Toimiston ylläpitäjän toimenkuva: tehtävät, toiminnot ja oikeudet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Useimmissa julkisissa paikoissa ensimmäinen henkilö, jonka tapaat heti kynnyksen ylittämisen jälkeen, on vastaanottovirkailija. Näitä asiantuntijoita palkkaavat hotellit, kauneushoitolat, ravintolat ja tietysti toimistolaitokset. Heillä on monia velvollisuuksia vieraiden ja kumppaneiden kanssa kommunikoinnista asiakirjojen käsittelyyn.

Ominaisuudet

On syytä sanoa, että ylläpitäjä on erittäin monipuolinen ammatti, johon voi kuulua monipuolisia tehtäviä. Aloittelijan etu on, että se ei vaadi syvällistä tietoa tietystä alueesta.

Mahdolliset työnantajat kiinnittävät enemmän huomiota henkilökohtaisiin ominaisuuksiin. Potentiaalisen toimistopäällikön tehtävään ehdokkaan tulee olla kohtalaisen seurallinen, kyettävä luomaan kontakteja eri ihmisiin ja ilmaisemaan oikein omia ajatuksiaan. Eduksi katsotaan myös kiinnostus valittua alaa kohtaan.toimintaa ja kykyä käsitellä stressiä. Jälkimmäinen laatu on varmasti hyödyllinen tulevalle ylläpitäjälle. Hänen on kommunikoitava v altavan määrän vierailijoita kanssa, joiden keskuudessa konflikteja tulee varmasti vastaan. Tällaisissakin tilanteissa järjestelmänvalvojan on kuitenkin kyettävä pysymään kohteliaasti.

Huomaa, että yrityksen rekrytointipolitiikasta riippuen vaatimukset voivat olla korkea-asteen koulutusta, kykyä työskennellä toimistolaitteiden kanssa jne.

Tämän tehtävän työaikataulu määräytyy yleensä toimipaikan aukioloaikojen mukaan, sillä järjestelmänvalvoja on se, joka avaa sen aamulla ja sulkee illalla. Työntekijöille kellon ympäri työskennellessä laaditaan kuitenkin vuoroaikataulu. Toimistot eivät pääsääntöisesti toimi tässä tilassa.

On myös syytä kiinnittää huomiota siihen, että ylläpitäjä ja toimistopäällikkö ovat eri ammatteja. Toimistopäällikkö itse asiassa valvoo muita työntekijöitä. Ylläpitäjä, toisin kuin hän, ei suorita tätä tehtävää. Hän suorittaa vain omia tehtäviään ja on tarvittaessa vuorovaikutuksessa toimiston muiden työntekijöiden kanssa.

Päävastuut

Toimiston ylläpitäjän on työpaikalla ollessaan suoritettava huomattava määrä tehtäviä, joita johto antaa hänelle. Listataan ne lyhyesti.

• Puheluiden vastaanotto ja myöhempi jakelu. Ylläpitäjän tulee neuvottelujen aikana tallentaa tiedot ja välittää ne työntekijöille. Tarvittaessa soittaauudelleenohjaa toiselle osastolle.
• Toimiston ylläpitäjän tehtäviin kuuluu lauseke, joka velvoittaa työntekijän antamaan alustavia neuvoja mahdollisille asiakkaille.
• Tarve käsitellä saapuvat ja lähtevät asiakirjat.
• Työpaikkailmoitusten lähettäminen erikoistuneisiin portaaleihin ja rekrytointitoimistoihin. Toimiston ylläpitäjän tehtäviin kuuluu myös alustavien haastattelujen tekeminen mahdollisten ehdokkaiden kanssa.
• Toimistolaitteiden moitteettoman toiminnan varmistamiseksi tarvittavien paperitavaroiden ja kulutustarvikkeiden ostaminen.

Yllä lueteltujen tehtävien lisäksi toimiston ylläpitäjä on itse asiassa jatkuvasti vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa. Nämä ovat sekä potentiaalisia asiakkaita että yrityksen nykyisiä työntekijöitä. Tämä asiantuntija on vastuussa työntekijöiden aikatauluista.

Oikeudet

Oikeuksien määrä, toisin kuin velvollisuudet, on paljon pienempi. Joten mitä toimiston ylläpitäjän ohje tekee?

• Toimi yrityksen puolesta ja edustaa sen etuja vuorovaikutuksessa muiden yritysten kanssa.
• Vuorovaikutus muiden työntekijöiden kanssa määrätyn vallan puitteissa.
• Tee ehdotuksia harkittavaksi organisaation suorituskyvyn parantamiseksi.

Toimiston järjestelmänvalvojan toiminnot

Tämän asiantuntijan pitäisi olla työpaikallasuorittaa huomattavan määrän hänelle annettuja tehtäviä:

• Toimiston valmistelu.
• Ylläpidä järjestystä.
• Palvelee vieraita.
• Puhelinpalvelu.

Itse asiassa toimintoja voi olla enemmän. Se riippuu tietyn laitoksen toimistonvalvojan työtehtävistä.

Toimiston valmistelu

Määritettyjen toimintojen suorittaminen alkaa pääsääntöisesti uuteen työpäivään valmistautumisesta. Työpaikalleen saapuessaan järjestelmänvalvoja tarkistaa toimistolaitteiden työn, kulutustarvikkeiden ja paperitavaroiden saatavuuden. Seuraavaksi asiantuntijan on tutustuttava vierailijaluetteloon ja luotava olosuhteet heidän tapaamiselleen.

Järjestyksen ylläpito

Järjestelmänvalvojan ei tulisi olla suoraan tekemisissä siivouksen ja muiden toimintojen kanssa järjestyksen ylläpitämiseksi toimistossa. Hänen tehtäviinsä kuuluu kuitenkin huoltohenkilöstön työn koordinointi. Hänen on ajoitettava siivous ja ilmoitettava sen kesto.

Asiakaspalvelu

Ylläpitäjän tehtäviin kuuluu myös neuvotella vierailijoiden kanssa vierailun ajankohdasta, sovittaa ne päällikön kanssa. Käyntiaikataulu tulee laatia siten, että päällekkäisyyksiä ei synny eikä kenenkään tarvitse hukata aikaa odottamiseen. Lisäksi ylläpitäjän tulee tavata vierailijoita. Hän on se, joka luo ensimmäisenvaikutelma.

Puhelinpalvelu

Tämä toiminto on määritetty järjestelmänvalvojalle vapauttamaan johtaja neuvotteluista eikä häiritse häntä työnkulusta. Työntekijä voi ratkaista joitain asioita itse tai varata ajan vierailijalle esimiehen aikataulun mukaisesti. Näitä tehtäviä suorittaessaan työntekijän on ehdottomasti säilytettävä luottamuksellisuus, eikä hänen saa paljastaa hallussaan olevia tietoja ulkopuolisille.

Näyte

Toimiston järjestelmänvalvojan työnkuvaus voi sisältää erilaisia kohtia tietyn organisaation vaatimuksista riippuen. Yleensä siihen kuitenkin määrätään vakioehdot, jotka otetaan mallina.

• Yleiset määräykset.
• Pätevyysvaatimukset. Pääsääntöisesti potentiaaliselle ylläpitäjälle riittää toisen asteen erikoiskoulutus. Kokemus on ehdottomasti eduksi.
• Vastuu. Mikään työnkuva ei ole täydellinen ilman tätä kohdetta.
• Oikeudet. Ylläpitäjällä on esimerkiksi oikeus tehdä ehdotuksia yrityksen toiminnan parantamiseksi.
• Lisämääräykset, jotka voivat sisältää kohteita, jotka eivät sisälly muihin osioihin.

Uudelle työntekijälle on tapana antaa tarkastettavaksi työnkuva, jonka tosiasia hänen on vahvistettava omalla allekirjoituksellaan.

Työpaikka

Työsuojeluohje toimiston ylläpitäjälle asettaa joitain vaatimuksia työoloille. Esimerkiksi työpaikka tulee sijoittaa niin, että työntekijällä on mukava ollasuorittaa omia velvollisuuksiaan. Se sijaitsee pääsääntöisesti johtajan toimiston vieressä, ja sen avulla voit seurata muita työntekijöitä.

Sinun on ymmärrettävä, että järjestelmänvalvojan ja muiden työntekijöiden on usein käytettävä toimistolaitteita tehtäviä suorittaessaan. Siksi se on sijoitettava niin, että se on lyhytaikaiseen käyttöön.

Yksi tärkeistä tehtävistä, jota ei ole selkeästi kerrottu järjestelmänvalvojan toimenkuvassa, on toimia linkkinä välittömän esimiehen ja alaisten välillä. Siksi työntekijän tulee yrittää luoda suotuisa ympäristö ja luoda yhteyksiä muihin asiantuntijoihin. On tärkeää paitsi välittää johtajan ohjeet oikein, myös pystyä hallitsemaan niiden täytäntöönpanon tarkkuutta.

Tästä syystä kyvystä pitää yhteyttä muihin tulee tärkeä tekijä menestyessä tässä tehtävässä. Tämä koskee sekä johtajia että alaisia. Henkilökohtaisten ominaisuuksien os alta organisointia ja stressinsietokykyä pidetään varsin tärkeänä, mikä mahdollistaa muiden työntekijöiden johtamisen ja pysyy rauhallisena myös konfliktivieraiden kanssa.