Vaakasuuntaiset linkit: käsite, hallintarakenne, linkkien tyypit ja vuorovaikutus

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yksi johtamisen nykyaikaisista suuntauksista on johtamisen organisointi horisontaalisten linkkien tyypin mukaan. Tällaiselle rakenteelle on ominaista korkeimmalla tasolla tehtävien päätösten määrän vähentäminen, laajemman toimivallan antaminen alemman tason työntekijöille. Tämän seurauksena reagointiaika uusiin ongelmiin ja tilanteisiin kasvaa. Tällaisella järjestelmällä on kuitenkin myös haittoja. Tietty vaikeus on oma-aloitteisen henkilöstön valinta, joka pystyy itsenäisesti asettamaan ja ratkaisemaan ongelmia.

Yleinen käsite

Jokaisessa organisaatiossa työntekijöiden ja osastojen toimintaa tulisi koordinoida. Vuorovaikutus heidän ja johdon välillä määrittelee joukon pysyviä linkkejä, jotka tarjoavat hyvin koordinoidun mekanismin, roolien ja toimintojen koordinoinnin. Hierarkian samalla tasolla olevien linkkien joukko muodostaa hallintavaiheen.

Tärkeimmät liitäntätyypit ovat seuraavat:

• Vaakasuuntaiset ohjauslinkit. Tämä käsitysluonnehtii suhdetta saman tason johtoyksiköiden tai yrityksen jäsenten välillä.
• Pystysuuntaiset liitännät. Ne yhdistävät eri hierarkkiset tasot ja muodostavat vallanjaon. Niiden päätarkoituksena on hallinnollisten (ylhäältä alas) ja raportointitietojen (alha alta ylös) siirto. Tämäntyyppinen suhde on tyypillinen suurille organisaatioille. Esimerkki idealisoidusta versiosta on neuvostoaikainen v altionhallintojärjestelmä, joka rakennettiin federalismin ja unitarismin pohjalle.

Horisontaaliset ja vertikaaliset hallintalinkit ovat vuorovaikutuksessa yhdessä yritysympäristössä. Ensin mainitut vahvistavat jälkimmäistä ja auttavat organisaatiota kokonaisuutena muuttumaan kestävämmiksi ulkoisia ja sisäisiä muutoksia vastaan. Vertikaalisten yhteyksien tehtävänä on systematisoida erilaisia horisontaalisia, siirtää hallinto- ja raportointitietoja sekä varmistaa vakaus.

Toiminnalliset ja lineaariset linkit

Pysty- ja vaakasuuntaiset linkit organisaatiossa voivat olla lineaarisia ja toimivia. Ensimmäiselle tyypille on ominaista se, että osaston tai organisaation johtaja valvoo suoraan alaisiaan (vertikaalinen hierarkia). Lineaarisen ohjausjärjestelmän edut ovat seuraavat:

• tehtävien asettamisen ja niiden toteuttamisen seurannan selkeys ja yksinkertaisuus;
• nopea päätöksenteko;
• esiintyjien työn johdonmukaisuus.

Haittoja ovat:

• johtaja jajohtajan tietojen ylikuormitus;
• tarvike erittäin pätevälle johtajalle;
• johtamisen joustavuuden puute muuttuvissa ulkoisissa olosuhteissa.

Kun rakennetaan toiminnallisia vertikaalisia ja horisontaalisia linkkejä organisaatioon, johdon päätökset tehdään neuvoa-antavalla tasolla. Yksinkertaisin tämäntyyppistä johtamista kuvaava malli on kaksitasoinen jako. Sitä voidaan soveltaa vain pieniin yrityksiin. Jokaisella rakenneyksiköllä (markkinointiosasto, suunnittelupalvelu, tuotanto, talous ja laskenta, henkilöstöhallinto) on omat erityiset tehtävät ja toiminnot, ja sen asiantuntijat vastaavat kapeasta osasta työtä.

Lineaarinen toiminnallinen ohjaus

On myös yhdistetty lineaari-funktionaalinen hallintajärjestelmä, jossa yhdistyvät lineaaristen ja funktionaalisten suhteiden piirteet. Osastojen tiedot ja päätökset välitetään sekä linjajohtajien kautta että yksittäisten esiintyjien ja palvelujen tasolla. Sen hyveet ovat:

• edistää ammatillista kasvua johtorakenteessa;
• toiminnallisten johtajien korkea osaamistaso erikoistumisensa vuoksi;
• työn johdonmukaisuuden parantaminen henkilöstöhallinnon, resurssien, laadun, tuotannon ja muilla alueilla;
• vähennetään toistuvien toimintojen määrää eri osastojen suorittajille.

Tällaisten haitoihinkaaviot viittaavat:

• laadukkaiden horisontaalisten linkkien puute organisaatiorakenteiden välillä;
• yksiköiden välisten etujen ja tavoitteiden erojen riski;
• täytyy ottaa käyttöön lisää johtavia keskijohtajia;
• Hallinnollisen laitteiston työntekijöiden välisen vuorovaikutuksen alhainen joustavuus muodollisten menettelyjen ja sääntöjen vuoksi;
• alhainen kiinnostus innovaatioon.

Tällaisen järjestelmän käyttö on järkevää pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa.

Divisioonan johtamisjärjestelmä

Suurissa yrityksissä käytetään yhä enemmän divisioonallista lähestymistapaa - tuotejohtamisrakennetta, jossa jokainen divisioona tuottaa eri markkinoille suuntautuneita tavaroita tai palveluita. Toimivia palveluita ja horisontaalisten linkkien järjestelmä on jokaisessa divisioonassa.

Divisioonarakenteita hallitaan ylimääräisten välitasojen avulla. Vertikaalisen hierarkian kasvu toisa alta auttaa yrityksen johtoa keskittymään strategiseen toimintaan, toisa alta se auttaa vastustamaan yksittäisten toimialojen tavoitteiden yhteisiä tavoitteita. Jos aineelliset, taloudelliset ja työvoimaresurssit jaetaan keskitetysti heidän keskenän, voi syntyä eturistiriita.

Pääominaisuudet

Vaakasuuntaiset siteet ovat luonteeltaan linjausta, joka edistääyritysrakenteiden tuottava vuorovaikutus niiden välisten ongelmien ratkaisemiseksi. Ne auttavat kehittämään työntekijöiden omavaraisuutta ja aloitteellisuutta. Kaikki ihmiset eivät kuitenkaan ole valmiita näyttämään näitä ominaisuuksia, joten henkilöstön valinnassa tällaisen johtamissuunnitelman toteuttamiseksi on tietty ongelma.

Organisaatiossa näkyvät horisontaaliset linkit heijastavat työntekijöiden erikoistumistasoa ja niillä pyritään eriyttämään toimintoja. Mitä useampia erityistietoja ja -taitoja vaativia töitä on, sitä monimutkaisempi yhteysjärjestelmä muuttuu.

Tällaista hallintorakennetta kuvattaessa käytetään myös seuraavia käsitteitä:

• Ohjausalue - alaisten määrä, joiden on raportoitava samalle esimiehelle.
• Funktionalisointi on ylimmän, keski- ja alajohtajien välistä vuorovaikutusta.
• Maantieteellinen työnjako. Jos organisaatiossa on alueellisia jakoja, tämä monimutkaistaa suuresti vertikaalisten ja horisontaalisten suhteiden rakennetta. Myös toimien koordinointi ja niiden valvonta on vaikeaa.

Vaakasuuntaiset yhteydet toimivat eräänlaisena motivaatioresurssina. On mahdotonta taata vertikaalista urakasvua kaikille organisaation työntekijöille. Horisontaalisten linkkien tehtävänä nykyaikaisessa johtamisjärjestelmässä on kannustaa työntekijää suorittamaan enemmän tehtäviä yksikön sisällä ja tekemään sen korkeimmalla tasolla. Tämän seurauksena hän voi nousta uraportailla hierarkian seuraavaan vaiheeseen.

Vaakasuuntaisten linkkien ero on siinä, että neon mahdotonta muotoilla tarkasti eli kuvata suhteiden sääntöjä, tehtävien ja roolien jakautumista, koska ne syntyvät osastojen ja työntekijöiden välillä, jotka eivät ole suoraan alaisia. Useimmissa tapauksissa nämä yhteydet muodostetaan epävirallisten prosessien kautta, jotka parantavat yleistä, muodollista rakennetta.

Perusmuodot

Yleisimmät horisontaalisten yhteyksien muodot organisaation johtamisrakenteessa ovat:

• suorat kontaktit osastojen päälliköiden välillä;
• työntekijöiden horisontaalinen siirtymä;
• tilapäisten ryhmien muodostaminen tietyn ongelman ratkaisemiseksi tai projektin toteuttamiseksi;
• pysyvien ryhmien perustaminen toistuvien ongelmien ratkaisemiseksi;
• lisärakenteiden muodostaminen horisontaalisten prosessien integrointia ja hallintaa varten;
• Kaksoisvastuujärjestelmän käyttöönotto toiminnalliseen johtamisrakenteeseen. Projektipäällikkö työskentelee asiantuntijoiden kanssa, jotka eivät ole suoraan hänen alaisiaan. Vastuu ulottuu kriittisiin kohtiin, jotka on täytettävä tietyn ohjelman mukaan.

Suora kontakti johtajiin

Esimerkki suorasta kontaktista johtajien välillä voi olla seuraava tilanne. Hankintayksikkö ylitti suunnitelman. Toinen konepaja, mekaaninen kokoonpanotyöpaja, ei tällä hetkellä kestä tällaista aihiota suuren kuormituksen vuoksi. Suoran yhteyden kauttanäiden kahden rakenteen päälliköt ratkaisevat tämän ongelman keskenään ilman yrityksen johtajaa (varastovaraston luominen hankintapajaan tai välivarastoon).

Tämä horisontaalisten linkkien muoto organisaation hallintorakenteessa on yksinkertaisin ja edullisin. Tämän lähestymistavan avulla ylin johto voi keskittyä monimutkaisempien strategisten ongelmien ratkaisemiseen. Saattaa kuitenkin olla, että kahden johtajan päätös ei välttämättä ole yrityksen yleisen edun mukainen. Esimerkiksi edellä käsitellyssä tilanteessa tämä on tuotantorytmin rikkomista. Siksi on tärkeää luoda selkeä viestintälinkki.

Työntekijän siirtyminen

Työntekijöiden horisontaaliset siirtymät osastojen välillä ovat "eksoottisempi" muoto kuin edellä käsitelty. Tämä järjestelmä toteutetaan yleensä osana työntekijöiden ammatillista kehitystä.

Tällaiset siirtymät eivät ainoastaan edistä ammatillisen kokemuksen keräämistä ja uusien tietojen ja taitojen hankkimista, vaan myös kehittävät epävirallista viestintää henkilökunnan välillä, mikä auttaa vahvistamaan horisontaalisia siteitä organisaatiossa. Esiin tulleet ongelmat ratkaistaan useammin suullisen yhteydenpidon avulla, ei kirjallisen viestintämuodon (muistiot ja muut viralliset kirjeet) kautta. On suositeltavaa tehdä tällaisia siirtymiä useammin, koska työntekijöiden saamat tiedot vanhentuvat ajan myötä.

Kohderyhmät

Kohderyhmät luodaan tapauksissa, joissa tarjontaa tarvitaanhorisontaaliset linkit organisaatiorakenteessa useiden yksiköiden välillä. Tässä tapauksessa suoria kontakteja ei käytännössä voida soveltaa. Tällaiset ongelmat vaativat yleensä korkeamman tason ratkaisun ja eri osastojen ja jopa osastojen asiantuntijoiden ponnistelujen yhdistämistä.

Osallistuminen kohderyhmässä voi olla erilainen: työskentely koko työpäivän ajan, osa siitä tai vain neuvonta-avun muodossa. Tehtävän ratkaisemisen ja ryhmän purkamisen jälkeen sen jäsenet palaavat entisiin työtehtäviinsä. Heidän työnsä koordinoimiseksi kehitetään sääntöjä ja työsuunnitelmaa.

Pysyvät tiimit

Jos aiemmat vuorovaikutusmuodot osoittautuvat tehottomiksi, luodaan pysyviä ryhmiä, joiden tarkoituksena on ratkaista usein esiintulevia ongelmia. Niistä voidaan keskustella eri aikavälein - joka päivä tai kerran viikossa.

Tiimejä voidaan järjestää eri johtamistasoille. Sen jäseninä voivat olla sekä johtavia asiantuntijoita että osastopäälliköitä. Mitä enemmän tehtävät ovat heterogeenisiä, sitä enemmän v altaa tiimillä on ja sitä enemmän johtamistasoja siihen osallistuu. Pysyvän ryhmän rakenteelle voi olla muodollinen kuvaus projektissa.

Edellytykset ryhmien ja suhteiden tehokkuudelle

Organisaatioiden johtamisessa erotetaan seuraavat ehdot tilapäisten ja pysyvien ryhmien tehokkuudelle:

• Työntekijöiden motivaatio. Ryhmälle osoitettujen ongelmien ratkaiseminentyöntekijät pitävät sitä lisätaakana. Siksi heidät on joko vapautettava entisistä tehtävistään tai kehitettävä kannustusjärjestelmä. Kokemus osoittaa, että rutiinitehtävien osittaisella poistamisella on suurempi vaikutus, koska se ei menetä yhteyttä osastoon, jossa työntekijä työskentelee.
• Ongelmanratkaisusta vastaavien linjajohtajien tunnistaminen.
• Tietotuki. Kaikkien kiinnostuneiden yksiköiden tulee osallistua tehtävien toteuttamiseen.
• Annetaan ryhmän jäsenille tarvittavat v altuudet, jotta he voivat ottaa muita asiantuntijoita mukaan työhön.
• Tiimin jäsenten järkevä valinta hierarkkisen aseman mukaan organisaation johdossa. Jos heidän välillään on este suuren virka-aseman eron vuoksi, ryhmän työstä tulee tehotonta.
• Vaaka- ja pystysuuntaisten linkkien yhdistelmä. Horisontaalisia prosesseja käytetään useimmiten päivittäisten ongelmien ratkaisemiseen, kun taas vertikaalisia prosesseja käytetään useimmiten strategisiin.
• Kokemusta konfliktien ratkaisemisesta. Ryhmässä päätöstä tehtäessä syntyy usein tilanteita, joissa eri osastojen edut törmäävät. Tässä tapauksessa on tapahduttava tuottava tietojenvaihto vaihtoehtoisen vaihtoehdon saamiseksi.