Organisaation sisäisen ympäristön elementit ja niiden ominaisuudet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Oleellinen osa SWOT-analyysin tekemistä on markkinoiden mahdollisuuksien ja uhkien tunnistaminen sekä yrityksen vahvuuksien ja heikkouksien selvittäminen, jota varten analysoidaan organisaation sisäisen ympäristön eri elementtejä.

Mikä on organisaation sisäinen ympäristö?

Kun puhutaan organisaation sisäisestä ympäristöstä, se tarkoittaa yleensä joukkoa elementtejä, joihin voidaan tavalla tai toisella vaikuttaa, verrattuna ympäristötekijöihin, joita ei voida muuttaa. Eli organisaation sisäinen ympäristö sisältää:

1. Ihmiset.
2. Tavoitteet.
3. Tehtävät.
4. Teknologia.
5. Rakenne.

Kaikkien näiden elementtien yhdistelmä on organisaation ydin: ihmiset, jotka ovat yhdistyneet tiettyyn rakenteeseen, suorittavat sarjan tehtäviä käyttämällä tiettyjä tekniikoita perimmäisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Siksi organisaation sisäisen ympäristön elementtien yhdistäminen voi olla tehokasta tai ei. Analyysin tehtävänä on tunnistaa ne prosessit, jotka on asetettu ihanteellisesti, sekä ne, jotka ovatvähentää yrityksen yleistä kannattavuutta.

Miten sisäisen ympäristön elementit luokitellaan?

Organisaation sisäisen ympäristön pääelementit luokitellaan yleensä ryhmiin tai ns. viipaleisiin:

• organisaation slice;
• markkinointileikkaus;
• kehysleikkaus;
• tuotantoosuus;
• taloudellinen siivu.

Analysoinnin helpottamiseksi kunkin ryhmän elementtejä tarkastellaan erikseen. Organisaatiokontekstissa he tutkivat yrityksen piirteitä yrityksen organisaatiorakenteen näkökulmasta. Huomiota kiinnitetään sekä yrityksen sisäisiin hierarkkisiin suhteisiin että yrityksen yksittäisten rakenteiden väliseen vuorovaikutusjärjestelmään. Markkinointiviipale antaa käsityksen tuotevalikoimasta, niiden ominaisuuksista ja eduista, hinnoittelutekijöistä sekä myynti- ja mainontatavoista.

Talousleikkausta harkittaessa kiinnitetään huomiota tilinpäätökseen, kustannusten ja kannattavuuden pääindikaattoreiden dynamiikkaan. Kassavirran tehokkuus määritetään. Henkilöstöosiossa tarkastellaan johdon ja johtohenkilöiden välistä suhdetta ja analysoidaan työvoimatoiminnan tuloksia. Tämä sisältää myös organisaation yritys- tai organisaatiokulttuurin sekä menetelmät henkilöstön kannustamiseksi ja motivoimiseksi.

Viides osa - tuotanto - sisältää luettelon teknologioista, normeista, säännöistä ja standardeista tavaroiden tuotantoa ja niiden laadunvalvontaa varten. Myös erilaisia innovatiivisia kehityshankkeita ja tieteellistä tutkimusta, joiden tarkoituksena on laajentaa tuotevalikoimaa tai parantaa hyödyllisiä ominaisuuksiaviittaa tuotannon leikkaukseen.

Henkilökunta sisäisen ympäristön osana

Tilannelähestymistavan tehtävänä analysoinnissa ja johdon päätöksenteossa on ottaa huomioon yksittäisten työntekijöiden, heidän ryhmiensä käyttäytyminen sekä johtohenkilöstön vaikutuksen luonne. Talousteorian mukaan henkilöstö on yksi tärkeimmistä tuotannontekijöistä, mutta nykyaikaisessa todellisuudessa henkilöstöryhmästä tulee strategisesti tärkeä elementti.

Esimiehen tehtävänä on organisoida henkilöstön työ mahdollisimman tehokkaasti, mutta tässä prosessissa tulee ottaa huomioon useita komponentteja:

• rekrytoinnin ja rekrytoinnin periaatteet;
• uusien työntekijöiden sopeutuminen;
• henkilöstön seuranta, sen menetelmät;
• henkilöstön motivointi ja kannustaminen;
• koulutus, henkilöstön kehittäminen;
• yrityskulttuurin luominen ja ylläpitäminen.

Siten organisaation organisaatiokulttuurijärjestelmästä, joka on väärin sovitettu yrityksessä, voi tulla sen heikko puoli ja sen seurauksena vaikeuttaa sekä lyhyen että pitkän aikavälin tavoitteiden ja välitehtävien saavuttamista. Tiiminhallinta on edelleen yksi johtajien strategisista toiminnoista.

Yrityksen tavoitteet osana sisäistä ympäristöä

Yrityksen tilaa analysoitaessa ja jatkostrategiaa suunniteltaessa asetetaan yksi tai useampi tavoite. Yrityksen johdon tehtävänä on valita vain saavutettavissa olevat tavoitteet, jotka vastaavat markkinatilannetta jayritys.

Riittävien taloudellisten resurssien, henkilöstön ja tehokkaan suunnittelun yhdistäminen johtaa oikeaan tavoitteiden asettamiseen. Samalla yleistavoitteiden lista tulee jakaa osatavoitteisiin tai tehtäviin, joiden toteuttamisesta vastuu jakautuu organisaation työntekijöiden tai osastojen kesken.

Esimerkiksi yritys X, joka tulee markkinoille massatuotantotuotteilla, asettaa tavoitteeksi: nousta lyhyellä aikavälillä johtajaksi tietyillä markkinoilla. Samaan aikaan Yritys X toimi eri segmentissä ja tilinpäätöstä analysoitaessa todettiin, että pankista on maksamatta suuren summan lainaa. Lisäksi henkilöstöpolitiikan analyysi osoitti, että myyntiosasto hoitaa tehtävänsä tehottomasti ja suunniteltuja mittareita ei saavuteta. On selvää, että johdon asettama tavoite ei ole vain vaikea saavuttaa, vaan se on lähes mahdotonta.

Esimerkkejä oikein muotoilluista tavoitteista:

• tavoita jopa 60 % bränditietoisuudesta;
• kasvata markkinaosuutta 16 prosenttiin;
• päästä markkinoiden kolmen parhaan yrityksen joukkoon;
• nosta keskimääräinen lasku 1500 ruplaan;
• lisää sivuston liikennettä 2000 ihmiseen päivässä.

Siten, jotta tavoitteet voitaisiin asettaa tehokkaasti, yrityksen johdon tulee perustua syvälliseen markkinatutkimukseen ja yrityksen nykyiseen asemaan siinä.

Yrityksen tehtävät osana sisäistä ympäristöä

Yrityksen tavoitteista luettelon laatimisen jälkeen on tarpeen jakaa ne tehtäviin eli osiin. Harvinainen missään organisaatiossavain yksi tavoite on asetettu. Niinpä yrityksen strategiset tavoitteet muunnetaan toiminnallisiksi tavoitteiksi vuodelle, puolelle vuodelle tai vuosineljännekselle. Lisäksi tavoite on jaettu luetteloon erityisistä tehtävistä, jotka on suoritettava halutun tuloksen saavuttamiseksi.

Jokaisella määritetyllä tehtävällä on oltava dokumentoitu lopputulos sekä sen toteuttamisesta vastaavien osastojen ja työntekijöiden. Tässä on esimerkki yhden tavoitteen muuntamisesta tehtäväluetteloksi. Joten saavuttaakseen tavoitteen kasvattaa myyntiä 25 %:lla yritys voi jakaa tehtävät seuraavasti:

1. Kasvata kunkin myyntipäällikön tapaamisaikataulua 5 %. Vastuu ja valvonta on osastonjohtajalla Ivanov I. I.
2. Markkinatilanteen alustava analyysi markkinointiosastolta, mainosyrityksen kehittäminen ja suositusten toteutumisen kuukausittainen seuranta. Vastuuhenkilö - Osastonjohtaja A. P. Petrov.
3. Myyntitiimin laajennus 20 henkilöön vuoden loppuun mennessä. Vastuuhenkilö - HR-päällikkö A. I. Sidorov.
4. Avataan 5 uutta konttoria alueilla 6 kuukaudessa. Vastaava - kehitysjohtaja G. I. Laptev, henkilöstöpäällikkö A. I. Sidorov.

Siksi organisaation johtaja voi ohjata yrityksen tavoitteen saavuttamisprosessia vaiheittain, ja henkilöstöjohtajien oikea työ mahdollistaa jokaisen työntekijän henkilökohtaisen vastuun kokonaistuloksen saavuttamisesta.

Teknologiat ja niiden paikka sisäisessä ympäristössä

Käsittelyraaka-aineiden muuttaminen valmiiksi tuotteiksi vaatii tiettyjä teknologioita. Jos kyseessä on säilyketehdas, tarvitaan erikoislinjoja, koulutettua henkilökuntaa, hyväksyttyjä standardeja ja rekisteröityjä patentteja. Kaikki edellä mainitut koskevat yritysteknologiaa.

Vaikka se olisi kuinka yllättävää, tekniikka on sisäisen ympäristön elementtinä läsnä myös pienyrittäjissä tai freelancereissa. Esimerkiksi valokuvaaja tai suunnittelija käyttää työssään erityisiä ohjelmistoja, laitteita ja teknologiaa, joita ilman on yksinkertaisesti mahdotonta pysyä kilpailukykyisenä markkinoilla.

Yrityksen rakenne osana sen sisäistä ympäristöä

Yksi yrityksen sisäisen ympäristön analyysin ensimmäisistä vaiheista on organisaatiorakenteen yksityiskohtainen tarkastelu. Samaan aikaan markkinoijat ja johtajat luovat paitsi luettelon sisäisistä osastoista myös niiden välisen suhteen, hierarkkisen alaisuuden ja riippuvuuden.

Hierarkia henkilöstön työn organisoinnissa auttaa jakamaan työtä tehokkaasti. Työntekijät on erotettu ja jaettu erillisiin ryhmiin ja osastoihin, jotka on jaettu eri osastoille. Yrityksen hierarkia voi olla horisontaalista ja vertikaalista, ja työnjaon tehokkuus ja laatu paljastuvat analyysissä.

Yksi tällaisen analyysin tärkeistä osista voi olla tiedon ja muiden organisaatioyksiköiden välisten virtojen tehokkuuden määrittäminen. Esimerkiksi yrityksessä B, joka valmistaa osiasuunnitelman toteuttamisen viivästyksiä kirjataan jatkuvasti. Työntekijöitä pyydettiin täyttämään työaikakortit, otettiin käyttöön rangaistuksia, mutta tällaiset alustavat tiiminhallintatoimenpiteet eivät olleet tehokkaita.

Yrityksen B osastojen välistä suhdetta analysoitaessa kävi ilmi, että vika ei ole osia valmistavissa työntekijöissä, vaan laitteiden korjaamisesta vastaavassa osastossa. Joten monet koneet olivat käyttämättömänä suunniteltua aikaa pitkittyneiden korjausten vuoksi.

Miten määrität yrityksen vahvuudet ja heikkoudet?

Johdon päätöksen tekemistä edeltää sisäisen ympäristön, ulkoisen ympäristön kaikkien elementtien perusteellinen analyysi, jonka jälkeen tehdään johtopäätös yrityksen asemasta markkinoilla ja sen kyvyistä.

Analyysin aikana saadut tiedot on esitettävä luettelon muodossa. Nämä voivat olla esimerkiksi seuraavia kohteita:

1. Pätemätön myyntihenkilöstö.
2. Omien kertyneiden varojen puute.
3. Innovatiivista kehitystä tavaroiden tuotannossa.
4. Pankkilaina.
5. Laaja valikoima tuotteita.
6. Vanhentuneet tuotantolaitteet.

Tällaisen luettelon laatimisen jälkeen on tarpeen erotella tiedot laadullisen vaikutuksen mukaan, eli määrittää, onko tällä tai toisella tekijällä positiivinen vai negatiivinen vaikutus yrityksen toimintaan.

Joten tuloksena ensimmäinen luettelo tulisi jakaa kahteen osaan, ja seuraava askel on arvio näiden sisäisen ympäristön tekijöiden mahdollisesta vaikutuksestajärjestöt. Suosittelemme käyttämään asteikkoa 1-5 tai 1-10. Jokainen listan kohta tulee arvioida pisteillä sen mukaan, kuinka paljon tämä tekijä vaikuttaa yrityksen toimintaan.

Seuraava vaihe on arvioida mahdollisia haittoja, joita kukin luettelossa olevista kohteista voi aiheuttaa. Tämän seurauksena tuloksena oleva luettelo on asetettava paremmuusjärjestykseen kahden indikaattorin - mahdollisuuksien ja todennäköisyyksien - mukaan. Tämä menetelmä auttaa leikkaamaan merkityksettömät tiedot ja luomaan luettelon tärkeimmistä ongelmista, jotka havaittiin organisaation sisäisen ympäristön tekijöiden analysoinnissa. Esimerkki organisaation ympäristön laadullisesta analyysistä tulisi päättyä erityiseen luetteloon, jossa on enintään 10 kohtaa kussakin kategoriassa - yrityksen heikkoudet ja vahvuudet.

Mikä on sisäisen ympäristön ja SWOT-analyysin välinen suhde?

SWOT-työkalu sisältää analyysin yrityksen ympäristöstä, sekä sisäisestä että ulkoisesta. Organisaation sisäisen ympäristön elementit ja niiden ominaisuudet osoittavat, millä vahvuuksilla voidaan saavuttaa kilpailuetuja. Analyysin aikana saatu luettelo heikkouksista auttaa sopeuttamaan yrityksen toimintaa niiden haittojen minimoimiseksi tai nykyaikaistamiseksi ja parantamiseksi.

SWOT-analyysin tulos auttaa vertailemaan ulkoisen ympäristön eli markkinoiden, joilla yritys toimii tai aikoo toimia, uhkia ja mahdollisuuksia sisäisen ympäristön tekijöihin. Markkinoijan, johtajan tai johtajan tehtävänä on laatia markkinointisuunnitelma siten, että vahvuuksia käyttäenyritykset olisivat voineet välttää markkinauhkien aiheuttamat haitat. Samaa voidaan sanoa markkinoiden mahdollisuuksien ja yrityksen vahvuuksien yhdistämisestä - johtajan on päätettävä, kuinka ne parhaiten hyödynnetään yhdessä.

Miten SWOT-analyysi tehdään?

Ymmärtääksesi, kuinka SWOT-analyysi tehdään oikein, harkitse yleisimpiä johtajien tekemiä virheitä suorittaessaan sitä.

Sisäisen ympäristön elementtien kohtuuton sisällyttäminen yrityksen vahvuuksien tai heikkouksien luokkaan johtaa suunnitteluvirheisiin. Jokainen tosiasia on tuettava erityisillä luvuilla ja raportointitiedoilla. Voidaan perusteettomasti väittää, että yritys on markkinajohtaja, mutta itse asiassa tämän vahvistavat vain päällikön sanat, eivät markkinointitutkimukset.

Samaan aikaan, luotettavuuden lisäksi, jokaista väitettyä vahvuutta on verrattava kilpailijoiden tunnettuihin tietoihin. Tämä paljastaa yrityksen todelliset vahvuudet, mikä auttaa saavuttamaan sen tavoitteet.

Esimerkiksi yrityksen vahvuutena oli raaka-aineresurssien läheisyys. Ilmeisesti tämä tarjoaa yritykselle monia etuja, mikä auttaa säästämään sekä taloudellisia kustannuksia että aikaa. Analysoitaessa näitä tietoja kilpailijoihin verrattuna voi kuitenkin käydä ilmi, että kaikki suuret toimijat sijaitsevat lähellä raaka-ainelähteitä. Osoittautuu, että jokaisella markkinoilla olevalla yrityksellä on niin vahvat puolensa, ja siksi ei ole mahdollista saada etuja kilpailijoihin verrattuna.

Mukavuuden ja virheiden estämiseksi sinun tulee analysoida kilpailijoita saatavilla olevista avoimista lähteistä ja määrittää heidän vahvuutensa ja heikkoutensa. Seuraavaksi kannattaa tehdä testitaulukko, jossa jokaista sisäisen ympäristön elementtiä verrataan kilpailijoihin. Tämän seurauksena käy ilmi, että yrityksellä ei ole niin paljon etuja.

Kaikki suositukset yrityksen vahvuuksien ja heikkouksien määrittämiseksi voidaan lukea myös markkinoiden mahdollisuuksien ja uhkien analysoinnin prosessista. Kaikkien tietojen on oltava totta ja tarkkoja.

Yleinen virhe ilmoittaa yrityksen toimintaan välillisesti vaikuttavista yleisistä tiedoista. Tai niiden vaikutus on liian pieni todistettavaksi. Esimerkiksi kokemattomat johtajat osoittavat tällaisia ympäristötekijöitä:

• kriisi maassa;
• taloudellinen tilanne;
• epävakaat valuuttakurssit.

Jos puhumme talouden kriiseistä, on mahdotonta mitata ja suunnitella niiden merkitystä tietyn yrityksen toiminnalle. "Kriisi"-tekijä on melko epämääräinen, joten se tulisi hajottaa tietyiksi komponenteiksi, jotka todella vaikuttavat yrityksen asemaan. On mahdollista, että pakollinen lisensointi otettiin käyttöön v altion tasolla tai tietyntyyppisille toiminnoille on asetettu kiintiöitä.

Epävakaan valuuttakurssin mainitsevat usein ne yritykset, joilla ei ole valuuttariippuvuutta, SWOT-analyyseissään. Jos yritys ei tuo maahan tai vie, ei osta raaka-aineita ulkomailta,ei myy valmiita tuotteita muissa maissa, niin valuuttakurssien vaihteluilla ei ole merkittävää vaikutusta yrityksen toimintaan.

Lopuksi

Yrityksen sisäinen ympäristö on tärkeä strateginen resurssi, joka voi auttaa tai päinvastoin vahingoittaa yrityksen toimintaa. Organisaation sisäinen ympäristö sisältää useita peruselementtejä: ihmiset, teknologia, rakenne, tehtävät ja tavoitteet. Tällainen elementtijoukko ei ole sattumaa, sillä missä tahansa tietyn rakenteen omaavassa organisaatiossa työskentelee ihmisiä, jotka teknologian avulla saavuttavat yrityksen tavoitteet ja yleiset tavoitteet.

Organisaation johtajan tulee johtamispäätöksiä tehdessään perustua yrityksen sisäisen ja ulkoisen ympäristön analyysiin. Jos markkinoilla on ilmeinen uhka, sisäisen ympäristön resurssit auttavat sen voittamiseksi. Sama koskee markkinamahdollisuuksia, jotka voidaan maksimoida vain käyttämällä yrityksen sisäisiä resursseja.

Sisäisen ympäristön resurssit analysoinnissa arvioidaan niiden vaikutusten perusteella ja jaetaan yrityksen vahvuuksiin ja heikkouksiin. Organisaation organisaatiorakenne voi olla organisaation heikko puoli, mutta samalla yrityksen vahvuudeksi voidaan katsoa ammattitaitoinen ja tehokas markkinointiosasto.

Markkinointisuunnitelmaa laadittaessa useita yleistavoitteita jaetaan tehtävien muodossa osastojen, divisioonien, ryhmien ja yksittäisten työntekijöiden kesken. Oikea systeemihenkilöstön motivointi ja stimulointi, tiimin johtaminen auttaa antamaan jokaiseen tehtävään työntekijän henkilökohtaisen vastuun. Samalla jokainen tiimin työntekijä ymmärtää, että he työskentelevät yhden yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.