Sähköinen dokumenttien hallinta organisaatioiden välillä: miten se toimii?

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Electronic document management (EDM) on nopea tapa vaihtaa tietoa, joka perustuu virtuaalisten allekirjoitusten sähköisten asiakirjojen käyttöön. Se on jo pitkään voittanut tunnustusta maailman kehittyneissä maissa tehokkaana liiketoiminnan työkaluna.

Essence

Organisaatioiden välinen elektroninen dokumentinhallinta on joukko prosesseja asiakirjojen luomiseksi, käsittelemiseksi, lähettämiseksi, siirtämiseksi, vastaanottamiseksi, tallentamiseksi, käyttämiseksi ja tuhoamiseksi. Kaikki nämä prosessit suoritetaan sen jälkeen, kun eheys on tarkistettu ja asiakirjojen vastaanottaminen on vahvistettu.

Oikeushenkilöiden välisen asiakirjavirran toteuttamista koskevat säännöt toteutetaan osapuolten sopimuksella. Tiedonvaihto tapahtuu tietoliikennevälinein ja asiakirjat tallennetaan sähköisiin tietovälineisiin. Kirjanpitotietojen säilytysaika ei saa ylittää laissa säädettyä aikaa.

Organisaatiotvoivat vaihtaa keskenään virallisia ja epävirallisia asiakirjoja osallistujien allekirjoituksin. Yritystoiminnan alalla ne voivat olla: laskut, sopimukset, laskut, sopimukset, sopimukset, tilaukset, ilmoitukset, v altakirjat jne. Tiedot voidaan välittää teksti-, taulukko- ja grafiikkatiedostoina.

EDI-toteutuksen tarkoitus

EDI:n käyttöönoton edellytykset voivat olla:

• rutiinityön vähentäminen;
• vähennä asiakirjojen häviämistä;
• "läpinäkyvä" työskentely asiakirjojen kanssa;
• suorituskurin parantaminen - asiakirjojen toimittaminen ajoissa jne.

Kvantitatiivisten tavoitteiden joukossa ovat seuraavat:

• Vähennä asiakirjan käsittelyaikaa 10 kertaa.
• Leikkaa toimistokulut puoleen.

Sähköinen dokumenttien hallinta organisaatioiden välillä: miten se toimii

Kansallisen lainsäädännön mukaisesti organisaatioiden välinen sähköinen dokumenttien hallinta tapahtuu osapuolten sopimuksella. Tietojen vaihtamiseksi on välttämätöntä, että kaikki osallistujat on kytketty yhden operaattorin laitteisiin. Seuraavaksi käyttäjän on lähetettävä pyyntö tullakseen lisätyksi vastapuoliluetteloon. Pyynnön vahvistamisen jälkeen järjestelmän osallistujat voivat vaihtaa tietoja.

EDI-moduulin on suoritettava seuraavat toiminnot:

• Kutsu vastapuolia vaihtamaan tietoja.
• Luo osoitekirja.
• Integroi kirjanpitoohjelmistoon,esimerkiksi 1С.
• Allekirjoita ja salaa asiakirjat.
• Järjestä kirjeenvaihto.
• Seuraa sähköpostin tiloja.

Organisaatioiden välinen sähköinen dokumenttien hallinta toteutetaan sertifikaattien avulla. Yhteys palvelimeen ja todennus tapahtuu henkilökohtaisen digitaalisen varmenteen kautta. Jokaiselle järjestelmän käyttäjälle myönnetään EDS, joka on tallennettu sähköiseen Token-kuljettimeen ja suojattu PIN-koodilla. Käyttäjän on syötettävä kirjautumistunnuksensa, salasanansa henkilökohtaiseen tiliin. Vasta sen jälkeen hänellä on pääsy asiakirjoihin.

Kuka tahansa järjestelmään liitetyn organisaation työntekijä voi aloittaa vaihtoprosessin. Ennen asiakirjan lähettämistä vastapuolelle, se on allekirjoitettava digitaalisella allekirjoituksella. Tämä toiminto suoritetaan Cryptopro-ohjelmalla. Asiakirja lähetetään EDI:n kautta. Vastapuolen työntekijä saa ilmoituksen uuden asiakirjan vastaanottamisesta. Jos hän hyväksyy sen, hän laittaa myös EDS:n. Jos asiakirjaan on tehtävä muutoksia, luodaan uusi sähköinen versio. Kun muokkaus on valmis, sinun on tallennettava kaikki muutokset EDS:n avulla. Tämän jälkeen asiakirja muutoksella lähetetään vastapuolelle. Tarvittaessa toteutetaan tietojen sähköinen koordinointi.

Jos sinun on tehtävä muutoksia uudelleen, koko toimenpide toistetaan uudelleen. Jos uudesta versiosta ei ole valittamista, asiakirjaa kunnioitetaan. Lopullinen näyte katsotaan allekirjoitetuksi kahdella digitaalisella allekirjoituksella. Kaikki asiakirjan versiot tallennetaan palvelimelle ja ovat katseltavissa. Heti kun näytteelle on annettu kelvollinen tila, muutaasiakirja ei toimi. Keskeytyneille sopimuksille annetaan tila "Peruutettu". Näin sähköinen dokumenttien hallinta tapahtuu organisaatioiden välillä.

Varusteet

Mitä tarvitaan organisaatioiden väliseen sähköiseen dokumentinhallintaan? Ensin sinun on valittava teleoperaattori ja asennettava erityinen ohjelmisto tiedonvaihtoa varten. Toiseksi jokaisen vastapuolen kanssa, jonka kanssa organisaatio aikoo käydä sähköistä kirjeenvaihtoa, on tarpeen tehdä "Sopimus sähköisten asiakirjojen vaihtamisesta".

On myös tarpeen asentaa EDI-palvelin, jonne kaikki asiakirjat tallennetaan. Tämä voi olla sekä asiakaslaitteita että "pilvi"tallennustilaa. Pääsy järjestelmätietoihin ulkopuolelta tapahtuu sovelluksella, joka on asennettu organisaation työntekijöiden laitteisiin. Tietokoneiden vuorovaikutus palvelimen kanssa tapahtuu HTTP-protokollan kautta lisäsalauksella SSL 128. Asiakirjoihin pääsy tapahtuu vain sovellusliittymän kautta ja todennuksen läpäisemisen jälkeen.

EDF-projekti

Prosessiautomaatioprojekti voi kestää muutamasta kuukaudesta muutamaan vuoteen. Termi riippuu suoraan automatisoitavien prosessien määrästä, organisaation resursseista ja taloudellisista valmiuksista. Lyhyt kaavio EDI:n käyttöönotosta on seuraava:

• Työryhmän luominen.
• Tavoitteiden, määräaikojen ja projektibudjetin muodostaminen.
• Tutki olemassa olevia prosesseja.
• Kehitä tehtäviä.
• ValitseEDI-järjestelmät.
• Sopimuksen allekirjoittaminen EDS:n toteuttamisesta.
• Työmääräysten hyväksyminen.
• Järjestelmähakemistojen täyttäminen.
• Henkilökunnan koulutus.
• Alkutestaus.
• EDS:n käyttöönottoa koskevan määräyksen antaminen.
• Ohjelmiston ja käyttömenetelmien jalostaminen.
• Pilottiprojektin käynnistäminen.
• Täysi mittainen siirtyminen EDI:hen.

Virheet EDI-toteutuksessa

Asiakirjojen automatisoinnissa tulee kiinnittää erityistä huomiota prosesseihin, joissa paperin läsnäolo on lain edellyttämä. Paperiasiakirjaa ei voi monistaa sähköisesti. Tämä hidastaa merkittävästi työprosessia ja aiheuttaa negatiivisen asenteen automaatioprosessia kohtaan kokonaisuutena. Kukaan ei maksa ylimääräistä kaksoistyöstä.

Täytäntöönpanoprosessissa on tarpeen kehittää uusi menettely asiakirjojen käsittelyä varten, kouluttaa henkilökuntaa ja vasta sen jälkeen ryhtyä täysimääräiseen toteutukseen. Tämä voidaan saavuttaa vain, jos uusien teknologioiden käytön edut tiedotetaan työntekijöille.

Toinen suosittu virhe on heikko tutkimus EDMS:n vaatimuksista. Jos käyttäjien on työskenneltävä määrittämättömässä järjestelmässä, EDI-prosessi eroaa organisaatiossa käytetystä.

Sähköinen dokumenttien hallinta organisaatioiden välillä: plussat ja miinukset

Edut:

• Alkuperäisten asiakirjojen postitse lähettämisen kustannusten aleneminen.
• Säästän tallennustilaa dokumentaatiota varten. Se kaikki on tallennettu sähköisesti.
• Helppo käyttää. Asiakirja lähetetään yhdeltä työpaik alta. Asiakirjan pikahaku suoritetaan tilan mukaan (lähetetty, vastaanotettu, hyväksytty jne.).
• Pikatoimitus. Kaikki lähetetyt tiedot saapuvat vastaanottajalle muutamassa sekunnissa.
• Asiakirjaa ei voi menettää ennen kuin sen säilytysaika järjestelmässä on umpeutunut.

Epäkohdat:

• Laitteen käyttäminen edellyttää lisenssin ostamista, joka maksaa paljon rahaa.
• Useimmiten tietoja voidaan vaihtaa vain saman järjestelmän jäsenten välillä.
• Sähköinen dokumenttien hallinta organisaatioiden välillä 1C:ssä tai millä tahansa muulla ohjelmistolla eroaa aiemmin käytetystä järjestelmästä. Uuden algoritmin käyttöönoton myötä kaikilla työntekijöillä on kysymyksiä työnteosta.
• Tekniset laitteet. Ennen EDI:n käyttöönottoa organisaation on hankittava laitteet ja koulutettava työntekijät hallitsemaan uutta järjestelmää.
• EDI suoritetaan EDS:llä, jonka voimassaoloaika on 1 vuosi. Sertifikaatteja on seurattava ja päivitettävä ajoissa. Myös vastapuolitodistusten voimassaoloaikaa on valvottava veroongelmien välttämiseksi.

Lakisäännökset

Millä määräyksillä säännellään organisaatioiden välistä sähköistä dokumentinhallintaa? Venäjän federaation lainsäädäntö sisältää liittov altion lain nro 63 "Sähköisestä allekirjoituksesta", säännöt asiakirjojen toimittamisesta liittov altion veroviranomaiselle on määrätty v altiovarainministeriön määräyksessä nro MMV-7-2 / 168. EDOorganisaatioiden välillä toteutetaan v altiovarainministeriön määräyksen nro 50n perusteella. Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen vaihtamista koskevat säännöt sähköisessä muodossa on määrätty liittov altion verohallinnon määräyksessä nro ММВ-7-6/36@. Kaikkien EDI-operaattoreiden on toimiessaan noudatettava liittov altion verohallinnon määräystä nro ММВ-7-6/253@.

SBIS

SBIS-organisaatioiden välinen elektroninen asiakirjahallinta antaa asiakkaille seuraavat edut:

• Voit lähettää asiakirjoja mille tahansa organisaatiolle, joka on rekisteröity Venäjän federaation alueelle. Jos vastapuoli ei ole SBIS-järjestelmän jäsen, yrityksen työntekijä ottaa yksinkertaisesti yhteyttä organisaation edustajaan ja lähettää sähköpostiinsa kutsut osallistua järjestelmään. Välittömästi pyynnön vahvistamisen jälkeen tietojenvaihto osallistujien välillä suoritetaan ilman välittäjiä.
• Sinun ei tarvitse asentaa ohjelmistoja tietokoneellesi. Riittää, kun sinulla on ajan tasalla oleva versio selaimesta ja pääsy Internetiin.
• Et tarvitse erityistä ohjelmaa tietojen käsittelyyn. Jos raportti laaditaan alun perin kolmannen osapuolen ohjelmistolla, esimerkiksi 1C, voit määrittää tietojen integroinnin VLIS-järjestelmään.
• Tyypillistä asiakirjalomaketta ei ole asennettu. Voit lähettää tekstiä, laskentataulukoita, kuvia ja paljon muuta.

SKB "Kontur"

Yksi ensimmäisistä ohjelmistokehittäjistä Venäjällä toimittaa myös laitteita organisaatioiden väliseen sähköiseen dokumentinhallintaan. "Kontur" on kehittänyt Diadoc-järjestelmän, jonka avulla sähköisten asiakirjojen vaihto tapahtuu. Järjestelmän ominaisuus on, että tietoihin pääsee käsiksi ulkomailla. Yritys on kehittänyt verkkovierailutariffit erityisesti tätä tarkoitusta varten. Voit halutessasi käyttää tietoja API:n kautta.

Mitä tarvitset?

Yhdistääkseen EDI:n organisaation on ostettava:

• lisensoitu ohjelmisto;
• palvelin;
• suorita laitteiden päivitys;
• junahenkilökunta;
• määritä ja integroi EDMS toimimaan sisäisten sovellusten kanssa.

Tällaisia investointeja pitää tehdä, jotta organisaation välillä voidaan yhdistää sähköinen dokumenttien hallinta? Investoinnin toinen vaihe on sisällyttäminen teknisen tuen neuvotteluihin, EDMS:ään ja ohjelmistopäivityksiin. Nämä kulut on maksettava kuukausittain.

Johtopäätös

Paperinen työnkulku korvataan sähköisellä. Se ei ainoastaan vähennä organisaation prosessikustannuksia, vaan lisää myös koko liiketoiminnan tehokkuutta. Jotta EDI toimisi onnistuneesti, on välttämätöntä muotoilla selkeästi järjestelmän käyttöönoton tavoitteet ja konfiguroida laitteet oikein.