Projektitiimi on Konsepti, kehitysvaiheet ja johtaminen

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Projektitiimi on joukko ihmisiä, joista sen menestys riippuu. Uutta ideaa ajateltaessa ratkaistaan kaksi päätehtävää: tiimin kokoaminen, sen valmistaminen tehokkaaseen työhön. Koska projektitiimin järjestäminen on tärkeä ja vastuullinen tapahtuma, jäämme tähän asiaan tarkemmin.

Termin ydin

Työhön voivat osallistua tarkasteltavana olevan aloitteen erityispiirteistä, tyypistä, laajuudesta riippuen sekä yksittäisiä ammattilaisia että useita eri organisaatioita. He kaikki ovat projektitiimin jäseniä sanan laajimmassa merkityksessä. Aloiteryhmän edustajia ovat:

• sijoittajat;
• suorat asiakkaat;
• rahoitusyritykset;
• suunnittelijat;
• liiketoiminnan konsultit;
• resurssien ja materiaalien toimittajat;
• eri urakoitsijat.

Jokainen heistä suorittaa joitaintiettyjä toimintoja, on vastuussa tietystä osasta työtä. Kaikista työntekijöistä valitaan mikroryhmä, joka ratkaisee tietyt asiat innovatiivisen idean kehittämisen ja toteutuksen aikana.

Tehokas projektitiimi ovat ihmiset, jotka ovat suoraan mukana uuden aloitteen toteuttamisessa ja raportoivat projektipäällikölle. Sen luominen on edellytys sellaisen idean onnistuneelle toteuttamiselle, joka edistää ainutlaatuisen tuotteen luomista.

Tärkeitä kohtia

Projektitiimi on tiimi, joka muodostetaan ennen aloitteen toteuttamista "elämässä". Se hajoaa välittömästi suoritettuaan tehtävänsä onnistuneesti.

Projektitiimin kokoonpanon valitsevat ammattilaiset, mikä on kallis ja aikaa vievä prosessi. Ryhmän jäsenten välille on luotava ystävällisiä ja toimivia suhteita toivotun tuloksen saavuttamiseksi. Joissakin tapauksissa yritykseen perustetaan työryhmä materiaaliresurssien säästämiseksi. Hänen työnsä tarkoituksena on suorittaa tietty tehtävä, joka on merkityksellinen tiettynä ajankohtana organisaatiolle.

Operaatio

Projektitiimin rakenne ja lukumäärä vaihtelee toteutettavan idean erityispiirteiden mukaan.

Jokainen osallistuja on vastuussa tietystä hankkeen osasta, samalla kun ajaa henkilökohtaisia etuja.

Projektitiimin luomiseen ei liity pelkästään muodostamistaryhmät, mutta myös yhteisharjoittelu, viestintä. Tämä lähestymistapa edistää halutun tuloksen saavuttamista. Kun osallistujien välillä vallitsee suotuisa psykologinen ilmapiiri, päätökset tehdään liikkuvia ja tasapainoisia. Samanmieliset ihmiset ottavat huomioon ulkoiset ja sisäiset tekijät, joten ideoiden toteuttaminen elämässä kiihtyy.

Luomisen periaate

Miten projektitiimi muodostetaan? Tällä ryhmällä on useita merkittäviä eroja vakaaseen työryhmään verrattuna. Koska se suorittaa tiettyjä toimintoja vain tietyllä aikavälillä. Sen muodostamisessa on tiettyjä periaatteita. Mietitään tätä asiaa tarkemmin.

Idean päätoimijat (urakoitsija ja tilaaja) muodostavat omat ryhmänsä ammattijohtajien johdolla. Osapuolten yhteisellä sopimuksella johtaja on esimies asiakka alta tai urakoitsij alta.

Projektiimin kehittäminen edistää tehtävän saavuttamista mahdollisimman lyhyessä ajassa. Esimiesten johtamistehtävä on suorittaa seuraavat tehtävät:

• aloitteen toteuttamisen suunnittelussa;
• idean tarjoaminen oikean henkilöstön kanssa;
• toiminnan järjestelmällinen seuranta;
• motivoida työntekijöitä saavuttamaan tietty tulos.

Idean erityinen toteutus

Projektiryhmän johtaminen määräytyy toteutetun aloitteen erityispiirteet huomioiden. Tämä vaikuttaa suoraan ryhmän rakenteeseen, lukumäärääntarvittavat asiantuntijat, vaatimukset heidän taidoilleen.

Projektitiimi on yksittäinen mekanismi, jonka koordinaatio määrittää tarvittavien töiden ajoituksen. Jos suunnitelma on tarkoitus toteuttaa esimerkiksi terveydenhuollon alalla, tiimi tarvitsee sertifioituja lääkäreitä ja lääkäreitä.

Hankkeen rakennustiimi on suunnittelijoita, arkkitehteja, rakentajia, tavarantoimittajia, joita ilman tätä talouden alaa on vaikea kuvitella.

Organisaatio-kulttuuriympäristö

Ulkoiset tekijät vaikuttavat merkittävästi yrityksen työhön. Sisäisiä elementtejä ovat seuraavat näkökohdat: kumppaneiden yhteenkuuluvuus, kollektiiviset työnormit, toiminnallisten vastuiden jakautuminen, kommunikaatiotaidot.

Kunnollinen projektitiimin hallinta auttaa minimoimaan tällaiset vaikutteet. Olennainen ero tiimin ja klassisen työyhteisön välillä on sen toimivuus ammattimaisuuden ja bisnesominaisuuksien pohj alta, ei tyypillisen hierarkkisen periaatteen soveltaminen.

Muotoilumenetelmät

Uusia aloitteita voi ilmaantua sekä yhden organisaation (yrityksen) sisällä että useiden pienten yritysten yhteistyönä kerralla. Siksi projektiryhmän muodostaminen tapahtuu eri tavoin. Tämä on tärkeä ehto.

Projektiryhmän tavoitteesta riippuen käytetään tiettyjä työkaluja ja lähestymistapoja. Esimerkiksi kun idean ydin liittyy tietyn yrityksen rakenneuudistukseen, laajentamiseen, modernisointiin, projektion osa esimiesten ja työhön valittujen ammattilaisten jokapäiväistä työtä.

Klassikko

Yrityksen päällikön nimittämä johtaja päätoiminnallisten tehtäviensä lisäksi myös johtaa ideaa, toteuttaa tätä erityistä suunnitelmaa.

Hänellä on täysi pääsy tarvittavaan henkilöstöön, v altuudet koordinoida kaikkia toimia, suunnitella työvaiheita. Yrityksen yleisessä organisaatiorakenteessa uutta ideaa pohdittaessa erotetaan erillinen rakenneyksikkö.

Tämä malli on klassinen muoto, sitä käytetään pääasiassa suurissa yrityksissä. Se edellyttää innovaatioiden etusijaa päivittäisten toimintojen sijaan, koska johtaja ei kosketa tyypillistä yritykselle asetettua hierarkiaa. Esimies ja päätiimin jäsenet vapautetaan hetkeksi suorista toiminnallisista tehtävistään. Ryhmän kuraattoriksi nimitetään yrityksen johtaja tai hänen sijaisensa.

Sekamuoto

Se sopii keskisuurille yrityksille. Projektiryhmän luomisen ydin on, että innovaatiota johtaa ulkopuolinen johtaja. Hän on vastuussa idean toteuttamisen onnistumisesta. Hänelle osoitetun tehtävän suorittamiseksi tällainen asiantuntija voi ottaa projektiin mukaan muiden osastojen työntekijöitä. Erona on se, että innovaatiotyön lisäksi he jatkavat päävastuunsa täyttämistä.

Jos ideaa toteuttaa useampi yritys kerralla, projektitiimiin kuuluukaikkien menestyksestä kiinnostuneiden yritysten edustajat. Tällaista prosessin organisointia pidetään vakiona, jossa jokaiselle idealle luodaan erillinen esiintyjäryhmä.

Peruslähestymistapoja tiimin rakentamiseen

Tällä hetkellä käytössä on neljä perusperiaatetta:

• tavoitteen asettaminen;
• ihmissuhde;
• roolileikki;
• ongelmallinen - orientaatio.

Ensimmäinen sisältää lopullisen tavoitteen asettamisen projektitiimin työn oppaaksi, alustavaan pohtimiseen keinoja sen saavuttamiseksi.

Personaalisuusperiaatteena on kiinnittää entistä enemmän huomiota tiimin jäsenten välisiin suhteisiin. Työn onnistuminen riippuu suoraan kommunikatiivisten luottamussuhteiden muodostumisesta, joten projektipäällikkö turvautuu usein ammattipsykologin apuun.

Rooliperiaatteen tavoitteena on jakaa perusv altuudet ryhmän jäsenten kesken ja antaa jokaiselle omat oikeutensa ja velvollisuutensa.

Viimeinen periaate edistää kaikkien kiistanalaisten asioiden ratkaisemista yhteiskiistan puitteissa, mikä nopeuttaa merkittävästi suunnitelman toteuttamista ja lisää sen tehokkuutta.

Työntekijän valintakriteerit

Erityistä huomiota kiinnitetään niiden henkilöiden kokemukseen ja ammattitaitoon, jotka ovat mukana kehittämässä ja toteuttamassa uusia yritykselle tärkeitä kohteita. Projektiin osallistuvien työntekijöiden tulee olla ennakoivia, valmiita ottamaan vastuuta tekemistään päätöksistä. Halu omistaa mahdollisimman paljon aikaa työhön on tervetullutta jamyös itsenäisyyttä toiminnan vaiheiden suunnittelussa.

Ikäkoostumukselle ei ole erityisiä vaatimuksia projektitiimiä luotaessa. Uuden pienen tiimin yhdistämiseksi johtaja järjestää yhteisiä tapahtumia: lomia, vaellusretkiä, yritysjuhlia.

Rakennetta kehitetään ottaen huomioon asiantuntijoiden suorittamat toiminnot sekä heidän väliset suhteet. Tavoitteen saavuttamisen tehokkuuteen vaikuttavista ryhmäprosesseista mainitaan ryhmäpaine, dynaamiset indikaattorit, yhteisten päätösten ajattelu. Projektin nopeuteen negatiivisesti vaikuttavista tekijöistä mainitaan selkeästi muotoillun tavoitteen, työsuunnitelman puute, jatkuvat sisäiset ristiriidat sekä resurssien puute ja johtajan kiinnostus projektin edistämiseen.

Maamme todellisuudessa houkuttelemalla tiimiin arvokkaita asiantuntijoita muilta osastoilta, syntyy erilaisia ristiriitoja osastopäälliköiden ja esimiesten välillä. Suurimmat vaikeudet ilmenevät nuorilla ja lupaavilla työntekijöillä, jotka saavat vastuullisen tehtävän päältään. Tällaisissa tilanteissa ongelma tulisi ratkaista rakentavilla neuvotteluilla ja johdon tulee asettaa oikea painopiste tiimiin.

Muotoilun vaiheet ja "elämän" kiertokulku

Mielenkiintoisen idean syntymisen jälkeen sen onnistuneeseen toteutukseen asti kulkee useita peräkkäisiä vaiheita kerralla. Tällä hetkellä suhteita yksityisten kauppiaiden välille luodaan hyväntahtoisen ja tehokkaan toiminnan rakentamiseksiyhteistyötä. Johtaja tarkkailee ryhmän sisällä tapahtuvia prosesseja, lopettaa ristiriidat ja väärinkäsitykset sekä ohjaa osallistujat kohti lopputulosta.

Peruutusvaiheessa suoritetaan kaikkien uuden ryhmän jäsenten alustava pinnallinen tutustuminen. He ovat epävarmassa tilassa ja epävarmassa vahvuuksistaan ja kyvyistään, joten on tärkeää, että johtaja luo oikeanlaisen asenteen tässä vaiheessa.

Esimies ei vain suuntaa samanmielisiä ihmisiä, vaan myös vastaa kysymyksiin, muodostaa luettelon säännöistä, tavoitteesta, menetelmistä sen saavuttamiseksi.

Kommunikaatioprosessissa ilmenee ristiriitoja ja erimielisyyksiä koskien tehtävien jakautumista tiimissä. Johtajan tulee lyhentää tämän vaiheen kestoa, jakaa roolit ryhmän jäsenten kesken mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Jokaisen työntekijän innostus, halu osoittaa aloitteellisuutta, itsenäisyyttä ja omaperäisyyttä toiminnan päävaiheita suunniteltaessa riippuu suoraan esimiehen itsensä kiinnostuksesta.

Yhteistyövaiheessa odotetaan luottamuksellisten suhteiden muodostumista, selkeää roolijakoa ja johdonmukaista työtä työsuunnitelman pohtimiseksi.

Työvaihe on aika, välitön aika kaikkien ideoiden toteuttamiselle tosielämässä. Sen kesto liittyy tarkasteltavan idean erityispiirteisiin sekä hankkeen toteuttavan yrityksen taloudellisiin mahdollisuuksiin.

Viimeinen vaihe on arvioida projektin tehokkuutta, työn alussa asetetun tavoitteen saavuttamisen täydellisyyttä.