Toimenkuva: organisaation johtajan avustaja

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Iso organisaatio - isoja askareita. Yhtiön johtajalla ei ole aikaa kaikkialla, edes varajäsenten avulla. Johtaja tarvitsee avustajan suunnitellakseen päivän oikein, unohtamatta mitään, jakaakseen ja ohjatakseen työtä. Mitä työntekijä tässä tehtävässä tekee, mitä hänen tulee osata ja tietää?

Apulaisjohtaja: hänen roolinsa organisaatiossa

V altion tasolla hyväksytyn ammattiluokituksen logiikan mukaisesti apulaisjohtaja kuuluu esimiesten kategoriaan, koska hän valvoo lähes kaikkia ensimmäisen henkilön toimiv altaan kuuluvia asioita.

Samaan aikaan jotkut organisaatiot tulkitsevat apulaisjohtajan aseman järjestelmänvalvojaksi, johtajaksi tai sihteeriksi: kaksi ensimmäistä asemaa tarkoittavat organisatorisia ja hallinnollisia tehtäviä, kolmas - esittelyä ja tukea. Ammattien luokittelija luokittelee nämä työtyypit eri luokkiin.- asiantuntijat, tekniset työntekijät, mutta johtajaksi luokitellaan vain assistentti.

Miten työtehtävien laajuus määritellään?

Apulaisjohtajaa tai sihteeriä palkattaessa organisaation tulee päättää tämän työntekijän asemasta, oikeuksista ja velvollisuuksista, koska siitä riippuvat ehdokkaan koulutustason, pätevyyden ja työkokemuksen vaatimukset.

• Riittää, että vastaanottovirkailijalla on täysi keskiasteen koulutus ja hakijan toimistolaitteiden kanssa työskentelyn etiketti ja tekniikat opetetaan suoraan työpaikalla.
• Ylläpitäjällä tulee olla vähintään kandidaatin tutkinto, organisointikykyä ja energinen luonne sekä jonkin verran työkokemusta yrityksen vaatimuksista riippuen.
• Esimies ammattilaisten edustajana edellyttää vähintään täyttä korkeakoulutusta, työkokemus on valinnainen, mutta yritys asettaa tämän standardin oman harkintansa mukaan.
• Pään apulainen. Tehtävä edellyttää samat pätevyysvaatimukset kuin esimiehelle: täydellinen korkeakoulututkinto, ammattialan työkokemus vähintään 2 vuotta. On todennäköistä, että hakij alta vaaditaan myös erityisiä henkilökohtaisia ominaisuuksia ja mahdollisesti jatkokoulutusta.

Miksi tarvitsen työnkuvan?

Apulaisjohtaja on virkamiehenä velvollinen toimimaan toiminnallisten oikeuksiensa puitteissa ja suorittamaan sille määrätyt tehtävät täysimääräisesti. Ei kuitenkaan edesjohtajana työntekijä on velvollinen suorittamaan työtehtävänsä tunnollisesti ja ajallaan.

Rekrytointitilaus ei sisällä yksityiskohtaista selvitystä näistä pätevyydestä, eikä tehtävien luettelo ole aina tyhjentävä edes työsopimuksen yhteydessä. Jotta vältytään ristiriitaisuuksilta työntekijän toimeksiannon määrittelyssä, organisaation johtajan avustajan toimenkuvaan tulee sisältyä yksityiskohtaiset tehtävät, oikeudet, jotka hänellä on, sekä työsopimuksen rikkomisesta johtuva vastuu, sisäinen työmääräykset, vahingon aiheuttaminen työnantajalle jne.

Johtajan henkilökohtainen avustaja

Assistentin toimenkuva on mallinnettu vastaavan johtajan tai hänen sijaisensa ohjeen mukaan, lukuun ottamatta joitain strategisen suunnittelun ja johtamisen ensisijaisia tehtäviä. Todennäköisesti avustajalle ei myöskään anneta työntekijöiden palkkaamista ja irtisanomista, oikeutta hallita yrityksen taloudellisia resursseja, v altakirjojen myöntämistä ja muuta johtajalle henkilökohtaisesti kuuluvaa toimiv altaa.

Laki sallii kuitenkin tehtävien delegoinnin luotettavalle työntekijälle, mikäli hänellä on riittävästi pätevyyttä, tietämystä, kokemusta ja v altuuksia tällaisten ongelmien ratkaisemiseen. On tärkeää vain antaa työntekijän v altuutus oikein - määräyksellä tai v altakirjalla.

Samaan aikaan yrityksen päällikön avustajan toimenkuvan tulee heijastaa hänen todellisuudessa suorittamaa työtä.

Tyypilliset jaksot

Toimenkuvan rakenne on kiinteä v altion tutkintohakemistoissa ja sisältää kaikki työntekijälle asetetut perusvaatimukset ja viran vivahteet sekä sen paikan organisaation organisaatiorakenteessa.

Työnkuvauksen "Assistant Manager", kuten kaikissa muissakin, tulee sisältää seuraavat osat:

1. Yleiset ehdot. Se ilmaisee työhönotto- ja irtisanomismenettelyn, alaisuuden, työntekijän korvaamismenettelyn.
2. Työvoimatoiminnot. Yksi tärkeimmistä osista, jota on pohdittava yksityiskohtaisesti.
3. Työntekijälle myönnetyt oikeudet.
4. Rikkomusten vastuun rajat.
5. Pätevyys, työkokemus, koulutustaso.
6. Mitä tässä tehtävässä olevan työntekijän tulee tietää.
7. Hänen ja organisaation muiden osien väliset suhteet.

Määritettyjä osioita ei voi katkaista, mutta niitä saa laajentaa ja lisätä tarvittavat kohteet.

Esimerkki Executive Assistantin työnkuvauksesta

Hyväksytty:

Johtaja (organisaation nimi)

allekirjoitus

(koko nimi)

hyväksyntäpäivä

Työkuvaus "Assistant Manager"

1. Perusehdot

1.1. Ammattiluokka "Johtajat".

1.2. Hyväksytty ja irtisanottu töistä johtajan määräyksestä.

1.3. Raportointi: suoraan ohjaajalle.

2. Ominaisuudet

Apulaisjohtaja:

2.1. Koordinoi yrityksen osastojen, osastojen ja muiden osastojen työtä johtajan ohjeiden, päätösten ja määräysten mukaisesti.

2.2. Pitää kirjaa johtajan valvontamääräysten täytäntöönpanon määräajoista rakennejaostoittain.

2.3. Tekee johtajalle työsuunnitelman seuraavalle työpäivälle ja toimittaa sen johtajalle hyvissä ajoin.

2.4. Organisoi ja valvoo toimistotyötä yrityksessä, tarkastaa sen lainmukaisuuden.

2.5. Varmistaa kaikkien johtajan antamien v altakirjojen kirjanpidon ja rekisteröinnin.

2.6. Hallitse virkailijoita ja valvo heidän toiminnan tuloksia.

Täydennys tietyn organisaation tarpeiden ja asemaprofiilin mukaan.

3. Voimat

Assistantilla on oikeus:

3.1. Tutustu yrityksen tekemiin päätöksiin.

3.2. Osallistu johtohenkilöstön kokouksiin.

Täydennys tietyn organisaation tarpeiden ja asemaprofiilin mukaan.

4. Vastuu

Vastaava apulaisvalvoja:

4.1. Tämän ohjeen, johtajan käskyjen ja määräysten mukaisten tehtäviensä täyttämättä jättämisestä tai virheellisestä suorittamisesta voimassa olevaa yrityksen toimintaa säätelevää lainsäädäntöä.

4.2. Alaisten työntekijöiden toiminnan riittämättömästä hallinnasta.

4.3. Rajoitettujen tietojen paljastaminen.

Täydennä mukaantietyn organisaation ja asemaprofiilin tarpeisiin.

5. Pätevyys

Apulaisjohtajalla tulee olla täydellinen korkeakoulutus, profiilityökokemus vähintään 2 vuotta.

6. Täytyy tietää

Voimassa oleva lainsäädäntö, peruskirja, työehtosopimus (osoittaa, mitä toimia ja normeja työntekijän tulee tietää).

7. Vuorovaikutus

Ilmoittaa kenen kanssa ja missä asioissa apulaisjohtaja tekee yhteistyötä.

Sovittu:

Henkilöstöpäällikkö

Allekirjoitus

(koko nimi)

Lakimies

Allekirjoitus

(koko nimi)

Tutustu:

allekirjoitus

(koko nimi)

Assistentin projektipäällikön erityiset pätevyydet

Oletetaan, että projektinjohto on vastaavasti määräaikainen ja assistentti ottaa tiettyjä velvoitteita projektin valmistumiseen asti. Hänen toiminnalliset vastuunsa riippuvat projektin erityispiirteistä ja teemasta sekä tietyn organisaation tarpeista.

Toiminnan apulaisprojektipäällikön toimenkuvasta tulee erikoistuneempi, mutta hallinnollinen ja organisatorinen väritys. Tyypilliset vastuut tälle viralle löytyvät pätevyyskäsikirjasta, ja niitä on sitten muokattu tilanteen mukaan.

Ovatko apulaisjohtajan vastuut erilaiset?

Assistentin tehtävätToimitusjohtaja ja yleisten asioiden apulaisjohtaja ovat erilaisia. Tietysti toisessa tapauksessa v altuudet kohdistetaan suppeammin, koska yleisten asioiden johtaja ei ole vastuussa kaikesta organisaation toiminnasta, vaan vain erillisestä toimialasta.

Yleisten asioiden apulaisjohtajan toimenkuva laaditaan "avustettavan" pomon tehtävien perusteella. Vastaavasti sen vastuun ja tehtävien laajuus on perusta.

Toimenkuva "Apulaispäällikkö" soveltuu tässä tapauksessa pohjaksi, siihen voi rakentaa kehitettäessä uusia asiakirjoja vastaaviin tehtäviin.