Virkailija: tehtävät ja ammatin ominaisuudet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Paperityö on useimmille yrityksille, organisaatioille ja yksityisille yrityksille tyypillistä toimintaa, johon kuuluu kaiken dokumentaation kerääminen, toteuttaminen ja säilyttäminen. Tiedon hankinnan ja käsittelyn tehokkuus riippuu paperien valmistelun oikeellisuudesta ja lukutaidosta, mikä johtaa tehokkaiden päätösten oikea-aikaiseen tekemiseen. Vastaavasti minkä tahansa liiketoimintayksikön henkilöstössä on virkailija, jonka tehtävät ulottuvat dokumenttien hallintaan. Mitkä ovat virkailijan tehtävät?

Ammatin ominaisuudet

Kirjailija, jonka tehtävät voivat vaihdella paperityöstä operatiivisten päätösten tekoon, on aina kysytty työmarkkinoilla. Hän voi työskennellä missä tahansa yrityksessä, jossa on asiakirjavirtaa. Nykyään lain mukaan jokaisella yrityksellä on omistuslaajuudesta ja omistusmuodosta riippumatta oltava asianmukaisesti laaditut toimintaa ja taloutta koskevat tositteet ja niiden ylläpidosta vastaa virkailija. He tulevat tähän ammattiin liittyvistä tehtävistä: lähettäjä-operaattori, sihteeri-referenssi,toimistopäällikkö tai help deskin työntekijä. Hyvä toimistotyöntekijä on johtajan korvaamaton asiantuntija ja luotettava apulainen. Virkailijasta, jonka tehtävät ovat jo pitkään kasvaneet banaalista paperityöstä, voi tulla johtajan henkilökohtainen avustaja. Tämän ammatin asiantuntija on ensisijaisesti työntekijä, joka vastaa yrityksen asiakirjojen järjestämisestä ja säilyttämisestä. Useimmiten hän työskentelee toimistossa ja häntä ohjaavat vero-, siviili- ja oikeuslainsäädäntö. Pienissä yrityksissä virkailija, jonka tehtävänä on vain täyttää paperitöitä, hoitaa tehtävänsä yksin. On mahdollista, että hän ja sihteeri ovat sama henkilö. Osav altion suurissa yrityksissä ja yrityksissä on useita tämän suuntaisia työntekijöitä, jotka käsittelevät papereita tietyistä asioista.

Kirjailijan toiminnalliset tehtävät

Hänen päätehtävänä on ylläpitää yrityksen asiakirjavirtaa, hän:

• vastaanottaa, vastaa, lajittelee, lähettää kaikki yrityspaperit ja kirjeet;
• pitää liikekirjeenvaihtoa;
• pitää niistä kirjaa erikoislehdissä ja valvoo erityisen tärkeiden tietojen salassapitoa sekä valvoo asiakirjojen oikea-aikaista ja oikeaa toteutusta;
• valmistaa kaikki tarvittavat materiaalit johto- ja yrityskokouksia varten;
• järjestää arkiston työn.

Vaatimusten asettaminen

Virkailijalla tulee olla korkeakoulututkinto (taloustiede, oikeustiede), joskus toisen asteen koulutus riittää. Hakijan tulee olla sujuva kielitaito, tuntea talouspaperien suorittamisen keskeiset säännöt. Tämä ammatti vaatii asiantuntij alta paitsi ammattitaitoa ja älyllisiä kykyjä, myös sellaisia henkilökohtaisia ominaisuuksia kuin tarkkuus, organisointi, täsmällisyys, liikearvo. Virkailijaa haluavalle henkilölle tulee olla ominaista pitkäaikainen keskittymiskyky, erinomainen muisti, psyykkinen vakaus, kommunikaatiotaidot ja rakentava kritiikin kyky. Useimmiten hakijalle asetetaan henkilökohtaisten ominaisuuksien ja tutkintotodistuksen lisäksi muita vaatimuksia, esimerkiksi vieraiden kielten taito. Nykyään monet yritykset tekevät yhteistyötä ulkomaisten yritysten kanssa, ja väärinkäsitysten välttämiseksi virkailijan on puhuttava vierasta kieltä, useimmiten englantia.