Luettelo ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista ja niiden toteuttamista koskevista säännöistä

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yrityksissä suoritetaan useita toimintoja päivittäin. Kirjanpitäjät laskuttavat vastapuolille ja lähettävät heille rahaa, laskevat palkat, sakot, laskevat poistoja, laativat raportteja jne. Päivittäin julkaistaan kymmeniä erilaisia asiakirjoja: hallinto-, toimeenpano-, ensisijaisia asiakirjoja. Viimeinen ryhmä on erittäin tärkeä yrityksen toiminnan kann alta.

Mitä ovat "ensisijaiset asiakirjat"?

Jokainen organisaation taloudellisen elämän tapahtuma on vahvistettava paperilla. Se muodostetaan toimenpiteen aikana tai välittömästi sen valmistumisen jälkeen. Kirjausten laatiminen, raportointi tehdään kirjanpidon ensisijaisissa kirjanpitoasiakirjoissa määriteltyjen tietojen perusteella. Heidän luettelonsa on suuri. Artikkelissa tarkastellaan tärkeimpiä, yleisimmin käytettyjäasiakirjat.

Miksi tarvitsemme ensisijaisen?

Ensisijainen dokumentaatio on olennainen osa kirjanpitoa. Kuten edellä mainittiin, se muodostuu kaupantekohetkellä tai välittömästi kaupan päättymisen jälkeen ja on todiste yrityksen taloudellisen elämän tietyn tosiasian todellisuudesta.

Yhden tapahtuman ensisijaisten kirjanpitotositteiden luettelo voi sisältää:

1. sopimus.
2. Tili.
3. Kassakuitti tai muu maksutodistus.
4. Rahtikirja.
5. Valmistusasiakirja.

Pakolliset tiedot

Tällä hetkellä kirjanpidon ensisijaisten tositteiden yhtenäiset muodot ovat käytössä. Niitä käytetään kuvaamaan tietoja eri toiminnoista, vastaavasti, sarakkeiden luettelo niissä on erilainen. Samaan aikaan kaikki ensisijaiset asiakirjat sisältävät yhtenäiset pakolliset tiedot. Heidän joukossaan:

1. Yrityksen nimi.
2. Asiakirjan nimi (esimerkiksi "käteiskupongi").
3. Perustumispäivä.
4. Toimenpiteen sisältö, jonka perusteella asiakirja laaditaan. Esimerkiksi laskua täytettäessä vastaavassa sarakkeessa voi olla teksti "Materiaalien siirto käsittelyyn".
5. Raha ja luonnonindikaattorit. Ensimmäisiä käytetään kuvaamaan kustannuksia, toisia - määriä, painoja jne.
6. Vastuullisten työntekijöiden tehtävät ("pääkirjanpitäjä", "kauppias" jne.).
7. Yrityksiin osallistuneiden henkilöiden allekirjoitukset.

Tärkeä hetki

Ensisijaisella asiakirjalla, joka sisältää kaikki vaaditut tiedot, on laillinen voima.

Huomaa, että oikein laadittuja papereita voidaan käyttää oikeudenkäynneissä todisteena vaatimusten pätevyydestä (tai pätemättömyydestä). Monet asiakirjat ovat urakoitsijoiden laatimia. Rekisteröinnin oikeellisuus on tarkistettava huolellisesti, äläkä missään tapauksessa allekirjoita tavarantoimittajia (urakoitsijoita jne.), jos he eivät ole tehneet niin.

Ensisijainen dokumentaatio on säilytettävä huolellisesti.

Tarvitsenko ensisijaisen sinetin?

Käytännössä monet vastapuolet väittävät sen puuttumisesta TTN-lomakkeella ja joissakin muissa asiakirjoissa. Muista, että vuodesta 2015 lähtien useimmat organisaatiot on vapautettu sinettivelvollisuudesta. Tällaiset yritykset voivat käyttää sitä oman harkintansa mukaan. Jos on, tiedot sen olemassaolosta on kirjoitettava tilinpäätöksen laatimisperiaatteisiin.

Mikäli vastapuoli vaatii sinetin käyttöä ensisijaisen rekisteröinnin yhteydessä ja yrityksellä on oikeus olla käyttämättä sitä laillisin perustein, vastapuolelle on lähetettävä kirjallinen ilmoitus, jossa on linkit tätä koskeviin määräyksiin ongelma.

Sopimus

Jos vastapuoli on pitkäaikainen kumppani, on täysin mahdollista tehdä sopimus useista transaktioista. Tässä tapauksessa on tärkeää määritellä selkeästi velvoitteiden täyttämisen määräajat, laskentajärjestys ja -menettely sekä muut vivahteet. Sopimus voidaan tehdä tavaroiden myynnistä, palvelujen suorittamisestatai tuotantotyötä. On syytä sanoa, että siviilioikeus mahdollistaa myös suullisen sopimuksen tekemisen. Yritystoiminnassa käytetään kuitenkin pääsääntöisesti kirjallisia sopimusmuotoja.

Lasku

Tässä asiakirjassa toimittaja ilmoittaa summan, joka siirretään vastapuolelle tavaroista, palveluista tai urakoista. Maksua suoritettaessa oletuksena oletetaan, että kohde hyväksyy tapahtuman.

Laskun on oltava mukana:

1. Dokumentin nimi.
2. Palveluiden nimi (tavarat, työt), joista maksetaan.
3. Kustannus.
4. Kokonaismäärä.
5. Maksutiedot.

Tällä hetkellä koko kirjanpitotositteiden luettelo on 1C-ohjelmassa, joten ne käsitellään automaattisesti.

Huomaa, että laskulla on vähän arvoa valvontaviranomaisille. Siinä myyjä vahvistaa asetetun hinnan. Lasku on kirjanpitäjän asemasta tärkein ensisijainen asiakirja, jonka perusteella kirjanpitokirjaukset muodostetaan.

Lasku toimii eräänlaisena laskuna. Tämä paperi sisältää erityisen rivin ALV-määrien määrittämistä varten.

Maksuasiakirjat

Voit vahvistaa maksun tositteen kassakuitilla tai muulla vastaavalla asiakirjalla. Maksu vahvistaa tuotteiden, palveluiden, työn maksun tosiasian. Tietty asiakirjatyyppi valitaan menetelmän mukaanmaksu: käteinen tai tilisiirto.

Yksi suosituimmista maksuasiakirjoista on maksumääräys. Se on tilinh altijan määräys pankille siirtää varoja määritetylle tilille. Asiakirjaa voidaan käyttää maksuun palveluista, tavaroista, ennakkomaksusta, lainan takaisinmaksusta jne.

Jos budjettiin tehdään vähennyksiä, kenttä 22 "Koodi" täytetään. Maksumääräyksessä tämä sarake ilmoittaa UIN-tunnuksen (unique identifier). Hänen ansiostaan veroviranomainen tunnistaa maksajan.

Maksumääräyksen kenttä "Koodi" voidaan täyttää eri tavoin. Se riippuu siitä, kuinka tarkkaan yksikkö täyttää velvoitteensa talousarviota kohtaan: vapaaehtoisesti vai sääntelyviranomaisen pyynnöstä.

rahtikirja

TTN-lomakkeen laatii lähettäjä. Konossementti on perusta tavaran luovuttamiselle vastaanottajalle. Asiakirja on laadittu 4 kappaletta. TTN:n mukaan myyjä ottaa huomioon myynnin ja ostaja saa tavaran toimituksen.

Huomioi, että TTN laaditaan kuljetettaessa tavaraa yrityksen omin voimin. Jos kuljetuksen suorittaa kolmas osapuoli, 1-T-lomake myönnetään.

Toinen tärkeä seikka: TTN:n tietojen on vastattava laskun tietoja.

Valmistettujen töiden teko

Tämä asiakirja on laadittu asiakkaan ja toimittajan välillä. Toimenpide on vahvistus työn suorittamisesta, palvelujen suorittamisesta sovittuun hintaan sopimuksessa määritellyin ehdoin. Yksinkertaisesti sanottuna tämäurakoitsijan raportti asiakkaalle.

Tällä hetkellä lain yhtenäistä muotoa ei ole hyväksytty. Yrityksellä on oikeus kehittää itse lomake ja korjata se tilinpäätösperiaatteisiin.

Teon tärkeimmät yksityiskohdat ovat:

1. Rekisteröinnin numero ja päivämäärä kirjanpitoon.
2. Kokoonpanopäivämäärä.
3. Yksityiskohdat sopimuksesta, jonka mukaan laki muodostetaan.
4. Työkausi, määrä, työn hinta.
5. Maksattavan tilin tiedot.
6. Asiakkaan ja urakoitsijan nimi.
7. Kaupan osapuolten allekirjoitukset.

Laki laaditaan aina kahtena kappaleena.

Lomake M-15

Tätä lyhennettä käytetään viittaamaan lähtevien tuotteiden laskuun. On huomattava, että tämä asiakirja ei ole pakollinen, mutta sitä käyttävät usein yritykset.

Lasku materiaalin luovutuksesta sivulle, jos arvoesineitä on tarpeen siirtää pääkonttorista etäosastoille tai muille yrityksille (jos on erillinen sopimus).

Lomakesäännöt M-15

Paperin ensimmäiseen osaan kiinnitetään numero yrityksen asiakirjavirran mukaisesti. Tässä tulee ilmoittaa myös yrityksen koko nimi ja OKPO.

Ensimmäisessä taulukossa näkyy tositteen päivämäärä, tapahtumakoodi (jos vastaavaa järjestelmää käytetään), rakenneyksikön nimi, laskun laativan yrityksen toimiala.

Samaan tapaantiedot vastaanottajasta ja toimituksesta vastaavasta henkilöstä. Ohessa linkki asiakirjaan, jonka mukaan lasku on laadittu. Se voi olla sopimus, tilaus jne.

Päätaulukon sarakkeissa 1 ja 2 ilmoitetaan kaikkien poistettavien materiaalien kirjanpitoalatili ja analyyttinen kirjanpitokoodi.

Seuraavaksi sarakkeisiin 3-15 syötetään seuraavat tiedot:

• materiaalien nimi yksilöllisillä ominaisuuksilla, merkki, koko, laatu;
• varastonumero (jos sitä ei ole, solua ei täytetty);
• yksikkökoodi;
• mittayksikön nimi;
• siirrettyjen tavaroiden määrä;
• tiedot varsinaisista varastosta luovutetuista esineistä (varaajan täyttää);
• materiaalien kokonaiskustannukset;
• hinta ilman ALV;
• alv kohdistettu summa;
• kokonaiskustannukset sisältäen ALV;
• materiaalivarastonumero;
• passin numero (jos saatavilla);
• tietuenumero tilikortin mukaan.

Laskun allekirjoittavat kirjanpitäjä, arvoesineiden varastosta luovutuksesta vastaava työntekijä ja vastaanottaja.

Ennakkoraportit "1C":ssä

Raportointiasiakirjojen muodostaminen on yksi kirjanpitäjän yleisimmistä toimista. Monet käteisellä suoritettavat maksut suoritetaan ennakkotositetuksella. Näitä ovat matkakulut, kotitalouksien ostot jne.

Yrityksen työntekijät saavat usein varoja kassasta kotitalousmenoihin. Tarvittavien arvoesineiden (esimerkiksi paperitavarat) hankinnan jälkeen työntekijät raportoivat ja toimittavat tositteet kirjanpitoon.

Kirjanpitäjän on puolestaan kirjattava kaikki kulut kirjanpitojärjestelmään. Voit avata "Ennakkoraportit" "1C":ssä "Pankki ja kassa"-osion "Kassa"-alaosiossa. Uuden asiakirjan käyttöönotto tapahtuu "Luo"-painikkeella.

Lomakkeen yläreunassa on:

1. Yrityksen nimi.
2. Varasto, jossa uudet arvoesineet hyvitetään.
3. Työntekijä raportoi raporttia vastaan saaduista varoista.

Asiakirja sisältää 5 kirjanmerkkiä. Valitse Ennakot-osiossa asiakirja, jolle varat myönnettiin:

1. Rahaasiakirja.
2. Kulullinen käteismaksu.
3. veloitus tililtä.

Jos tavarat ostettiin liikkeeseen lasketuilla varoilla, ne näkyvät samannimisessä välilehdessä. Merkitse "Säiliö"-kohtaan tiedot palautuksesta (esimerkiksi vesipullot). "Maksu"-välilehti näyttää tiedot tavarantoimittajille esineen ostosta tai tulevaa toimitusta vastaan myönnetyistä käteismaksuista.

"Muu"-osiossa ilmoitetaan matkakulujen tiedot: päivärahat, polttoainekulut, liput jne.

"Yleinen" lomake

Ensisijaisten kirjanpitotositteiden luettelossa on yksi paperi, jota voidaan käyttää erilaisissa tilanteissa. Sitä käytetään sekä kirjanpidon ettäveroilmoitus. Kyse on kirjanpidosta. Lomake vaaditaan tarvittaessa tehdyn virheen korjaamiseksi. Lisäksi asiakirja vaaditaan suoritettaessa selitystä, laskennan heijastusta, tapahtumien vahvistusta edellyttäviä toimintoja, jos muita papereita ei ole.

Nuance

On syytä sanoa, että yrityksellä on oikeus vahvistaa sellaisten liiketoimien suorittaminen, jotka eivät edellytä vakiolomakkeiden (vakio-, yhtenäistettyjen) lomakkeiden suorittamista, ei todistuksen avulla, vaan itsenäisesti kehitetyn ensisijaisen kirjanpidon avulla asiakirjoja. Heidän luettelonsa tulisi kuitenkin vahvistaa yrityksen rahoituspolitiikassa.

Varmenteen laatimissäännöt

Tälle asiakirjalle ei ole hyväksytty yhtä yhtenäistä lomaketta. Vastaavasti asiantuntijat voivat koota sen vapaassa muodossa tai käyttää yrityksessä kehitettyjä malleja. Varmenteen pakollisista tiedoista on huomattava:

1. Tietoja yrityksestä.
2. Käyttämisen päivämäärä ja syyt.
3. Pääasiakirjat ja kirjanpitorekisterit, joihin on liitetty todistus.
4. Vastuullisen työntekijän allekirjoitus.

Voit kirjoittaa tavalliselle valkoiselle A4-arkille tai yrityksen kirjelomakkeelle.

Käännöstyön aikana on oltava erittäin varovainen, ettet tee virheitä. Mitä yksityiskohtaisempi viite, sitä vähemmän lisäkysymyksiä tarkastajilla on.

Asiakirjan tulee luonnollisesti sisältää vain luotettavaa tietoa. Jos aikanakirjoitusvirheet havaitaan, on suositeltavaa laatia todistus uudelleen.

Tallennusominaisuudet

Kaikki ensisijaisiin kirjanpitoasiakirjoihin liittyvä on säilytettävä yrityksessä vähintään 5 vuotta. Tämän ajanjakson laskenta alkaa sen raportointikauden päättymispäivästä, jolloin paperit on myönnetty.

Extra

Ensisijainen voidaan antaa paperilla tai sähköisessä muodossa. Viime aikoina yhä useammat yritykset suosivat sähköistä asiakirjojen hallintaa. Tämä on ymmärrettävää: papereiden käsittelyyn ja lähettämiseen kuluu paljon vähemmän aikaa.

Sähköiset asiakirjat on varmennettu digitaalisella allekirjoituksella (tehostettu tai tavallinen - vastapuolten välisellä sopimuksella).

Vastuu

Ensisijainen dokumentaatio on yrityksen elinkeinoelämän tärkein osa. Sen puuttuessa yhtiö kohtaa vakavat sanktiot valvontaviranomaisilta. Sakkoja määrätään myös, jos ensisijaisessa dokumentaatiossa havaitaan virheitä, virheellisiä tietoja.

Säännösten rikkomisesta ei rangaista ainoastaan verolain, vaan myös hallintorikoslain mukaan. Jos perusteita on, myös tekijät voidaan asettaa syytteeseen.

Johtopäätös

Yrityksen työssä voidaan käyttää monenlaisia asiakirjoja. Samalla osa niistä voi olla yhtenäisen muodon mukaisia ja osa voi olla yrityksen itsenäisesti kehittämiä. Tästä huolimatta asiakirjoissa on kuitenkin oltava kaikki vaaditut tiedot.

Jotkin yritykset käyttävät yhdistettyjä asiakirjoja. Puhepuhumme yhtenäisistä lomakkeista, joita täydennetään organisaation toiminnan erityispiirteiden mukaisesti.

On tärkeää, että valitut ensisijaiset dokumentaatiotyypit otetaan huomioon yrityksen kirjanpitoperiaatteissa. Yhtiön toiminnan aikana voi syntyä tarve uusille asiakirjoille. Jos ne ovat yrityksen kehittämiä, ne tulee mainita laatimisperiaatteessa.

Huomaa, että vastapuoli voi myös itsenäisesti kehittää tiettyjä arvopapereita. Rahoituspolitiikassa on mainittava, että yritys hyväksyy tällaisia asiakirjoja vastapuolilta.

Monien tapahtumien kirjaamiseen organisaatiot eivät saa käyttää yhtenäisiä ensisijaisten asiakirjojen muotoja. Jos kuitenkin puhumme käteismaksuista, ne toteutetaan yksinomaan hyväksyttyjen toimeksiantojen ja muiden maksuasiakirjojen perusteella.