Palvelutoimeksianto työmatkalla

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Organisaatio lähettää työntekijänsä työmatkoille ja antaa jokaiselle tietyn tehtävän. Se voi olla niin yksilöllinen kuin ryhmäkin. Kaikki määräytyvät lähetettyjen työntekijöiden erityistehtävien mukaan.

Työntekijöitä työmatkalle lähettävä organisaatio antaa käskyn tai ohjeen, josta käy ilmi matkan tarkoitus, paikkakunta, jonne työntekijä lähetetään, ajoitus ja lähetettyjen henkilöluettelo. Matkustajatyöntekijöille tulee antaa matkustustodistus työtehtävällä. Nämä ovat pakollisia asiakirjoja, jotka vahvistavat lähdön pätevyyden työpaikalle organisaation ulkopuolelle. Matkatodistukseen laitetaan lähtöilmoitus. Paikalle saapuessaan matkustustodistuksessa olevien työntekijöiden tulee saada saapumismerkki ja valmistuttuaan - lähtö. Kun palaat organisaatioosi, muista merkitä palauksesi työmatk alta.

Specialistit, jotka työskentelevät toisella alueella ratkaistakseen tiettyjä asioita, saavat yksilöllisen tehtävän. Esimerkiksi toimitusketjun työntekijätlähetetään toimitiloihin, joiden kanssa heidän yrityksellään on kaupallisia suhteita tiettyjen materiaalien, komponenttien ja kokoonpanojen toimittamiseksi. Joskus puhelinviestintä ei riitä keskustelemaan toimitusehdoista tai toimitettujen tuotteiden ominaisuuksista: teknisten eritelmien yhteensovittamisesta, parametrien määrittelystä, optimaalisten ominaisuuksien valinnasta.

Markkinointiosastojen sekä suunnittelu- ja teknisten palveluiden työntekijät saavat myös työtehtävän. Esimerkiksi näyttelyihin osallistuminen edellyttää paitsi myyntipäälliköiden läsnäoloa, jotka voivat esitellä tuotteitaan ja määrittää hinnan. Myös suunnittelijat, teknikot ja tuotantotyöntekijät voivat olla hyödyllisiä, jotka selvittävät mahdollisten kuluttajien erityisvaatimuksia ja toiveita. Tällaisilla työmatkoilla asiantuntijat vaihtavat kokemuksia, hahmottelevat tuotantotilojensa kehitysnäkymiä.

Jotkut organisaatiot ohjaavat kokonaisia ihmisryhmiä tiettyihin objekteihin antamalla heille palvelutehtävän, josta esimerkki annetaan ohjeiden tai reittilehtien muodossa. Jotta lähetetty ryhmä voisi selkeästi täyttää virallisen tehtävän, sen toimeenpanosta vastaavan ryhmän päällikkö on nimettävä määräyksellä. Erityisen usein tällaisten työmatkojen tarve syntyy, kun asiakkaan yrityksessä otetaan käyttöön laitteita tai kokonaisia komplekseja. Jotta tiimi uudessa paikassa voisi työskennellä tehokkaammin, selvitetään tilapäiseen asumiseen liittyviä kysymyksiä: hotellien tai huoneistojen varausta. Paikat, joissa työntekijät ovatruoka sekä edellytykset työntekijöiden toimitukselle työpaikalle. Liput edestakaisin kuljetuksista maksaa työntekijänsä lähettänyt yritys. Tällaisissa tapauksissa ehdot ovat tiukasti rajoitetut. Myös päivärahat maksetaan. Palkat säilytetään koko työntekijöiden poissaolon ajan.

Asiantuntijoita lähetettäessä laaditaan matkustusasiakirjat, jotka sisältävät matkustustodistukset sekä tehtäväluettelon. Ominaisuuksista ja tehtävien tyypistä riippuen lähetetyt asiantuntijat suorittavat tarvittavat työkalut ja laitteet. Huoltotehtävä on tässä tapauksessa tärkein kriteeri tarvittavien tarvikkeiden valinnassa.

Työmatkalla työskentelyn tulosten jälkeen yritykseensä palannut työntekijä laatii tehdystä työstä raportin. Nämä raportit hyväksyvät johtaja tai hänen sijaisensa. Kuluraporttia varten laaditaan ennakkoraportit, joihin liitetään saatavilla olevat kulut vahvistavat asiakirjat.

Työmatka katsotaan onnistuneesti suoritetuksi sillä ehdolla, että palvelutehtävä on suoritettu kokonaisuudessaan. Suorittamatta jättämisen (voi syntyä tilanteita, kun tehtävä on osittain suoritettu tai sitä ei voida suorittaa) on ilmoitettava syyt. Usein syyt ovat aivan perusteltuja, mutta joskus syynä on työntekijöiden huolimattomuus. Organisaation johto tekee päätöksen tulosten perusteella, kun otetaan huomioon kaikki syyt, jotka estävät myönteisen päätöksen saamisen lähetetyiltä työntekijöiltä.