Organisaation asioiden nimikkeistö: näytteiden täyttö. Kuinka tehdä organisaation asioiden nimikkeistö?

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jokainen organisaatio työskennellessään kohtaa suuren asiakirjavirran. Sopimukset, lakisääteiset, kirjanpito, sisäiset asiakirjat… Osa niistä on säilytettävä yrityksessä koko sen olemassaolon ajan, mutta suurin osa todistuksista voidaan tuhota voimassaolon päätyttyä. Jotta kerätyt asiakirjat voidaan ymmärtää nopeasti, laaditaan organisaation asioiden nimikkeistö. Esimerkkejä tästä asiakirjasta ja sen rakentamisalgoritmia käsitellään alla.

Tarkoitus

Jokaisessa organisaatiossa luodaan satoja asiakirjoja. Joka päivä niitä kertyy, työntekijät korvaavat vähitellen toisiaan. Jossain vaiheessa kahden vuoden takaisen tilauksen löytäminen on vaikeaa. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi luodaan tapausten nimikkeistö.

Määritelmä

Tapaus on asiakirja, joka liittyy yhteen tapaukseenongelma, toiminta-alue. Tapausten nimikkeistö on luettelo, joka sisältää luettelon aloitetuista tapauksista sekä niiden säilytysajat. Sen avulla voit järjestää työnkulun oikein. Kaupallisen organisaation tapausten nimikkeistö, josta otos käsitellään jäljempänä, on koottu seuraavaa tarkoitusta varten:

• asiakirjojen ryhmittelyn systematisointi, mikä varmistaa niiden nopean haun ja turvallisuuden;
• rekisteröintinumeron antaminen tapausluokituksen mukaan;
• asiakirjojen luettelon laatiminen pysyvää, pitkäaikaista ja henkilökohtaista säilytystä varten (mukaan lukien tuhoaminen).

Tapausten nimikkeistöä käytetään valittaessa arkistoitavia ja tuhottavia asiakirjoja. Jokainen organisaatio tarvitsee tätä monikäyttöistä referenssiä toimistotyön tehostamiseksi. Tässä tapauksessa organisaation omistusmuodolla ei ole merkitystä. Jos lääketieteellisen organisaation tapausten mallinimikkeistö löytyy määräyksistä ja päätöksistä, niin yksityisen organisaation aloitettujen tapausten analytiikka on koottava itsenäisesti.

Pakollinen vai pakotettu?

Tämän luettelon laatimisesta on säädetty "Arkiston työsäännöissä". Se on pakollinen organisaatioille, jotka luovat arkiston erillisenä palveluna. Tämä luettelo sisältää v altion ja kunnallisten laitosten lisäksi myös joitain kaupallisia rakenteita, kuten notaaritoimistot.

Kaikkien muiden toimielinten on luotava tapausten nimikkeistö asiakirjojen kanssa tehtävän työn systematisoimiseksi, koska kaikenmuotoiset yrityksetomaisuus on velvollinen varmistamaan arkistolähteiden turvallisuuden. Tästä säädetään liittov altion laissa nro 125. Yksityiskohtainen tehtävälista tulee aloittaa tai päivittää kalenterivuoden viimeisellä neljänneksellä.

Rakenne

Asianimikkeistön tulee sisältää kaikki jätetyt asiat paitsi painetut julkaisut: työntekijöiden lausunnot, työtodistukset, lehdet, kirjanpitokirjat, kaikki rakennejaosien dokumentaatio, rakennejaosien kirjeenvaihto jne. Rajoitetun pääsyn dokumentaatio tulee sisältää otsikko "Voima". Hakemiston tulee sisältää tilapäisten toimeksiantojen, osastojen tiedostot. Mutta esimerkiksi ammattiliitto on itsenäinen järjestö. Sen työntekijät ovat itsenäisesti mukana hakemiston muodostamisessa. Arkistossa on oltava myös vireillä olevien selvitystilaan jääneiden yritysten nimikkeet, joiden oikeudellinen seuraaja on olemassa oleva organisaatio.

Alta näet esimerkin organisaation asioiden nimikkeistön täytöstä.

Nykyään monet yritykset ylläpitävät dokumentaatiota sähköisessä muodossa. Joitakin raportteja ei edes paineta paperille. Jokaisen osion lopussa luetellaan sähköisesti säilytettävät tietueet, ilmoita tiedostojen määrä ja tarvittavat hakusanat. Jotkut laitokset luovat erillisen sähköisen tapausnimikkeistön kaupallista organisaatiota varten. Näytteen ja sen täyttöalgoritmin on oltava täysin hyväksyttyjen standardien mukaisia.

Mistä aloittaa?

Hakemiston laatiminen suurissa laitoksissa on dokumentaatiopalvelulla(sihteeristö, toimisto) ja pienissä - sihteeri, toinen nimitetty henkilö. Kaupallisissa organisaatioissa tätä toimintoa suorittaa henkilöstöosasto, jossa suurin osa asiakirjoista luodaan. Koska tiedon on tultava kaikista rakenneyksiköistä, on tarkoituksenmukaisempaa aloittaa organisaation tapausnimikkeistön määräyksen laatiminen. Esimerkki tällaisesta tilauksesta on esitelty alla.

ABC LLC

20.11.2017 Moskova

Dokumentoinnin systematisointia, säilytystä ja kirjanpitoa varten

TILAUS:

• Hyväksytään ja lasketaan liikkeeseen yhtiön tiedostojen nimikkeistö 1.1.2018 alkaen.
• Rakennejaostojen päälliköt varmistamaan tapausten muodostuksen hyväksytyssä muodossa.
• Lähetä sihteeri hakuteoksen otteen rakenneosastoille työhön.

Toimitusjohtaja Ivanov N. A.

Joidenkin toimialojen laitoksille ministeriö on jo kehittänyt näytteitä järjestöjen asioiden nimikkeistöstä. Tämä vivahde tulisi selvittää ennen hakemiston muodostamista. Mallinimikkeistöt tulee täyttää tiukasti organisaation tapausten mallinimikkeistön mukaisesti. Muut oppilaitokset voivat käyttää näitä oppaita yksittäisen asiakirjan kokoamiseen.

Tukiasiakirjat

Hakemistolomaketta kehitettäessä kaupallisten organisaatioiden tulee keskittyä:

• "Arkiston säännöt" (liittov altion arkiston päätös, 06.02.02);
• Asetuksen nro 477, 15.6.2009 "Toimistotyösääntöjen hyväksymisestä", 5 §.
• Ohjeet toimistotyöhön.
• Luettelo arkistoasiakirjoista.

Kannattaa myös tutustua henkilöstötaulukkoon, peruskirjaan, paikallisiin lakeihin, jakomääräyksiin, sääntöihin, standardeihin, ohjeisiin, tapausluetteloihin. Ne sisältävät linkkejä asiaankuuluviin asiakirjoihin. Ensin kootaan näytteet organisaation asioiden nimikkeistöstä jaostoittain, jotta sen jälkeen muodostetaan yleishakemisto. Joskus sovelletaan pikemminkin toiminnallista kuin rakenteellista periaatetta. Eli jakelu ei suoriteta osastojen, vaan toimintojen mukaan.

Miten luodaan organisaation asioiden mallinimikkeistö?

Hakemistojen muoto on määritelty "Arkiston työskentelysääntöjen" liitteessä nro 8. Viitekirjat kootaan organisaation kirjelomakkeelle. Raportin pääosa esitetään taulukon muodossa ja koostuu viidestä sarakkeesta:

• tapaushakemisto;
• nimi (määrät, osat);
• numero (määrät, osat);
• säilyvyys, tuotenumero luettelossa;
• huomaa.

Hakemisto

Hakemisto on digitaalinen merkintä yrityksen rakenneyksiköstä. Esimerkiksi: 04-06, jossa 04 on henkilöstöosaston sarjanumero, 06 on tapauksen sarjanumero. Indeksi voi koostua kolmesta numeroparista, esimerkiksi: 04-03-08, jossa 04 on talous- ja talousosaston koodi, 03 on kirjanpitoosaston nimi, 08 on tapauksen numero. Indeksi voi olla numeerinen, aakkosellinen tai sekoitettu.

Otsikot

Otsikot jaetaan asiakirjojen tärkeyden mukaan. Ensinnäkin organisaatiohallinnollinen dokumentointi (alkaen ylemmistä yksiköistä ja siirrytään rakenneyksiköihin). Sitten luetellaan organisaation itsensä kehittämät säännöt ja määräykset. Lisäksi suunnitelmat ja raportit (vuosittaiset, neljännesvuosittaiset, kuukausittaiset) otetaan huomioon. Hallintoasiakirjojen luonnokset sijoitetaan pääasiakirjojen perään. Samantyyppiset tapaukset (esimerkiksi työntekijöiden henkilökohtaiset kortit) täytetään aakkosjärjestyksessä.

Otsikon tulee tiivistää asiakirjan sisältö. Yleisten ilmaisujen, kuten "sekalaista", "kirjeenvaihto", "saapuvat / lähtevät asiakirjat", käyttö ei ole sallittua. Tapauksen otsikko sisältää seuraavat elementit:

• arkistoidun asiakirjan nimi tai tapaustyyppi, jos asiakirja on osa suurta määrää;
• asiakirjan tekijä (organisaation tai osaston nimi);
• vastaanottaja (keneltä asiakirjat vastaanotetaan tai kenelle asiakirjat lähetetään);
• yhteenveto/olemus (esimerkiksi "sertifiointikysymykset");
• alueen nimi;
• päivämäärä/kausi;
• merkitse, jos tiedosto sisältää kopioita muista asiakirjoista, ei niiden alkuperäisistä.

Yhden kotelon tilavuus ei saa ylittää 250 arkkia. Jos oletetaan, että kotelo on suuri, se jaetaan osiin ja tilavuuksiin. Kolmas sarake kalenterivuoden lopussa osoittaa tosiasiallisesti aloitettujen tapausten lukumäärän.

Neljäs sarake osoittaa asiakirjojen säilytysehdot sääntöjen mukaisesti. Sekä hallituksen että kaupallisten organisaatioiden on noudatettava niitä. Jos asiakirjaa ei ole Säännöissä, niin sen voimassaoloaikavarastointi tulee määrittää luettelon perusteella. Varastointiajan laskenta alkaa sen perustamista seuraavan vuoden tammikuun 1. päivänä. Jos todistus on myönnetty vuonna 2016, lähtölaskenta alkaa 1.1.2017.

Päivitetään luetteloa

Kun tiedostoja siirretään arkistoon, lähetetään vuosittain yksityiskohtainen luettelo. Tältä näyttää tietoturvaorganisaatioiden haaran päivitetty esimerkkinimikkeistö tapauksista:

Vuoden aikana kaikki asiakirjat ryhmitellään hyväksytyn lomakkeen mukaan. Jos sinun on lisättävä aiemmin käyttämätön raportti, luodaan uusi otsikko. Ja prosessi toistetaan yllä kuvatun algoritmin mukaisesti.