Perusasiakirjan käsittely: vaatimukset, esimerkki. Ensisijainen kirjanpitoasiakirja

2025 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2025-01-24 13:15

Jokaisen yrityksen toiminta liittyy läheisesti perusdokumentaation ylläpitoon ja käsittelyyn. Se on tarpeen raportoinnissa, veronmaksujen laskemisessa ja johtamispäätösten tekemisessä. Artikkelissa pohditaan, mitä se on - kirjanpidon ensisijainen dokumentaatio - ja miten se käsitellään.

Peruskäsitteet

Kirjanpidon ensisijainen dokumentaatio - mitä se on? Sitä kutsutaan todisteeksi liiketoimen tosiasiasta, joka näkyy paperilla. Tällä hetkellä monet asiakirjat kootaan automatisoituun järjestelmään "1C". Ensisijaisten asiakirjojen käsittelyyn kuuluu suoritettujen liiketoimien tietojen rekisteröinti ja kirjanpito.

Ensisijainen kirjanpito on alkuvaiheessa yrityksessä tapahtuvien tapahtumien korjaamisessa. Liiketoimet ovat toimia, jotka aiheuttavat muutoksia organisaation omaisuuden tai pääoman tilassa.

Kirjanpidon ensisijaisen dokumentaation käsittely: esimerkki kaaviosta

Yrityksissä yleensä käsitteen "työskentely kanssadokumentaatio" tarkoittaa:

• Ensisijaisten tietojen hankkiminen.
• Esikäsittelytiedot.
• Dokumentaatio.
• Johdon tai johtajan määräyksellä v altuuttamien asiantuntijoiden hyväksyntä.
• Ensisijaista dokumentaatiota käsitellään uudelleen.
• Liiketapahtuman suorittamiseen tarvittavien toimenpiteiden suorittaminen.

Luokittelu

On olemassa kertaluonteinen ja kumulatiivinen ensisijainen dokumentaatio. Tällaisten papereiden sisältämien tietojen käsittelyssä on useita ominaisuuksia.

Kertaluonteisen dokumentaation tarkoituksena on vahvistaa tapahtuma kerran. Näin ollen sen käsittelymenettely yksinkertaistuu huomattavasti. Kumulatiivista dokumentaatiota käytetään tietyn ajan. Yleensä se heijastaa useita kertoja suoritettua toimenpidettä. Tässä tapauksessa ensisijaista dokumentaatiota käsiteltäessä tiedot siitä siirretään erityisrekistereihin.

Dokumentointivaatimukset

Pääasiakirjat laaditaan toimenpiteen yhteydessä tai välittömästi sen valmistumisen jälkeen.

Tietojen heijastus suoritetaan erityisillä yhtenäisillä lomakkeilla. Jos hyväksyttyjä lomakkeita ei ole, yritys voi kehittää niitä itsenäisesti.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen käsittelyn vaiheet

Jokaisessa osav altion yrityksessä on työntekijä, joka vastaa ensisijaisten tietojen käsittelystä. Tämän asiantuntijan pitäisi tietääensisijaisten asiakirjojen käsittelyä koskevia sääntöjä, noudata tiukasti lain vaatimuksia ja toimenpiteiden järjestystä.

Ensisijaisen dokumentaation käsittelyn vaiheet ovat:

• Taksi. Se on arvio liiketoimesta paperilla, osoitus sen toteuttamiseen liittyvistä summista.
• Ryhmittely. Tässä vaiheessa asiakirjat jaetaan yhteisten piirteiden mukaisesti.
• Kirjanpito. Se olettaa veloituksen ja hyvityksen.
• Sammutus. Uudelleenmaksun estämiseksi ensisijaisiin tositteisiin kirjanpitäjä tekee merkinnän "maksettu".

Virheet asiakirjoissa

Ne voivat johtua useista syistä. Pohjimmiltaan niiden ulkonäkö johtuu työntekijän huolimattomasta asenteesta työhönsä, asiantuntijan lukutaidottomuudesta ja laitteiden toimintahäiriöistä.

Asiakirjojen korjaamista ei suositella. Joissakin tapauksissa on kuitenkin mahdotonta tehdä ilman virheiden korjaamista. Kirjanpitäjän tulee korjata perusasiakirjaan tehty virhe seuraavasti:

• Raivaa väärä merkintä ohuella viivalla, jotta se näkyy selvästi.
• Kirjoita oikeat tiedot yliviivatun rivin yläpuolelle.
• Valitse "Corrected Believe".
• Ilmoita säätöpäivämäärä.
• Allekirjoita.

Korjausaineiden käyttö ei ole sallittua.

Saapuvien asiakirjojen käsittely

Saapuvien papereiden käsittelyprosessi sisältää:

• Asiakirjan tyypin määrittäminen. Kirjanpitopaperit sisältävät aina tiedot suoritetuista liiketoimista. Ne sisältävät esimerkiksi laskun, varojen vastaanottamismääräyksen jne.
• Tarkistaa vastaanottajan tiedot. Asiakirja on osoitettava tietylle yritykselle tai sen työntekijälle. Käytännössä tapahtuu niin, että materiaalin ostoasiakirjat myönnetään yritykselle erikseen, vaikka sopimusta toimittajan kanssa ei ole tehty.
• Tarkistaa allekirjoitukset, sinetit. Asiakirjan allekirjoittaneilla henkilöillä tulee olla siihen v altuutus. Jos peruspaperien näkeminen ei kuulu työntekijän toimiv altaan, ne mitätöidään. Mitä tulee tulosteisiin, käytännössä virheitä tapahtuu usein niissä yrityksissä, joissa on useita sinettejä. Jälkimerkinnän tietojen on vastattava asiakirjatyyppiä, jolla se on.
• Asiakirjojen tilan tarkistaminen. Jos papereissa havaitaan vaurioita tai arkkeja puuttuu, on laadittava asiakirja, josta tulee lähettää kopio vastapuolelle.
• Asiakirjassa näkyvän tapahtuman oikeellisuuden tarkistaminen. Yrityksen työntekijöiden on vahvistettava tiedot liiketoimen tosiasiasta. Arvoesineiden vastaanottoasiakirjat varmentaa varastopäällikkö, sopimuksen ehdot vahvistaa markkinoija. Käytännössä on tilanteita, joissa toimittaja saa laskun tuotteista, joita yritys ei ole saanut.
• Määritä ajanjakso, johon asiakirja kuuluu. Ensisijaisia papereita käsiteltäessä on tärkeää olla tallentamatta samoja tietoja kahdesti.
• Määritä kirjanpito-osio. Saatuaan ensisijainendokumentaatiosta, on tarpeen selvittää, mihin tarkoituksiin toimitettuja arvoja käytetään. Ne voivat toimia käyttöomaisuutena, materiaaleina, aineettomina hyödykkeinä, tavaroina.
• Määritä rekisteri, johon asiakirja tallennetaan.
• Rekisteröi paperi. Se suoritetaan kaikkien tarkastusten jälkeen.

Työskentele lähtevien papereiden kanssa

Tällaisten asiakirjojen käsittely eroaa jonkin verran yllä olevasta.

Ensinnäkin yrityksen v altuutettu työntekijä muodostaa lähtevän asiakirjan luonnoksen. Sen pohj alta laaditaan asiakirjaluonnos. Se lähetetään johtajalle hyväksyttäväksi. Kuitenkin toinen työntekijä, jolla on asianmukaiset v altuudet, voi myös hyväksyä asiakirjaluonnoksen.

Sertifioinnin jälkeen projekti laaditaan vahvistettujen sääntöjen mukaisesti ja lähetetään vastaanottajalle.

Työnkulun suunnittelu

Tämä vaihe on tarpeen asiakirjojen nopean vastaanottamisen, lähettämisen ja käsittelyn varmistamiseksi. Asiakirjojen liikkeen pätevää järjestämistä varten yrityksessä kehitetään erityisiä aikatauluja. Ne osoittavat:

• Pääasiakirjojen rekisteröintipaikka ja -aika.
• Asiakirjat laatineen ja toimittaneen henkilön nimi ja asema.
• Arvopapereista johdetut tilit.
• Aika ja paikka asiakirjojen säilyttämiselle.

Kirjanpitorekisterit

Ne vaaditaan ensisijaisten asiakirjojen rekisteröintiin. Samaan aikaan päälläpaperit on merkitty kirjanpitomerkillä. Asiakirjojen uudelleenrekisteröinti on estettävä.

Peruspaperit voidaan tallentaa sähköisiin rekistereihin. V altion virastojen tai vastapuolten pyynnöstä yrityksen on kuitenkin toimitettava paperikopiot.

Asiakirjan palautuksen ominaisuudet

Tällä hetkellä määräyksissä ei ole selkeää menettelyä papereiden palauttamiselle. Käytännössä tämä prosessi sisältää seuraavat toiminnot:

• Toimikunnan nimittäminen tutkimaan asiakirjojen katoamisen tai tuhoutumisen syitä. Yrityksen johtaja voi tarvittaessa ottaa lainvalvontaviranomaisia mukaan menettelyyn.
• Veottaa pankkiorganisaatioon, vastapuoliin alkuperäisten asiakirjojen kopioiden saamiseksi.
• Tuloveroilmoituksen korjaus. Päivitetyn raportin toimittamisen tarve johtuu siitä, että dokumentoimattomia kuluja ei kirjata kuluksi verotuksessa.

Jos ensisijaiset asiakirjat katoavat, IFTS laskee verovähennysten määrän saatavilla olevien papereiden perusteella. Samalla on mahdollista, että veroviranomainen soveltaa vastuutoimenpiteitä sakon muodossa.

Yleisiä virheitä ensisijaisten asiakirjojen myöntämisprosessissa

Yleensä rekisterinpitäjät syyllistyvät seuraaviin rikkomuksiin:

• Täytä lomakkeet, jotka eivät ole yhtenäisiä tai yrityksen johtajan hyväksymiä.
• Älä määritä yksityiskohtia taikuvasta ne virheillä.
• Älä hyväksy asiakirjoja allekirjoituksellaan tai anna työntekijöiden, joilla ei ole v altuuksia allekirjoittaa papereita.

Liiketoimien tosiasiat vahvistavat asiakirjat ovat yritykselle erittäin tärkeitä. Sen suunnittelua on lähestyttävä erittäin huolellisesti. Mikä tahansa virhe voi johtaa negatiivisiin seurauksiin.