Neuvottelusäännöt: perusperiaatteet, tekniikat, tekniikat

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-17 18:49

Jokainen joutuu kohtaamaan niin sanotun liikeviestinnän. Siksi monet ovat kiinnostuneita siitä, kuinka kirjoittaa virallinen kirje, hyväksyä kumppani ja neuvotella hänen kanssaan, ratkaista kiistanalainen kysymys ja luoda molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä.

Liikeviestintä on erityisen tärkeää ihmisille, jotka johtavat omaa yritystään. Heidän toiminnan menestys riippuu monella tapaa siitä, kuinka hyvin he hallitsevat viestintätieteen ja -taiteen. Länsimaissa yritysviestinnän aiheita käsitteleviä kursseja opetetaan lähes jokaisessa yliopistossa ja korkeakoulussa. Ei niin kauan sitten neuvottelusääntöjä alettiin tutkia kotimaisissa korkeakouluissa. Ja epäilemättä tällaiset tieteenalat kasvattavat opiskelijoissa kykyä muodostaa yhteys kumppaneihin.

Tässä artikkelissa puhutaan liikeviestinnän etiikasta ja neuvottelusäännöistä. Neuvottelujen päävaiheet, ihmisten käyttäytymistyypit ja vuorovaikutuksen periaatteet heidän kanssaan kuvataan. Myös teknisistä viestintävälineistä neuvotellaan säännöt.

Mitä on neuvottelu?

Ennen kuin harkitset neuvottelun perussääntöjä, sinun tulee selvittää, mitä ne ovat ja mitä ne voivat olla. Neuvottelut ovat siis ihmisten välistä viestintää, joka tapahtuu tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Neuvotteluissa jokaisella viestinnän osapuolella on sama mahdollisuus hallita tilanteen kulkua ja tehdä päätöksiä.

Neuvotteluissa oletetaan aina, että osallistujat ovat osittain samaa mieltä ja osittain eri mieltä toisen osapuolen uskomuksista. He tapaavat löytääkseen yhteisen nimittäjän. Jos osapuolet ovat kuitenkin samaa mieltä toistensa uskomuksista tai päinvastoin erittäin kriittisiä, kyseessä on täysin erilainen vuorovaikutus - yhteistyö ja vastakkainasettelu, vastaavasti.

Neuvottelujen toiminnot ja tavoitteet

On yleisesti hyväksyttyä, että neuvotteluja käydään yhteisen mielipiteen saavuttamiseksi ja jostakin sopiakseen. Vaikka tämä mielipide on hyvin looginen, on olemassa useita muita tavoitteita.

Neuvotteluja tarvitaan, jotta voidaan keskustella (olemassa olevista tai mahdollisista) ongelmista, tehdä yhteinen päätös jne. Lisäksi neuvotteluilla voi olla tiedotustehtävä, kun ihmiset vain vaihtavat näkemyksiä tietyistä asioista. kutsutaan esineuvotteluiksi. Uusien yhteyksien luomiseksi järjestettävään tapaamiseen sisältyy sellainen toiminto kuin kommunikaatio, jolloin ihmiset tapaavat tutustuakseen toisiinsa.

Neuvottelutvoi myös olla toimintoja, kuten ohjaus, koordinointi ja säätely. Ne eroavat kommunikatiivisista siinä, että ne ovat välttämättömiä tapauksissa, joissa sopimuksia on jo tehty ja neuvottelut ovat käynnissä aiemmin tehtyjen yhteisten päätösten toimeenpanosta.

Edellisen lisäksi käytännössä tilanne on sellainen, ettei neuvotteluja voida järjestää keskustelua ja päätösten tekemistä varten. Niitä tarvitaan kilpailijoiden tai kumppaneiden häiriötekijänä. Joskus tällaisia temppuja käyttävät kauppayhtiöt, jotka haluavat saada tietyn kumppanin huomion luomalla liikesuhteita muihin yrityksiin.

Neuvotteluvaiheet

Neuvottelusäännöt velvoittavat henkilön tietämään, mitkä tämän prosessin vaiheet ovat olemassa. Tämän ansiosta yritysviestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa voidaan saavuttaa mahtavia tuloksia.

Neuvottelu koostuu siis valmistelusta, itse kommunikaatioprosessista ja sopimukseen pääsemisestä. Neuvottelujen vaiheita ja niiden vaiheita kannattaa pohtia tarkemmin alla olevassa taulukossa.

Vaiheet	Valmistusvaihe	Huoltovaihe	Konsensusvaihe
Ensimmäinen	Neuvottelutavan valinta	Tiedon jakaminen	Sovittujen ratkaisujen valinta
Toinen	Kontaktin luominen keskustelukumppaneiden välille (kutsu tai vahvistusosallistuminen neuvotteluihin)	Agendan muotoilu	Lopullinen keskustelu valitusta toimintastrategiasta
Kolmas	Neuvotteluissa tarvittavien tietojen kerääminen ja analysointi	Kiistanalaisten asioiden tunnistaminen	Muodollinen sopimus saavutettu
Neljäs	Neuvottelusuunnitelman laatiminen	Osapuolten syvien etujen paljastaminen	-
Viides	Luottamuksen ilmapiirin rakentaminen	Kehitä linjausehdotuksia	-

Muodollisesti voidaan erottaa vielä yksi vaihe - viimeinen, jolloin molemmat osapuolet neuvottelujen jälkeen analysoivat tuloksia ja alkavat toteuttaa saavutettuja sopimuksia.

Neuvottelut

Neuvottelun yksi tärkeimmistä säännöistä kannattaa muistaa - sinun on aina tiedettävä keskustelun aihe ja osattava tiettyjä lähestymistapoja. Kun tiedät ne, voit ennustaa keskustelukumppanin käyttäytymisen. Seuraavat lähestymistavat neuvotteluihin voidaan erottaa:

1. Vihollisia. Lähestymistavan ydin on siinä, että osapuolet esiintyvät toistensa edessä sotilaina, joiden on puolustettava etujaan. Toisin sanoen tätä lähestymistapaa voidaan kuvata köydenvetoksi.
2. Ystävät. Molemmat osapuolet kannattavat ystävällisiä neuvotteluja. Tämä lähestymistapa olettaa, että heikompipuoli mukautuu vahvalle puolelle. On huomattava, että tämä lähestymistapa on käytännössä erittäin harvinainen.
3. Kumppanit. Kolmannella lähestymistavalla on erittäin vankka perusta – keskitytään molempia osapuolia tyydyttävän ratkaisun löytämiseen. On tärkeää, että osapuolet tällä lähestymistavalla yrittävät löytää tilanteesta ulospääsyn, joka sopisi täydellisesti ja täydellisesti. Tätä lähestymistapaa voidaan kuvata "puhtaaksi" neuvotteluksi.

Valitusta lähestymistavasta huolimatta on syytä muistaa, että keskustelukumppanit voivat käyttää erilaisia temppuja, jotka auttavat saamaan enemmän etuja omalle puolelleen.

Likaiset temput

Neuvotteluetikettisäännöt eivät hyväksy erilaisten petollisten liikkeiden käyttöä, mutta liikemiehet voivat tietoisesti turvautua temppuihin hyötyäkseen. Sinun tulee aina olla valppaana ja pystyä neutraloimaan ne kunnolla. Kannattaa pohtia yleisimpiä "likaisia" temppuja:

1. Aloitustason nostaminen. Tämä temppu perustuu siihen, että kumppani asettaa aluksi liian monimutkaisia hänelle hyödyllisiä yhteistyöehtoja tai sellaisia, jotka voidaan kivuttomasti sulkea pois ja keskustelun aikana yksinkertaistaa niitä. Siten myös sen puolen, jota vastaan tekniikkaa käytetään, on tehtävä om alta os altaan myönnytyksiä. Tällaisen tempun välttämiseksi on tarpeen tutkia neuvottelukysymystä ja kumppanin potentiaalia ennen tapaamista.
2. Väärät aksentit. Tämä temppu on periaatteessa samanlainen kuin edellä kuvattu. Ainoa ero on, että tässä tapauksessaosoittaa äärimmäistä kiinnostusta ongelman ratkaisemiseen, vaikka itse asiassa tämä ongelma on toissijainen.
3. Viime hetken vaatimukset. Tämä temppu on samanlainen kuin yllä oleva, mutta sitä voidaan käyttää vasta neuvottelujen viimeisessä vaiheessa, jolloin on suositeltavaa käyttää kahta ensimmäistä alussa. Tätä tekniikkaa kutsutaan myös "kiristämiseksi". Vaatimusten esittäminen viime hetkellä on erittäin vaarallinen temppu, sillä kun kumppanit ovat kaikesta sopineet ja päässeet yksimielisyyteen, toinen osapuolista esittää uusia ehtoja silloin, kun toinen on jo kiinnostunut allekirjoittamaan sopimuksen.
4. Toivottoman tilanteen luominen. Tämä tekniikka on erittäin tuskallinen sille puolelle, jota vastaan sitä käytetään. Käyttäessään sitä kumppani luo sellaiset olosuhteet, joissa toinen osapuoli voi joko sopia tilanteisiin tai vahingoittaa itseään kieltäytyessään. Usein tällainen käyttäytymistaktiikka johtaa siihen, että painostettavan puolen luottamus voi menettää peruuttamattomasti.
5. Ultimaatumi. Tämän tempun periaate on, että toinen osapuolista tulee asemaan "Joko hyväksyt ehdot tai jätämme neuvottelut!". Tällaisen tempun jälkeen neuvottelut kuitenkin muuttuvat yksipuoliseksi ratkaisuksi ongelmaan.
6. Salami. Tempun periaate pätee samaan lähestymistapaan kuin oikean makkaratuotteen tapauksessa. Salami on pieninä annoksina nautittava tuote, koska sitä ei voi syödä kokonaisena ja kerralla. Toinen puoli alkaa antaa tietoa arvioinnista, henkilökohtaisista kiinnostuksen kohteista jne. pieniosia siinä toivossa, että toinen tekee samoin ja alkaa kertoa kaikki salaisuudet. Riippuen siitä, mitä kumppani, jota vastaan tätä temppua käytetään, sanoo, ensimmäinen puoli alkaa käyttäytyä sen mukaisesti. Tämän seurauksena neuvottelut voivat venyä ajoissa, ja keskustelukumppani saa täysin ja täydellisesti selville toisen osapuolen mielipiteen, intressit ja näkemykset.
7. Bluff. Tempun nimestä käy selväksi, että puhutaan siitä, että toinen osapuolista antaa kumppanilleen tietoisesti vääriä tietoja. Viime vuosina siihen on kuitenkin turvauduttu yhä vähemmän, koska nykyaikaiset olosuhteet antavat mahdollisuuden itsenäisesti tarkistaa kaiken, mitä keskustelukumppani sanoo.
8. Kaksoistulkinta. Tämä temppu perustuu siihen, että toinen osapuoli antaa sanamuotoja, joilla on kaksoismerkityksiä, joita voidaan sitten tulkita omien etujensa mukaisesti. Temppu on siinä, että jos sopimuksen aikana laaditaan tai allekirjoitetaan asiakirjoja, joissa on kaksinkertainen sanamuoto, toinen osapuolista ei voi myöhemmin jättää täyttämättä ehtoja. Tällainen temppu on erittäin vaarallinen sitä käyttävälle osapuolelle, koska sen ansiosta voit nopeasti menettää hyvän maineen ja saada huonon maineen.

Neuvottelusäännöt sanovat, että jos liikeviestinnän aikana huomattiin, että kumppani menee temppuihin ja temppuihin, sinun ei missään tapauksessa pidä vastata. Sinun on ymmärrettävä, miksi näin tapahtuu, ja sen jälkeen rakennettava viestintälinja. Älä kuitenkaan keskeytä neuvotteluja äkillisesti, vaan on parempi kuunnella kaikki vaatimukset rauhallisesti ja jättää itsellesi aikaa ajatella.

Neuvotteluissa noudatettavat säännöt

Neuvotteluissa on yleiset, niin sanotusti yleismaailmalliset käyttäytymisnormit, eikä sillä ole väliä, käydäänkö tapaaminen kasvokkain vai käydäänkö neuvottelut teknisten viestintävälineiden avulla. Muista neuvottelusäännöt ovat aina seuraavat:

1. Ole aina kohtelias ja vältä lauseita ja vihjeitä, jotka voivat vähätellä kumppanin persoonallisuutta. Maallista etikettiä tulee aina noudattaa.
2. Et voi sivuuttaa kumppanisi mielipidettä.
3. Älä kysy liikaa kysymyksiä selittämättä, miksi ne ovat tärkeitä. Toisin sanoen yksinkertaisia tiedusteluja ei pitäisi sallia.
4. Meidän on vastattava riittävästi selvennyksiin ja yritettävä välittää tietoa, jotta kaikki osapuolet ymmärtävät, mistä on kyse.
5. Älkää antako ajatuksiasi uudelleenfrasoida.
6. Jos kumppanisi ajatus vaikuttaa sanomattom alta, voit jatkaa sitä ja täsmentää, onko se vihjattu.
7. Yhteenveto on mahdollista vasta neuvottelujen lopussa tai pitkien huomautusten jälkeen.
8. Jos neuvottelut ovat ryhmäneuvotteluja, kaikille on annettava mahdollisuus puhua, vaikka se kestäisi liian kauan. Mutta yleensä vain yksi henkilö mahdollisen kumppanin puolella pitää sanan.

Kuinka vakuuttaa kumppani?

Yritysviestinnän ja neuvottelusääntöjen näkökulmasta psykologit ovat kehittäneet joukon vinkkejä, jotka auttavat niinä hetkinä, kun on tarpeen paitsi välittää tietoa kumppanille, myös vakuuttaa hänetmitä tahansa. Joten kannattaa harkita tätä luetteloa:

1. Jos kumppani päätettiin vakuuttaa jostain, kannattaa aloittaa heikkoista argumenteista, siirtyä keskitasoisiin ja lausua lopuksi vahvin argumentti, niin sanottu "v alttikortti".
2. Et voi ajaa kumppania hänelle epäedulliseen asemaan tai painostaa häntä. Jokaisella on oikeus pelastaa kasvonsa.
3. Jos haluat saada myönteisen vastauksen johonkin tärkeään kysymykseen, sinun tulee esittää kaksi yksinkertaista vastausta ennen sitä, joihin kumppani vastaa helposti.
4. On syytä muistaa, että mitä vaikutusv altaisempi puhuja, sitä vahvemm alta hänen argumenttinsa kuulostavat.
5. Sinun on osoitettava empatiaa.
6. Kun suostuttelet, sinun on aloitettava siitä, mikä on selvää ja molemmille osapuolille hyväksyttävää.

Puhelinkeskustelut: säännöt puhelinkeskusteluille

Televiestintäkeskustelut eroavat kasvokkain käytävistä keskusteluista. Puhelinkeskustelun tärkein sääntö on lyhyys. Tällaisen liikeviestinnän tulee olla tiivistä eikä pitkittyvää. Sinun on puhuttava yksinomaan ansioista.

Yleensä viestintävälineiden neuvottelemiseen on useita perussääntöjä:

1. Sinun tulee olla ystävällinen ja vieraanvarainen.
2. Puhelinkeskustelut tulee käydä pätevän henkilön toimesta, joka ymmärtää esityslistan.
3. Ennen kuin puhut, sinun on säädettävä ääntäsi ja, jos mahdollista, sanottava muutama kielenkäännös.
4. Ääni puhelinkeskustelujen aikana pitäisi ollarauhoittaa. Tarvittaessa voit leikkiä äänelläsi, kun haluat keskittyä tiettyihin asioihin tai suostutella kumppania.
5. Et voi keskeyttää keskustelukumppania. Tämä on erittäin tärkeä sääntö puhelinkeskusteluissa. Vaikka keskustelukumppani sanoisi epämiellyttäviä asioita, arvostelee tai ilmaisee tyytymättömyyttä, häntä on kuunneltava ja vasta sitten alettava puhua.

Edellisen lisäksi kannattaa muistaa, että puhelinkeskustelujen etikettisäännöt ovat samat kuin ne, joita ihmiset yleensä noudattavat henkilökohtaisesti. Lisäksi kannattaa huomioida, että jos keskustelusta jäi teknisten ongelmien vuoksi väliin, jota keskustelukumppani ei huomannut, tulee pyytää anteeksi ja pyytää toistamista.

Kansalliset erityispiirteet neuvotteluissa

Kumppanien kanssa käytävän puhelinkeskustelun perusteet ja työehtosopimusten säännöt tuntevat, on aina tarpeen ottaa huomioon kaikkien osapuolten kansalliset erityispiirteet. Esimerkiksi saksalaiset eivät siedä myöhästymistä ja ovat erittäin pedanttisia. Englantilaiset ovat ihmisiä, jotka näyttävät aina pidättyviltä, joten älä ota sitä kylmänä. On syytä huomata, että jos tällainen kumppani antoi kunniasanansa, hän pitää sen.

Italialaiset ovat erittäin aktiivisia ja seurallisia, ja he tapaavat mieluummin epävirallisessa ympäristössä. Tällaisten kumppaneiden tärkeä piirre on, että he haluavat keskustella samanarvoisten ihmisten kanssa. Espanjalaiset ovat ihmisiä, jotka haluavat työskennellä ryhmässä. He ovat rohkeita, avoimia, vakavia, mutta samalla heillä on ihana tunne.huumori. Aivan kuten italialaiset, espanjalaiset neuvottelevat mieluummin samanarvoisten ihmisten kanssa.

Kiinalaisista kumppaneista puhuttaessa sinun tulee muistaa, että he ovat erittäin tarkkaavaisia sanoille. Heidän lausumansa tiedot ovat aina harkittuja ja hillittyjä. Usein kiinalaiset eivät ole ensimmäisiä, jotka ilmaisevat ajatuksiaan ja ehdotuksiaan, joten sinun tulee pitää tämä mielessä neuvotteluissa.

Johtopäätös

Kun ymmärrät liikeviestinnän perusteet ja puhelinkeskustelun etikettisäännöt, on paljon helpompi rakentaa oikea toimintatapa. Tärkeintä tässä prosessissa on olla rehellinen itsellesi ja kumppanillesi.