Neuvottelun perusteet, tyylit ja rakenne

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jokaisen ihmisen elämässä neuvotteluilla on tärkeä rooli. Joka päivä ihmisten on sovittava jostain työssä ja kotona. Neuvotteluilla on suuri merkitys liikemiesten elämässä, sillä toiminnan onnistuminen ja sitä kautta taloudelliset tulot riippuvat tällaisesta liiketoiminnasta.

Ei kuitenkaan riitä, että tapaat henkilön ja aloitat keskustelun hänen kanssaan. Kokeneet liikemiehet sanovat, että on tarpeen tietää liikeneuvottelujen rakenne, niiden tyylit ja muut vivahteet. Kaikki tämä voi auttaa niinä hetkinä, kun on tarve saada kumppanit vakuuttuneiksi tai sopia jostain.

Jatkossa artikkelissa tarkastellaan neuvottelujen rakennetta yksityiskohtaisesti, kuvataan niiden vaiheet ja toiminnot. Lisäksi luokitellaan neuvottelutyylit ja liikeviestinnän vivahteet puhelimitse ja muiden maiden kumppaneiden kanssa.

Neuvottelujen käsitteen määritelmä

Ennen kuin alat tutkia neuvottelujen rakennetta, sinun on ymmärrettävä, mitä ne ovat ja mikä rooli niillä yleensä on. Neuvottelut ovat siis liikeviestintää, jolla pyritään yhteisiin päätöksiin keskusteltavana olevissa asioissa. Pääsääntöisesti neuvottelut tarkoittavaton viestintää ihmisistä, joilla on samanlainen mielipide ja jotka pyrkivät samoihin tavoitteisiin.

Neuvottelun rooli liiketoiminnassa

Tällainen viestintä on tarpeen erottaa niistä, joissa kumppanit ovat täysin samaa mieltä toistensa uskomuksista tai päinvastoin ovat kriittisiä. Itse asiassa ensimmäisessä tapauksessa tämä on jo yhteistyötä ja toisessa - vastakkainasettelua. Neuvottelujen päätavoitteena on löytää molemmille osapuolille optimaaliset ratkaisut asiaan ja määritellä yhteinen toimintasuunnitelma.

Jos osapuolet tapaavat tätä varten, ovat pääsääntöisesti kiinnostuneita yhteistyöstä. Siksi neuvottelujen tehtävänä on kehittää hedelmällinen työsuhde.

Neuvottelurakenne

Kaikissa neuvotteluissa oletetaan sama rakenne. Kokeneet liikemiehet yrittävät rakentaa keskusteluaan noudattamalla tiettyjä vaiheita. Tämä lähestymistapa säästää aikaa ja pyrkii onnistuneeseen viestintään. Neuvottelurakenne sisältää siis neljä päävaihetta:

1. Valmistelu.
2. Neuvottelut.
3. Lopeta neuvottelut.
4. Tulosten analysointi.

Jokainen näistä vaiheista on yhtä tärkeä yritysviestinnän prosessissa. On tärkeää huomata, että kansainvälisten neuvottelujen prosessin rakenne on täysin samanlainen kuin edellä. On kuitenkin syytä muistaa, että kommunikointi muiden maiden kumppaneiden kanssa vaatii myös lisävalmisteluja, koska on tarpeen tutkia niiden ihmisten perinteitä, kommunikaationormeja ja muita yksityiskohtia, joiden kanssa joudut neuvottelemaan. Jokaista niistä kannattaa harkita tarkemmin.tavalla.

Ensimmäinen vaihe: valmistelu

Kaiken liiketoiminnallisen viestinnän onnistuminen kumppaneiden kanssa riippuu suuremmassa määrin neuvottelujen valmistelun laadusta. Asiantuntijat tässä liikeneuvottelujen rakenteen vaiheessa ehdottavat seuraavan valmistelumallin käyttöä:

1. Määritä neuvottelujen aihe. On tärkeää ymmärtää, mistä keskustellaan, koska ilman tätä hetkeä on mahdotonta hyötyä viestinnästä. Kokeneiden johtajien mukaan aloite tulee aina joltakulta, joka on paremmin perehtynyt käsiteltävään aiheeseen.
2. Neuvotteluja varten on laadittava likimääräinen ohjelma. Erikoinen skenaario auttaa ennakoimaan viestinnän lopputuloksen. Neuvottelujen monimutkaisuudesta riippuen voi olla useita skenaarioita.
3. On tarpeen määrittää hetket, jolloin on mahdollista antaa periksi kumppaneille, ja ne hetket, jolloin on täysin mahdotonta antaa periksi. Samalla on ennakoitava, mitä myönnytyksiä neuvottelujen toiselle osapuolelle voi sisältyä.

Tämä malli on erittäin monipuolinen. Tällaista toimintasuunnitelmaa on kuitenkin mahdotonta toteuttaa yritysviestinnän valmistelussa, jos seuraavia kysymyksiä ei ole tutkittu aiemmin:

1. Neuvottelujen tarkoitus.
2. Kumppani (hänen asemansa markkinoilla, tilanne jne.).
3. Neuvoteltu.
4. Neuvotteluissa läsnä olevat henkilöt.
5. Ehdot ja mahdolliset ehdot.

Monet asiantuntijat voivat olla mukana valmisteluprosessissa, mutta henkilö, joka on suoraan mukana kommunikoinnissa kumppanin kanssaon velvollinen tutkimaan kaikki aiemmin kerättyjen tietojen yksityiskohdat. On syytä huomata, että valmistelun laatu määrää päätöksenteon tuloksen. Esimerkiksi myyntineuvottelurakenteen ensimmäisessä vaiheessa tarkastellaan, mitä asiakkaalle tarjotaan, kokouksen tarkoitus, asiakkaan maksukyky ja muut yksityiskohdat, joiden avulla voit mainostaa tuotetta ja tehdä kaupan.

Toinen vaihe: neuvottelut

Neuvottelurakenne sisältää seuraavat johtamismenetelmät toisessa vaiheessa:

1. Variaatiomenetelmä. Se rakentuu sille tosiasialle, että kumppanin negatiivinen reaktio esitettyihin olosuhteisiin tiedetään etukäteen. Tällaisia neuvotteluja voidaan kutsua monimutkaisiksi. Siksi keskustelun aikana sinun tulee pyrkiä löytämään paras ratkaisu ongelmaan eriytetyllä lähestymistavalla.
2. Integraatiomenetelmä. On suositeltavaa turvautua tähän menetelmään, kun kumppani on pakkomielle omiin etuihinsa, mutta ei ota huomioon sosiaalisten suhteiden vivahteita. Tällä menetelmällä pyritään vakuuttamaan toinen osapuoli tappioiden arvioimisen tarkoituksenmukaisuudesta, jos sosiaaliset suhteet laiminlyödään. Tämän menetelmän soveltamisen päätarkoitus on saada kumppani vakuuttuneeksi siitä, että vastuu keskusteltavan asian päätöksistä on kaikilla neuvottelujen osapuolilla.
3. Tasapainotusmenetelmä. Tämä menetelmä sisältää parhaiden argumenttien valinnan kumppanin vakuuttamiseksi. Nämä voivat olla tosiasioita, tilastoja, laskelmia jne. On tärkeää, että tätä menetelmää käytettäessä on syytä pysyäkumppanin paikka ja arvioi tilannetta hänen puoleltaan. Näin voit valita oikeimman argumentin oikeaan aikaan.
4. Kompromissimenetelmä. Tämä menetelmä tarkoittaa, että kumppanit ovat valmiita etsimään kompromisseja etukäteen ja pääsemään johdonmukaisesti sopimukseen, jos näkemykset eroavat. Kompromissimenetelmä ei tarkoita alkuperäisten ehtojen hylkäämistä, vaan se pyrkii pohtimaan ongelmaa kaikkia mahdollisuuksia käyttäen. On syytä huomata, että kompromissimenetelmää käytetään silloin, kun neuvotteluista kieltäytyminen ja kyvyttömyys tehdä tiettyjä sopimuksia uhkaa molempia osapuolia haitallisilla seurauksilla.

Neuvotteluvaiheet toisessa vaiheessa

Yleensä voidaan erottaa seuraavat neuvotteluvaiheet, joihin sisältyy toisen vaiheen neuvottelujen rakenne:

1. Tapaaminen ja yhteydenotto. Neuvottelut alkavat siitä hetkestä, kun tapaaminen kumppanin kanssa tapahtui, vaikka hänen täytyisi olla mukana lentokentältä ja rautatieasem alta. Tämä vaihe ei ehkä ole niin tärkeä neuvottelujen kohteen kann alta, mutta riippuen siitä, millaisen vaikutelman kokouksen osapuoli tekee kumppaniinsa, neuvottelujen tulos riippuu osittain.
2. Liiketoiminnan osan alku. Tässä vaiheessa kumppanin huomio kiinnitetään tietoon ja keskustelun aiheeseen.
3. Tietojen välittäminen. Tämä vaihe sisältää toisen osapuolen vakuuttamisen, että he toimivat viisaasti hyväksymällä uskomuksesi.
4. Yksityiskohtainen perustelu. Tässä vaiheessa tapahtuu omien ideoiden ja ehdotusten argumentointia. muutToisin sanoen, jos kumppani on kiinnostunut ehdotuksista, mutta ei ole täysin varma mistään, on kaikki edellä mainitut argumentoitava ja poistettava kaikki epäilykset.

Kolmas vaihe: neuvottelujen loppuun saattaminen

Neuvottelurakenteen viimeinen vaihe on pakollinen selvitys. Jos liikeviestinnän kulku oli erittäin myönteinen, neuvottelujen loppuun saattaminen edellyttää lyhyttä yhteenvetoa. Tämä on välttämätöntä, jotta jokainen osapuoli on varma, että kaikki ymmärtävät toisiaan täydellisesti. Sen jälkeen keskustellaan mahdollisista uusista tapaamisista.

Muuten, kun neuvottelujen tuloksena ei päästy sopimukseen, on tärkeää säilyttää subjektiivinen kontakti kumppaniin. On tärkeää tehdä yhteenveto siitä, mitä onnistuimme löytämään yhteisen sävelen, ja sanoa ne asiat, jotka eivät sovi jollekin osapuolelle. Kielteisen tuloksen johtaneen liiketapaamisen lopussa on tärkeää olla menettämättä kasvojaan ja yrittää purkaa ilmapiiri rennolla ja ystävällisellä jäähyväisyydellä. Mutta älä missään tapauksessa saa puhua töykeästi kumppanillesi ja keskeyttää äkillisesti neuvotteluja lähtösi kanssa. Kannattaa muistaa, että on parempi tarjota keskustelua aiheesta hieman myöhemmin, lykätä neuvotteluja, valmistautua niihin huolellisemmin ja yrittää löytää sellaisia argumentteja, joiden avulla voit vakuuttaa toisen osapuolen jostakin.

Neljäs vaihe: neuvottelujen analyysi

Vaikka osapuolet sanoisivat hyvästit, neuvottelut eivät ole vielä päättyneet tässä vaiheessa. Tämä tapahtuu vasta heidän yksityiskohtaisen analyysinsa ja raportin laatimisen jälkeen. YleisestiAnalyysi on tarpeen yritysviestinnän tavoitteiden ja saavutetun tuloksen vertailemiseksi, jatkotoimenpiteiden määrittämiseksi ja nykytilanteen arvioimiseksi. Katsaus voi olla kirjallinen (jos tilanne niin vaatii) tai reflektiivinen (jos ei ole tarvetta raportoida ylemmälle johdolle).

Asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa käytävien neuvottelujen rakenteen ymmärtäminen on paljon helpompaa rakentaa viestintää. Tämän lisäksi on kuitenkin tiedettävä, millaisia neuvottelutyylejä voi olla.

Tyylit

Yleensä on olemassa sellaisia neuvottelutyylejä kuin kova, pehmeä, kauppa ja osuuskunta. Kova tyyli tarkoittaa päättäväisyyttä ja keskittymistä vain omiin tarpeisiin. Pehmeä on majoitusstrategia. Useimmiten sitä käytetään, kun on tärkeämpää, että toinen osapuoli ylläpitää ystävällisiä suhteita.

Kauppakaupan tyyliin sisältyy kompromissin periaate, kun toinen osapuoli tekee myönnytyksiä, mutta samalla "tiski" itselleen tiettyjä myönnytyksiä. Yhteistyötyyli on molempien osapuolten etujen mukaista viestintää.

Lyhyt neuvottelusäännöt

Yritysviestinnän asiantuntijat suosittelevat seuraavien sääntöjen noudattamista, jotka auttavat löytämään yhteisen kielen minkä tahansa kumppanin kanssa:

1. Et voi tulla henkilökohtaiseksi ja nöyryyttää kumppanin persoonallisuutta.
2. Älä sivuuta kumppanisi pelkoja, lausuntoja ja tunteita.
3. Sinun ei tule vain esittää kysymyksiä, vaan myös selittää vastausten saamisen tarkoitus.
4. Joskeskustelukumppani haluaa selventää jotain tai pyytää toistamaan sanotun, älä suuttuu. Meidän on yritettävä välittää tietoa tavalla, jonka kaikki ymmärtävät.
5. Älä jää tunteisiin.

Tämän lyhyen yhteenvedon lisäksi kannattaa muistaa, että kannattaa valmistautua hyvin, analysoida etukäteen neuvottelujen rakenne ja hallita neuvottelutyylit. Tämä kaikki auttaa selviytymään tehtävästä paljon paremmin.

Taivuttelusäännöt neuvotteluissa

Psykologit ja kokeneet johtajat antavat useita vinkkejä, joista voi olla hyötyä hetkinä, jolloin on tarve saada kumppani jostain vakuuttuneeksi. Ensinnäkin sinun on opittava esittämään argumentteja. Ensin sinun on esitettävä vahva argumentti, sitten hieman heikompi ja lopuksi esitettävä vahvin, niin sanotusti v alttiargumentti.

Toiseksi sinun on muistettava, että et voi asettaa keskustelukumppania epämukavaan asentoon tai ajaa nurkkaan. Kunnioitus on avain hyväntahtoiseen suhteeseen, ja voit vakuuttaa jostain vain, kun henkilö on positiivinen.

Kolmanneksi, on tärkeää, että ehdotetut argumentit risteävät kumppanin etujen kanssa. Tällaisessa tilanteessa on suuri todennäköisyys, että kumppani ilmaisee suostumuksensa.

Puhelinkeskustelut

Joskus joudut neuvottelemaan teknisistä viestintävälineistä. Tämä tietysti vaikeuttaa kommunikointia hieman, sillä keskustelukumppanin reaktiota on vaikeampi ymmärtää.

On tärkeää muistaa, että puhelinkeskustelujen rakenne on ehdottomastisama kuin henkilökohtaisessa työtapaamisessa:

1. Tervehdys.
2. Aloita neuvottelut.
3. Viimeistely.
4. Analyysi.

Puhelimessa käytävissä liikekeskusteluissa sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä neuvottelusääntöjä. Ainoa asia, joka on tärkeää muistaa, on se, että et voi keskeyttää henkilön puhetta puhelimessa, vaikka hänen sanansa olisivat jonkin kanssa ristiriidassa.

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan todeta, että neuvottelu on taidetta, jonka hallitsemalla voi saavuttaa mitä tahansa. Kuten tuli tunnetuksi, kun tiedät neuvottelujen rakenteen 4 vaihetta, voit ennustaa liikeviestinnän tuloksen ja ennakoida kumppanin monia vaiheita.

Tärkeintä hyvien tulosten saavuttamiseksi neuvotteluissa on noudattaa yllä olevia sääntöjä ja kunnioittaa niitä, joiden kanssa on neuvoteltava mistä tahansa.