palveluiden laatua, alentaakseen kustannuksia ja kasvattaakseen voittoja. Mitä on projektinhallinta ja mitkä ovat sen tärkeimmät edut?

Mikä on projekti?

"projektin" käsite voidaan tulkita täysin eri tavoin. Ensimmäinen vaihtoehto sisältää hankkeen määrittelyn dokumentaatiosarjaksi, jonka mukaan rakennuksen tai rakenteen rakentaminen on mahdollista. Tässä artikkelissa käsitellään sanan "projekti" toista merkitystä.

Projektille on monia määritelmiä, vaikka ne kaikki ovat yhtä mieltä yhdestä asiasta: projekti on idea, joka sisältää tietyn aineellisen tehtävän toteuttamisen rajoitetussa ajassa. Samaan aikaan projektin pääpiirteet ovat nimeltään:

• Ainutlaatuisuus (projekti on jotain, joka luodaan ensimmäistä kertaa).
• Aikarajoitettu (projektissa on aina määräajat sen toteuttamiselle).
• Tarkoitus (projekti toteutetaan aina tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi, yleensä määrällisinä yksiköinä ilmaistunamitat).

Jos kaikki kolme ehtoa täyttyvät, toimintosarjaa voidaan kutsua projektiksi.

Ohjelmat ja portfoliot

Projektit ryhmitellään usein ohjelmiin ja portfolioihin. Samalla ohjelmat ovat joukko hankkeita, joita yhdistää yhteinen tavoite. Esimerkiksi väestön koulutuksen laadun parantamisohjelma voi sisältää hankkeita opettajien palkkojen korottamiseksi 20 %, 15 uuden koulun rakentaminen, 26 uuden perusaineiden oppikirjan julkaiseminen.

Hankesalkku kokoaa yhteen yhdestä lähteestä rahoitetut hankkeet niiden tavoitteista riippumatta. Esimerkiksi Yritys N:n projektiportfolioon voi kuulua hyväntekeväisyysprojekteja, uuden toimiston rakentamista, johtajan vuosijuhlaa ja vuosiliikevaihdon kasvua 10 %.

Portfolioiden ja ohjelmien hankkeilla tulee myös olla kolme edellä kuvattua pääominaisuutta.

Projektinhallinnan perusperiaatteet

Hallintaprosessia helpottamaan suunniteltujen teknologioiden dynaamisesti kehittyvien markkinoiden vuoksi on vaikea nimetä erityisiä menetelmiä, jotka kuvaavat täysin projektinhallintaa.

Projektinhallinta sisältää monia lähestymistapoja ja työkaluja, ja se perustuu seuraaviin perusperiaatteisiin:

• Tuloshakuinen. Tämä periaate määräytyy termin "projekti" merkityksen mukaan. Projektinhallinta ei ole vain laadunhallintaa, se on määrätietoinen joukko toisiinsa liittyviä toimia.
• "Designkolmion" periaate. kloprojektinhallintaa tulisi ohjata seuraavien keskinäisten riippuvuuksien mukaan: ajoitus, budjetti, projektin laatu. Muutos yhdessä tekijässä johtaa muutokseen muissa, mikä tekee niistä ikään kuin saman kolmion sivut.



• Projektin elinkaaren laskenta. Projektin elinkaari alkaa idean muodostumisesta projektin luomisesta ja päättyy projektissa määritellyn ajanjakson umpeutumiseen. Projektin elinkaari pääsääntöisesti päättyy siihen hetkeen, kun projektin tuloksena syntyneen tuotteen elinkaari alkaa.
• Prosessilähestymistapa johtamiseen. Tämä periaate sisältää hankkeen arvioinnin prosessien kokonaisuutena, jotka liittyvät toisiinsa ja huipentuvat välituloksiin puolivalmiiden tuotteiden tai tärkeiden asiakirjojen muodossa. Tämän lähestymistavan avulla voit hallita projektia ilman niin kutsuttuja "sokeita vyöhykkeitä".

Menetelmät projektin osallistujien rohkaisemiseen

Hankeen osallistujien kannustamiseen kiinnitetään yleensä erityistä huomiota, kun projektinjohto valitaan suorittamaan tiettyjä tehtäviä. Projektinhallinta sisältää yleensä konkreettisia ja aineettomia motivaatiomekanismeja.

Aineellisia kannustimia ovat bonukset, sakot, lisäpalkkiot välitehtävien ennenaikaisesta suorittamisesta.

Aineettomiin motivointimenetelmiin kuuluvat todistukset ja kurinpitolahjat vapaa-ajan muodossa sekä kilpailun järjestäminen projektiin osallistujien kesken osana kilpailua.

Projektinhallinnan päävaiheet

Projektin hallinta tapahtuu projektin elinkaaren vaiheissa ja hallinnan monimutkaisuuden vaiheissa. Vaiheiden ja vaiheiden välinen suhde näkyy alla olevassa taulukossa.

VAIHEET:	Kustannushallinta	Ehdollinen hallinta	Sisällönhallinta	Riskienhallinta
VAIHEET:	1	2	3	4
Aloitus	Alustava rahoitusarvio	Ennakkoarvio projektin aikajanasta	Avaintehtävien määrittely	Mahdollisten negatiivisten tekijöiden alustava analyysi
Suunnittelu	Budjetin laskenta ja rahoituslähteiden etsiminen	Projektin aikataululaskenta	Projektin tavoitteiden laskenta	Riskioikaisun laskenta
Toteutus	Hankkeen vaiheittainen rahoitus	Aikataulun toteutumisen seuranta	Välimittareiden saavuttamisen seuranta	Avainohjainten muutosten seuranta
Sulkeutuu	Arvio voitto/tappio	Jalkojen/johtopisteet	Arviointi projektin tavoitteiden toteutumisesta/epäonnistumisesta	Analyysitehdyt virheet

Siten projektijohtamisen osa-alueita ovat talous-, henkilöstö- ja organisaation rakenteelliset osa-alueet.

Projektinhallinnan laajuus

Projektin johtamisrakenne sisältää organisaation kaiken työn jaon ajallisesti ja tavoitteiltaan rajoitettuihin projekteihin. Samaan aikaan jokaisesta projektista muodostetaan tiimi ja projektipäälliköiden tiimi, jotka raportoivat johtajalle projektin etenemisestä.

Tässä suhteessa projektinhallintaa käytetään pääsääntöisesti eri toimialojen ja -kokoisissa organisaatioissa, joissa on laaja valikoima samanaikaisesti toteutettavia tilauksia. Pienyrityksissä hän kuitenkin käyttää projektinhallintaa myös tuotannon modernisointiin tai esimerkiksi uuden tuotteen markkinoille tuomiseen liittyvien erityisongelmien ratkaisemiseen.

Rakennusalan projektijohtaminen

Rakennusalalla projektinhallinnan metodologian käyttö on erityisen tärkeää. Tilaajan tai urakoitsijan tehtäviä hoitavissa yrityksissä projektinjohto käyttää luonnollista työnjakoa projekteihin (tuoteperiaatteen mukaisesti eli jokaisen rakennuksen rakentaminen on erillinen projekti) ja ylimmän johdon rakenne käytännössä. ei vaadi vakavaa rakenneuudistusta.

Projektiorganisaation johtaminen tapahtuu myös usein projektiperiaatteella, onnistuneesti jo muodostettuja tiimejä käyttäensuunnittelijat projektiryhmänä.

Projektinhallinta v altion rakenteissa

Hallituksen projektijohtaminen on aikamme melko uusi trendi. Neuvostoajasta lähtien kehittynyt ohjelmakohdejohtamisen menetelmä on nyt ottanut projektijohtamisen muotoon koko maassa. Nyt v altion kann alta strategisesti tärkeiden tehtävien ratkaisemiseksi käytetään ohjelmia, jotka sisältävät yksittäisiä hankkeita tavoiteindikaattoreineen ja toteutusajoineen. Itse tällaisten ohjelmien hallintamenetelmä on kuitenkin vielä kaukana ihanteellisesta ja vaatii nykyaikaistamista ja päivittämistä.

Kokemusta projektinhallinnan toteuttamisesta Belgorodin alueella

Projektipohjainen julkishallinto on osoittanut itsensä kaikkialla maailmassa. Venäjällä on kokemusta tämän tekniikan soveltamisesta Belgorodin alueella.

Tämä laaja kokeilu vaikutti lähes kaikkiin Belgorodin alueen julkishallinnon osa-alueisiin. Keskeisiä elementtejä ovat projektinhallinnan koulutus, organisatorinen ja metodologinen tuki, paikan päällä tehtävät tarkastukset, motivaatio, työntekijöiden pätevyyden arviointi, asiantuntijakomissiot projektien arviointia varten.

Belgorodin alueen projektijohtoon kuuluu nyt kollegiaaliset projektinhallinnan elimet:

• Hanketoimintaa hallinnoiva osastojen välinen komissio.
• Alan asiantuntijatoimikunnat, jotka päättävät hankkeiden avaamisesta/päättämisestä.
• Alueellinen projektitoimisto, joka valvoo metodologian noudattamistaprojektinhallinta.

Yhden luukun palvelu

Juuri projektinhallintaan siirtymisen yhteydessä Belgorodin alue siirtyi vuonna 2010 koordinoimaan investointihankkeita "yhden ikkunan" järjestelmän kautta, joka nyt tunnetaan hyvin Moskovassa. Tämän ikkunan roolia hoitaa juuri yksi uusista palveluista - alueprojektitoimisto. Nyt, tasan kuukausi projektitoimistoon hakemisen jälkeen, yritys saa hyväksymisasiakirjan.

Automaattinen tietojärjestelmä "Projektinhallinta"

Tieto ja tekninen tuki projektinhallintoon Belgorodin alueella tapahtuu automatisoidun tietojärjestelmän (AIS) "Project Management" kautta. Tämä on ohjelmistoton verkkosovellus, joka suorittaa seuraavat toiminnot projekteille, portfolioille ja ohjelmille:

• Rekisterin (tietokannan) ylläpito.
• Ajoitus.
• Budjetointi.
• Toteutuksen seuranta alue- ja kuntatasolla.
• Tiimin v altuuksien ja vastuiden jako.
• Vaihda sisältöä.
• Varoitusjärjestelmä projektien tulevista ja tulevista tapahtumista.
• Asiakirjankulku.
• Automaattinen analyyttinen raportointi.
• Integraatio Belgorodin alueen sähköisen hallituksen kanssa.

Projektinhallinnan edut ja haitat

Kuvattu kokemus projektinhallinnan toteuttamisesta Belgorodin alueella osoittautui onnistuneeksi. Näiden muutosten vaikutus ilmeni ensisijaisestialueellisen bruttotuotteen kasvuvauhdin kasvu 0,1 % (yli 3 miljardia ruplaa), hankkeen hyväksymiseen käytetyn ajan lyheneminen (kahdella kuukaudella jokaisessa hankkeessa) ja investointien kehitysvauhdin kasvu alueella 23 prosenttia. Tärkein tulos on kuitenkin projektiajattelun muodostuminen työntekijöiden keskuudessa, jotka aktiivisesti analysoivat ja yrittävät ratkaista ongelmaa, joskus jopa käyttämällä epätyypillisiä, innovatiivisia menetelmiä.

Motivaatio ja johtamisrakenteen uudistaminen mahdollistivat positiivisen vaikutuksen paitsi virkamieskuntaan myös yrityksiin, mikä loi suotuisan investointiympäristön ja poisti yrittäjyyden esteitä.

Seudun väestö osallistuu nyt aktiivisesti tärkeiden strategisten hankkeiden valintaan ja toteuttamisen valvontaan. Ihmisille projektinhallinta on mahdollisuus nauttia korkealaatuisista palveluista ja korkeasta liikkuvuudesta.

Kaikista projektinhallintarakenteen eduista huolimatta tällä lähestymistavalla on kuitenkin myös haittoja.

Ensinnäkin siirtymäkausi. Kestää jonkin aikaa, ennen kuin projektiryhmä työskentelee yhdessä ja suorittaa tehtävänsä hyvin koordinoituna mekanismina.

Toiseksi, kun projektinhallintaa toteutetaan yrityksessä, hyvän projektipäällikön haku voi viivästyä. Projektipäällikön henkilökohtaisille ja ammatillisille ominaisuuksille asetetaan erittäin korkeat vaatimukset: kattava pätevyys, täysi uppoutuminen projektiin, vaaditun spesifisyyden projektijohtamisen kokemus.

Projektinhallinnan kolmantena haittapuolena voidaan pitää tarvettayrityksen resurssien jakaminen projektien kesken. "Köyhissä" yrityksissä tämä ei ehkä ole ollenkaan mahdollista. Projektipäälliköiden on "taisteltava" rahoituksesta ja henkilöstöstä, mikä on mahdotonta hyväksyä hankkeen elinkaaren kaikkien vaiheiden täydellisen hallinnan olosuhteissa.

Yksi organisaation projektinhallinnan polun tärkeimmistä haitoista on projektitiimin jäsenten ja projektipäällikön työllistäminen projektin päätyttyä. Kuten tiedät, tiimin työmäärä on menestyvän yrityksen tärkein sääntö ja projektityössä ilmaan roikkuu säännöllisesti asiantuntijaryhmiä, jotka menettävät heti jatkuvan työmääränsä.

Yllä olevaa yhteenvetona voidaan päätellä, että projektinhallinta on olennainen osa nykyaikaista liiketoimintatilaa ja sen perusteiden opiskelu on yksinkertaisesti välttämätöntä pätevälle johdon päätöksenteolle sekä v altion tasolla että yksittäisen yrityksen sisällä.