Yleisten asioiden apulaisjohtaja: Tehtävänkuvaus ja vastuualueet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Mitä apulaisjohtajan vaatimukset ovat? Mitkä ovat tämän asiantuntijan vastuut? Näihin ja moniin muihin kysymyksiin vastataan artikkelissa.

Päätavoitteet

Yleisten asioiden apulaisjohtajalla on toimenkuvan mukaan useita keskeisiä ammatillisia tavoitteita:

1. Tähän kuuluu organisaation tietoturvan ja taloudellisen turvallisuuden varmistaminen. Esitellyn asiantuntijan tulee osallistua yrityksen jatkuvaan kehittämiseen sekä muodostaa henkilöstöreservejä.
2. Työntekijä on velvollinen osallistumaan ammattitaitoisesti ja tehokkaasti henkilöstön valintaan ja koulutukseen. Myös työntekijöiden ohjaaminen tietyissä tehtävissä on asiantuntijan pätevyys. Älä unohda apulaisjohtajan päätavoitetta: tarjota mukavat ja nykyaikaiset työolosuhteet henkilökunnalle.
3. Lopuksi yleisten asioiden apulaisjohtajan on aina noudatettava vakiintuneita standardeja ja normeja. Tarvittaessa tulee luoda standardeja.

Erikoisvaatimukset

Tapauksessa, kuten missä tahansatoisen työntekijän toimesta, kyseiselle asiantuntijalle asetetaan tiettyjä vaatimuksia. Ja ensimmäinen huomionarvoinen asia on, että yleisten asioiden apulaisjohtajalla on oltava korkea koulutus. Sen tulee olla joko juridista tai teknistä - riippuen organisaation suunnasta.

Asiantuntijalla on oltava vähintään 5 vuoden kokemus. Lisäksi toimenkuvaan on kiinnitetty erityisiä määräyksiä, jotka liittyvät työntekijän työssä tarvittaviin tietoihin:

• Tehtävät, standardit, paikalliset määräykset ja erilaiset liiketoimintasuunnitelmat tulee olla edustetun henkilön vastuulla.
• Työntekijän tulee hallita kaikki henkilöstöjohtamisen teoriat.
• Työntekijän on tiedettävä kaikki tiimin moraalisen tuen tavoista.
• Yleisten asioiden apulaisjohtajalla tulee olla edistyneet PC-taidot.
• Työntekijän tulee tuntea kaikki organisaation periaatteet.

Tietoja työpaikasta organisaatiossa

Yleisten asioiden apulaisjohtajan toimenkuva sisältää tiedot edustetun työntekijän paikasta organisaatiorakenteessa. Mitä tässä voidaan korostaa?

Ensinnäkin kyseinen asiantuntija määrätään johtajien ryhmään. Hänet nimitetään tehtävään tai erotetaan siitä vain johtajan määräyksestä.

Toiseksi asiakirjan mukaan työntekijäon toisen tason johtaja. Asiantuntijalla ei siis ole omaa henkilökuntaa operatiivisessa alaisuudessa. Kaikessa henkilöstöpolitiikkaan ja turvallisuuteen liittyvässä työssä työskentelevän henkilöstön tulee kuitenkin totella häntä.

Asiantuntijan työn arvioinnista

Yleisten asioiden apulaisjohtajan ohje määrää erityiset kriteerit asiantuntijan työtehtävien arvioimiseksi.

Arvioinnin suorittaa organisaation johtaja. Tässä ovat asiakirjassa näkyvät indikaattorit:

• kaikkien työnkuvaan määrättyjen työtehtävien suorittaminen;
• työskentelyhenkilöstön kurinalaisuus ja keskittyminen, työhenkilöstön korkea tehtäviensä suorittamisen taso;
• turvallisuus organisaatiossa; hätätilanteessa käytettävien menetelmien tehokkuus;
• tehokkaan moraalisen ja aineellisen kannustinjärjestelmän tai työntekijöiden kannustinjärjestelmän läsnäolo organisaatiossa;
• tehokkaan ja taloudellisen henkilöstöpolitiikan harjoittaminen;
• laadukkaan henkilöstöreservin varmistaminen, johon kuuluu päteviä työntekijöitä;
• ystävällisen ilmapiirin läsnäolo tiimissä, konfliktien ja riitojen puuttuminen.

Siten varsin monet arviointikriteerit määräytyvät erityisopetuksessa (ammattilainen tai virkamies). Yleisten asioiden apulaisjohtajan on suoritettava tehtävänsä erittäin tehokkaasti ja tuloksellisesti,jotta johto arvioi ne oikealla tasolla.

Ensimmäinen ryhmä asiantuntijatehtäviä

Yleisten asioiden apulaisjohtajan toimenkuvassa määritellään vaatimukset ja tehtävät. Tässä ovat yleisimmät:

Kehitä, toteuta ja päivitä organisaation turvallisuuteen liittyviä liiketoimintasuunnitelmia oikea-aikaisesti (se, kuinka usein tällaisia suunnitelmia laaditaan, riippuu organisaatiosta itsestään; tämä tapahtuu pääsääntöisesti kerran vuodessa)

• Organisaatioiden henkilöstöpolitiikan muotoileminen; vuosittaisen henkilöstösuunnitelman laatiminen.
• Avointen työpaikkojen hakijoiden tarkastusjärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto; laatujärjestelmän järjestäminen työnhakijoiden tarkistamiseksi.
• Jatkuvan ja tehokkaan henkilöstöreservin valmistelutyön järjestäminen.
• Tehokkaiden kilpailujen järjestäminen lupaavimpien ja pätevimpien asiantuntijoiden houkuttelemiseksi organisaatioon töihin.

Yllä on luonnollisesti vain osa tehtävistä, jotka asiantuntijan tulee suorittaa. Työntekijän toinen työtehtävien ryhmä esitellään alla.

Toinen ryhmä asiantuntijatehtäviä

Työntekijän toimenkuvassa on myös seuraavat päätehtävät:

laadukkaan sopeutumismenettelyn järjestäminen jokaiselle uudelle henkilölle organisaatiossa; nimitetään näihin tarkoituksiin vanhimmat tai mentorit, jotka auttaisivat uusia työntekijöitä tottumaan työpaikalle mahdollisimman nopeastisijainti

• Hallitsee henkilöstödokumentaation käsittelyyn liittyvien vastuiden jakautumista.
• Kaikkien tarvittavien materiaalien ja asiakirjojen valmistelu tiettyjen työntekijöiden esittelemiseksi palkintoja tai kannustimia varten.
• Kaikkien asiakirjojen ja materiaalien etsintä ja toteutus työntekijöiden tarvittaessa hallinnollisen tai kurinpidollisen vastuun asettamiseksi.

Yleisten asioiden apulaisjohtajan tehtävät ovat siis varsin laajat ja monimutkaiset. Erikseen kannattaa nostaa esiin turvatoimijärjestelmä ja neuvottelumenetelmät erilaisten viranomaisten kanssa.

Lisävaatimukset työntekijälle

Yksi apulaisjohtajan päätehtävistä on edelleen turvatoimien varmistaminen yhtenä järjestelmänä.

Tässä voimme korostaa seuraavaa:

• Organisaatiossa olevien kohteiden tilan analyysi turvallisuuden vuoksi; näiden kohteiden arviointi.
• Ryhdy toimenpiteisiin yrityksen turvajärjestelmän nykyaikaistamiseksi.
• Estä tietoturvariskit.

Kaiken edellä mainitun lisäksi edustetun asiantuntijan tulee käsitellä myös organisaation tietoturvaa. Yleisten asioiden apulaisjohtaja suorittaa:

• organisaation tietokannan analyysi;
• luettelon laatiminen liikesalaisuuksia koskevista tiedoista;
• työskennellä suojellaksesi tehokkaasti liikesalaisuuksia.

Varajäsenen tehtävissä. johtaja,Se sisältää muun muassa vuoropuhelun eri tahojen ja yritysten kanssa. Erityisesti neuvottelut lainvalvontaviranomaisten kanssa ovat useimmiten suoritettuja ja tarpeellisia. Asiantuntija on tässä tapauksessa velvollinen vastaamaan kaikkiin heidän lähettämiinsä pyyntöihin ja osallistumaan kaikkiin tarvittaviin oikeudellisiin prosesseihin.

Työskentely dokumentaation kanssa

Melko monia tehtäviä hoitaa yleisten asioiden apulaisjohtaja. Dokumentointivastuut ovat luultavasti yleisimpiä ammattilaisten työssä.

Erityisesti työntekijän on toimitettava seuraavat paperit:

• Seuraavan kuukauden työsuunnitelma - joka kuukauden viidenteen päivään mennessä; vastaanottaja on päämies.
• Taloudellinen kuukausiraportti - ennen kunkin kuukauden ensimmäistä päivää; vastaanottaja on pääkirjanpitäjä.
• Lopullinen kuukausiraportti tehdystä työstä - kuukauden viidenteen päivään asti. Vastaanottaja - toimitusjohtaja.
• Ohjeet ja määräykset - tilausten saapuessa. Käyttäjät ovat itse organisaation työntekijöitä.