Työajat. Kuva työajasta: esimerkki, näyte

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Tehokkuus tekee ihmisistä menestyviä ja kilpailukykyisiä. Loistava työkalu työajan käytön tehostamiseen on työaikavalokuvaus, eli sitä kutsutaan myös ajankäytöksi. Mikä tämä työkalu on, kuinka sitä käytetään ja mitä tuloksia se tuo - lue artikkelista.

Mitä on työaikavalokuvaus?

Tämä on tutkimusmenetelmä, jossa koko työpäivä tai tietty aika mittaa jatkuvasti. Tämän havainnon ansiosta saat tietoa siitä, mitä työntekijä, työntekijäryhmä tai tiimi tekee työpäivän aikana. Valvonnan suorittaa asiantuntija, ja tällainen tutkimus voidaan suorittaa myös itsenäisesti. Kaikki toimet, sekä liittyvät työhön että häiriötekijöihin, savutauot, epävirallinen viestintä ja niin edelleen, ovat täysin kiinteitä.

Ajanhallintaa rakastavien työntekijöiden joukossaja ymmärtää ajanhallinnan tärkeyden, se on suosittu työkalu. Lisäksi, jos olet kiinnostunut työajan optimoinnista, työaikakuvaus on ensimmäinen askel. Voit hallita vain sitä, mitä mitataan. Usein pelkkä havainnointi, jopa ilman muutoksia työpäivään, johtaa jo tehokkuuden kasvuun.

Tavoitteet

Tällä menetelmällä on useita tarkoituksia. Yksi tärkeimmistä on työpäivän aikahäviöiden tunnistaminen. Seuraavana on selvittää syyt ajanhukkaan ja kehittää toimenpidejärjestelmä, jonka avulla voit työskennellä tehokkaammin. Työaikavalokuvauksen avulla voit kehittää työprosessien aikastandardeja, oppia menestyneimpien työntekijöiden organisaatiokokemuksesta ja opettaa sitä muille saavuttamaan korkeita tuloksia.

Tällaisesta tutkimuksesta tulee erityisen arvokasta, kun päätetään henkilöstön laajentamisesta tai vähentämisestä, vastuiden uudelleenjaosta.

Jos haluat keskustella esimiehesi kanssa palkankorotuksesta tai assistentin etsinnästä, itse kirjoitettu yksittäinen valokuva työajoista on erinomainen todistuspohja. Sinulla on vahvat argumentit, johtaja ottaa ehdotuksesi vakavammin, jos valmistaudut tällä tavalla.

Työajasta kuvaaminen

Huolimatta siitä, että toimenpiteen nimi sisältää sanan "valokuvaus", mitään valokuvausvälineistä ei vaadita. Paperia riittää jakyniä. Tehtävän yksinkertaistamiseksi on kehitetty valmiita lomakkeita täyttönäytteineen. Ne löytyvät oikeusjärjestelmistä, kuten "konsultti". Voit kehittää lomakkeen itse tai pärjätä tavallisella pöydällä.

Yksi päivä ei aina riitä, joten valvonta voi kestää useita päiviä.

Koko prosessi voidaan jakaa ehdollisesti kolmeen vaiheeseen: valmistelu, tarkkailuprosessi, tulosten käsittely. Valmisteluvaiheessa lomakkeet kootaan ja täytetään, havainnointivaiheessa pidetään kirjaa, tulosten käsittelyvaiheessa lasketaan, kuinka kauan tämäntyyppinen työ kestää, analysoidaan tehokkuutta ja tehdään johtopäätöksiä.

Laskentatulokset

Laskemisen helpottamiseksi samantyyppiset toiminnot yhdistetään ja kerätään ryhmiin. Suosituimmat ryhmät ovat:

• Valmistelu- ja viimeistelytyöt (laitteiden käynnistys, tarvittavien työkalujen valmistelu, laitteiden sammuttaminen, työpaikan siivous).
• Organisaatioongelmat.
• Työtehtävien välittömään suorittamiseen käytetty aika.
• Lepo- ja lounastauot.

Pienemmät ryhmät voidaan tunnistaa, jos se on sopivaa tiettyä tutkimusta varten. Sitten lasketaan kerroin, joka osoittaa työntekijän työpäivän tehokkuuden tai tehottomuuden.

Ajoituslomake

Lomakkeessa on oltava "otsikko", johon syötetään tiedot koko nimestä ja erikoisalastatyöntekijä, laitos, jossa tutkimus suoritetaan, analyysin päivämäärä ja kellonaika.

Sitten pitäisi olla pöytä. Ensimmäinen sarake on sarjanumero, sitten sarake suoritetun työn nimelle. Kolmas sarake ilmoittaa ajanjakson, josta alkaen ja kuinka kauan työ on suoritettu. Neljäs sarake laskee työhön käytetyn ajan. Voit lisätä kommenttisarakkeen.

Tärkeimmät tutkimustyypit

Yksi työntekijä voidaan tarkkailla, niin siitä tulee yksittäinen valokuva. He voivat katsoa ryhmää tai prikaatia, jolloin se on ryhmä- tai prikaatikuva.

Jos tarkkailua tehdään koko työpäivän ajan, tällaista valokuvaa kutsutaan klassikoksi. Et voi korjata koko päivää, vaan vain sen yksittäisiä hetkiä.

Yksi divisioona on jo mainittu yllä. Asiantuntija voi tarkkailla, tai voit itse ottaa kuvia työpäivästä. Kun käytät ulkopuolista tarkkailijaa, saatat kohdata työntekijöiden negatiivisen reaktion. He voivat kieltäytyä työskentelemästä ohjattuna tai päinvastoin aloittaa työskentelyn tavallista nopeammin ja enemmän, mikä johtaa virheellisiin aikakustannuksiin.

Tutkimus voidaan tehdä videolaitteiden avulla. Toisa alta tämä mahdollistaa objektiivisen tiedon saamisen, toisa alta jokaista toimintaa ei voi selvästi erottaa tarkkailemalla sitä vain sivulta, ilman työn tekijän kommentteja.

Psykologinenvalmistelu

Tutkimus työntekijöiden työajan käytöstä - työajan valokuvaaminen, teknisesti yksinkertainen, mutta psykologisesti vaikea tapa. Työntekijät kokevat tällaiset tutkimukset yrityksenä seurata niitä, huonontaa työoloja, tunnistaa puutteita ja rankaista.

Siksi on tärkeää kiinnittää huomiota alustaviin selvityksiin tällaisen tutkimuksen tärkeydestä. Psykologisella ilmapiirillä joukkueessa on vakava vaikutus. Jos ihmiset työskentelevät luottamuksen ja hyvän tahdon ilmapiirissä, he tekevät mielellään kaikkea, mikä auttaa tekemään organisaatiosta tehokkaamman ja kilpailukykyisemmän. Jos päinvastoin, joukkueelle on ominaista epäluottamus, jatkuva rankaisu, on erittäin vaikeaa saada luotettavaa tietoa, joka todella tuottaa tuloksia.

On tärkeää rakentaa motivaatiojärjestelmä, jossa työntekijöiden olisi hyödyllistä työskennellä tehokkaimmin.

Esimerkin erittely

Jokainen työntekijä ei voi tehdä tarkkaa työpäivän ajoitusta. Vaikeinta on tehdä se johtotehtävissä olevien työntekijöiden kanssa, erityisen vaikea on ottaa valokuva kirjanpitäjän työajasta. Helpompaa on niiden asiantuntijoiden kanssa, joiden toiminnassa on selkeät rajat ja erityispiirteet. Yleensä nämä ovat työaloja.

Katsotaanpa esimerkkiä. Työntekijä on johtaja yritysosastolla. Tässä on kuva työajasta (näyte):

• Työpäivän alku - 9-00.
• Työpaikan valmistelu(tietokoneen käynnistys, asiakirjojen valmistelu) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Puhelinkeskustelu avainasiakkaan kanssa - 9-30.
• Sähköpostin tarkistaminen - 9-42.
• Sopimuksen valmistelu asiakkaalle – 9-53.
• Savutauko - 10-37.
• Uuden tuotteen esittelyn valmistelu asiakkaalle – 10-57.
• Lounas - 14-05.
• Harjoittelupaikka uudelle työntekijälle - 14-58.
• Savutauko - 16-15.
• Soitavat asiakkaille - 16-30.
• Päivän lopussa (työpöydän puhdistaminen, tietokoneen sammuttaminen) - 17-55.
• Lähtö kotoa - 18-00.

Nyt sinun täytyy laskea, kuinka kauan kukin toimenpide kesti, jakaa työtyypit ryhmiin, laskea esimiehen tehokkuussuhde. Tämä työaikakuva (esimerkki) auttaa sinua tekemään oman.

Kuka tarvitsee näitä tietoja?

Ensinnäkin sidosryhmät ovat yrityksen johtajat ja omistajat, jotka haluavat ymmärtää kuinka optimaalisesti henkilöstö kuormitetaan, käytetäänkö yrityksen työvoimaresursseja tehokkaasti.

Henkilöstöosaston työntekijät, HR-osastot tarvitsevat myös vastaavia tutkimuksia toteuttaakseen toteuttamiskelpoisia toimenkuvauksia, valitakseen juuri organisaation tarvitseman henkilöstömäärän ja tehdäkseen tutkimustyötä.

Vastuulliset työntekijät ovat itse kiinnostuneita siitä, että työpäivä käytetään tehokkaasti, ilman seisokkeja ja hätätöitä, ei tule ylitöitä tai tehtäviä töitäkotiin.

Nyt tunnet tekniikan, jonka avulla voit arvioida, käytetäänkö työaikaa tehokkaasti (kuva työajasta). Yritä toteuttaa menetelmä käytännössä, löydät suuren määrän varauksia, näet kuinka toimia optimaalisesti. Tämän lähestymistavan ansiosta sinusta voi tulla yksi yrityksen tuottavimmista työntekijöistä, ja tämä tullaan varmasti näkemään ja arvostamaan.