Suunnittelu- ja talousosasto: sen tehtävät ja tehtävät. Suunnittelu- ja talousosaston määräykset

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Suunnittelu- ja talousosastot (jäljempänä PEO) luodaan organisaatioiden ja yritysten talouden tehokkaaseen järjestämiseen. Vaikka usein tällaisten osastojen työtä ei ole selkeästi säännelty. Miten ne tulisi järjestää, millainen rakenne niillä tulisi olla ja mitä toimintoja niiden tulisi suorittaa?

Esittely

Kaikissa taloustieteen oppikirjoissa sanotaan, että PEO kerää yrityksen yksityiskohtia koskevia taloudellisia indikaattoreita, analysoi niitä ja laatii analyysin aikana saatujen johtopäätösten perusteella kehittämissuunnitelmia.

Jos puhumme pienyrityksestä, tämän toiminnon voi suorittaa yrityksen johtaja (tai yksittäinen yrittäjä), kun toiminnan laajuus kasvaa, nämä v altuudet voidaan siirtää toiselle henkilölle tai jopa ihmisjoukko. Mitä suurempi organisaatio, sitä enemmän siinä on vastuuta talouden suunnittelusta. Työn helpottamiseksi nämä ihmiset yhdistyvät PEO:ssa.

PEO-rakenne

PEO:lla on vakiorakenne. Tätä osastoa johtaa henkilö, jokaraportoi suoraan talouspäällikölle, mainos- ja promootiojohtajalle tai jopa toimitusjohtajalle. Kaikki riippuu koko yrityksen organisaatiorakenteesta.

PEO:n rakenteellisia organisaatioita on kahdenlaisia:

1. Organisaatio, jossa PEO:n työntekijöiden työpaikat sijaitsevat osaston sisällä.
2. Organisaatio, jossa osa työntekijöistä työskentelee osaston ulkopuolella (kerää tietoa yrityksen työstä) ja osa sisällä (analysoivat saatua tietoa ja laativat suunnitelmia).

Viimeinen organisaatiotyyppi on tyypillistä valmistusyrityksille.

Ensimmäisen organisaatiotyypin etuna on, että yrityksen tällaisen rakenneyksikön työtä on helppo hallita. Haittapuolena on, että PEO:n henkilökunta ei aina saa tietoa ajoissa.

Jos käytät ensimmäistä vaihtoehtoa suunnittelu- ja talousosaston ja sen toimintojen järjestämiseen, sen työntekijöille tulee antaa seuraavat toiminnot:

• perustietojen hankkiminen rahoituslähteistä ja rakenneyksiköistä;
• suunnittelumenetelmien ja johdon raportoinnin luominen;
• johdon raportoinnin suora luominen;
• yrityksen kokonaisv altainen valvonta ja analysointi.

Toista PEO-organisaatiomenetelmää käytetään yhtä harvemmin. Tässä tapauksessa osaston työntekijöille tulisi uskoa seuraavat toiminnot:

• valvomme laadittujen suunnitelmien toteutumista;
• tietyn yksikön talousarvion toteuttamisen seuranta;
• suorituskykyanalyysitietty yksikkö.

On tärkeää, että yksikön ulkopuolella työskentelevät työntekijät saavat kaiken, mitä he tarvitsevat organisaatioiden ja yritysten talouden analysointia ja suunnittelua varten.

PEO:n työntekijät voivat raportoida suoraan osaston johtajalle ja minkä tahansa tuotantoyksikön johtajalle. Ensimmäisessä tapauksessa alisteisuutta kutsutaan toiminnalliseksi, toisessa - hallinnolliseksi. Tältä näyttää kaksoislähetys.

Suunnittelu- ja talousosaston ekonomistille tulisi antaa seuraavat tehtävät:

1. Liiketoimintamenetelmien kehittäminen (sekä koko yrityksen että organisaation yksittäisten osastojen sisällä).
2. Yrityksen toimialojen tulosindikaattoreita sisältävien perushakemistojen kehittäminen.
3. Yrityksen johtamispolitiikan kehittäminen.
4. Suunnittelu- ja raportointilomakkeiden kehittäminen.
5. Menetelmien kehittäminen yrityksen suorituskyvyn analysointiin ja arviointiin.

Tällaisen suunnittelu- ja talousosaston ja sen toimintojen organisoinnin etuna on, että kaikki tarvittava tieto menee yksikön analyytikoille viipymättä. Haittapuolena on osaston ulkopuolella työskentelevien taloustieteilijöiden työn heikko valvonta sekä työntekijöiden kaksinkertainen alisteisuus.

Tämä työn organisointitapa voi kasvattaa PEO:n henkilöstöä merkittävästi perusteettomasti.

Esimerkki PEO-rakenteesta eri yrityksissä

Kun on kyse keskikokoisista yrityksistäkokoa, silloin niissä PEO:lla on useimmiten seuraava rakenne: päällikkö on osaston päällikkö, ja hänen alaisuudessaan on kolme PEO:n asiantuntijaa.

Jos puhumme suuresta yrityksestä, niin suunnittelu- ja talousosaston rakenne siinä on seuraava: osastopäällikkö johtaa osastoa, apulaisosasto on hänen alaisuudessaan, jonka sekä osaston pääekonomisti että osaston johtava ekonomisti ovat suoraan alaisuudessa. Kaksi PEO:n ekonomistia raportoi pääekonomistille.

IEE:n ongelmat

Tämän yrityksen divisioonan tehtäviin kuuluu seuraavien asiakirjojen ja hakemusten valmistelu:

• yrityksen kehityssuunnitelmat ja ennusteet;
• erilaisluonteiset raportointiasiakirjat (kertaluonteiset ja säännölliset);
• tarvittavat viitteet ja analyyttiset selitykset;
• taloudelliset laskelmat;
• investointiprojektit ja liiketoimintasuunnitelmat.

PEO:lla on myös tiettyjä tehtäviä, jotka tulee ilmoittaa selkeästi yrityksen säädösasiakirjoissa.

PEO:n toiminnot

PEO:n toiminnot ovat seuraavat:

• yrityksen suorituskyvyn analyysi;
• yrityksen suorituskyvyn ennustaminen;
• organisaation taloudellisen tilanteen arviointi;
• tuotantoprosessien standardien laatiminen;
• tuotantokustannusten muodostumisen ja muutosten hallinta;
• tuotteiden hinnanhallinta;
• johdon raportointi;
• osallistuminen muodostukseenosastojen budjetit.

Kaikki PEO-toiminnot ovat yhteydessä yrityksessä tapahtuviin liiketoimintaprosesseihin. Seuraavassa kuvataan näiden käsitteiden välinen suhde.

PEO-toiminnon ja yrityksen liiketoimintaprosessien välinen suhde

Yrityksen tärkeimmät liiketoimintaprosessit ovat:

• myynti;
• tuotanto;
• ostokset;
• tutkimus ja kokeellinen kehitys.

Peolla on jokaiselle yrityksen työvaiheelle oma tehtävänsä.

Työskennellessään tuotteiden myynnin parissa PEO suorittaa myynnin suunnittelun, valvonnan ja jatkoanalyysit. Tuotteiden valmistuksessa PEO:n tehtävät ovat samanlaiset.

Kun tuotantoprosessi on tarvittavien resurssien ostovaiheessa, PEO huolehtii myös hankintojen suunnittelusta, niiden valvonnasta sekä hankittujen arvojen ja varojen analysoinnista. Tilanne on sama tutkimuksen ja kokeellisen kehityksen kanssa.

Suunnittelu, valvonta ja analysointi ovat ekonomistin kolme tehtävää yrityksessä työskennellessään perusliiketoiminnan prosessien parissa. Miksi tehdä tämä? Optimoidaksesi samat prosessit tulevaisuudessa.

Liiketoimintaprosessit voivat olla myös aputoimia. Ne ovat:

• tuotantoteknologiat;
• tuotteen laatu;
• tekniikka;
• tilojen pääomarakentaminen;
• logistiikka.

Mitkä ovat PEO:n tehtävät tässä tapauksessa? Sama: suunnittelu, valvonta ja analysointi. Ensimmäisessä tapauksessa työstetään kokeellisen kehitystyön tuotantoteknologiaatoisessa - sertifioinnista, lisensoinnista ja metrologiasta, kolmannessa - laitteiden ylläpidosta ja energiahuollosta, neljännessä - rakennusten rakentamisesta, viidennessä - kuljetuskustannuksista.

Liiketoimintaprosesseja palvelevat organisaatiot ovat erottuvia, mukaan lukien:

• työskentely henkilöstön kanssa;
• markkinointi;
• taloushallinto;
• lakipalvelut;
• yleinen hallinto.

Tässä tapauksessa ekonomistin tehtävät yrityksessä eivät muutu.

PEO-työsääntely

Jotkut yritykset luovat PEO:ta, mutta eivät välitä ollenkaan tämän rakenneyksikön työn säännöstelystä. Suunnittelu- ja talousosastoa ei ole varattu.

Jos organisaatio ei säätele PEO:n työtä millään tavalla, on kiireellisesti valmisteltava asiakirja, joka korjaa tämän puutteen. Tästä asiakirjasta tulee perusta WtE:ssä työskentelevien työntekijöiden toimenkuvausten luomiselle, mikä ratkaisee artikkelin alussa kuvatut ongelmat.

Kaavoitus- ja talousosaston ja sen toimintojen vakiomääräysasiakirja sisältää seuraavat kohdat:

1. Yleiset määräykset.
2. Osastorakenne.
3. Laitoksen päätehtävät.
4. Osastojen toiminnot.
5. Oikeudet.
6. Työskentele yrityksen muiden rakenteiden kanssa.
7. Vastuullisuus.
8. Osaston toiminnan arviointikriteerit.

Seuraavaksi suunnittelu- ja taloushallinnon työtä ja tehtäviä säätelevän asiakirjan rakenneosasto.

IEE:n työtä säätelevän asiakirjan rakenne

Yleiset määräykset -osio sisältää yleistä tietoa tästä laitteesta. Määritetty:

• yrityksen talouspolitiikan mukaisen osaston perustamisen tarkoitus;
• perusehdot;
• johtajan nimittämä henkilö;
• asiakirjat, joita tämä osasto ohjaa tehtäviensä suorittamisessa.

Osastojen rakenne -osiossa on tietoa PEO:n rakenteesta ja sen määrällisestä koostumuksesta.

Osiossa "Osaston keskeiset tehtävät" on kuvattu EYJ:n keskeiset tehtävät sekä luettelot raporteista ja suunnitelmista, jotka sen työntekijöiden on toimitettava johdon harkittavaksi.

PEO:n päätehtävät

Suunnittelu- ja talousosaston päätehtävät, jotka tulee ilmoittaa säädösasiakirjassa, ovat:

1. Työ taloussuunnittelun parissa, taloudellisen toiminnan järkeistämisen parissa.
2. Yrityksen kehittämisstrategian kehittäminen, jotta liiketoiminta voidaan mukauttaa nopeasti jatkuvasti muuttuviin markkinaolosuhteisiin.
3. Kattavan taloudellisen analyysin tekeminen yrityksen rahoitus- ja taloudellisesta toiminnasta.
4. Tilastollinen laskenta kaikista yrityksen toiminnan mittareista.
5. Yrityksen muiden osastojen toiminnan tekninen ja taloudellinen suunnittelu.

Peo-toiminnot

PEO:n päätoiminnot, jotka yleensä mainitaan säädösasiakirjoissa, ovat:

1. Taloudellinenyrityksen työn suunnittelu, liiketoiminnan rationalisointi.
2. Luonnosten valmistelu yhtiön muiden osastojen toimintaa varten. Valmistelu sisältää myös tiettyjen sopimusten tekemisen perustelut laskelmilla.
3. Suunnitelmien laatiminen yrityksen tuotannosta, taloudellisesta ja kaupallisesta toiminnasta eri ajanjaksoille (lyhyt, keskipitkä ja pitkä aika).
4. Yrityksen osastoille tiedottaminen nykyisistä suunnitelmista.
5. Kattavan analyysin tekeminen yrityksen toiminnasta kaikilla osa-alueilla.
6. Seuraa osastoittain nykyisten suunnitelmien toteutusta sekä oikea-aikaista raportointia.
7. Luo järkeviä tietueita, jotka lisäävät hieman työntekijöiden byrokraattista taakkaa.

Tämä ei ole täydellinen luettelo tärkeimmistä tehtävistä, jotka suunnittelu- ja talousosaston on suoritettava.

PEO-oikeudet

Suunnittelu- ja talousosaston asiantuntijalla on toimenkuvansa puitteissa oikeus:

• pyytää yrityksen muiden divisioonien v altuutetuilta edustajilta tietoja, jotka ovat tarpeen heidän toiminnan valvomiseksi ja analysoimiseksi;
• luo asiantuntijatyöryhmiä, joiden tehtävänä on organisaation taloussuunnittelu;
• osallistua toimiv altansa puitteissa liikeneuvotteluihin muiden yritysten ja organisaatioiden edustajien kanssa, allekirjoittaa sopimuksia;
• organisoi yrityksen uusien ohjelmien ja tieteellisten projektien analysoinnin niiden tehokkuuden jakehittämisen tarkoituksenmukaisuus;
• tehdä ehdotuksia IEE:n toimiv altaan kuuluvista asioista projektien muodossa.

Vuorovaikutus, vastuullisuus, arviointi

PEO:n työtä ohjaava säädösdokumentaatio sisältää usein osia, jotka määrittelevät PEO:n vuorovaikutuksen organisaation muiden rakenteiden kanssa; vastuu kaikista osaston työntekijöiden tekemistä toimista; IEE:n toiminnan arviointi.

Kohdassa”Työskentely yrityksen muiden rakenteiden kanssa” tehdään vain mallin mukainen johdanto:”Osasto on toiminnassaan vuorovaikutuksessa seuraavien rakennejaostojen kanssa (nämä toimialat on lueteltu alla) . Siirtyessä kaikki riippuu siitä, kuinka laajat v altuudet PEO:n työntekijöille on suunniteltu annettavaksi.

Kohdassa "Vastuu" ilmoitetaan, että IEE:n johtaja ottaa täyden vastuun osaston työstä; työntekijöiden vastuun aste määräytyy heidän toimenkuvansa mukaisesti; kaikki työntekijät ja PEO:n johtaja ovat henkilökohtaisesti vastuussa laatimistaan asiakirjoista ja Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti suoritetuista toimista.

Osassa "Laitoksen toiminnan arviointikriteerit" on määrätty kaksi kriteeriä:

1. Työtehtävien oikea-aikainen ja laadukas toteutus.
2. Välitön tehtävien laadukas suoritus.

Voit määrittää muita arviointiperusteita.

Tämä päättää säädösasiakirjan laatimisen. Luonnollisesti se tulee muotoilla suunnittelusääntöjen mukaisesti.vastaavat paperit: kaikki tiedot on allekirjoitettava, leimattava ja päivättävä.

PEO-toiminnan hallinta

Valvomme PEO:n työtä yhden seuraavista työntekijöistä:

• yrityksen talousjohtaja (suuressa yrityksessä);
• CFO (pienessä tai keskisuuressa yrityksessä);
• pääekonomisti (tuotannossa).

PEO-toiminnan valvontaa suoritetaan seuraaviin tarkoituksiin:

1. Kertaluonteisten tehtävien nopea suoritus.
2. Raportoinnin ja dokumenttien kulun noudattaminen, yhtiön sisäisten määräysten mukaisesti.
3. Toimitettujen laskelmien ja raportointidokumentaation luotettavuuden varmistaminen.
4. Työanalyysi IEE:n toiminnan tehokkuuden selvittämiseksi.

Johtopäätös

Jokaisessa taloustieteen oppikirjassa sanotaan, että PEO on todella välttämätön yrityksen rakenneyksikkö. Ilman sitä monien yritysten ja organisaatioiden tehokkuus heikkenee merkittävästi. Vaikka kaikilla yrityksillä ei olekaan PEO:ta asetettu oikein.

Joskus osaston tehtäviä ei ole määritelty selkeästi, jossain työntekijöiden tehtävät. Joissakin yrityksissä on vaikea tilanne PEO:n työntekijöiden alaisuudessa. Vaikka suunnittelu markkinataloudessa on tärkein prosessi.

Ongelman korjaamiseksi on välttämätöntä, että yrityksen johtaja ymmärtää selkeästi vastaukset seuraaviin kysymyksiin:

1. Mikä on PEO?
2. Mikä on sen rakenne?
3. Tarvitseeko tämä yritys vai sen toimintoteloittaa yksi henkilö?

Jos on yksiselitteisesti päätetty PEO:n luomisesta, kannattaa välittömästi edetä viranomaisdokumentaation toteuttamiseen, jossa yleisten määräysten lisäksi kirjoitetaan seuraavaa:

• osastorakenne;
• oikeudet ja toiminnot;
• vastuu;
• työtä yrityksen muiden rakenteiden kanssa.

Jos noudatat näitä suosituksia suunnittelu- ja talousosaston ja sen toimintojen suunnittelussa, niin yrityksellä on tehokas rakenneyksikkö.

Jos tämän yksikön työ on selkeästi perustettu, sen asiantuntijat pystyvät optimoimaan kaikki tuotantoprosessit vahingoittamatta toimintaa. Rahan kielelle käännettynä tämä tarkoittaa, että tehokkaan PEO:n avulla voit käyttää vähemmän resursseja ja ansaita enemmän.