Kokoustyypit: protokolla, rakenne ja sisältö

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

On mahdotonta kuvitella minkään organisaation työtä ilman yritysviestintää. Oikein rakennettu työntekijöiden välinen viestintä mahdollistaa tehtävien sujuvan ja nopean ratkaisemisen.

Organisaatioissa on monenlaisia kokouksia, ja jokaisella niistä on omat ominaisuutensa ja tehtävänsä. Tällaisten vivahteiden tunteminen helpottaa keskustelua liiketoimintakysymyksistä. Tämä artikkeli kertoo sinulle kokoustyypeistä, auttaa ymmärtämään, miksi niitä pidetään ja miten ne kirjataan toimistotyössä.

Yrityskokousten tavoitteet

Kaikkien tapaamisten ja tapaamisten pitämisen päätavoite on kehittää erityisiä rakentavia ratkaisuja kiireellisiin ongelmiin ja pohtia kiireellisiä liiketoimintakysymyksiä. Lisäksi henkilökunnalla on kollektiivikokouksen aikana mahdollisuus jakaa mielipiteitä, ideoita tai tehdä ehdotuksia parhaasta ratkaisusta ongelmiin ylempien esimiesten kanssa.

Kaikissa liiketapaamisissa voit nähdä kokonaisv altaisen kuvan organisaation tilanteesta, selvittää sen vahvuudet ja heikkoudet. On huomattava, että osallistuessasi tähän muotoonyritysviestintä on yrityksen tai yrityksen uusien työntekijöiden nopea sopeutuminen.

Tehtävät

Kaikista kokoustyypeistä voidaan erottaa seuraavat tehtävät:

• ajankohtaisten ongelmien ja ongelmien ratkaiseminen;
• osastojen toiminnan integrointi yhtiön strategisen tavoitteen mukaisesti;
• yrityksen ja sen yksittäisten rakenneosien arviointi;
• yrityspolitiikan ylläpitäminen ja kehittäminen.

Jotta ymmärrät, missä muodossa tällainen liiketapahtuma järjestetään, sinun on päätettävä, mikä yllä olevista tehtävistä vastaa sitä, ja sen jälkeen voit ymmärtää, mihin luokitukseen se kuuluu.

Tyypit ja luokittelu

Kokouksella, eräänlaisena liikeviestinnän muotona, voi olla erilainen pitomuoto, joka määrää sen aiheen ja läsnä olevien virkamiesten luettelon.

Kokousten pääluokitus on korostettava:

1. Omistusalue. Tässä voidaan erottaa sellaiset tapaamiset kuin hallinnolliset (joissa keskustellaan ongelmallisista asioista), tieteelliset (seminaarit ja konferenssit, joiden tarkoituksena on keskustella ajankohtaisista tieteellisistä aiheista), poliittiset (jotka järjestävät minkä tahansa politiikan jäsenten kokouksen puolueet ja liikkeet) ja sekatyypit.
2. Asteikko. Tässä erotetaan kansainväliset, joissa on mukana asiantuntijoita muista maista tai ulkomaisista kumppaneista, niin kansallisista, alueellisista kuin kaupungeistakin.
3. Säännöllisyys. Missä tahansa kokousmuodossa voi ollapysyvä tai määräaikainen.
4. Sijainnin mukaan - paikallinen tai matkustava.

Ja myös kaiken tyyppiset kokoukset voidaan jakaa seuraavasti:

1. Opettava, ohjaava käyttäytymismuoto, jossa ylivoimainen johtaja välittää tietoa suoraan alaisilleen, joka sitten hajoaa ja välittyy vallan vertikaalia pitkin. Useimmiten tällaisessa liikeviestinnässä kuullaan toimitusjohtajan käskyjä, jotka voivat merkittävästi vaikuttaa yrityksen kulkuun, ja ne voivat olla myös käyttäytymisnormeja tai tärkeitä innovaatioita.
2. Toiminnassa (valvomo). Tämäntyyppisen kokouksen tarkoituksena on saada tietoa organisaation tai yrityksen asioiden tilasta. Tiedonkulku ohjataan tässä tapauksessa alaisilta osastopäälliköille tai pääjohtajalle. Periaatteessa operatiivisissa kokouksissa käsitellään tiekarttojen toteuttamista, suunniteltuja toimia, strategisia ja toimintasuunnitelmia. Tärkeä ero operatiivisen (lähetys)kokouksen ja kaikkien muiden välillä on, että ne pidetään säännöllisesti ja niissä on kiinteä osallistujaluettelo. On myös syytä huomata, että kokouksen aikana ei ehkä ole esityslistaa.
3. Ongelma. Tällainen kokous kutsutaan koolle, jos on kiireellinen tarve tehdä päätös tehtävien suorittamisesta lyhyessä ajassa tai yrityksen globaalin ongelman ratkaisemiseksi.

Kaikkien edellä mainittujen lisäksi voidaan erikseen mainita yksi suosituimmista tuotantotyypeistäkokoukset - suunnittelu. Tällainen tilaisuus järjestetään pääsääntöisesti päivittäin tai kerran viikossa, jossa on paikalla laitoksen päällikkö ja välittömät esiintyjät, jotka saavat päivän tehtävät ja keskustelevat niiden toteuttamisen edistymisestä.

Yrityksen henkilöstön tapaamisen aiheena kokouksessa voivat olla mitä tahansa yrityksen aikana nousevat asiat ja keskustelun kulku voidaan omistaa ulkoisen ympäristön muutoksille jota tietty organisaatio toimii.

Kokoamisen järjestäminen

Kaikki tapaukset, niiden muodosta riippumatta, edellyttävät siihen huolellista valmistelua, koska sen tehokkuus riippuu tästä hetkestä. Aluksi sinun on määritettävä seuraavat kohdat:

• kohde;
• keskusteluista;
• tehtävien asettaminen henkilöstölle (toiminnallisuuden ja alaisuudessa);
• vaiheet tehtävien suorittamiseen.

Tänään suurin osa kokouksista pidetään erittäin keskinkertaisesti, minkä vuoksi niiden merkitys katoaa ja määrätyt tehtävät voidaan suorittaa huonosti. Siksi on äärimmäisen tärkeää miettiä koko tällaisten liiketapaamisten kulku ja rakentaa toimiva keskustelu siten, että se ei vain vie aikaa, vaan saa palautetta tiimiltä.

Kokoukset

On huomattava, että suuret yritykset ja organisaatiot, jotka haluavat saada tietyn markkinaosuuden ja kehittää yritystään suuren voiton saavuttamiseksi, tekevät suuren panoksenkeskustella tärkeistä asioista juuri kokousten kautta. Menestyneiden johtajien käytännön perusteella voit muodostaa seuraavat säännöt kokoukseen valmistautumisesta:

Ensin määritetään osallistujaluettelo. Pitäisi olla selvää, kuka kutsua kokoukseen ja mikä rooli hänellä on siinä. Usein käy niin, että kutsutut eivät ehkä ymmärrä asiaa ja heidät kutsutaan "varmuuden vuoksi", mutta sillä hetkellä he voisivat hoitaa työtehtävänsä eikä tuhlata aikaa.

On tärkeää laatia asialista. Jos kokous on sovittu, niin etukäteen laaditaan esityslista, josta käyvät ilmi käsiteltävät asiat ja myös pääpuhujat. On tärkeää muistaa, että tämä asiakirja tulee lähettää tiedon valmistelusta vastaaville ja paikalla oleville, jotta kaikki osallistujat voivat laatia raportteja, ehdotuksia ja lisäkysymyksiä. Esityslistaa voidaan tarvittaessa muuttaa.

Tärkeät ja strategiset kysymykset tulisi asettaa kokouksen etusijalle. Tällaisten asioiden puhujien on välttämättä oltava henkilöitä (osastopäälliköitä, osastoja, työpajoja), jotka ovat henkilökohtaisesti vastuussa yrityksen strategisten toimintojen toteuttamisesta.

Tärkeitä kohtia

On tärkeää muistaa, että jokaisessa kokouksessa on kaksi päävaihetta - siihen valmistautuminen ja varsinainen pitäminen. Ensimmäinen vaihe sisältää liiketoiminnan harjoittamisen merkityksen määrittämisenkokoelma, tehtävät, pää- ja toissijaiset tavoitteet ilmoitetaan, osallistuja- ja puhujaluettelo muodostetaan, raportit, esitykset ja raportti laaditaan aiheen tai aiemmin määritellyn agendan mukaisesti. Toisessa vaiheessa toteutetaan aiemmin suunniteltu tapaamisen kulku, kuunnellaan raportteja ja keskustellaan ajankohtaisista ja strategisista asioista.

Jos tällaisen liikeviestinnän aikana on tarpeen päättää, mitä ja kenelle työntekijöiltä tehdään, voimme erottaa kolmannen vaiheen - päätöksenteon. Pääsääntöisesti päätökset tekee kokouksen puheenjohtajana toimiva puheenjohtaja oman harkintansa perusteella tai keskustelulla tai yhteisäänestyksellä.

Esimerkkikokoussuunnitelma

Selkeällä suunnitelmalla kuka tahansa johtaja voi järjestää kokouksen tehokkaasti ja tuloksellisesti, jolloin saat palautetta henkilökunn alta ja voit asettaa heille oikeat tehtävät. Tämä suunnitelma voi sisältää seuraavat:

• tervehdyspuhe;
• raporttien kuunteleminen ja yhteenvedon tekeminen tietyltä ajanjaksolta (neljännes, viikko, puoli vuotta, kuukausi);
• yritystä koskevien ajankohtaisten asioiden kattavuus;
• kuulemisehdotuksia vianetsintää varten (aivoriihi);
• ehdotettujen vaihtoehtojen arviointi ja keskustelu niiden toteuttamisesta;
• vaihtoehtojen kertyminen;
• äänestetään yhden tai toisen vaihtoehdon hyväksymisen puolesta;
• rajojen määrittäminen ongelmanratkaisun aikana (vastuun määrittäminen, ajoitus, menetelmät ja menetelmät).

Tallennus

Isotietyntyyppiset kokoukset on kiinnitettävä paperille (asiakirjaan), jota kutsutaan pöytäkirjaksi. Tällaisten asiakirjojen säilyttäminen antaa sinun legitimoida tehdyt päätökset. Ja myös protokollan ansiosta voit aina seurata toimintojen toteuttamisen edistymistä ja, jos tehtäviä ei suoriteta, määrittää, kuka on vastuussa tästä.

Pikoituksen suorittaa pääsääntöisesti kokouksen puheenjohtajana toimivan johtajan sihteeri. Tämän toiminnon voivat kuitenkin usein suorittaa myös muut työntekijät.

Sihteerin tehtävät ja tehtävät

Ennen liiketapaamisten alkua sihteerin tulee olla perehtynyt kutsuttavien luetteloon ja käsiteltyjen asioiden luetteloon. On kuitenkin syytä huomata, että jos kokous pidetään säännöllisesti, tämä virkamies kerää kaiken dokumentaation (luettelot, suunnitelmat, agenda jne.) ja auttaa johtajaa valmistautumaan kokoukseen.

Aluksi ja tarvittaessa sihteeri voi pyytää ilmestyviä henkilöitä täyttämään ilmoittautumislomakkeen, johon mainitaan heidän koko nimensä. ja asema. Tätä tarvitaan pöytäkirjaa laadittaessa. Seuraavaksi sihteeri ilmoittaa esityslistan, joka merkitsee kokouksen alkua. Lisäksi, kun läsnä olevat alkavat keskustella asioista, sihteeri kirjaa tapahtuman etenemisen. Kokouksen päätyttyä tämä virkamies valmistelee pöytäkirjan valmiin version, jonka jälkeen hän allekirjoittaa sen puheenjohtajan kanssa ja lähettää kaiken asianosaisille.

On äärimmäisen tärkeää, että sihteeri maksaa erääntyneet maksut kokoamisen yhteydessäkiinnittää huomiota kokouksen pöytäkirjan ulkoasuun. Sen tulee sisältää otsikko, paikka, osallistujaluettelo, käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset.

Johtopäätös

Yllä olevasta tiedosta käy selväksi, että kokousten pitäminen yrityksissä on erittäin tärkeää. Aina kannattaa kuitenkin muistaa, että laadukas valmistautuminen tällaisiin tapahtumiin sisältää yli 50 % menestyksen avaimesta tiedon kattamisessa, tavoitteiden asettamisessa ja niiden laadukkaassa toteuttamisessa.