Yrityskirjeiden sisältö ja tyypit

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yrityskirje on yksi tärkeimmistä kommunikaatiovälineistä liike-elämässä eri organisaatioiden edustajien välillä. Sille on ominaista tiukka, tarkka, muodollinen tyyli.

Liikekirje

Nyt, Internetin aikakaudella, yrityskirjeenvaihdon merkitys ei ole vähentynyt, vaan yksinkertaisesti muuttanut mediaa - paperista sähköiseen - ja nopeutunut. Siksi on äärimmäisen tärkeää, että jokainen työntekijä, työnhakija sekä johtotehtävissä olevat osaavat laatia oikein erilaisia liikekirjeitä.

Lisäksi tämä luonnehtii häntä osittain ammattilaisena, joka laajentaa hänen uramahdollisuuksiaan. Siksi on niin tärkeää, että jokainen henkilö, joka ei ole välinpitämätön uransa suhteen, tietää liikekirjeenvaihdon säännöt ja ottaa huomioon sen eri tyypit. Ja liikekirjeiden sisältö sekä niiden laatu riippuu kirjeenvaihtajan ammattitaidosta.

Yrityskirjeen avulla ongelmat ratkaistaan, esitetäänvaateista, sopimuksista keskustellaan, arvoesineet ja asiakirjat saatetaan.

Bisnestyyli

Yrityskirjeiden tyylin tulee olla tarkka, eikä se saa sallia sanojen muunnelmia. Siellä on oltava tiukka virallinen alisteisuus, vaikka tämä olisi kirje ystävälle. Leksikaalisten leimien toistaminen (rajoitetuissa määrin) on sallittua ja jopa tervetullutta. Yleensä erityyppiset liikekirjeet kattavat useita aiheita, jotka rajoittuvat yritysaiheisiin. Sävyä käytetään vain neutraalina, eikä se salli henkilökohtaisia arvioita ja sopimatonta emotionaalisuutta.

Yrityskirjeenvaihto on aina virallista, se rekisteröidään ja kirjataan usein.

Kirjaintyypit

Liiketoiminnan, tietotekniikan kehitys vaikuttaa liikekirjoitukseen ja sen tyyppeihin pakottaen sen saamaan uusia muotoja. Tähän mennessä on erotettu seuraavat kirjaimet:

1. Kaupalliset ja kaupalliset aiheet. Ratkaise yritysten avulla taloudellisia, organisatorisia ja juridisia kysymyksiä. Näiden viestien määrä on muutamasta rivistä useisiin sivuihin. Kaupallinen ratkaisee palvelujen tai tavaroiden myynnin ja tarjonnan ongelmat. Nämä ovat pyyntöjä, tarjouksia, valituksia.
2. Kirjeet, jotka vaativat vastausta (kuten pyynnöt, valitukset, pyynnöt, valitukset, ehdotukset) ja eivät vaadi (sisältävät jo kuvattuja tapahtumia ja tosiasioita – kuitteja, vahvistuksia vastaavat liitteet).
3. On sellaisia d



kuusikirjaimet: tavalliset ja pyöreät - yksi lähettäjä jauseita alemman tason vastaanottajia.

4. Vakiona pidetään kirjeenvaihtoa, joka sisältää valmiita asiakirjalomakkeita, näytteitä. Tällä tavalla esitettyjä liikekirjetyyppejä kutsutaan säännellyiksi. Jos lähettäjä kirjoittaa viestin itsestään, se on sääntelemätön.
5. Kun kirje paljastaa yhden aiheen, sitä kutsutaan yksipuoliseksi, jos useita - moniosaiseksi.
6. Aseta erilleen ne liikekirjeet, jotka kuvaavat vastaanottajan henkilökohtaisia tietoja: onnittelut, kiitokset, surunvalittelut, suositukset, saattajat.

Liikekirjeen sisältö

1. Veotus on suunniteltu herättämään huomiota, kiinnostusta ja luomaan kontaktitaso. Valitus voi olla aseman, sukunimen, etunimen ja isänimen perusteella tai yleistetty.
2. Johdanto kirjeen olemukseen, kirjeen tarkoituksen tai syyn selventäminen, joka sisältää kuvauksen, linkin, kiitokset, onnittelut, väitteet ja niin edelleen.
3. Pääosa (täytyy olla liikekirjeenvaihto). Liikekirjetyypit eri tarkoituksiin sisältävät tärkeimmät tiedot, ehdotukset, vaatimukset, kutsut, pyynnöt, tilaukset. Se sisältää perusteluja, tiukasti kronologisia lausuntoja, ongelma-analyysiä, strukturoituja voittoja tai mahdollisia tappioita.
4. Kaikissa liikekirjeissä tulee olla johtopäätös, joka koostuu päätelmistä, ehdotuksista, sopimuksista, kieltäytymisistä, varoituksista. Esimerkiksi: muistuta, tarjoa, kysy, varoita.
5. Tavalliset loppulauseet,suunniteltu perustamaan lisäyhteistyötä, aikarajaa, mahdollista kieltäytymistä. Myös lopullinen valitus on sosiaalisten arvojen ja prioriteettien järjestelmän alainen.

Suosituksia kirjeiden kirjoittamiseen

1. Kirjeen tulee olla lukutaitoinen ja helppolukuinen, älä pinoa sanoja ja käytä leksikaalisia yksiköitä, joiden tarkkaa merkitystä ei tunneta.

2. Kaiken tyyppiset liikekirjeet eivät saa olla liian suuria, on parempi pienentää ja jäsentää tietoja mahdollisimman paljon.

3. Lukemisen aikana vastaanottajan tulee tuntea kunnioitusta, kirjeen yksilöllisyyttä, aiheen omistajuutta, kirjoittajan positiivista infuusiota.

4. Kirjoitusprosessissa on tärkeää sopia sopimukset ajasta, ehdoista, yhteydenottoehdoista ja sopimuksista. Tämä voidaan tehdä vaihtoehtoluettelon tai johtavan kysymyksen muodossa.

5. Kirjeen tahdikas ja ammattimainen, hyväntahtoinen sävy saa vastaanottajan varmasti positiiviseen ja nopeaan vastaukseen.

Yksi menestyvän liiketoiminnan komponenteista on liikekirjeenvaihdon sääntöjen noudattaminen, joka muodostaa vähintään 80 % kaikesta organisaation dokumentaatiosta. Kaikkien normien tiukka noudattaminen korostaa liikekirjeiden oikeudellista arvoa ja varmistaa kaupallisten tavoitteiden nopean saavuttamisen.