Organisaation tavoitteiden puu: muodostuminen, suunnitelma

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Tänään on suunnittelutyökalu nimeltä tavoitepuu. Esimerkkejä ja tapoja rakentaa se organisaatiolle käsitellään tässä artikkelissa.

Jokainen toiminta alkaa suunnittelusta. Jotta voit tehdä jotain, sinulla on ensin oltava tietty toimintamalli.

Organisation toiminnan osaava suunnittelu on yli puolet koko liiketoiminnan menestyksestä.

Termin yleinen käsite

Melkein jokainen voi selittää tämän käsitteen. Tavoitteena on haluttu tulos, jonka organisaatio aikoo saavuttaa toiminnallaan. Jokaisen yrityksen, joka haluaa menestyä liiketoiminnassa, tulee pyrkiä saavuttamaan se. Asetettu tavoite ei ole vain vertailukohta organisaation toiminnalle, vaan sitä käytetään myös sen standardien asettamiseen ja suorituskyvyn arvioimiseen.

Usein tavoitteiden asettaminen aiotun saavuttamiseksi perustuu oletuksiin mahdollisesta tulevasta kehityksestä, joten niiden toteutumisen todellisuus ja riittävyys perustuvat tarkkuuteenhypoteeseja.

Tavoitteilla on määräaika. Mitä suurempi se on, sitä suurempi on epävarmuus mahdollisesta tulevaisuudesta. Näin ollen pidemmän enn alta määrätyn ajanjakson tavoitteet asetetaan yleisemmässä muodossa.

Yleisin sanonta, joka oikeuttaa organisaation syntymisen ja toiminnan, on nimeltään missio.

Mikä on strategia

Menestyvät yritykset painottavat paljon strategiaa. Tämä on yleissuunnitelma tiettyjen tehtävien toteuttamiselle, jotka määrittävät niiden merkityksen organisaatiolle.

Toisin sanoen strategia on tavoitteiden ketju, joka johtaa tiettyyn suunniteltuun tapahtumien lopputulokseen.

Mikä on tehtävä

Tätä termiä käytetään useilla aloilla - lääketieteessä, uskonnollisissa ja muilla. Organisaation missio on yrityksen toiminnan filosofinen perustelu, ideologinen komponentti, ihanne, johon yrityksen tulee pyrkiä olemassaolonsa aikana.

Organisaatiotehtävän pääkomponentit:

• Asiakaskeskeinen.
• Totuus. Tehtävän on oltava rehellinen, siinä ei saa olla epäselviä tulkintoja, ja sen tulee myös vastata todellista asioiden tilaa.
• Ainutlaatuisuus. Tehtävän tulee olla jotain, joka tekee yrityksestäsi ainutlaatuisen, erottaa sen kilpailijoista.

Jos tehtävä asettaa yleiset suuntaviivat kaikille organisaation toiminnoille, niin tavoite on yleismaailmallisempi ja täsmällisempi.

Formulaatioperiaatteet

Tavoitetta määritettäessä on tärkeää noudattaa seuraavia periaatteita:

• Erityinen. Tavoitteet on muotoiltava mahdollisimman selkeästi ja tarkasti, jotta kaikki ymmärtävät, mistä on kyse.
• Mitattavuus. Se on tilaisuus arvioida, onko tulos saavutettu. tämä tehdään vertaamalla sitä aiemmin ilmoitettuun tavoitteeseen. Voit mitata sitä kriteereillä, kuten positiivisten arvostelujen määrä, suhde, tapahtumien tiheys, aika, keskiarvot ja niin edelleen.
• Tavoittettavissa. Tavoitteen tulee olla linjassa yrityksen nykyisten kykyjen kanssa.
• Merkitys. Tavoitteen ei tulisi olla ristiriidassa mission tai organisaation muiden toiveiden kanssa.

Organisaatiojohtamisen periaatteet

Hallinta perustuu seuraaviin periaatteisiin:

• Tavoitteiden kehittäminen jokaisen yksittäisen työntekijän tasolle asti. Samalla työntekijöiden ja organisaatioiden suunnitelmat eivät saa olla ristiriidassa keskenään.
• Työntekijöiden tavoitteiden synkronointi ja säätö arvioinnin välivaiheissa.
• Vuorovaikutus johtajan ja työntekijän välillä tavoitteiden muotoilussa, niiden koordinoinnissa.
• Suorita säännöllisiä suoritusarviointeja ja työntekijöiden palautetta.

Tavoitteiden asettamismenetelmät organisaatiossa

Suunnittelu missä tahansa yrityksessä voidaan keskittää ja hajauttaa.

• Hajautettu suunnittelu on kunkin yrityksen rakenneyksikön asettamia tavoitteita erikseen.
• Keskitetty toiminnan suunnittelu organisaatiossa edellyttää keskusviranomaisen taiemoyhtiö, joka asettaa määrätietoisesti tavoitteita alisteisille yhtiöilleen. Myös kaikki asetettujen tehtävien ratkaisemiseen tarkoitetut resurssit jaetaan keskitetysti.

Maalityypit

Ne voidaan jakaa ehdollisesti strategisiin ja taktisiin.

• Strategiset - nämä ovat niitä, joiden saavuttaminen nostaa organisaation uudelle taloudelliselle tai rakenteelliselle tasolle. Klassisia esimerkkejä strategisista tavoitteista ovat innovaatio- ja toimintasuunnittelu, tietyn markkinaosuuden v altaaminen. Jokaisella organisaatiolla on kuitenkin oma strategiansa.
• Taktiset - nämä ovat niitä, jotka kuvastavat tiettyjä strategisten saavuttamisen vaiheita. Ne ovat toiminnassa (tavoitteet tietylle ajanjaksolle, vuosineljännekselle, vuodelle ja niin edelleen).

Lisäksi kaikki tavoitteet voidaan jakaa yksinkertaisiin ja monimutkaisiin. Yksinkertaiset tehdään yhdessä vaiheessa. Monimutkaiset vaativat monenlaisia toimintoja niiden toteuttamiseksi. Tehtävien monimutkaisuudesta ja painopisteestä riippuen rakennetaan tavoitteiden hierarkia.

Ne ovat myös lyhytaikaisia, keskipitkän ja pitkän aikavälin. Se riippuu ilmoitetusta määräajasta.

• Lyhyen aikavälin – nämä ovat tavoitteita, jotka toteutuvat enintään vuoden sisällä. Ne vaativat mahdollisimman täsmällisyyttä ja sanan selkeyttä.
• Keskipitkän aikavälin - nämä ovat tavoitteet, joiden toteutumista suunnitellaan yhdestä viiteen vuoteen.
• Pitkäaikainen - jonka toteuttaminen vaatii yli viisi vuotta.

Ne voivat myös olla:

• Toiminta - suoritetaan säännöllisesti pitkän ajan kuluessaaika.
• Suunnittelu - suoritettu kertaluonteisesti.

Tavoitteiden rakenteen ja hierarkian rakentamiseksi oikein, riippuen niiden kiireellisyydestä ja merkityksestä yritykselle, käytetään usein tavoitepuumenetelmää. Tämä lähestymistapa on yksi tehokkaimmista työkaluista tehtävien suunnittelussa.

Mikä on tavoitepuu

Tämä termi ilmestyi ei niin kauan sitten, joten kaikki eivät tunne sen olemusta. Organisaation tavoitepuu on hierarkkinen rakenne kaikista organisaation tavoitteista, joka näytetään kaaviona tai taulukona.

Yrityksen strategisten suunnitelmien toteuttamiseen voidaan käyttää eri tasoisia operatiivisia ja projektitavoitteita.

Tavoitepuumenetelmässä organisaation strategiset tehtävät jaetaan yksinkertaisempiin siten, että alemmasta tehtävästä tulee toteutettua työkalu korkeamman toteuttamiseen. Samalla jokainen tärkeä tehtävä on jaettu useisiin yksinkertaisempiin rakenteen yksinkertaistamiseksi.

Kuinka rakentaa tavoitepuu

Mietitään tarkemmin organisaation tavoitepuun muodostamisalgoritmia.

• Ensin määritetään organisaation tärkein strateginen tavoite. Se on muotoiltu yhdeksi tai kahdeksi virkkeeksi, ja sen pitäisi selittää, mitä lopussa pitäisi tapahtua.
• Sitten tavoite hajotetaan - se jaetaan yksinkertaisempiin tehtäviin, joiden toteuttaminen yhdessä johtaa sen saavuttamiseen. Tämän prosessin pitäisitäyttää seuraavat vaatimukset:

-jaon on oltava täydellinen, mitään komponenttia ei saa hukata;

-jaon tulee olla poissulkeva. Yksikään yksinkertainen tehtävä ei voi sisältää toista;

-jaolla on oltava yhteinen perusta kaikille yksinkertaisille ongelmille.

-jaon tulee olla yhtenäinen. Jokaisen tason tulee koostua saman mittakaavan ja merkityksen tehtävistä.

• Jokaiseen organisaatioon sovelletaan rajoituksia.
• Jokaisen tehtävän vaihtoehtojen analyysi. Mikä tahansa niistä voidaan tehdä eri tavoilla. Kaikki mahdolliset toteutusvaihtoehdot analysoidaan ja niistä valitaan optimaaliset.
• Seuraavaksi rakennetaan työntekijöiden ja osastojen tehtävät ja toiminnot.

Tavoitepuukaavio

Kuten tiedät, tieto havaitaan aina paremmin visuaalisesti. Siksi organisaation tavoitepuu on kuvattu taulukon tai kerroskaavion muodossa, jossa ylin taso on organisaation päätavoite.

Seuraava alataso ovat ne tavoitteet, joiden toteuttaminen johtaa päätavoitteen saavuttamiseen.

Seuraavat tavoitteet, jotka johtavat niiden toteuttamiseen korkeammalla tasolla. Jokainen niistä hajoaa niin kauan kuin se on loogista. Tavoitepuun tasojen määrä riippuu organisaation monimutkaisuudesta ja koosta.

Mitä suurempi yritys, mitä monimutkaisempi sen rakenne on, sitä enemmän puussa on hajoamistasoja. Siten organisaation tavoitteiden hierarkia liittyy suoraan sen rakenteeseen jaominaisuuksia.

Selvyyden vuoksi koko kaavio tulee esittää yhdelle arkille.

Kaaviota lukiessa tulee olla selvää, kuinka mikä tahansa esitetyistä tavoitteista saavutetaan, sekä suuria että yksinkertaisia.

Ymmärryksen selkeys, kuinka asetetut tavoitteet saavutetaan, on kriteeri, kun arvioidaan puun soveltuvuutta jatkotyöhön.

Tavoitepuun toiminnot

Yksityiskohtainen, visuaalisesti esitetty suunnitelma kaikista tavoitteista on tarpeen paitsi suurille yrityksille, joissa on monia osastoja, työntekijöitä ja tehtäviä.

Organisaation tavoitepuu virtaviivaistaa kaikkea toimintaa, toimii oppaana kaikissa mahdollisissa valinnoissa, saa sinut pitämään mielessä kaikki liiketoiminnan kann alta tarpeelliset elementit.

Tavoitteiden puu hotellin esimerkissä

Tämän laitoksen tehtävänä on tarjota laadukasta majoitusta kaupunkivieraille viihtyisyyden, mukavuuden ja helppouden ilmapiirissä.

Kaikki hotellit pyrkivät maksimoimaan voiton.

Pienen hotellin maalipuu voidaan rakentaa seuraavasti:

Tavoitetaso	Kuvaus
Päätavoite	Suurimman mahdollisen tuoton saaminen
Päätavoitteet	Paranna palvelun laatua				Mahdollisten palveluiden valikoiman laajentaminen			Mainonnan ja markkinoinnin esittely
Ensimmäisen tason osatavoitteet	Paranna tuotantoprosessin laatua		Paranna vuorovaikutusta henkilökunnan kanssa		Palvelutkonferenssit ja juhlat		Ateriapalveluiden tarjoaminen	Mainonta ja uusien asiakkaiden houkutteleminen		Asiakasuskollisuuden lisääminen
Toisen tason osatavoitteet	Uusien laitteiden ostaminen tehokkaampaan taloudenhoitoon	CRM:n luominen – järjestelmät nopeutettua varausta ja palvelua varten	Henkilökunnan koulutus	Uusi henkilöstön motivointijärjestelmä	Kokoustilan jakaminen ja kunnostus	Kokoushuoneen luominen	Kahvila tai ravintola paikan päällä	Internet-mainonta	Kaupallisten tarjousten jakelu työntekijöiden työmatkoille organisaatioille	Klubikortit kanta-asiakkaille bonuksilla ja alennuksilla

Samaan aikaan jokaiselle toisen tason tavoitteelle tehdään luettelo tehtävistä ja resursseista niiden toteuttamiseksi.

Esimerkiksi kokoushuoneen jakamista ja sen korjaamista varten luodaan seuraava tehtävälista:

Ehto - hotellin tiloissa on oltava vapaa huone tai mahdollisuus vapauttaa ja muuttaa yksi huoneista. Samalla tällaisen innovaation on oltava taloudellisesti kannattavaa. Siksi tehtävät ovat:

1. Laske kokoushuoneesta saatava mahdollinen hyöty.
2. Laske korjauskustannukset.
3. Sovi korjaustiimin kanssa ja aseta vaadittu aikakehys.
4. Järjestä neuvottelut asiakkaille.

Hotellin alueella sijaitsevan ravintolan tai kahvilan käyttötarkoitus on vähemmän tarkka, se tulisi jakaa tarkemminuseita tasoja. Miksi emme tehneet sitä?

Tosiasia on, että ravintolayksikön avaaminen on erittäin vaikea tehtävä. Se liittyy käytännössä toisen yrityksen avaamiseen. Siksi kaikki mahdolliset tavat tämän tavoitteen toteuttamiseksi kirjoitetaan ensin. Sillä on yleensä kaksi vaihtoehtoa:

• Kutsu yhteistyöhön ravintoloitsijakumppanin kanssa.
• Hotellin perustajien tekemä ravintola avaaminen.

Hyötyjen ja riskien suhteen perusteella valitaan yksi polku. Sen pohj alta laaditaan uusi tavoitepuu ravintolan avaamiseksi hotellin alueelle.