Sihteeritehtäviä hoitavan toimistopäällikön työnkuva: ominaisuudet ja vaatimukset

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Pienelläkin henkilökunnalla, jossa on vain yrityksen päällikkö ja hänen työntekijänsä, tarvitaan vastuullinen työntekijä, joka olisi organisoiva voima, joka kykenee ohjaamaan ja kontrolloimaan työprosessia - tämä ajatus määrää tekstin toimistopäällikön toimenkuvasta.

Tämä tehtävä edellyttää hakij alta tiettyjä erityistaitoja ja soveltuvaa koulutusta sekä kykyä olla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa. Vaatimusluettelo ei kuitenkaan rajoitu tähän.

Työkuvaus

Ehdokas voi jo viranhakuvaiheessa tutustua hänen oikeuksiaan, velvollisuuksiaan ja velvollisuuksiaan yrityksessä sääntelevään säädökseen. Tällaista asiakirjaa kutsutaan työnkuvaksi. Se koostuu viidestä pääosiosta:

1. Yleiset määräykset. Ne sisältävät kaikki organisaatiotiedot: yrityksen nimen, tehtävän ja rakenneyksikön, johon se kuuluu. Siinä ilmoitetaan myös alaisuus, viran täyttämis- ja irtisanomismenettely sekä koulutus- japätevyys.
2. Vastuu. Tässä osiossa on luettelo työntekijän velvollisuuksista sekä tavoista toteuttaa ne.
3. Työntekijän oikeudet, eli kaikki lisämahdollisuudet, jotka edistävät tehtävien tehokasta suorittamista.
4. Vastuu. Tämän jakson mukaisesti johto tekee päätökset suorituskyvyn arvioinnista, ylennyksistä tai rangaistuksista.
5. Suhteet. Tämä osio koskee kaikkea viestintää ulkoisten ja sisäisten osastojen kanssa, joita työntekijällä voi olla tehtäviään suorittaessaan.

Työkuvauksen laatimisen periaatteet

Tällaisten asiakirjojen laadinnan normatiivisena perustana on johtajien, asiantuntijoiden ja muiden työntekijöiden pätevyyshakemisto (1998). Sen kehittämisessä kiinnitettiin paljon huomiota aseman kuvaukseen ja työntekijän tehtävien suorittamisen edellytyksiin. Työn yksityiskohdat sisältyvät asiakirjan otsikkoon, esimerkiksi "Sihteerin toimenkuva" (toimistopäällikkö tai pääkirjanpitäjä).

Lisäksi, jos on kaksi virkaa, joilla on sama nimike, mutta eri tehtävät, on laadittava eri asiakirjat näiden erojen huomioon ottamiseksi. Henkilöstövastaavan toimistopäällikön toimenkuvissa on tiettyjä eroja samasta sihteerin määräyksestä.

Toimiston johtajan vaatimukset

Ehdokkaan tehtävään tavalla tai toisella on johdettava ihmisiä. Tämä voi olla vain pari henkilöä pienessä yrityksessä tai koko hallintohenkilöstö suuressa yrityksessä. Luonnollisesti,hakijan tulee olla itsevarma PC-käyttäjä ja kyettävä työskentelemään muiden toimistolaitteiden kanssa (skanneri, tulostin tai faksi). Toimistopäällikkö on usein yrityksen edustaja, joten hyvä puhe ja liikekirjeiden laatimiskyky ovat edellytyksenä. Hyvin usein yritykset vaativat tällaisilta työntekijöiltä toimistotyön perusteiden ja työlainsäädännön tuntemista. Vähintään yhden vieraan kielen taito on edelleen toivottava taito, mutta isoon yritykseen haettaessa tämä on jo yksi pakollisista vaatimuksista.

Joissakin tapauksissa toimistopäällikön on yhdistettävä tehtävänsä muiden työntekijöiden tehtäviin. Tämä johtaa tarvittavien taitojen lisääntymiseen. Kirjanpitäjän tehtäviä hoitavalla toimistopäälliköllä tulee siis olla asianmukainen koulutus ja omat erityisohjelmat.

Päävastuut

Sihteeritehtäviä omaavan toimistopäällikön tyypillinen työnkuva sisältää seuraavat asiat:

• postin käsittely, sekä saapuva että lähtevä; niiden uudelleenjako yrityksen sisällä;
• sopimusten ja sopimusten mukaisten velvoitteiden täyttämisen ajoituksen valvonta;
• lähtevien puhelujen soittaminen ja saapuvien puhelujen vastaanottaminen;
• työtä asiakkaiden ja kumppaniyritysten edustajien kanssa;
• tarvittavien paperitavaroiden saatavuuden seuranta;
• toimistolaitteiden pitäminen toimintakunnossa ja asiantuntijoiden kutsuminen vian sattuessa;
• ajan jakaminen työaikataulun sisällä (joissakintapaukset ja johtajalle);
• tarvittavien tapahtumien (kokoukset, konferenssit, työmatkat, yritysjuhlat) järjestäminen;
• kokouspöytäkirjat;
• päivitetään ja lisätään uutta sisältöä yrityksen verkkosivuille.

Tämä luettelo sisältää vain perusvaatimukset. Muita kohteita voidaan lisätä solmittavan työsopimuksen erityispiirteiden mukaisesti. Toimistopäällikön, jolla on henkilöstöpäällikön tehtävät, toimenkuvassa esimerkiksi kehotetaan työntekijää ylläpitämään ja toimittamaan kaikki raportointiasiakirjat oikea-aikaisesti tai korvaamaan henkilöstöosaston päällikkö tämän poissa ollessa.

Lisävastuut

Toimistopäällikön toimenkuvassa on perustoimintojen lisäksi luettelo erilaisista tehtävistä, jotka voivat vaihdella yrityksen toiminnasta riippuen. Toimistopäällikkö voidaan määrätä työskentelemään hallintoviranomaisten kanssa eli hankkimaan lupa kaupankäyntiin, avaamaan sivuliikkeen tai tytäryhtiön jne.

Yksi vastuullisimmista tehtävistä on yrityksen varsinainen johtaminen sen johtajan poissa ollessa. Tämä on tietysti mahdollista vain, jos työntekijä on osoittanut olevansa vastuullinen ja luotettava henkilö, johon voidaan luottaa. Lisäksi toimistopäällikön toimenkuvaan sisältyy usein lauseke yleisen v altakirjan antamisesta. Tällainen asiakirja voitarvitaan esimerkiksi erittäin tärkeän postin vastaanottamiseen.

Viralliset vaatimukset

Suuret yritykset antavat tähän virkaan hakijoiden yleensä tutustua toimistopäällikön työnkuvaan etukäteen, jotta he ovat täysin tietoisia vaatimuksista ja vastuista.

Mutta jopa sellaisilla v altuuksilla hakijan on ymmärrettävä, että hän on edelleen yksi yrityksen monista työntekijöistä. Tältä osin ei pidä unohtaa sitä, mitä työnkuvauksessa ei mainita. Sihteerin tehtäviä hoitavan toimistopäällikön tulee olla ajalle herkkä henkilö voidakseen jakaa sitä tarpeen mukaan.

Työnkulkutehtävät

Hänen työnsä tärkein vaatimus on tehokkuus, joten sellaisessa asemassa oleva on velvollinen käyttämään taloudellisesti toimistomateriaaleja, kontrolloimaan kulutetun sähkön määrää.

Yhtiön muiden työntekijöiden os alta toimistopäällikkö vastaa lähes pään tasolla. Tästä syystä hänen on varmistettava, että työolosuhteet ovat hyväksyttyjen hygieniastandardien ja turvallisuussääntöjen mukaiset. Lopuksi suoria tehtäviään suorittaessaan toimistopäällikkö pääsee käsiksi salaisiin dokumentaatioihin, joten yksi vaatimuksista on sopimuksen allekirjoittaminen liikesalaisuuksien tai muiden yrityksen asemaa markkinoilla mahdollisesti vahingoittavien tietojen paljastamisesta.

Oikea toimisto-johtaja

Tällaisten tehtävien suorittaminen antaa tietysti työntekijälle erityisoikeudet. Ne on myös kerrottu toimistopäällikön toimenkuvassa. Joidenkin ydin, kuten mahdollisuus päästä käsiksi luottamuksellisiin tietoihin, johtuu suoraan tarpeesta suorittaa työtehtävänsä. Toiset liittyvät v altaoikeuksiin. Toimistopäälliköllä on siis oikeus vaatia muilta työntekijöiltä korjaamaan laiminlyönnistä tekemänsä virheet tuotantoasiakirjoissa, asettamaan heille kannustuksen suuruus tai rankaisemaan laiminlyönneitä.

Usein toimistopäällikkö on linkki työntekijöiden ja johtajien välillä. Tässä tehtävässä hän voi pyrkiä parempiin työoloihin ja esittää yhteisiä toiveita sekä yksittäisen osaston että koko yrityksen työn laadun parantamiseksi.

Myyntiosaston toimistopäällikön toimenkuvan piirteet

Toimistopäälliköt ovat olleet jo pitkään välttämättömiä suurissa ja pienissä yrityksissä, joten he tarvitsevat erityistaitoja täyttääkseen tällaisen avoimen viran. Yleinen tapaus on, kun samassa yrityksessä työskentelee useita toimistopäälliköitä erikoistehtävillä, joiden päällä on vanhempi. Heidän työnkuvansa ovat olennaisesti samat, mutta eroavat lisätoimintojen os alta.

Jos toimistopäällikkö työskentelee myyntiosastolla, hänen työnkuvansa voi sisältää esimerkiksi seuraavia asioita:

• etsi uusia myyntipisteitä;
• kysynnän rakenteen muutosten seuranta;
• täydellisen myynnin raportointiasiakirjojen laatiminen;
• suora työskentely asiakkaan kanssa tilausten vastaanottamiseksi ja niiden myöhemmäksi käsittelyksi;
• työtä tiedottaaksemme asiakkaille mahdollisista tuotevalikoiman muutoksista ja hintojen uudelleen laskemisesta;
• järjestä tarvittavat kokoukset;
• tavaroiden toimitussopimusten allekirjoittaminen.

Lisävaatimukset voivat liittyä yrityksen tarjoamien tavaroiden erityispiirteisiin. Jos yritys harjoittaa kiinteistöjen myyntiä ja ostoa, niin toimistopäällikön tehtäviin voi kuulua esitteiden laatiminen ja tiettyjen asiakirjojen laatiminen.

Toimiston johtajan vastuu

Toimistonjohtaja on vastuussa tehtäviensä täyttämättä jättämisestä, rikkomuksista, mukaan lukien liikesalaisuuksien paljastamisesta tai muusta yrityksen imagoa vahingoittavasta toiminnasta, hallinnollisten, siviilioikeudellisten normien mukaisesti. ja rikoslakeja. Jos organisaatiolle on aiheutettu aineellista vahinkoa, rangaistus määrätään työlain määräysten mukaisesti.