Gantt-kaavio on suunnitteluavustajasi. Mikä on Gantt-kaavio ja miten se tehdään?

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Gantt Chart on yksi suosituimmista työkaluista projektinhallinnan aikataulujen visuaaliseen havainnollistamiseen.

Mikä tämä on?

Gantt-kaavio on suunniteltu havainnollistamaan pienten ja keskisuurten yritysten työn eri vaiheita. Visuaalisesti se on yksinkertainen sarja nauhoja, joka koostuu kahdesta pääakselista: tapaukset ja aika. Jokaiselle ajanjaksolle on määritetty erityinen tehtävä, joka on suoritettava.

Kaaviossa voi päälohkojen lisäksi olla erityinen lisäsarake, joka näyttää suoritetun työn prosenttiosuuden. Erikoismerkkejä - virstanpylväitä - käytetään korostamaan kahta tai useampaa tehtävää ja osoittamaan niiden toteutusjärjestys.

Gantt-kaavio on eräänlainen standardi projektinhallinnan alalla, koska sen avulla on mahdollista näyttää selkeästi kaikkien projektin vaiheiden toteutusrakenne.

Mille Gantt-kaavio on tarkoitettu?

Koska useimmat ihmiset ovat visuaalisia, kaavio tarjoaa mahdollisuuden ratkaista yksi tärkeimmistä tehtävistä ja näyttää henkilökunnalle, mitä tehdä, mitä resursseja käyttää prosessissa jakuinka nopeasti tietyt tehtävät suoritetaan. Kaikki tiedot esitetään pakatussa muodossa ilman hämmentäviä taulukoita ja v altavaa määrää tekstiä. Samalla olemus on selkeä ja ymmärrettävä kaikille poikkeuksetta hankkeen osallistujille.

Kaavion käyttö yksinkertaistaa huomattavasti pienimuotoisten projektien hallintaa ja mahdollistaa työntekijöiden toiminnan aina hallinnassa.

Ensimmäisen kaavion ilmestymisen historia

Ensimmäisen kaaviomuodon kehitti ja testasi Henry L. Gant 1900-luvun alussa. Tiedemies palkattiin johtamaan laivojen rakentamista käytettäväksi ensimmäisessä maailmansodassa. Erityinen aikataulu antoi hänelle mahdollisuuden koordinoida useiden insinöörien työtä ja valvoa tehtävien suorittamista ajoissa. Gant aloitti suoraan luettelemalla kaikki vaaditut tehtävät ja ajoittamalla ne käytettävissä olevien resurssien mukaan.

Tärkeä vaihe oli joidenkin tehtävien riippuvuuden osoittaminen toisista. Lisäksi Gant jakoi jokaiselle henkilölle ajanjakson, jonka aikana hänen oli suoritettava tietyntyyppinen toiminta, ja osoitti, kuka ja mikä tehtävä suoritettaisiin ottaen huomioon projektille varatun ajan.

Gantt-kartoitus tehdään pystyakselilla, joka edustaa erilaisia tehtäviä, ja vaaka-akselilla, joka edustaa aikaa.

Gantt-kaavio nykymaailmassa

Tämä suunnittelumenetelmä ei menetä merkitystään nykyään, koska sen avulla voit tarjota tuotantosuunnitelman graafisen esityksen, yksinkertaistaa toteutuksen edistymisen seurantaamäärätyt tehtävät. Gantt-kaaviosta on tullut niin tehokas analyyttinen työkalu, että se ei ole muuttunut lähes 100 vuoteen. Vasta viime vuosisadan 90-luvulla suhteiden kuvaamiseksi yksityiskohtaisemmin siihen otettiin käyttöön eri tehtävien välisiä viestintälinjoja:

• "finish-start" - toimintoa B ei voi aloittaa ennen kuin toiminto A on suoritettu;
• "aloitus-loppu" - toimenpide B ei voi alkaa ennen kuin toiminta A alkaa;
• "start-start" - toimenpide B alkaa aikaisintaan kuin toimenpide A;
• "finish-finish" - toiminto B saa päättyä aikaisintaan kuin toiminto A päättyy.

On näyttöä siitä, että Ganttin karttaa käytettiin sellaisten jättimäisten teknisten rakenteiden rakentamiseen kuin Hooverin pato (Las Vegas, 1939) ja Eisenhower Highway -järjestelmä (yhdistää useimmat Yhdysv altojen suurkaupungit).

Ohjeet: kuinka Gantt-kaavio rakennetaan 5 vaiheessa?

Seuraavaksi tarkastelemme Gantt-kaavion laatimisen sääntöjä ja yritämme luoda sen itse Microsoft Excel -laskentataulukossa.

Vaihe 1. Tiedonkeruu

Kaavion muodostamiseksi tarvitsemme seuraavat tiedot:

• kaikkien tietojoukkojen koordinaatit (josta jokaisen sarakkeen pitäisi alkaa);
• kunkin vaiheen nimi;
• kunkin vaiheen kesto.

Mukavuuden vuoksi syötämme ne välittömästi vastaaviin taulukon kenttiin. Kun olemme syöttäneet kaikki vaaditut tiedot, voimme jatkaa itse kaavion luomista.

Tärkeää: varmista, että kaikki tietomuodot ovatovat oikein: tämä koskee erityisesti päivämääriä.

Vaihe 2. Asettelun muodostaminen

Joten, tiedämme suunnittelun tarkoituksen ja keskeiset tiedot, joiden perusteella rakennamme aikataulun. Nyt laskentataulukko-ikkunassa meidän on siirryttävä "Lisää -> kaavio" -osioon ja napsauta sitten "Line" -kohtaa. Emme tarvitse tavallista, vaan kerääntymällä, koska vain se tarjoaa toisen tietorivin, joka meidän tapauksessamme on tärkein.

Vaihe 3. Poista kaikki muu

Tätä varten ohjelma tarjoaa erikoistyökaluja. Näytölle ilmestyvässä kaaviossa sinun on siirrettävä hiiren osoitin sinisen palkin päälle, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse näkyviin tulevasta valikosta "Format Data Series". Näyttöön tulee ikkuna, jossa meidän on siirryttävä "Täytä" -kohtaan ja valittava "Ei täyttöä". Tämän jälkeen kaavio näyttää tältä:

Vaihe 4. Viimeistely

Koska kaikki kaaviomme tiedot ovat oletusarvoisesti järjestyksessä alha alta ylös, meidän on muokattava sitä hieman. Napsauta tätä varten hiiren kakkospainikkeella luokka-akselia (se, jonka vieressä on luettelo tehtävistä), siirry "Muotoile akseli" -ikkunaan. Välilehti, jota tarvitsemme, avautuu välittömästi - "Akseliparametrit". Valitse Käänteinen luokkajärjestys -kohdan vieressä oleva valintaruutu. Itse asiassa Gantt-kaavio on jo valmis, vain pari hyödyllistä pientä asiaa on jäljellä.

Vaihe 5. Muotoilu

Jatkamme siis työskentelyä kaavion parissa. Kuten näette, se näyttää edelleen rum alta, ja nyt korjaamme sen itse laskentataulukon avulla:

1. Vennä kaavio haluttuun kokoon oikeassa yläkulmassa olevan nuolen avulla.
2. Valitse kaikki päivämäärät taulukosta, napsauta valintaaluetta hiiren oikealla painikkeella ja siirry kohtaan "Format Cells-> Number". Tässä osiossa esitellään tärkeimmät numeromuodot, joiden kanssa työskentelemme. Jotta merkinnät eivät mene päällekkäin, suosittelemme valitsemaan merkinnän lyhyemmän version. Napsauta sitten uudelleen hiiren oikealla painikkeella kaaviossa olevaa akselia, jossa on päivämäärät, valitse "Muotoile akselin -> numero" ja valitse "Linkki lähteeseen" -kohdan vieressä oleva ruutu.
3. Valitse selite (symbolit "Päiväys" ja "Kesto" oikealla) ja paina näppäimistön Delete-painiketta.
4. Avaa "Format Axis -> Parameters" ja aseta minimi- ja maksimiarvot (asetimme 15. joulukuuta, koska on maanantai, ja tammikuun 3. päivä). Täällä voimme asettaa pääosastojen hinnan (tämä on kätevää tapauksissa, joissa esimerkiksi projektityö kestää useita viikkoja tai kuukausia). Meidän tapauksessamme on kätevämpää jättää oletusarvo (2.0).

Hieman enemmän muotoilun kokeiluja - ja siitä saamme loppujen lopuksi kauneuden. Tässä on valmis Gantt-kaavio. Antamamme esimerkki on tietysti hyvin yksinkertainen - mutta se riittää ymmärtämään tämän suunnittelu- ja suunnittelumenetelmän olemuksen.visuaalinen esittely tiettyjen tehtävien suorittamisprosessista.

Muut karttaohjelmat

Tietenkin on monia muita parempia ohjelmia, jotka helpottavat projektinhallintaa. Kaiken monimutkainen Gantt-kaavio voidaan helposti rakentaa käyttämällä sovelluksia, kuten:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project ja monet muut.

Lisäksi on olemassa useita verkkopalveluita, jotka tarjoavat käyttäjilleen mahdollisuuden paitsi suunnitella asioitaan, myös saada säännöllisiä raportteja, ilmoituksia tehtävien nykytilasta sähköpostitse. Ei kuitenkaan voida kiistää sitä tosiasiaa, että verkkoon tallennettujen tietojen luottamuksellisuus on vaarassa, ja suoraan käyttäjän tietokoneelle asennettavat kiinteät ohjelmistot ovat pääsääntöisesti paljon laajempia ja toimintavarmempia.

Menetelmän edut ja haitat

Lopuksi kannattaa pohtia yksityiskohtaisesti kuvatun suunnittelu- ja hallintamenetelmän tärkeimpiä etuja ja haittoja.

Pääasiallinen etu on epäilemättä materiaalin graafinen esitys. Yleensä liikemiesten on kätevää työskennellä Gantt-kaavioiden kanssa - he pitävät kyvystä tunnistaa ja nimetä selkeästi projektin työvaiheet. Esittämällä tehtävät eriväristen palkkien muodossa, kaikki tiimin jäsenet voivat kirjaimellisesti tunnistaa tehtävänsä yhdellä silmäyksellä.

On myös huomattava, että Gantt-kaaviot ovaterinomainen esitystyökalu, joka pystyy esittelemään hankkeen tärkeimmät prioriteetit. Eli heti kun johtajat allokoivat ja jakavat jokaisen käytettävissä olevan resurssin, tiimi saa välittömästi tiedon siitä ja seuraa lisäohjeita. Tämä Gantt-kaavion ominaisuus on erittäin hyödyllinen ylemmille esimiehille - sen avulla on paljon helpompi laatia yksityiskohtainen, kattava raportti eri projektien tilasta.

Kuitenkin, kuten kaikilla muillakin suunnittelumenetelmillä, Gantt-kaaviolla on haittapuolensa. Yksi niistä on tehtäväriippuvuus. Melko usein projektien esittelyprosessissa johtajien on osoitettava, mitkä näistä tehtävistä liittyvät toisiinsa. Mutta valitettavasti kaaviomuoto itsessään ei salli tätä. Tämän rajoituksen kiertämiseksi johtajat turvautuvat erilaisiin temppuihin: he esimerkiksi lisäävät kaavioon erityisiä pystysuuntaisia viivoja, jotka osoittavat keskeisiä riippuvuuksia. Tämä on kuitenkin vain väliaikainen ratkaisu, ei pysty välittämään tietoja kokonaisuudessaan.

Toinen Gantt-kaavioiden haittapuoli on niiden joustamattomuus. Nykyään projektit eivät ole staattisia - niissä tapahtuu jatkuvasti muutoksia, siirtymiä, joita on yksinkertaisesti mahdotonta ottaa huomioon kaaviossa. Ennen kaavion rakentamisen aloittamista johtajien on laskettava kaikki pienintä yksityiskohtaa myöten, koska pienimmälläkin muutoksella arviossa on koko kaavio piirrettävä uudelleen alusta. Puhumattakaan siitä, että pystymme havainnollistamaan useita erilaisia suunnittelutapoja kerrallamyös puuttuu.

Riippumatta siitä, miksi tarvitset Gantt-kaaviota, ohjelma (edes kaikkein "edistyneempi") ei pysty näyttämään tiettyjen teosten merkitystä ja resurssiintensiivisyyttä, niiden olemusta. Siksi sitä käytetään harvoin erityisen suurissa projekteissa.

On kuitenkin mahdotonta kiistää tämän menetelmän äärimmäisen yleistä projektinhallinnassa - yli vuosisadan sen käytön aikana ihmisillä on ollut mahdollisuus varmistaa sen tehokkuus ja korkea hyötysuhde.