Johdon ohjauksen tyypit ja toiminnot

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Johtamisprosessi koostuu viidestä toiminnosta: suunnittelu, organisointi, henkilöstön määrääminen, ohjaaminen ja valvonta. Siten ohjaus on osa ohjausprosessia.

Ohjaus on johtamisen tärkein tavoitetoiminto organisaatiossa: prosessi, jossa verrataan todellista suorituskykyä vakiintuneisiin yrityksen standardeihin. Jokaisen esimiehen tulee seurata ja arvioida alaistensa toimintaa. Johdon ohjaus auttaa korjaamaan johtajan toimenpiteitä ajoissa, jotta vältytään odottamattomilta olosuhteilta tai yritykselle taloudellisilta menetyksiltä.

Perusohjausprosessi sisältää kolme vaihetta:

• standardien asettaminen.
• Suorituskyvyn mittaaminen näiden standardien mukaan.
• standardeista ja suunnitelmista poikkeamien korjaus.

Osana organisaation yleistä strategista suunnitelmaa johtajat asettavat tavoitteitayksiköitä erityisillä, täsmällisillä, toiminnallisilla termeillä, jotka sisältävät suorituskyvyn suunnittelun suhteessa todellisiin tuloksiin.

Standardit, joihin todellista suorituskykyä verrataan, voidaan johtaa aiempien kokemusten, tilastojen ja vertailuanalyysien perusteella (perustuu alan parhaisiin käytäntöihin). Standardeja kehitetään mahdollisuuksien mukaan kahdenvälisesti sen sijaan, että ylin johto tekisi päätöksiä yksipuolisesti organisaation tavoitteiden pohj alta.

Miksi johdon valvonta on tarpeen?

Jos henkilökunta tekisi aina sen, mikä on organisaation kann alta parasta, valvontaa ja hallintaa ei tarvittaisi. Mutta on selvää, että ihmiset eivät toisinaan pysty tai halua toimia organisaation parhaan edun mukaisesti, ja on otettava käyttöön valvontajärjestelmä ei-toivotun toiminnan estämiseksi ja haluttujen toimien kannustamiseksi.

Vaikka työntekijät olisivat asianmukaisesti varusteltuja tekemään työnsä hyvin, jotkut eivät tee niin, koska yksilölliset tavoitteet ja organisaation tavoitteet eivät välttämättä ole täsmälleen samat. Toisin sanoen tavoitteita ei ole kohdistettu. Tällaisissa tapauksissa on ryhdyttävä toimiin työntekijöiden motivaation ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Tehokas organisaatio on sellainen, jossa johtajat ymmärtävät, kuinka hallita ja valvoa. Valvonnan tarkoitus konseptina ja prosessina on auttaa motivoimaan ja ohjaamaan työntekijöitä heille osoitetuissa rooleissa. Ymmärtäminenprosessien ja johtamisen ohjausjärjestelmät ovat välttämättömiä organisaation pitkän aikavälin tehokkuudelle.

Ilman riittäviä valvontajärjestelmiä hämmennys ja kaaos voivat v altaa organisaation. Jos ohjausjärjestelmät kuitenkin tukahduttavat organisaation, se voi kärsiä yrittäjyysinnovaatioiden puutteesta.

Riittämätön valvonta johtamispäätösten toimeenpanossa voi johtaa tuottavuuden laskuun tai ainakin riskin kasvuun huonoon taloudelliseen tulokseen. Äärimmäisissä tapauksissa, jos suorituskykyä ei valvota, seurauksena voi olla organisaation epäonnistuminen.

Tehokkaan hallintajärjestelmän ominaisuudet

Tehokas liikkeenjohtojärjestelmä on integroitu joukko prosesseja ja johtamistyökaluja, jotka auttavat yhdenmukaistamaan yrityksen strategian ja vuositavoitteet päivittäisten toimintojen kanssa, seuraamaan suorituskykyä ja käynnistämään korjaavia toimia.

Johdon ohjausjärjestelmä on jatkuva prosessi suorituskyvyn parantamiseksi asettamalla yksilöllisiä ja kollektiivisia tavoitteita, jotka ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa, suunnittelemalla suorituskykyä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi, arvioimalla ja arvioimalla edistystä sekä kehittämällä ihmisten tietoja, taitoja ja kykyjä.. Valvontajärjestelmän tulisi keskittyä tuloksiin.

Tehokkaassa hallintajärjestelmässä on seuraavat ominaisuudet:

1. Auttaa saavuttamaan organisaation tavoitteet.
2. Helpottaa resurssien optimaalista käyttöä.
3. Parantaa yleistäorganisaation suorituskyky.
4. Motivoi ja kohottaa työntekijöiden moraalia.
5. Valvonta luo myös kurinalaisuutta ja järjestystä.
6. Selkeästi määritellyt ja ymmärrettävät suorituskykymittarit.
7. Varmistaa tulevaisuuden suunnittelun tarkistamalla standardeja.
8. Strategiset tavoitteet koskevat kaikkia organisaation tasoja.
9. Tehokas ohjaus minimoi virheet.
10. Johdon ja työntekijöiden sitoutumisen vahvistaminen.
11. Saavuta ensisijaiset tavoitteet nopeammin.

Johdon ohjausprosessi säätelee yritysten toimintaa siten, että toteutus vastaa etukäteen laadittua suunnitelmaa. Tehokas valvontajärjestelmä antaa johtajille mahdollisuuden välttää tilanteita, jotka aiheuttavat yritykselle tappioita.

18 johdon ohjaustoimintoa

Johdon ohjaus on mikä tahansa prosessi, työkalu tai järjestelmä, joka on perustettu mahdollistamaan johdon säätely yrityksen toiminnassa sen tavoitteiden mukaisesti.

Ohjaus tapahtuu johtamisen alemmalla, keski- ja ylemmillä tasoilla. Jokaisella tasolla ohjaus on erilaista: ylin johto on mukana strategisessa ohjauksessa, keskijohto taktisessa ohjauksessa ja alempi taso operatiivisessa ohjauksessa.

Seuraavat johdon päätöksen ohjaustoiminnot:

1. Suunnittelustrategia. Toimintasuunnitelman laatimisprosessi tavoitteiden saavuttamiseksi.
2. Ohjausvaatimukset. Suunnitelmien muodollinen dokumentointi vaatimuksina ja suunnitelmien muutosten hallinta tarpeen mukaan.
3. Talousvalvonta. Yrityksen budjetin seuranta ja kirjanpito.
4. Suorituskyvyn hallinta. Prosessi, jossa sovitaan joukosta tavoitteita työntekijöiden kanssa ja arvioidaan heidän suorituskykyään suhteessa näihin tavoitteisiin.
5. Työn hallinta. Seuraa työntekijöitä parantaaksesi tuottavuutta, tehokkuutta ja työn laatua.
6. Ohjelman- ja projektinhallinta. Muutosta toteutetaan.
7. Riskien hallinta. Toistuva prosessi riskien tunnistamiseksi, analysoimiseksi ja poistamiseksi.
8. Turvavalvonta. Turvallisuusuhkien tunnistaminen ja eliminointi sekä erilaisten riskien vähentämiskeinojen toteuttaminen.
9. Yhteensopivuuden valvonta. Prosessien, menettelyjen, järjestelmien, auditointien, mittausten ja raporttien toteuttaminen organisaation lakien, määräysten, standardien ja sisäisten käytäntöjen mukaisesti.
10. Tiedot ja raportointi. Organisaation suorituskyvyn mielekkäiden mittareiden laskenta ja viestintä.
11. Vertailu. Iteratiivinen prosessi, jossa verrataan tuloksia yrityksen toimialaan, kilpailijoihin tai nykyisiin parhaisiin käytäntöihin.
12. Jatkuva parantaminen. Prosessi suorituskyvyn mittaamiseksi, parantamiseksi ja uudelleen mittaamiseksi.
13. Laadunvalvonta. Varmistetaan, että lähtötuotteet vastaavat eritelmiä. Esimerkiksi tuotteen testausprosessin toteuttaminen tuotantolinjalla.
14. Laadunvarmistus. Laadunvarmistus on prosessi, jolla estetään tulevat laatuhäiriöt. Esimerkiksi käytäntö kaikkien epäonnistumisten perimmäisten syiden tutkimisestaetsiäksesi tuotantoparannuksia.
15. Automaatio. Lisää tuottavuutta, tehokkuutta ja laatua automatisoinnin avulla.
16. Tietojen hallinta. Käytäntö kerätä tietoa, josta voi olla hyötyä tulevaisuudessa, sekä tietojen analysointi.
17. Varastojen hallinta. Varastonhallinta ja kirjanpito alijäämien tai ylijäämien välttämiseksi.
18. Varainhoito. Omaisuuden, kuten tuotantolaitosten, infrastruktuurin, koneiden, ohjelmistojen ja immateriaaliomaisuuden, hallinta.

Ohjaustyypit ja niiden ominaisuudet

Organisaatiot tarvitsevat valvontaa määrittääkseen, ovatko niiden suunnitelmat saavutettu, ja ryhtyäkseen tarvittaessa korjaaviin toimiin. Johdon päätösten hallinnan päätavoitteet:

1. Sopeutuminen muutokseen. Ohjausjärjestelmä voi ennustaa, valvoa ja reagoida muuttuviin ympäristöolosuhteisiin.
2. Virheiden minimoiminen. Tuottava johtamisen valvonta ja kirjanpito rajoittavat yrityksen toiminnassa tapahtuvien virheiden määrää.
3. Minimoi kustannukset ja maksimoi tuotot. Jos johdon ohjauksen organisointi toteutetaan tehokkaasti, se voi vähentää kustannuksia ja lisätä tuottavuutta.

Yritykset asentavat ohjausjärjestelmiä useille eri alueille ja eri johtamistasoille. Vastuu johdon päätösten ohjaamisesta on laaja. Tällä ohjaustoiminnolla on erilaisia luokituksia ja ominaisuuksia. Yksi yleisimmistä näyttää tältä:

1. Eteenpäin ohjaus, joka tunnetaan myös nimellä feedforward control, keskittyy resursseihin, joita organisaatio poimii ympäristöstään. Hän valvoo näiden resurssien laatua ja määrää ennen kuin ne saapuvat organisaatioon.
2. Seuranta keskittyy tuotteen tai palvelun laatu- ja määrästandardien ylläpitämiseen muutosprosessissa.
3. Lopullinen ohjaus, joka tunnetaan myös nimellä palauteohjaus, keskittyy organisaation tuloksiin muutosprosessin päätyttyä. Vaikka lopullinen valvonta ei ehkä ole yhtä tehokas kuin alustava tai nykyinen, se voi antaa johdolle tietoa tulevaa suunnittelua varten.

Toisen luokituksen mukaan valvonta on jaettu kahteen laajaan kategoriaan - sääntelyyn ja normatiiviseen valvontaan, ja näiden luokkien sisällä on useita tyyppejä. Johdon ohjauksen tyypit on esitetty seuraavassa taulukossa.

Valvonta	Valvonta
Byrokraattinen Talous Laatu	Komento Organisaatio

Seuraavat osiot kuvaavat johtamistoimintojen ohjauksen jokaista tyyppiä ja alatyyppiä.

Valvonta

Sääntelyvalvonta perustuu tavanomaisiin toimintamenetelmiin, mikä saa aikaan kritiikkiä tämäntyyppistä hallinnon valvonnan täytäntöönpanoa vanhentuneena ja haitallisena. Se tarkoittaa täydellistä ja täydellistä hallintaakaikki organisaation osa-alueet.

Yrityksistä on tullut viime vuosina ketterämpiä organisaatiohierarkioiden tasoittumisen ja rajojen laajentumisen ansiosta, joten kriitikot huomauttavat, että sääntelyn valvonta saattaa pikemminkin haitata tavoitteen saavuttamista. Johdon päätösten organisoinnin ohjauksen kann alta keskeistä on ohjauksen yhteensopivuus organisaation tavoitteiden kanssa.

Byrokraattinen valvonta

Byrokraattinen valvonta johtuu auktoriteeteista, jotka riippuvat asemasta organisaatiohierarkiassa. Mitä korkeampi alisteisuusaste on, sitä enemmän henkilöllä on oikeus sanella politiikkaansa. Byrokraattinen valvonta on saanut huonoa räppiä, ja oikeutetusti. Organisaatiot, jotka luottavat liikaa komentoketjusuhteisiin, estävät joustavuuden odottamattomissa tilanteissa. On kuitenkin olemassa tapoja, joilla johtajat voivat tehdä yrityksestä yhtä joustavan ja reagoivan asiakkaiden huolenaiheisiin kuin mikä tahansa muu johdon ohjausorganisaatio.

Kuinka ylläpitää komentoketjua säilyttäen samalla järjestelmän joustavuus ja reagointikyky? Tämä on juuri se kysymys, joka byrokraattisella valvonnalla on ratkaistava. Yksi ratkaisu on vakiotoimintamenettelyt, jotka siirtävät vastuuta yrityksen hierarkiassa alaspäin.

Talousvalvonta

Taloudellinen valvonta ohjaa keskeisiä taloudellisia tavoitteita, joista johtajat ovat vastuussa. Tällaiset johdon ohjausjärjestelmät ovat yleisiä yrityksissä, jotka on organisoitu useiksi strategisiksi liiketoimintayksiköiksi (SBU). SBUon tuote, palvelu tai maantieteellinen linja, jolla on johtajat, jotka ovat yksin vastuussa voitoista ja tappioista. He ovat vastuussa ylimmälle johdolle sellaisten taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta, jotka edistävät yrityksen yleistä kannattavuutta.

Tämä johdon päätösten valvontaluokka asettaa rajoituksia kulutukselle. Esimiehille menojen kasvu on perusteltava tulojen kasvulla. Osastopäälliköille budjetissa pysyminen on yleensä yksi keskeisistä suoritusindikaattoreista.

Joten taloushallinnon tehtävänä on parantaa yleistä kannattavuutta sekä pitää kustannukset kohtuullisina. Tarvittavien kustannusten määrittämiseksi jotkin yritykset vertaavat muiden samalla toimialalla toimivien yritysten tuloksia ja suorittavat sitten johdon ohjausanalyysin. Tämä vertailu antaa tietoja, joiden avulla voidaan määrittää, ovatko kustannukset alan keskiarvojen mukaisia.

Laadunvalvonta

Laadunvalvonta kuvaa prosessien tai tuotteiden vaihtelun astetta, jota pidetään hyväksyttävänä. Joillekin yrityksille standardi on vikojen puuttuminen, toisin sanoen muutosten puuttuminen. Muissa tapauksissa tilastollisesti merkityksetön poikkeama on hyväksyttävä.

Laadunvalvonta vaikuttaa asiakkaille tarjotun tuotteen tai palvelun lopputulokseen. Kun yritys ylläpitää jatkuvasti erinomaista laatua, asiakkaat voivat luottaa yrityksen tuotteen tai palvelun ominaisuuksiin, mutta se on myösluo mielenkiintoisen dilemman. Olemassa olevien tuotteiden liiallinen laadunvalvonta voi vähentää asiakkaiden yksilöllisten tarpeiden vastaamista.

Valvonta

Sen sijaan, että luottaisivat organisaation vakiokäytäntöihin ja -menettelyihin, kuten aikaisemmissa valvontatyypeissä, viranomaisvalvonta ohjaa työntekijöiden ja johtajien käyttäytymistä yleisesti hyväksyttyjen käyttäytymismallien avulla.

Normatiivinen ohjaus päättää, kuinka paljon tietyntyyppinen käyttäytyminen on oikein ja toinen vähemmän. Esimerkiksi smokki voi olla hyväksyttävä puku amerikkalaisten liikemiesten palkintojenjakotilaisuudessa, mutta täysin sopimaton skottien palkintoseremoniassa, jossa muodollinen kiltti on enemmän paikallisten tapojen mukainen. Kirjallista pukeutumiskoodia ei kuitenkaan hyväksytty.

Siten ero hallinnollisten päätösten valvontajärjestelmän ja normatiivisen järjestelmän välillä on muodollisuus. Viranomaisvalvonta on epävirallinen hallintojärjestelmä, toisin kuin lakisääteinen valvonta.

Komentohallinta

Tästä johdon päätösten hallinnasta on tullut yleistä monissa yrityksissä. Joukkueen normit ovat epävirallisia sääntöjä, jotka saavat tiimin jäsenet tiedostamaan vastuunsa kollegoitaan kohtaan.

Vaikka tiimin tehtävät yleensä dokumentoidaan muodollisesti, prosessin osallistujien vuorovaikutustavat kehittyvät yleensä ajan myötä, kun tiimi käy läpi kasvuvaiheita. Jopa johtajuudesta sovitaan epävirallisesti: joskusnimitetyllä johtajalla voi olla vähemmän vaikutusv altaa kuin epävirallisella johtajalla. Jos esimerkiksi mielipidejohtajalla on enemmän kokemusta kuin muodollisella tiiminvetäjällä, tiimin jäsenet kääntyvät todennäköisesti mielipidejohtajan puoleen saadakseen ohjausta, joka vaatii erityisiä taitoja tai tietoja.

Tiimin normit kehittyvät asteittain, mutta kerran muodostuneella voi olla vahva vaikutus yrityksen käyttäytymiseen.

Organisaation valvonta

Organisaatiokulttuuriin perustuvat normit ovat myös eräänlaista normatiivista valvontaa. Organisaatiokulttuuri sisältää tietyn organisaation yhteiset arvot, uskomukset ja rituaalit. Siten tämäntyyppinen valvonta perustuu normien ja tavoitteiden oikeaan kohdistamiseen.

Viralliset ja epäviralliset hallintojärjestelmät

Aiemmin mainittiin, että viranomaisvalvonta ja kaikki sen alalajit kuuluvat muodolliseen valvontajärjestelmään, kun taas normatiivinen valvonta kuuluu epäviralliseen valvontajärjestelmään. Alla oleva taulukko kuvaa näiden kahden ohjausjärjestelmän väliset erot.

Muodollinen johtamisjärjestelmä	Epävirallinen hallintojärjestelmä
Organisaatiolla on selkeät menettelytavat, säännöt ja ohjeet erilaisten johtamisvaatimusten selittämiseksi Ne motivoivat johtoa ja alaisia suorittamaan määrätyt tehtävät siten, että toiminnalliset tavoitteet saavutetaan optimaalisessa aikavälissä Käytetään esimiesten ja alaisten käyttäytymisen koordinoimiseen	Organisaatiolle on ominaistaepäviralliset ja kirjoittamattomat prosessit johdon valvonnassa Niillä pyritään lisäämään työntekijöiden motivaatiota ja varmistamaan organisaation tavoitteiden ja strategioiden asianmukainen toteutus Epäviralliset hallintojärjestelmät lisäävät myös tavoitteiden yhdenmukaistamista
Esimerkki muodollisesta järjestelmästä ovat säännöt ja ohjeet, joita henkilöstöhallinto käyttää esimerkiksi rekrytointiin ja henkilöstön kehittämiseen.	Esimerkki epävirallisesta valvontajärjestelmästä on uskollisuus organisaatiota kohtaan ja organisaatiokulttuurin kunnioittaminen työntekijöiden käyttäytymistyylinä.

Sääntelyn ja sääntelyn valvonnan laajat kategoriat ovat läsnä melkein kaikissa organisaatioissa, mutta kunkin tyypin suhteellinen painotus vaihtelee. Sääntelyluokkaan kuuluvat byrokraattinen, taloudellinen ja laadunvalvonta. Normatiiviseen kategoriaan kuuluvat komento- ja organisaationormit. Molemmat normiluokat voivat olla tehokkaita. Johdon tehtävänä on saattaa työntekijöiden käyttäytyminen organisaation tavoitteiden mukaiseksi.

Siksi tehokas johdon valvonta voidaan saavuttaa useilla eri tavoilla. Ohjausjärjestelmät on suunniteltu keräämään tietoa ja käyttämään näitä tietoja auttamaan organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Järjestelmä keskittyy eri organisaatioelementtien tehokkuuteen, alkaenihmisen toiminnasta taloudellisiin tuloksiin.

Vakiintunut seurantajärjestelmä voi tuoda todellista hyötyä yritykselle - osoittaa ongelmia, suunnitella uusia strategioita ja varmistaa paremman koordinaation eri osastojen ja divisioonien välillä.