Kirjanpidon kirjanpitäjän työnkuva: näyte

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Tällä hetkellä yrityksen vakaan toiminnan varmistamiseksi tarvitaan jatkuvaa ja laadukasta keskinäisten selvitysten tilan seurantaa tavaroiden, töiden ja palveluiden toimittajien kanssa.

Muuten on melko helppoa ansaita oikeudenkäyntien ja viivästysmaksujen maksamisen yhteydessä syntyneiden lisätaloudellisten kulujen lisäksi myös maine epäluotettavana vastapuolena, joka ei ole yhtä vakavia tappioita. Yksi avainammattilaisista, joka auttaa välttämään tällaisia ongelmia, on pätevä kirjanpitäjä. Yleisesti hyväksyttyjen ammattistandardien ja tietyn yrityksen erityispiirteiden mukaisesti laadittu toimenkuva auttaa ymmärtämään, mitä hänen välittömiin tehtäviinsä kuuluu.

Yleiset määräykset

Kuten edellä mainittiin, on olemassa yleisesti hyväksytty ammattilainenstandardi, joka auttaa tekemään kohtuullisen valinnan tähän tehtävään hakijoiden joukossa. Se sisältää kriteerit, jotka koskevat mahdollisen ehdokkaan palvelusaikaa ja koulutustasoa.

Palkanlaskentatoimen kirjanpitäjän toimenkuvassa mainitaan yleensä toisen asteen ammatillinen koulutus. Jos kyseessä on taloudellinen suuntautuminen, virkamiehelle ei ole vaatimuksia. Jos erikoisala ei ole ydin, niin kirjanpito- ja taloustoimintaan liittyvän työajan tulisi olla kolmesta viiteen vuoteen. Asiantuntija palkataan yleisesti hyväksyttyjen standardien mukaisesti: virallisen sopimuksen tekemisellä ja johtajan antamalla asianmukaisella määräyksellä. Toimittajien kanssa tehtävän kuvauksen mukaisten selvitysten kirjanpitäjä on velvollinen:

• ymmärtää sen välittömään toimintaan liittyvän voimassa olevan lainsäädännön;
• tuntee sekä synteettinen että analyyttinen tilikartta;
• tiedä työnkulun organisointi alueellasi;
• osaa dokumentoida tapahtumia vastaavilla tileillä

Lisäksi olisi määriteltävä asiantuntijapiiri ja hänen toimintaansa säätelevien asiakirjojen luettelo.

Toiminnallinen

Työntekijän tehtävien laajuus riippuu yrityksen erityispiirteistä ja kirjanpitopalvelun tehtävien jakautumisesta.

Selvitysalueella työskentelevän kirjanpitäjän päätehtävänä on tilittää keskinäiset tapahtumat vastapuolten kanssa. Ne on jaettu:

• Kiinteän omaisuuden ja kulutushyödykkeiden kirjanpito (kirjanpitäjän toimenkuvaan palveluntarjoajien kanssa sovittaessa on myös ylläpidettävä yleisiä liiketoimintakuluja ja ostetun palvelun käytön suuntaamiseen liittyviä osittain tuotantokustannuksia).
• Ensisijaisen dokumentaation hyväksyminen ja sen toteuttaminen erikoistuneessa kirjanpito-ohjelmassa (1C-yrityksen ohjelmia käytetään useammin). Tämä tehdään käsittelemällä vastaanotetut ensisijaiset asiakirjat, valvomalla niiden suorittamisen oikeellisuutta, pakollista heijastusta myynti- ja/tai ostokirjaan. Tähän kuuluu myös kirjanpitolaskujen päiväkirjan pitäminen.
• Käteisten ja muiden maksujen kirjanpito.
• Keskinäisten maksujen hallinta, mukaan lukien niiden määräajoin tarkastaminen, olemassa olevien ostovelkojen ja saamisten seuranta.
• Lähetettyjen tavaroiden kirjanpito (tyypillinen kirjanpitäjän toimenkuvaan tavarantoimittajien ja ostajien kanssa sovittaessa).
• Perusasiakirjan mukautettujen muotojen luominen, jotta voit käsitellä liiketapahtumia vakiolomakkeiden puuttuessa.
• Sisäisen kirjanpidon raportoinnin tositelomakkeiden kehittäminen.

Sekä työntekijän että työnantajan kann alta on erittäin suotavaa, että tämä kohta sisältää melko selkeän sanamuodon työntekijän toiminnasta, koska juuri heillä on hänen henkilökohtaisen työnsä organisointi jariitojen ratkaiseminen.

V alta

Jokaisen työntekijän oikeuksien vähimmäismäärä on määritelty työlainsäädännössä. Toimittajien kanssa suoritettavan selvityksen kirjanpitäjän toimenkuvassa organisaatio voi antaa lisäoikeuksia, jotka edellyttävät pääsyä tietoihin, jotka ovat välttämättömiä asiantuntijalle määrätyn toiminnon täysimääräiseen suorittamiseen ja sen toimiv altaan kuuluvaan päätöksentekoon. Useimmiten tämä tarkoittaa aktiivista osallistumista sisäiseen asiakirjavirtaan ja oma-aloitteista sovittelutoimien ja erilaisten analyysiraporttien valmistelua.

Yleensä oikeus ammatilliseen koulutukseen sisältyy samaan jaksoon. Mutta sen varsinainen toteutus riippuu vain organisaation johdon kiinnostuksesta ylläpitää ja parantaa työntekijöiden ammattitaitoa. Hyvin usein ammatillinen koulutus sisältää erilaisten opetusmateriaalien itseopiskelun.

Lisäoikeudet

Tietyn työkokemuksen, tietämyksen ja pätevyyden taso voi muodostua edellytykseksi siirrettävien oikeuksien laajentamiselle. Mutta työnantajan tulee tätä kohtaa laatiessaan muistaa, että myönnettyjä oikeuksia ei voi jälkikäteen loukata tai jättää täyttämättä. Siksi kohdan sanamuotoon tulee suhtautua kohtuullisella varovaisuudella.

Vastuu

Tämä on edellisen osion kääntöpuoli. MitenMitä enemmän asiantuntijalle myönnetään oikeuksia, sitä korkeampi on hänen vastuunsa. Tässä kirjanpitäjän toimenkuvan osiossa tavarantoimittajien kanssa sovittaessa on tavallisesti määritelty vakiovastuutyypit: rikosoikeudellinen ja hallinnollinen useista sovellettavan lain määrittelemistä rikkomuksista. Vain asiat, jotka liittyvät aineellisen vahingon aiheuttamiseen asiantuntijan toimilla suoraan organisaation omaisuudelle tai taloudelliselle hyvinvoinnille, korostuvat.

Jos pääsy vastapuolten tietyntyyppisiin henkilötietoihin on annettu, vastuu henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön rikkomisesta voidaan määrätä erikseen.

Kurin vastuu

Kurinpidollisen vastuun syntymishetkiä tarkastellaan tarkemmin. Se määrätään organisaation sisäisten työmääräysten, voimassa olevan toimenkuvan ja liikesalaisuuksien paljastamisen rikkomisesta. Joskus luettelo mahdollisista kurinpitoseuraamuksista on kiinteä. Jos mahdollisia seuraamuksia ei ole täsmennetty, rangaistus pannaan täytäntöön yleisen työlainsäädännön normien mukaisesti.

Kirjanpitäjän toimenkuvan merkitys tavarantoimittajien ja urakoitsijoiden kanssa suoritettaessa

Kaikki kirjalliset vastuut voivat yksinkertaistaa hallintoprosesseja. Koska yrityksen pääkirjanpitäjä on ehkä tärkein sidosryhmä hänelle uskottujen asiantuntijoiden laadukkaassa valinnassapalvelusta, hänen ei pidä millään tavalla vetäytyä mahdollisten alaisten toimenkuvan valmistelusta.

Esimerkkisisältö

Pääasiat, jotka kirjanpitäjän toimenkuva on suunniteltu ratkaisemaan (esimerkki):

1. Yksinkertaista rekrytointiprosessia: selkeästi määritellyt koulutus- ja työkokemusvaatimukset mahdollistavat potentiaalisten hakijoiden alustavan valinnan HR-tasolla ennen haastattelua.
2. Johdon laadun parantaminen: ohjeisiin kirjatut työtehtävät antavat työntekijälle mahdollisuuden suorittaa ne entistä vastuullisemmin ja esimiehellä on mahdollisuus jakaa kätevästi erilaisia kiireellisiä asioita.
3. Henkilöstön toiminnan monimutkaisuuden ja tehokkuuden arviointi. Erilaisiin kannustimiin liittyviä asioita pohdittaessa johtaja pystyy työntekijän määrätyn pätevyyden perusteella lähestymään työpanoksensa arviointia objektiivisemmin.
4. Henkilöstön sertifiointi. Kun johtajalla on tiedot työntekijän tehtävistä, hän saa mahdollisuuden tehdä tietoisempi päätös tehtävänsä soveltuvuudesta.

Osakirjanpidon kirjanpitäjän toimenkuvauksen avulla voit selvittää kaikki perusasiat ja laatia asiakirjan, jonka avulla et tee virhettä ehdokkaan valinnassa.