Organisaation asiakirjavirtaa koskevat määräykset. Esimerkki työnkulusta organisaatiossa

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Asiakirja on tietoa, joka esitetään sen sisältöä ja tarkoitusta vastaavassa muodossa. Dokumentti luodaan tarkoituksella, jonkun toimesta jollekin. Mutta ei aina asiakirjan lähde ja/tai sen vastaanottaja ole henkilö. Moderni taso - kun on mahdollista ja tarpeen sisällyttää ohjauspiiriin tehokkaasti ja käytännöllisesti koneita ja mekanismeja.

Asiakirjan kulkuprosessi, ominaisuudet ja nopeus riippuvat sen muodosta, sisällöstä ja "liikeympäristön" toimivuudesta. Menestys, taloudelliset indikaattorit ja sosiaalinen tehokkuus riippuvat siitä, kuinka hyvin organisaation dokumenttivirta on järjestetty, ja tämä on: yrityksen laatu ja elämä.

Tietoja asiakirjoista ja työnkulusta

Työnkulun hallintoa, muotoa ja menettelytapaa organisaation esimerkissä ei säännellä lailla. On olemassa GOST-standardeja, ohjesääntöjä ja pakollisia suosituksia. Osana kirjanpitoasiakirjoja, paperit lainan saamiseksi tailääkärinlausunnot ovat lain normeja.

Asiakirja ei aina ole tiukka kirjallinen muoto. Se voi olla:

• lomake, jossa tietyt kentät täytetään tietyllä tavalla ja jolla on tarkka semanttinen ja syntaktinen sisältö;
• sivu, joka on tehty tietyn lomakkeen mukaan tiettyä hakemusta varten (kirje, tilaus, toimeksianto, henkilöstö, …);
• vapaa muoto (työntekijän selitys, kiitos työsuorituksista, päätös hakemuksesta, …).

Kaikki kolme asiakirjaversiota voidaan esittää paperilla tai sähköisesti, ja teknisten ja juridisten työkalujen saatavuuden vuoksi ne ovat täysin samanarvoisia, vaikka silti on tapauksia, joissa vain paperimuoto on mahdollista.

Huolimatta asiakirjan ja työnkulun muotoa ja sisältöä koskevasta lainsäädännöllisestä sääntelystä, asiakirjojen luomisessa, siirtämisessä, säilyttämisessä tai tuhoamisessa on jäykkä, yleisesti hyväksytty ja keskustelematon käytäntö, jota jokainen organisaatio voi vapaasti mukauttaa. itselleen millään tavalla.

Täydellinen esimerkki dokumenttien kulusta organisaatiossa

Ihanteen saavuttaminen on pohjimmiltaan mahdotonta:

• millä tahansa elämän ja toiminnan alalla,
• milloin tahansa,
• missä tahansa avaruudessa,

koska jokainen uusi lähestymistapa mahdollistaa uusien horisonttien näkemisen. On halu ja tarve seurata niitä. Dokumentaatio ei ole poikkeus. Päinvastoin, se on havainnollistava ja elävä esimerkki tiedon liikkumisprosessin dynaamisesta fiksaatiosta.

Sillä ei ole väliä, kuinka tiedot tallennetaan: paperille vai sähköisessä muodossa. Tällä hetkellä molemmilla lomakkeilla on sama oikeudellinen arvo, vaikka paperiversiolla on joissakin tapauksissa etuja.

niiden liikkeen sykli ilmestymishetkestä (luomisesta) tallettamisen tai tuhoamisen hetkeen.

Kaikki organisaatiot eivät ymmärrä, että monet asiakirjat voidaan suorittaa suoraan koneilla ja mekanismeilla ilman ihmisen väliintuloa, samoin kuin kaikkien lähteiden (tekijöiden) ei pitäisi olla vain ihmisiä.

Yleinen ymmärrys työnkulun automatisoinnista on suurimmassa osassa tapauksia yksinkertaisen "signaali-idean" tasolla, kun ohjelma on uskottu raportoimaan vain tapahtumien esiintymisestä.

Asiakirjojen sisäinen ja ulkoinen kierto

Molemmat piirit ovat tärkeitä menestyvän organisaation kann alta. Ulkoisella liikevaihdolla on staattinen arvo, kun taas sisäisellä liikevaihdolla on dynaaminen arvo.

Mitä paremmin yrityksen johto ymmärtää tämän seikan, sitä lupaavamman sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän se valitsee. Ne, jotka haluavat näyttää ihanteellisen esimerkin liikepapereiden liikkeestä organisaatiossa, kirjoittavat oman tietojärjestelmän.

Asiakirjat voivat olla ensisijaisia jatoissijainen. Jälkimmäiset ovat aina liikkuneet organisaation sisällä.

Analysoimalla asiakirjaa ja sen käyttöä koskevan tiedon soveltamista on mahdollista arvioida yrityksen toiminnallisia ominaisuuksia, sosioekonomisia indikaattoreita ja aikaparametreja. Tämä on tärkeää sekä kumppaneille että kuluttajille.

Paperinen, mutta tehokas tai sähköinen, mutta ostettu

Ainutlaatuisuus ei ole luontaista vain ihmiselle vaan myös organisaatiolle. Lisäksi jokainen arvostaa yksilöllisyyttään ja pyrkii kaikin mahdollisin tavoin korostamaan sitä vaatteilla, käytöksellä, koulutuksella ja niin edelleen.

Valmiin tietojärjestelmän ostava yritys on täydellinen esimerkki organisaation työnkulusta, joka riistää siltä omat kasvonsa ja pakottaa työntekijät pukeutumaan "jonkun muun vaatteisiin".

On parempi uskoa omat työntekijäsi työskentelemään paperimedian kanssa vanhanaikaisesti kuin pakottaa heihin kolmannen osapuolen, mutta nykyaikaista mielipidettä asiakirjoista ja niiden käytöstä. Jokainen työntekijä on tärkeä osa organisaation toimivuutta, ei muiden ihmisten ideoiden ja kolmannen osapuolen työnkulun rakenteiden tehokkuuden tutkija.

Prioriteetit, dynamiikka ja toiminnallisuus

Työnkulun ulompi ääriviiva on aina rajallinen, vaatimaton ja staattisesti vakaa. Yleisesti ottaen sille ei pitäisi antaa enempää merkitystä kuin se ansaitsee. Esimerkiksi, mitä järkeä on "sijoittaa sielusi" suhteisiin vero-, valvontaviranomaisiin tai kumppaneihin. Voit jollakin tavalla monipuolistaa tiedonvaihtoprosessiamainostoimistot, mutta tämäkin saa lopulta staattisen, arkipäiväisen muodon.

Oman tietojenkäsittelyjärjestelmän prioriteetti, jonka tärkeä osa on aina sähköinen dokumenttien hallinta, on kiistaton. Mutta aina ja jokainen pahoittelee aikaa ja rahaa oman järjestelmän luomiseen.

Klassisten "one es"- tai "galaxy"-vaihtoehtojen yhdistelmä, jotka eivät koskaan tule toimeen ilman xeliä ja muutamaa kolmannen osapuolen paikallista talous- tai kirjanpito-ohjelmaa yhdistettynä omaan verkkosivustoon palautetta ja asiakirjoja varten (tilaukset, valitukset, tarjoukset, …) asiakkailta ja kumppaneilta - normaali tilanne, työntekijät ovat jatkuvasti kiireisiä rutiinien kanssa, eikä kuluja synny.

Tuotantoprosessin dynamiikka voidaan varmistaa vain sen oman toiminnallisuuden tehokkaalla toteutuksella. Vain tässä ominaisuudessa sähköinen dokumentinhallinta organisaatiossa on jäljittelyn arvoinen esimerkki ja oman liikeidean toteuttamisen yhteydessä erinomainen tuotantodynamiikka, taloudelliset ja sosiaaliset indikaattorit.

Säännöt organisaation tietojärjestelmästä

Jokainen organisaatio on tietojärjestelmä, joka syntyy ja on olemassa samanlaisessa ympäristössä. Asiakirjat tulevat organisaatioon ulkopuolelta, sen sisällä on myös luotava asiakirjoja, joista osa on säänneltyjä ja pakollisia.

Yksinkertainen organisaation työnkulkukaavio on esimerkki siitä, mitä kaikki yleensä tekevät. Säännöt päälletyösäännöt, päivittäiset rutiinit, työntekijöiden velvollisuudet - tavanomainen normi, mutta hyvin harvat ihmiset ovat mukana "organisaation tietojärjestelmää koskevien määräysten" kehittämisessä.

Objektiivisesta näkökulmasta katsottuna organisaation johtajat voivat ohjata mitä tahansa, kirjoittaa mitä tahansa määräyksiä ja toimenkuvia. Mutta tämän säännöstön tehokkuus ja käytännöllisyys riippuu vain siitä, kuinka paljon sisäinen sääntelyarsenaali vastaa todellisuuden vaatimuksia.

Asiakirjoja ja niiden liikkumista koskevat määräykset

Yrityksen asiakirjanhallintajärjestelmä on olennainen osa yrityksen tietosfääriä, minkä seurauksena "Asiakirjahallinnon määräykset" ovat liitteenä "Organisaatioiden tietojärjestelmää koskevat määräykset", mutta erittäin tärkeä ja yhdistää kaikki sen osatekijät yhdeksi informaatioorganismiksi.

Jos johto on päättänyt luoda täydellisen esimerkin organisaation työnkulusta, se tarkoittaa, että he ovat todella sitoutuneet menestyksekkään liiketoiminnan kehittämiseen tavoitteenaan voitto ja työntekijöiden hyvinvoinnin parantaminen.

Oma ohjelmistokehityksen nykytilan ominaisuus, erityisesti hajautetun tiedonkäsittelyn kärjessä (Internet-ohjelmointiesimerkit), on se, että on lähes mahdotonta luoda mobiilisovellusta, joka mukautuu itseensä.

Sähköisen dokumentinhallinnan tehtävä organisaatiossa on yksinkertainen mutta havainnollistava esimerkki. Tässä dynamiikka on erikoinen:

• saapuvat ja lähtevät asiakirjat;
• algoritmit sisäisten ja ulkoisten yritysasiakirjojen käsittelyyn.

Koodin kirjoittaminen, joka voi vaihdella tietojen ja algoritmien muuttuessa, on erittäin vaikeaa. Ajan ja resurssien hinta ei ole kaikkien organisaatioiden käytettävissä.

Elektroninen asiakirjahallinta dynamiikassa

Työnkulun järjestäminen yrityksessä sähköisen version tehtävän esimerkillä on olennaista, yksinkertaista, suuntaa-antavaa ja käytännöllistä. Monimutkaisuus johtuu dynaamisesti muuttuvan koodin suunnitteluprosessista. Kehitysaika on myös ongelma.

käytä yleistä käsittelylogiikkaa.

Sitten työnkulku organisaatiossa=esimerkki + piirteet omasta liikeideastasi. Ensimmäisessä likiarvossa tulos ei ole käytännöllinen, mutta heti kun tehtävien ensimmäinen toteutus on otettu käyttöön, niiden ratkaisukierros muuttuu peruuttamattomaksi ja asianmukaisella huomiolla tulos saavutetaan.

Dynaamisesti muuttuvaa tietoa käsittelevän tietojärjestelmän luominen on ennen kaikkea itse luontiprosessin dynamiikkaa.

Kunnes on luotu mekanismi, joka muuttaa riittävästi saapuvia, lähteviä jasisäiset asiakirjat, ja koodia ei voi muuttaa itsenäisesti ilman ohjelmoijan osallistumista, ei voida puhua sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän luomisesta.

Oman järjestelmän keksiminen ja käyttöönotto tukemaan täysin organisaation tietoprosesseja on kuitenkin sama asia kuin tehdä sen menestyksestä loistava ja täydellinen.