Osastojen välisen vuorovaikutuksen esimerkkisääntely, esimerkkejä

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jokaisella yrityksellä on toimintaansa säätelevät paikalliset asiakirjat. Yksi merkittävimmistä on osastojen välisen vuorovaikutuksen sääntely (näyteasiakirja kuvataan alla). Organisaation johtajalle se on tehokas johtamisen työkalu. Tarkastellaanpa yksityiskohtaisesti esimerkkisäännöstä osastojen välisestä vuorovaikutuksesta.

Vaatimukset

Mikä asetuksen pitäisi olla? Vuorovaikutus laskenta- ja taloushallinnon osastojen, henkilöstöpäälliköiden ja selvitys- ja suunnitteluyksikön sekä yrityksen muiden rakenneyksiköiden välillä on väistämätöntä toiminnan prosessissa. Samalla työntekijöiden yhteydenpidon tulee varmistaa asetettujen tehtävien toteuttaminen mahdollisimman lyhyessä ajassa. Näytteen osastojen välisen vuorovaikutuksen sääntelystä tulisi ennen kaikkea olla esiintyjien saatavilla. Jos sen kehittämisestä vastaava henkilö kirjoittaa kaikki määräykset muistiin, mutta alaiset eivät ymmärrä mitään, asiakirjalla ei ole merkitystä. Tältä osin muodostaa malliasetuksenosastojen välisessä vuorovaikutuksessa kolme keskeistä periaatetta tulisi ottaa huomioon:

1. Dokumentti on koottu liiketoimintaprosessimallin perusteella. Säännösten laatu riippuu suoraan järjestelmän perusteellisuudesta.
2. Asiakirjan rakenne määräytyy prosessimallin mukaan. Kaikkien järjestelmän kohtien on oltava säännöissä.
3. Tietojen esittäminen tapahtuu virallisella, kuivalla kielellä. Asiakirjan tekstissä on suositeltavaa käyttää lyhyitä yksinkertaisia lauseita. Määräykset tulee muotoilla yksiselitteisesti. Kaikki lyhenteet ja termit on kirjoitettava.

Tavoitteet

Osastojen välisen vuorovaikutuksen esimerkkisääntely tarjoaa:

1. Järjestyksen luominen ja ylläpito dokumentaation valmistelussa, tehokas yhteydenpito rakenneyksiköiden välillä.
2. Konfliktitilanteiden ehkäisy tiimissä. Jos työvuorovaikutussuunnitelmat määritellään etukäteen, yhden tai toisen työntekijän osallistumisosuus prosesseihin, riitoja ei synny.
3. Nopea pääsy uusien tulokkaiden joukkoon. Säännös auttaa ymmärtämään vuorovaikutuksen rakennetta, osoittaa mitä asiakirjoja työntekijä käyttää, mihin palveluihin hän ottaa yhteyttä.
4. Kurin valvonta.
5. Asioiden nopeampi siirto toiselle työntekijälle (lähdettäessä tai lomalle lähtiessä).
6. Talous-, henkilö- ja aikaresurssien menetyksen estäminen.

Rakenne

Mikä on vuorovaikutuksen sääntelyvoidaan pitää oikein laadituina? Tyypillisesti asiakirja sisältää seuraavat osat:

1. Yleiset määräykset.
2. Määritelmät, termit ja lyhenteet.
3. Prosessien kuvaukset.
4. Vastuullisuus.
5. Ohjaus.

Lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttävät säädökset, GOST:t ja muut asiakirjat voivat toimia määritelmien lähteinä. Viimeksi mainitut sisältävät erityisesti ministeriöiden, osastojen määräyksiä ja hallituksen asetuksia. Samalla viittaukset säädösasiakirjoihin, joiden määräyksiä on käytetty, tulisi sisällyttää osastojen välistä vuorovaikutusta koskeviin määräyksiin. Erityisesti terveyslaitosten näyte sisältää viitteitä terveys- ja sosiaaliministeriön sekä alueen terveysministeriön määräyksistä.

Hakemus

Se sisältää yleensä graafisen mallin liiketoimintaprosessista. Se on kuvattu kaaviona, joka koostuu useista lohkoista. Graafinen kuva voidaan luoda PC-ohjelmistotuotteilla. Järjestelmät heijastavat erityistä menettelyä tiettyjen tehtävien toteuttamiseksi. Visualisointi on kätevämpää kuin teksti. Kaaviossa näkyy selkeästi prosessin alku ja jokainen vaihe, niiden välinen suhde lopputulokseen. Tätä mallia käyttävät usein yrityksen osastojen välistä vuorovaikutusta koskevien määräysten kehittäjät 223-FZ:n mukaisesti. Järjestelmä korostaa sellaiset keskeiset parametrit kuin tuotokset ja panokset, osallistujat ja asiakkaat. Jos aloittelija tutustuu tällaiseen malliin, hän ymmärtää välittömästi prosessin erityispiirteet ja on valmis toteuttamaan tietyn tehtävän.

Ohjeet

Ensimmäisessä vaiheessa sinun on määritettävä asiakirjan aihe ja vastuuhenkilöt, eli kukalaatii ja mitkä säännöt. Etenkin kirjanpitoosastojen välinen vuorovaikutus tapahtuu selkeän suunnitelman mukaan, joka on kirjattu lainsäädännössä. Tässä rakenneyksikössä on aina tärkein vastuuhenkilö raportointivaatimusten noudattamisesta. Hänestä voi tulla vastuuhenkilö, joka laatii osastojen välistä vuorovaikutusta koskevat säännöt. Kaikkien työntekijöiden tulee keskustella malliasiakirjasta. Tätä varten järjestetään yleiskokous. Jos asiakirja säätelee prosessia, jossa useamman kuin kahden osaston edut törmäävät, on tärkeää ottaa avainhenkilöt mukaan keskusteluun. Kehityksestä vastaavan henkilön tulee selittää kollegoille sääntöjen toimeenpanon tärkeys.

Prosessien kuvaus

Sen määrä riippuu vuorovaikutuksen monimutkaisuudesta. Jos prosessi on yksinkertainen ja siitä vastuussa oleva työntekijä ymmärtää hyvin kaikki toteutuksen vaiheet, hän voi itse laatia työsuunnitelman muiden rakenneyksiköiden kanssa. Sen jälkeen hänen tulee keskustella asiakirjasta muiden osallistujien kanssa. Jos liiketoimintaprosessi on monimutkainen, jokainen työntekijä kehittää oman osan mallista. Sen jälkeen kaikki hankkeet kootaan ja niistä keskustellaan. Perusasiakirjaan tutustumisen aikana kaikki kiinnostuneet työntekijät voivat ehdottaa tiettyjä korjauksia ja lisäyksiä. Sen jälkeen yrityksen osastojen välisen vuorovaikutuksen säännöt siirtyvät johtajalle.

lausunto

Voidaan tehdä suoraan. Tässä tapauksessa pää itse allekirjoittaa välisen vuorovaikutuksen säännötyrityksen osastot. Esimerkkiasiakirja voidaan hyväksyä myös epäsuorasti. Tässä tapauksessa johtaja antaa käskyn. Hallintotoimen rekisteröintitiedot merkitään hyväksyntäleimaan.

Vastuuhenkilön työn erityispiirteet

Joissakin organisaatioissa laatupäällikön virka on järjestetty osav altiossa. Käytännössä asiakirjan valmistelun tiettyjä vaiheita on kehitetty. Osastojen välistä vuorovaikutusta koskevat säännöt laativan johtajan tulee noudattaa niitä. Esimerkki perusvaiheista:

1. Määritä prosessit.
2. Kaavion rakentaminen.
3. Yksityiskohtainen kuvaus.
4. Tekstin säveltäminen.

Vastuullinen asiantuntija tutkii eri osastojen työntekijöiden aikataulua. Tämä on tarpeen osastojen välistä vuorovaikutusta koskeviin määräyksiin sisältyvien vakiotilanteiden kuvauksen laatimiseksi. Esimerkki: "Huoltoasema tarkastetaan teknisin keinoin, kuten… Tarkastuksen päätyttyä luodaan raportti."

Lopullisen tavoitteen määrittäminen

Säännön laatimisesta vastaavalla henkilöllä tulee olla käsitys kaikista prosesseista, työntekijöiden tehtävät, asianmukainen pätevyys ja ammattitaito. Asiakirjan tarkoituksen tulee olla työntekijöille selvä. Muuten määräysten toimeenpano on lisätaakka työntekijöille.

Optimointi ja suunnittelu

Kattava tutkimus yrityksessä tapahtuvista prosesseista, jonka avulla voit tunnistaaheikkoja kohtia. Tilanteiden, tulosten, toimintojen analysointi mahdollistaa toiminnan optimoinnin. Tämä puolestaan antaa meille mahdollisuuden muodostaa useita skenaarioita jatkokehitystä varten. Yritys voi siis jättää kaiken ennalleen, luoda uuden työmallin tai korjata vanhan.

Vuanssit

On tärkeää, että jokainen työntekijä ymmärtää selvästi, mitä hänen tulee tehdä ja miten saavutetut tulokset vaikuttavat hänen ansioihinsa. Siksi asetuksesta on keskusteltava ennen sen hyväksymistä. Avainrooli asiakirjan valmistelussa on luonnollisesti osoitettu työryhmän (projektin) johtajalle. Tämän asiantuntijan tehtävänä on esittää kriittisiä kysymyksiä. Hänen on kyettävä esittämään selkeä prosessimalli. Jokainen osallistuja näkee kuvan omin silmin. Tarvitaan yhteinen ymmärrys. Jokaisen osallistujan tulee selittää vastuunsa sääntöjen laatimisessa. Useimmissa tapauksissa ryhmät suhtautuvat skeptisesti tällaisen asiakirjan käyttöön. Prosessin monimutkaisuudesta riippuen säännösten käyttöönotto kestää 4-12 kuukautta.

Esittelyominaisuudet

Jotta ottaa käyttöön uuden asetuksen, sinun on:

1. Tunnista aiemmat asiakirjat kelpaamattomiksi.
2. Ota käyttöön uusia paikallisia lakeja asetuksen aktivoimiseksi.
3. Kehitä tarvittavat asiakirjat hyväksyttyjen sääntöjen soveltamiseksi.
4. Hieno tai ota käyttöön uusia automatisoitujen tietokantojen moduuleja.
5. Tee muotoja standardoimattomista asiakirjoista.
6. Vaihda tai täydennä henkilöstöäaikataulu.
7. Etsi ehdokkaita uusiin tehtäviin, nimitä tai siirrä työntekijöitä.
8. Opeta esiintyjille uudet säännöt.
9. Ota yhteyttä työntekijöihin.
10. Suorita asetuksen koekäyttöönotto.
11. Korjaa tekstiä kokeellisen suorituksen tulosten perusteella.
12. Ota käyttöön asiakirjan lopullinen versio.
13. Määritä menettelyt asetuksen laadunvalvontaa varten.

Kun asiakirjan täytäntöönpanotoimenpiteet on määritetty, johtaja antaa määräyksen. Huomioi, että tapahtumien kestosta johtuen määräyksen hyväksymispäivä ja välitön voimaantulo poikkeavat toisistaan. Tarkastellaan edelleen tärkeimpiä virheitä, joita työntekijät tekevät asiakirjaa laatiessaan.

Epäjohdonmukaisuus käytännön kanssa

Sääntelyn luominen on tärkeää uskoa työntekijälle, joka liittyy suoraan yrityksen työtehtäviin. Oletetaan, että organisaatiosta on tullut erittäin suuri. Johtokunnalla on varaa muodostaa erityispalvelu, jonka tehtäviin kuuluu kehitysasioiden ratkaiseminen. Vastaavasti osasto asettaa tehtäväksi kuvata kaikki yrityksen prosessit. Mutta tämän tapahtuman tarkoitus ei ole heille tärkeä. Jos määräyksiä tekevät henkilöt, jotka eivät ole mukana todellisessa toiminnassa, niin sitä johtava työntekijä ei toteuta järjestelmää. Näin ollen asiakirjalla ei ole järkeä toimia.

Joustavuuden puute

Monet vastuuhenkilöt pyrkivät maksimiinyksityiskohta. Tämä tilanne johtuu tietämättömyydestä määräysten valmistelun ja todellisten tuotantoprosessien kuvauksen eroista. Jos tehtävänä on toimintojen automatisointi, niiden yksityistämisellä on tarkoitus auttaa työntekijöitä. Sääntelyn tarve syntyy, kun tuotannossa on mukana paljon ihmisiä. Heidän toimintansa ovat usein päällekkäisiä, mutta jokainen tulkitsee tämän tai toisen toiminnan omalla tavallaan. Asetuksella pyritään ratkaisemaan riidat. On syytä muistaa, että organisaation työntekijöillä on oltava tietty toimintavapaus, jonka avulla he voivat tehdä yhden tai toisen päätöksen tilanteesta riippuen. Esimerkiksi asiakkaalle voidaan vastata heti, ei hetken kuluttua.

Suuri määrä ja monimutkainen teksti

5-7-sivuisia sääntöjä pidetään optimaalisina. Samalla sen sisällön tulee olla tilava, mutta lyhyt. Ei ole suositeltavaa käyttää monimutkaisia, moniosaisia lauseita. Tekstin tulee olla ymmärrettävää. Lisäksi sinun tulee kiinnittää huomiota ehtoihin. Älä korvaa käsitteitä synonyymeillä, käytä lyhenteitä ilman dekoodausta.

Tietoturva- ja IT-osastojen välinen vuorovaikutus

Tällä hetkellä monissa yrityksissä yhteydenpito näihin palveluihin on erittäin vaikeaa. Vaikeuksia liittyy IT- ja tietoturvaosastojen sisäisiin konflikteihin. Niiden tehokkaan yhteistyön varmistamiseksi on useita vaihtoehtoja. Ensimmäinen ja yksinkertaisin on tietoturvaan erikoistuneiden työntekijöiden (yksi tai useampi) läsnäolo tietotekniikkapalvelussa. Vuorovaikutussäännöt IT-osastojen jaTässä tapauksessa IB heijastaa tyypillisiä yhteistyötapoja. Työn organisointi tapahtuu vallitsevan stereotypian pohj alta, että tietoturva on osa tietotekniikan tarjontaa. Jos yrityksessä ei ole ristiriitoja näiden palvelujen välillä, johtaja voi harkita tietoturvapalvelun järjestämistä erilliseksi IT-osaston rakenteeksi. Tämän vuoksi on tarpeen osoittaa enemmän resursseja, myös taloudellisia, tällaisten toimintojen varmistamiseksi.

Tyypillinen näyte

Yleiset määräykset määrittelevät:

1. Asiakirjan tarkoitus. Pääsääntöisesti on tällainen lause: "Tämä asetus määrää menettelyn …".
2. Soveltamisala. Asetus voi koskea työntekijöitä tai tiloja.
3. Sääntelyasiakirjat, joiden mukaisesti laki on kehitetty.
4. Säännöt määräysten hyväksymiselle, mukauttamiselle ja peruuttamiselle.

Osassa "Termit, lyhenteet, määritelmät" on annettu asiakirjassa käytetyt käsitteet. Kaikki lyhenteet on kirjoitettava. Termit tulee antaa aakkosjärjestyksessä. Jokainen käsite on merkitty uudelle riville yksiköissä. h. Termi määritellään ilman sanaa "tämä", väliviivalla. "Prosessin kuvaus" -osiossa annetaan vaiheittainen kuvaus. On suositeltavaa lisätä alakohtia. Jokainen niistä vastaa tiettyä vaihetta. Samassa osiossa mainitaan tiettyjen toimintojen suorittamiseen osallistuvat työntekijät. Toimien lisäksi kuvataan myös niiden tulos.

Vastuu ja valvonta

Säännösten tulee sisältää maininta mahdollisuudesta määrätä seuraamuksia henkilöille, jotka eivät noudata määräyksiä. Vastuu on lain mukaan sallittu. Se voi olla rikollista, hallinnollista tai kurinpidollista. Säännösten täytäntöönpanoa valvovan työntekijän koko nimi ja asema on ilmoitettava.