Tapahtumanhallinta on tapahtumien järjestämisen johtamista. Tapahtumanhallinta ja sen kehittäminen Venäjällä

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Tapahtumien hallinta on joukko toimintoja, joilla luodaan joukko- ja yritystapahtumia. Samaan aikaan ensimmäisiä kehotetaan tarjoamaan tehokasta tukea mainosyrityksille, kun taas jälkimmäisten tavoitteena on vahvistaa yritysten henkeä.

Tapahtumien hallinta tunnetaan myös eri nimellä - "tapahtumanhallinta". Sen päätehtävänä on järjestää tavallisesta tapahtumasta isokokoinen tapahtuma, joka jää mieleen vielä pitkään valmistumisensa jälkeen.

Hieman historiaa

Jos tarkastelemme tätä käsitettä englannin kielen käännöksenä, tämä on tapahtuma, tapahtuma. Ensisijaisista lähteistä tiedetään, että ensimmäiset viihdetapahtumat ilmestyivät 1800-luvun alussa. Tuolloin aloitettiin lippujen myynti ammattiurheilun erilaisiin kilpailuihin. Samaan aikaan esimerkiksi antiikin Kreikan olympialaiset tai antiikin Rooman erilaiset kilpailut voidaan luokitella viihteeksi.

Kulttitapahtumapäällikkö Joe Goldblatt todistaa, että erilaisten viihdetapahtumien järjestäjän ammatti juontaa juurensa 20.vuosisadalla (1955 - Disneylandin avaaminen). Tähän erinomaiseen henkilöön voi luottaa, koska hän on International Community of Event Management -yhteisön perustaja. Hän kehitti myös maailman ensimmäiset koulutuskurssit ja ammattisertifiointiohjelman tällä alalla.

Tapahtumienhallinnan nykytila

Kuten tiedätte, modernilla yhteiskunnalla on kaksi pääpiirrettä - massatuotanto ja kulutus. He vaikuttivat jatkuvasti kasvavaan tapahtumamarkkinoinnin tarpeeseen.

Kuten tiedätte, modernilla yhteiskunnalla on kaksi pääpiirrettä - massatuotanto ja kulutus. He vaikuttivat jatkuvasti kasvavaan tapahtumamarkkinoinnin tarpeeseen.

Venäjällä tapahtumanhallinta ei juurtunut heti. Joten Neuvostoliitossa tämän tyyppistä palvelua tarjosi v altio pitkään, ja se vastasi myös suurenmoisten lomien (esimerkiksi olympialaisten) järjestämisestä.

Ammattimaiset tapahtumayritykset Venäjällä aloittivat toimintansa vasta 1900-luvun 90-luvulla. Tämän toiminta-alan erityispiirteiden vuoksi kävi ilmi, että suurin osa asiantuntijoista oli show-liiketoiminnasta. Siksi joitakin tapahtumia ei pidetty noina vuosina hyödyn tuomisen nimissä, vaan tavanomaisen esityksen vuoksi.

Yrityskulttuurin kehittyessä kysyntä jatkoi kasvuaan paitsi tapahtumamarkkinoinnille myös tapahtumajohtamisen ammattilaisille. Heidän ei tarvitse olla vain luovia, vaan heidän on myös oltava taitavia erilaisissa työkaluissa ja tiedossapsykologian alueita. Tämän suunnan nykyaikaisissa virastoissa osav altiossa on päteviä työntekijöitä, jotka pystyvät järjestämään minkä tahansa tapahtuman. Voidaan myös olettaa, että tämä palveluala jatkaa kehittymistä.

Tällaisten tapahtumien syy

Miten tapahtuma voi alkaa? Syyt, jotka ovat "alkusoitto", jonka jälkeen tapahtumien järjestäminen suoritetaan, voivat olla täysin erilaisia. Luonteesta ja tavoitteista riippuen on tarpeen korostaa seuraavia toimia: seminaarit, kilpailut, kertauskurssit, kokoukset ja tapaamiset sekä merkkipäivät. Tapahtumahallinnan hallinnoimia tapahtumia ovat: varainhankinta (varojen kerääminen tiettyihin tarkoituksiin), onnittelut, seremoniat, juhlat, urheilukilpailut, konsertit ja musiikkiesityksiä sekä joukkojuhlat. Pääasia tässä prosessissa on jokaisen tilaisuuden oikea käyttö ja loman järjestäminen mahdollisimman hyödyllisesti.

Kokemus on tiedossa, että pienimpienkin tapahtumien järjestäminen voi vaatia huomattavia kustannuksia ja ponnisteluja (aineellisia ja henkisiä). Siksi laadukkaaseen koulutukseen tarvitaan selkeä käsitys perimmäisistä tavoitteista ja halutusta julkisuudesta. Vasta saatuasi täydelliset vastaukset näihin kysymyksiin voit aloittaa tapahtumanhallinnan suoraan. Tietyt avainkohdat tulee kuitenkin ottaa huomioon suunnittelussa, joita käsitellään alla.

Budjetti

Tämä termitulevien tapahtumien kustannukset määritetään. Esimerkiksi hyvin järjestetty yritysjuhla maksaa jopa 20 tuhatta tavanomaista yksikköä. Ja toinen suuren mittakaavan tapahtuma (esimerkiksi erinomaisen esiintyjän konsertti) on täysin erilainen tapahtuman hallinta. Tämä on korkeimman tason loma, johon kuuluu lisäjärjestelyjä: lehdistötilaisuus, lehdistöhaastattelut ja TV-lähetykset. Tällaisten suurten tapahtumien kustannukset ovat usein v altavat.

Toimintasuunnitelma

Yhtä tärkeä vaihe, johon tapahtuman järjestäminen perustuu, on suunnitelma. Tietyn luettelon laatiminen ratkaistavista ongelmista ja ajoituksen määrittäminen mahdollistaa paitsi tietyn loman järjestämisen oikein, myös optimaalisen arvion sen kustannuksista.

Henkilökunta

Henkilökysymyksen ratkaiseminen on yksinkertaisesti välttämätöntä, jotta tapahtumien järjestäminen sujuisi oikein. Joten alkuvaiheessa on tarpeen määrittää tietyllä lomalla työskentelevien taiteilijoiden, äänisuunnittelijoiden ja valaistusasiantuntijoiden määrä. On ymmärrettävä selvästi, kuinka monta henkilöä on mukana laitteiden toimittamisessa, alueen valmistelussa sekä neuvotteluissa urakoitsijoiden kanssa.

Sponsoreiden houkutteleminen

Tapahtumien järjestäminen ja pitäminen toteutetaan usein sponsoroinnin avulla. Joskus yritysloma yrityksessä pidetään kuitenkin yksinään. Kaikki riippuu tietyn puolueen laajuudesta.

Yleisen huomion saaminen

Yksi tärkeimmistä tehtävistätapahtumanhallinnan ratkaiseminen edellyttää tarvittavan julkisen vastalauseen saamista. Siksi toimintaa suunniteltaessa on tarpeen kuvitella tarkasti, millaisia määriä ja millaista vastausta tiettyyn tapahtumaan halutaan saada.

Ulkoistus

Joka tapauksessa tämän kysymyksen kohtaa aloitteleva tapahtumapäällikkö tai markkinointipäällikkö. Laajemman mittakaavan tapahtumien järjestäminen on uskottu ammattilaisten tehtäväksi. Vaikka tällaiset lomat voivat maksaa yritykselle hieman enemmän, omistautunut toimisto välttää suurimman osan vaivasta ottamalla kaiken työn täyden taakan.

Spesialistit, jotka toimivat hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti, kehittävät ensin yleisen käsitteen. Ja vasta sitten he tarjoavat luovaa potentiaaliaan hyödyntäen idean, joka ilmaisee mahdollisimman paljon tulevan tapahtuman yksilöllisyyttä ja olemusta.

Seuraava askel on sopivien laitteiden ja tilojen valinta. Melko tärkeä kohta tässä prosessissa on valmiin käsikirjoituksen luominen. Tällaisten virastojen asiantuntijat järjestävät neuvottelut urakoitsijoiden kanssa, etsivät ammattimaisia äänisuunnittelijoita ja esittäjiä. Myös ammattilaiset löytävät tapoja säästää pienistä asioista, mutta samalla he eivät menetä mitään juhlan hälinässä.

Tapahtumien järjestäminen tehostuu, kun mukana on asianomaisen viraston asiantuntijoita, erityisesti PR-alalla. Esimerkiksi viestintätoimistot, joilla on pitkäaikaisia yhteyksiä mediaan, voivat saavuttaa julkisuudenresonanssi paljon nopeammin. Tavoitteiden saavuttamiseksi ammattilaiset käyttävät erilaisia tiedon levittämistapoja: suoramainontaa, ulkomainontaa ja tiedon välittämistä kohdeyleisölle erityisten lähteiden avulla. Siten nykyaikaiset suuret venäläiset yritykset kohtaavat tarpeen järjestää loma, johon osallistuvat ammattilaiset.

Vertailu länsimaiseen käytäntöön

Länsissä tapahtumien järjestäminen on melko uutta liiketoimintaa, sille voidaan antaa enintään kaksikymmentä vuotta. Venäläisten yrittäjien huomio kiinnitettiin tämäntyyppiseen liiketoimintaan vasta 1990-luvun puolivälissä. Tänä aikana kotimainen talous sai uuden kehityksen ja erilaisia töitä alettiin jalostaa tietyllä tavalla. Tapahtumapäällikköstä on tullut yksi halutuimmista viestintämarkkinoiden asiantuntijoista. Tällaisia palveluja tarjoavien toimistojen määrä kasvaa jatkuvasti, ja joukkotapahtumat alkavat saada eurooppalaista suuntausta paitsi Moskovassa myös suurissa keskuksissa.

Mikä tahansa tapahtuman järjestämisessä tulee kuitenkin ottaa huomioon kotimaisen mentaliteetin erityispiirteet: jos juhlaa - niin aamuun asti. Tällainen venäläisen sielun leveys aiheuttaa joskus vaikeuksia, mutta tämä ei vaikuta tulokseen millään tavalla.

On myös tarpeen huomata, että tällä toimialalla on laajat näkymät. Samalla on myös ennenaikaista sanoa, että tällaiset palvelumarkkinat ovat täysin muodostuneet. Usein alhaiset hinnat laadun kustannuksella yrityksissä, joilla on tällainenaktiivisuus johtuu tapahtumanhallintakulttuurin puutteesta eri yrityksissä. Joten monet ihmiset muistavat, että heidän täytyy juhlia uutta vuotta tai yrityksen vuosipäivää muutama päivä ennen tapahtumaa. Mutta itse asiassa vastaavat kustannukset pitäisi sisällyttää arvioon vähintään kuuden kuukauden ajan tällaisesta juhlasta.

Tapahtumanhallintakurssit

Valitettavasti ei ole oppilaitoksia, joissa tällaisia asiantuntijoita koulutettaisiin. Tämän ammatin hallitsevat yleensä taiteilijat, psykologit, mainostajat ja opettajat. Useimmissa tapauksissa henkilöt, joilla ei ole erityiskoulutusta, saavat "tapahtumapäällikön" ammatin. Kurssit sopivat vain niille, joiden aiheet resonoivat tapahtumahallinnan perusteiden kanssa. Valitettavasti niitä on nykyään hyvin vähän.

Usein tapahtumatoimistot itse ovat mukana työntekijöidensä valmentamisessa. Tätä varten palkataan harjoittelijoita. Ja parhaat heistä ovat jo ilmoittautuneet osav altioon.

Ehdokasvaatimukset

Voi sanoa, että tämän kategorian esimiehen työ on hänen elämäntapansa. Siksi tämän ammatin valinneella henkilöllä on oltava ominaisuuksia, jotka resonoivat suoraan hänen ammatilliseen toimintaansa.

Tapahtumajärjestäjän välttämättömät henkilökohtaiset ominaisuudet:

- avoin ja iloinen luonne, sosiaalisuus sekä valloittava ulkonäkö;

- luova ja taiteellinen kyky;

- analyyttinen ja luova ajattelu;

- korkea suorituskyky ja rasituskestävyys;

-johtajuusominaisuudet;

- organisatoriset taidot;

- valmius itsensä kehittämiseen.

Yllä olevan ominaisuusluettelon perusteella voimme päätellä, että sohvaperunoiden ja flegmaattisten ihmisten ei pitäisi sopia tälle alueelle.

Tämän ammatin ihmisillä tulee olla taiteellisia ja luovia kykyjä. Organisaatiotaidoilla on kuitenkin myös tässä tapauksessa tärkeä rooli. Esimiehen tulee priorisoida oikein ja saavuttaa tavoite hinnalla millä hyvänsä. Hänellä on myös oltava kyky työskennellä v altavan tiedon kanssa ja taivuttelukyky.

Siten saattaa vaikuttaa siltä, että tämä tapahtumanhallinta on hyvin monimutkainen asia. Missä tässä tapauksessa opiskella, ei myöskään ole täysin selvää. Yksi asia on varma - jos henkilöllä on vähintään puolet tässä artikkelissa mainituista ominaisuuksista, hän voi jo yrittää auttaa tapahtuman järjestämisessä esimerkiksi yrityksessä, jossa hän työskentelee. Ja jos hän tekee sen hyvin ja hän pitää siitä, voit jo tarjota palveluitasi muille yrityksille.

Tapahtumien hallinnan pääohjeet

Nykyään PR-alan ammattilaiset ovat nostaneet esiin seuraavat tapahtumahallinnan osa-alueet: yrityshengen vahvistamiseen tähtäävien sisäisten yritystapahtumien järjestäminen; laajamittainen promootio.

Jokaisessa yksittäistapauksessa asiantuntijat lähtevät kuitenkin tehtävistä, jotka heidän on ratkaistava. Tarkka tavoitteen kuvaus auttaa sinua valitsemaan laajasta valikoimastatyökalut tietyssä tapauksessa sopivassa muodossa. Harkitse esimerkkiä.

Esimerkiksi lääkeyritys tilasi tapahtumatoimiston juhlimaan viidettä vuosipäivää. Tämän kokoinen juhla vahvistaa ennen kaikkea yrityshenkeä. Siksi parhaana vaihtoehtona pidettiin joukkueen lähtöä maaseuraan. Varsin sopivaksi kommunikointivälineeksi valittiin joukkuekilpailut ja urheiluviestit, ja loman kohokohta oli mahdollisuus kenelle tahansa tutustua kaupunkiin ilmapallokorista.