Miten projektin kuvaus tehdään: vaiheittaiset ohjeet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Kaikki työ alkaa projektista, eli suunnitelman laatimisesta ja sen toteuttamisen valmistelusta. Pienissäkin tapahtumissa tarvitset selkeän käsityksen siitä, mistä ja miten aloittaa työskentely. Vielä enemmän suurissa yrityksissä. Siksi kehitetään hankkeita, jotka säätelevät asetettuja tavoitteita ja tavoitteita sekä vaikuttavat niiden hedelmälliseen ratkaisuun. Tämän tekevät erityiset hallinto- ja markkinointiosastot. Pohjimmiltaan projekti on toimintasuunnitelma, joka on tehtävä tietyssä ajassa ja josta on sovittava kahden osapuolen – asiakkaan ja urakoitsijan – kesken. Pätevät johtajat antavat tyypillisen kuvauksen projektista, jossa on kaikki vaiheet, toiminnot, tavoitteet ja tavoitteet sekä osoitus lasketusta budjetista. Niiden, jotka suorittavat skriptejä asiakkaille, on oltava asiantuntijoita tilauksesta toteutettavien alojen asiantuntijoina.

Miten projektia kehitetään?

Projektin kehittämiseksi ja toteuttamiseksi se kootaan virstanpylväskuutioiksi suunnitteluosastolla tai -toimistossa. Tämän tekevät ammattilaiset, ja jokainen askel mitataanmillimetri:

1. Ensimmäinen askel. Urakoitsija hyväksyy kirjeenvaihtajan toimeksiannon. He sopivat ehdoista - ehdot, budjetti, koko ja toteutussuunnitelma (teksti, grafiikka, esitys). Tämä edellyttää selkeää kuvausta projektista ja sen ymmärtämistä kokonaisuutena. Ja sitten tulee taitavan toteuttamisen vuoro ja kaikki näkökohdat pienimpiin yksityiskohtiin.
2. Toinen vaihe. Hyväksyttyään ohjeen virkailija siirtää tehtävän myymäläpäälliköille tai toimistotyöntekijöille projektin parissa.
3. Kolmas vaihe. Laaditaan täydellinen tekninen kaavio, josta käyvät ilmi ajanjaksot, joista jokaisella suoritetaan peräkkäin tiettyjä toimintoja.
4. Neljäs vaihe. Kun pääosa suunnitelman yhteensovittamisesta on tehty, kaikista jatkotoimenpiteistä sovitaan asiakkaan kanssa. Lisäyksistä keskustellaan tarkemmin ja selkeämmin, tehtäviä lisätään, todellisia tavoitteita ennakoidaan ja loppumaksu summataan.
5. Viides vaihe. Kun koko projekti on suoritettu ja työ on tehty, urakoitsija luovuttaa valmiin ratkaisun tilaajalle. Hän puolestaan tekee lopullisen laskelman.

Alkuperäinen projektin kuvaussuunnitelma

Alusta lähtien, kun hanke on hyväksytty kehitettäviksi, sen alustava kuvaus tehdään niin, että olemus on selkeä ja jatkossa ohjelma on mahdollista jakaa jaksoihin, tyhjiin, haaroihin ja vaiheisiin. Tämä on helpoin tapa seurata määräaikoja, eikä yksikään yksityiskohta jää huomioimatta. Tässä on lyhyt kuvaus projektista, eli itse asiassa prosesseista, jotka muodostavat sen kehityksen:

• Tilauksen hyväksyminen.
• Työkustannusten koordinointi asiakkaan kanssa.
• Keskustele ennakkomaksusta tai maksusta suorituksen jälkeen.
• Lyhyen kyselylomakkeen laatiminen.
• Koordinointi projektituotteiden kuluttajan (asiakkaan) kanssa.
• Kohde on ohjelman teema.
• Aloita - Määrittää päivämäärän/ajan.
• Loppu - määritä päivämäärä/aika.
• Projektin toteuttajat - esim. johtajat Ivanova, Petrova, Sidorov.
• Asiakas - esimerkiksi Lastenrahasto.
• Ohjelman vaiheet - valmistelu, kokoontuminen, työskentely, koordinointi, loppuun saattaminen.
• Mitä pitää tehdä ja missä ajassa - ohjelman sisältö, kuvaus vaiheista, tehtävistä ja tavoitteista.
• Mitä tietoja on saatavilla - tekstiä, grafiikkaa, esityksiä, videoita, ääniä.
• Koordinointi kuluttajan (asiakkaan) kanssa.
• Virheiden jalostaminen, haluttuun tulokseen pääseminen.
• Uudelleenhyväksyntä kirjeenvaihtajan kanssa.
• Projektin hyväksyminen, hyväksyminen paikan päällä ja luovutus loppukäyttäjälle.
• Loppuselvitys (palkan kuitti) rahassa.

Tässä muodossa luodaan ensimmäinen lyhyt projektisuunnitelma, jonka jälkeen kehittäjä jakaa sen useisiin pieniin osiin, ns. vaiheisiin.

Projektin vaihe vaiheelta muodostuminen

Suunnitelman laatimisen jälkeen aletaan luomaan ja kuvailemaan projektin vaiheita. Tämä on tärkeä osa, jota ilman on mahdotonta tuottaa suuria ja monivaiheisia ratkaisuja. Jokainen vaihe kuvaa tiettyä tekniikkaa ja sisältää jopa sata tai jopatuhansia luetteloita, tehtäviä ja alitehtäviä. Vain jakamalla projektin vaiheisiin voit seurata pieniä vivahteita etkä menetä seuraavien vaiheiden lankaa ja mikä tärkeintä, saavutettavia tavoitteita. Tämä skenaarioiden jako helpottaa kaikkien käynnissä olevien liiketoimintaprosessien hallintaa. Projektin vaiheittainen kuvaus tekniikan mukaan auttaa keskittymään oikeisiin päätöksiin ja siirtymään nopeammin eteenpäin.

Tavoite on jotain, jota ilman ei ole projektia

Kaikki projektit tehdään vain tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Elämä on myös eräänlainen pitkän aikavälin projekti, jossa jokainen saavuttaa joka vaiheessa konkreettista menestystä ja saavuttaa halutun tuloksen - opiskelun, työn, avioliiton, perheen, synnytyksen ja jopa kuoleman. Mutta tämä on koko ihmisen olemassaolon ajan. Ja lyhytaikaisessa ohjelmassa, kuten talon rakentamisessa tai matkustamisessa, on parempi suunnitella ja kuvata projektin tavoitteet etukäteen, jotta ehtii kaikki saada valmiiksi lyhyessä ajassa. Olemme kaikki menossa kohti suurta ja kaunista. Tämä on juuri se tavoite, jota jotkut ihmiset eivät joskus arvaa laatimatta selkeää suunnitelmaa ja ilman selkeitä toimia.

Ohjelman luominen verkkosivustojen ja aloitussivujen luomista varten

Annetaan esimerkkinä täydellinen kuvaus projektista webmastereille ja suunnittelustudioille, joilla luodaan yksi- ja monisivuisia sivustoja. Tässä ensisijaisena tehtävänä on täyttää asiakkaan toimesta tiedote ja lähettää se web-studion asiantuntijoille. Kyselylomakkeessa asiakkaan tulee ilmoittaa (mitä yksityiskohtaisemmin, sen parempi) kaikkitietoja itsestään ja tarvitsemansa sivuston toiminnoista. Kyselylomake näyttää tältä:

1. Portaalin ylläpitäjän sukunimi, etunimi, isännimi, aloitussivu, resurssi.
2. Yrityksen, yhteisön tai yrityksen nimi.
3. Asiakkaan yhteystiedot.
4. Työala - toiminnan tyyppi.
5. Suunnitellun projektin nimi.
6. Projektin brändi ja yritysidentiteetti.
7. Logo (jos saatavilla).
8. Suositut värisävyt.
9. Suunnittelu yksittäisille osille ja sivuille.
10. Sivuston ulkoisten ja sisäisten sivujen lukumäärä.
11. Projektin isännöintipalvelut isännöintipalveluntarjoajan kanssa.
12. Verkkotunnuksen luominen ja ostaminen.
13. Artikkelien täyttäminen - copywriting.
14. Promotion, edistäminen ja mainonta.
15. Tuki ja hoito resurssista tulevaisuudessa.
16. Projektin toiminnallinen osa:

• portaalin hallintopaneeli;
• php-, css-, javascript-koodien upottaminen;
• Mysql-tietokannat;
• uutisosasto;
• artikkeleita ja blogeja;
• osio "kuvagalleria";
• upotetut uutiskirjeet;
• yhteyslomakkeet ja yhteydenotot;
• rekisteröityminen ja yksittäisen sisällön piilottaminen;
• haku ja sivustokartta;
• sivujen ja koko projektin SEO-optimointi;
• sivuston mobiiliversio;
• lisämainoksia ja etuja;
• moduulit video-, ääni- ja muita ominaisuuksia varten;
• bannerien, flashin, animaatioiden tuotanto;
• sivuston monikielisten versioiden vaihtaminen;
• kauppa ja ostoskori;
• tuoteluettelotja resurssit;
• maksunkäsittelijöiden yhdistäminen;
• ohjeosio ja tietokanta.

Projektin kehittäminen verkkosivustojen ja aloitussivujen luomiseksi

Kun olet saanut täytetyn lyhytlomakkeen, voit aloittaa projektin kuvauksen kirjoittamisen. Esimerkki alkuperäisestä suunnitelmasta on esitetty yllä. Tämä on luonnos tai muistio, jonka perusteella ne muodostavat kehyksen suunniteltuille tapauksille suunnitelmien ja vaiheiden, tehtävien ja tavoitteiden, luetteloiden ja muistiinpanojen muodossa. Tällainen suunnitelma siirretään yleiseen työpajaan, jossa ammattilaiset etsivät yksinkertaisia ja monimutkaisia ratkaisuja. Tämän seurauksena koko projekti koostuu tiettyjen tehtävien hiukkasista, jotka mosaiikin tavoin muodostavat upean kuvan.

Kuinka kuvailla kehitysvaiheessa olevaa projektia

Ottamalla käyttöön verkkosivustojen ja aloitussivujen luomisen aiheen, sinun on kirjattava kaikki tapahtumat. Tässä on esimerkki projektin kuvauksesta:

Vaihe 1 - layoutin tekeminen, CMS-järjestelmäalustan ohjelmointi ja sivuston jakaminen osastoihin: hallintapaneeli ja julkinen osa, moduulien yhdistäminen. Määrätty johtajalle (koko nimi).

Tehtävät:

• rakennusasettelu - päivämäärä/aika;
• valmistele cms-alusta - päivämäärä/aika;
• linkkimoduulit ja -lohkot - päivämäärä/aika;
• testaa suorituskykyä ja toiminnallisuutta - päivämäärä/aika;
• etenemisraportti - päivämäärä/aika;
• kaiken vaiheen toteuttamiseen käytetyn ajan;
• toiminnan kehittämiseen varattu budjetti.

Listat:

• mitä on tehty, mitä puutteita, virheitä;
• mitä tehdä milloin, kiireellistä vai ei;
• mielenkiintoinen idea ehdotettava;
• jotain muuta innovatiivista.

Huomioitavaa:

Tällaisten monimutkaisten töiden suorittamiseksi budjetista on varattava vielä 100 000 ruplaa lisäkomponenttien ostoon ja sitomiseen.

Tavoite: Tuottaa ja luovuttaa projektista valmis työkehys tiettyyn päivämäärään mennessä.

Vaihe 2 - suunnittelu, logo, bannerit. Määrätty johtajalle (koko nimi).

Tehtävät:

• kehitä värimaailma - päivämäärä/aika;
• valmistele logo - päivämäärä/aika;
• tee animoituja bannereita - päivämäärä/aika;
• ajattele ja asenna grafiikan elementtejä, painikkeita;
• etenemisraportti - päivämäärä/aika;
• kaiken vaiheen toteuttamiseen käytetyn ajan;
• toiminnan kehittämiseen varattu budjetti.

Listat:

• mitä ei ole tehty, mitkä ovat puutteet, virheet;
• mitä tehdä milloin, kiireellistä vai ei;
• mielenkiintoinen idea ehdotettava;
• jotain muuta innovatiivista.

Huomioitavaa:

Ehdota tehdä 2 staattista banneria lisää oikeaan sarakkeeseen.

Tavoite: Tuottaa ja luovuttaa valmiit suunnittelu- ja graafiset elementit tiettyyn päivämäärään mennessä.

Vaihe 3 - aloitussivun täyttäminen tekstisisällöllä, videon ja äänen lisääminen. Määrätty johtajalle (koko nimi).

Tehtävät:

• kirjoita 5 sivua tekstiä - päivämäärä/aika;
• valmista ja julkaise 5 videota ja 10 äänitallennusta - päivämäärä/aika;
• etenemisraportti - päivämäärä/aika;
• kaiken vaiheen toteuttamiseen käytetyn ajan;
• toiminnan kehittämiseen varattu budjetti.

Listat:

• mitä on tehty, mitä puutteita, virheitä;
• mitä tehdä, kiireellistä tai ei, joskus myöhemmin;
• superajatus - ehdota;
• jotain muuta uutta.

Huomioitavaa:

Päivitä videotallennusohjelmisto.

Tavoite: Täytä resurssi tekstillä ja multimediatiedoilla.

Vaihe nro 4 - projektin toimitus asiakkaalle. Vastuullinen Strogov P. G.

Tehtävät:

• sopia suoritetuista vaiheista - päivämäärä/aika;
• varaa resurssit versiota varten – päivämäärä/aika;
• etenemisraportti - päivämäärä/aika;
• kaiken vaiheen toteuttamiseen käytetyn ajan;
• toiminnan kehittämiseen varattu budjetti.

Listat:

• mitä on tehty, mitä puutteita, virheitä;
• mitä tehdä, kiireellistä tai ei, kirjoita parannukset muistiin;
• idea X – ehdota;
• jotain muuta uutta.

Huomioitavaa:

Lisää tapahtuma asiakastietokantaan ja arkistoi tapahtuma. Mieti, mitä muuta voit tehdä.

Tavoite: Luovuta valmis projekti.

Hallitsemme projekteja ja tehtäviä ammattimaisissa järjestelmissä

Ainutlaatuisen ja tarkan kuvauksen tekemiseksi projektista sekä sen suorittamiseksi oikein - sääntöjä rikkomatta ja seurantatilastoilla on ammattimainen CRM-palvelu. Niissä voit jakaa minkä tahansa projektin pieniin vaiheisiin kuvaamalla ja liittämällä niihin tehtäviä ja osatehtäviä, luetteloita ja tavoitteita, muistiinpanoja jalohkokaavioita. Nykyään niillä on melko rikas toiminnallisuus, monet järjestelmät on liitetty sellaisiin nippuihin kuin puhelin- ja aivoriihikortit, blogit ja päiväkirjat, yhteystietojen automaattinen täyttö, vastapuolet ja kätevä postitus tietokantoihin.

Projekti valmis: mitä seuraavaksi?

Kun kaikki työ on tehty, eli suoritettu projektin kuvauksen ja varmistanut sen toteutuksen, voit pitää tauon ja keskittyä toiseen tekniseen tehtävään. Aikaisemmista töistä kokemusta kerryttäessä on alkeellista luoda projektipohjia, joiden mukaan uusien tapausten vaiheet toistuvat jatkossa. Tällaisesta jatkuvasta ammatista tulee paitsi erittäin kannattava, myös jännittävä.