Horisontaalinen viestintä: peruskäsitteet, tyypit, johtamismenetelmät organisaatiossa

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Viestintä kutsutaan yleisesti erilaisiksi tiedonsiirron muodoiksi. Liiketoimintaympäristössä on tapana erottaa vertikaalinen ja horisontaalinen viestintä. Jokaisella niistä on omat ominaisuutensa, osallistujien vuorovaikutuksen ominaispiirteet. Tämä artikkeli tutkii tätä yksityiskohtaisemmin. Korostetaan tärkeimmät erot näiden viestintätyyppien välillä.

Mikä tämä on?

Mieti ensin avainkäsitettä. Joten viestintä on ihmisten käyttämä tiedonsiirtoprosessi. Se voi esiintyä useissa muodoissa:

• Selkeä. Tämä on puhutun kielen, tekstin tai jonkinlaisen graafisen kuvan, visuaalin jne. käyttöä.
• Epäsuora. Viestintä ei-verbaalisilla eleillä, ilmeillä, tietyillä ilmeillä.

Tärkeimmät yritysviestinnän keinot ovat seuraavat:

• Kokous.
• Videokonferenssi.
• Sähköposti.
• Puhelinkeskustelut.
• Muistioiden lähettäminen.
• Henkilökohtainenkeskustelu.
• Internet-tekniikoiden käyttäminen (chatit, pikaviestit).
• Raporttien toimittaminen.

On tapana erottaa seuraavat viestintäelementit:

• Lähettäjät. Nämä ovat henkilöitä, jotka muodostavat, koodaavat tietoja ja siirtävät sen muille prosessin osallistujille.
• Viestit. Lähettäjäkohtaiset koodatut tiedot.
• Kanavat. Tässä erottuvat viestintävälineet, ympäristöt, joissa tietoa voidaan levittää.
• Vastaanottaja. Henkilö, jolle tiedot on lähetetty. Tietoa tulkitseva elementti.

Sisäiset ja ulkoiset ryhmät

Vertikaalinen ja horisontaalinen viestintä organisaatiossa ovat luonteeltaan alaluokkia.

Liikeviestintä jaetaan yleensä ulkoiseen ja sisäiseen. Jälkimmäisiä edustaa viestintä, joka tapahtuu suoraan organisaation sisällä, erityisesti yksittäisten työntekijöiden, osastojen, työpajojen ja yrityksen osastojen välillä. Ulkoinen viestintä on viestintää ulkopuolisten tahojen kanssa. He voivat olla urakoitsijoita, tavarantoimittajia, asiakkaita, palveluorganisaatioita, v altion virastojen edustajia jne.

Organisaation sisäistä viestintää puolestaan edustavat horisontaaliset ja vertikaaliset sekä viestintäverkot. Pystysuuntaiset jaetaan edelleen kahteen luokkaan:

• Käänteinen (alha alta ylös -periaate).
• Hierarkkinen (ylhäältä alas -periaate).

Näiden ominaisuudetesitellyistä lajikkeista keskustellaan yksityiskohtaisesti artikkelissa.

Horisontaalinen viestintä

Mitä tarkoitat? Horisontaalinen viestintä on virallisen, liike-elämän tiedon vaihtoa yrityksessä samassa tasa-arvoisessa asemassa olevien työntekijöiden välillä. Tässä viestinnässä voi olla merkitystä sekä saman konepajan, divisioonan, sivuliikkeen työntekijöiden välillä että vastaavien työpajojen ja sivukonttoreiden työntekijöiden välillä.

Horisontaalinen viestintä on kommunikaatiota esimiesten välillä, joilla on sama pätevyysalue, sekä työntekijöiden välillä, jotka ovat samassa kategoriassa, ovat vastaavissa tehtävissä, joilla on samat v altuudet ja vastuut.

Organisaatiossa horisontaalista viestintää tarvitaan ennen kaikkea terveellisen, ystävällisen ja mukavan työilmapiirin luomiseksi. Tämä on täysimittaisen, hedelmällisen liikeviestinnän organisointi. Oikein organisoitu horisontaalinen viestintäjärjestelmä mahdollistaa myönteisten tulosten saavuttamisen kunkin ryhmän jäsenen työn tulosten perusteella.

Mahdollisia ongelmia

Tällaista yritysviestintää voivat varjostaa tietyt ongelmat. Tässä ovat tärkeimmät, jotka ovat tyypillisiä horisontaaliselle hallinnon viestinnälle:

• Käyttäen ammattislangia. Se voi olla käsittämätöntä vasta palkatuille työntekijöille, toisen osaston työntekijöille.
• Kiistaa oman sivustonsa tärkeydestä ja tietyntyyppisestä toiminnastaan.
• Liikeviestinnän vähentäminenkotitalous, keskustelu henkilökohtaisista ongelmista. Huhujen, selän takana käytyjen keskustelujen, työprosessista häiritsevien keskustelujen syntyminen tällä perusteella.
• Yritysviestinnän tehokkuus voi heikentyä tykkäysten, henkilökohtaisten inhoavien jne. esiintymisen vuoksi.

Ongelmanratkaisu

Jotta yrityksen sisäinen horisontaalinen viestintä ei pääse tällaisiin ongelmiin, johtajan tulee toimia seuraavasti:

• Pyydä alaisia, työtovereita kommunikoimaan kaikille ymmärrettävällä kielellä, tulkitsemaan ammatillisia termejä.
• Sääntele alaistenne välistä viestintää, neutraloi heidän väliset riidat ja väärinkäsitykset.
• Pidä yhtiökokouksia, myös epävirallisia, jotta työntekijät voivat kommunikoida keskenään.

Pystytyyppi

Horisontaalinen viestintä on viestintää saman organisaation työntekijöiden välillä, liikeviestintää saman osaston, työpajan työntekijöiden välillä, jotka ovat samassa asemassa. Vertikaalinen viestintä liiketoimintaympäristössä on tiedon siirtoa johdon ja alaisten välillä. Se sisältää seuraavat lomakkeet:

• Tilaukset.
• Suositukset.
• Tilaukset.

Tämä lähetetään pomolta hänen alaisilleen. Työntekijät lähettävät raportteja, viestejä, raportteja jne. vastauksena esimiehelle.

Vertikaalinen viestintä on jaettu kahteen tyyppiin:

• osastojen, osastojen, työpajojen välillä, jotka sijaitsevat eri hierarkiatasoillayrityksessä.
• Suoraan alaisten ja johtokunnan välillä.

Tietojen siirto täällä on saatavilla kahdessa muodossa - alavirtaan (hierarkkinen) ja ylävirtaan (käänteinen). Esitellään ne erikseen.

Ylhäältä alas ryhmä

Tässä tieto tulee hierarkian ylemmiltä tasoilta alemmille tasoille. Eli esimieheltä alaisilleen. Tästä ryhmästä voidaan erottaa seuraavat liikeviestinnän muodot:

• Tilaukset ja tilaukset. Saattaa liittää selostuksia tavoitteiden saavuttamisesta, tehtävien toteuttamisesta, tiettyjen tekniikoiden ja menetelmien soveltamisesta.
• Dokumentit-arviot alaisten ponnisteluista.
• Tuki ja ohjaus.
• Kannustimet työntekijöille.

Hierarkkiset alatyyppiongelmat

Ylhäältä alas -tyyppisen yritysviestinnän (johtajan viestintä alaistensa kanssa) ongelmiin kuuluvat seuraavat:

• Väärinkäsitys. Saattaa olla tilanne, että pomot ja esiintyjät puhuvat eri kieliä - sekä kirjaimellisesti että kuvaannollisesti. Vaikka venäjä on selkeästi valittu kommunikaatiokieleksi, eritasoinen ammatillinen koulutus jättää silti tilaa väärinkäsityksille. Esimerkiksi jos pomo väärinkäyttää ammatillista, teknistä sanastoa kommunikoidessaan vähän koulutetun henkilöstön kanssa. Toinen esimerkki: kansainvälisen yrityksen johtaja ei aina löydä yhteistä kieltä eri kansallista kulttuuria edustavien työntekijöiden kanssa. He eivät edes osaa vieraan kielen ehkä ymmärrä sen äidinkielenään puhuvan puheen erityispiirteitä - samoja lyhenteitä, ammattikieltä, sanaleikkejä.
• Tiedon määrä. Esimiehet eivät aina lähetä tarvittavia tietoja oikeaan määrään. Joissakin tilanteissa alaisen on vaikea suorittaa annettua tehtävää tarvittavien tietojen puutteen vuoksi. Ja muissa tapauksissa esiintyjä kärsii tarpeesta tutkia turhaa, hyödytöntä, merkityksetöntä tietoa.

Alha alta ylös -ryhmä

Tämä on tietoa, jonka alaiset lähettävät johtajalle. Seuraavat lomakkeet erottuvat tästä:

• Muistomerkit.
• Raportit.
• Viestit tehdyn työn vaiheista.
• Raportoi odottamattomista ongelmista palvelutehtävän ratkaisemisen aikana.
• Ehdotuksia innovatiivisilla ideoilla, tapoja parantaa tuotantoa, ottaa käyttöön uusia teknologioita ja toimintatapoja yrityksessä.

Tällainen palaute ei ole yhtä tärkeää esimiehille kuin käskyjen antaminen heille itselleen. Alaisilta saat viimeisimmät tiedot yrityksen tilanteesta. Näiden tietojen avulla voimme arvioida kollektiivista mielialaa, tunnistaa työntekijöiden kasvava tyytymättömyys alkuunsa.

Käänteiset alatyyppiongelmat

Esittäjien ja johdon välistä palautetta voivat häiritä seuraavat ongelmat:

• Alaiset harvoin lähettävät negatiivista palautetta, valituksia johdolle edes niistä asioista, jotka ovat melkovakava. Syy on yksinkertainen - irtisanomisen pelko.
• Usein jopa työntekijöiden lähettämät kommentit ja ehdotukset jäävät vastaamatta. Syynä on joko esimiehen liiallinen työllisyys tai hänen kunnioituksen puute omia työntekijöitään kohtaan. Hänen mielestään heidän viestiensä jäsentäminen ei ole tärkeää. Vastauksena työntekijät ovat vakuuttuneita siitä, että tällainen palaute on hyödytöntä.
• Lähetä kritiikki ei välttämättä saavuta lopullista määränpäätään ollenkaan. Esimerkiksi siinä tapauksessa, että työntekijä lähettää toimitusjohtajalle kirjeen, jossa valitetaan hänen suorasta johtamisestaan. Alainen pomo voi estää tällaisen palautteen, koska siitä on hänelle kielteisiä seurauksia.
• Epäselvien aiheiden selventämiseksi, apua äkillisesti ilmenneiden ongelmien ratkaisemisessa, useimmissa tapauksissa työntekijät kääntyvät mieluummin työtovereiden kuin esimiesten puoleen. Syynä voi olla se, että he eivät toivo saavansa täysimittaista, pätevää apua, he pelkäävät joutuvansa syytteeseen epäpätevyydestä.
• Usein tällaisen yhteyden mahdottomuuteen on alueellinen, maantieteellinen syy. Toimistot, joissa alaisia ja komentava henkilökunta sijaitsevat, voivat sijaita asutuksen eri alueilla ja jopa eri kaupungeissa, osav altioissa.

Tapoja ratkaista ongelmia

Kaikki yllä olevat ongelmat voidaan ratkaista seuraavasti:

• Määritä anonyymit postit ja sähköpostilaatikot, joissa työntekijät sijaitsevatvoi lähettää incognito-valituksia ja ehdotuksia.
• Kehitä järjestelmä työntekijöiden palkitsemiseksi, jotka käyttävät johdolta saatua palautetta.
• Luo viestintäjärjestelmiä yksinkertaisen työntekijän ja korkea-arvoisen pomon välille ilman väliesteitä työntekijöiden suoran ohjauksen muodossa.
• Ota käyttöön kaikkien johtajien alaistensa vastaanottamien valitusten rekisteröinti ja tarve raportoida vastauksena toteutetuista toimenpiteistä.