Henkilöstön auditointi on Määritelmä, tyypit, menetelmät, tehtävät ja tavoitteet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Henkilöstön auditointi on henkilöstön työn tehokkuuden tarkastus, jonka suorittavat erityisesti nimetyt työntekijät tai kolmas osapuoli. Toisin kuin kirjanpidossa käytetty klassinen tilintarkastus, henkilöstön tarkastus ei ole pakollista, eikä sitä säännellä Venäjän federaation erityislailla ja säädöksillä. Se suoritetaan yrityksen johtajan aloitteesta tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi. Tällaisen tarkastuksen päätarkoituksena on useimmiten tunnistaa yrityksen henkilöstön tila. Sitä käytetään myös etsimään tapoja lisätä tuottavuutta ja alentaa tuotantokustannuksia.

Luokittelu

Tarkastukset liittyvät yhden tai toisen tyyppiseen henkilöstötarkastukseen seuraavien parametrien mukaan:

• Käytetty tietojakso: lyhyt, pitkä ja lyhytaikainen.
• Tiedonhankintatapa: suullinen tai dokumentaarinen
• Tarkistattavien tietojen luonne: laillinen, pätevä tai sekalainen;
• Arvostelijoille: sisäisille ja ulkoisille.

Henkilöstön auditointia tehdään kahteen suuntaan: lainrikkomusten tunnistamiseen jatyökuririkkomusten tunnistaminen - kohtuuttomien kustannusylitysten etsiminen, syiden tunnistaminen yksinkertaiseen, avioliittoon jne. Siksi henkilöstön tarkastus toimintasuunnassa jaetaan pääasiassa laki-, pätevyys- ja sekoitettuun.

Lakihenkilöstön auditointi

Oikeushenkilöstön auditoinnissa tarkastetaan henkilöstöosaston dokumentaatio, työpajojen työaikalomake, laskut ja kuitit tarkistetaan käytettävissä olevilla materiaaleilla ja työkaluilla. Tarkista työsopimusten, työkirjojen, toimeenpanomääräysten täyttämisen oikeellisuus. Tarkistaa, noudattavatko työntekijät työnkuvauksia. He tekevät tutkimuksia ja tutkimuksia tunnistaakseen Venäjän federaation työlainsäädännön rikkomukset sekä tietyllä toimialalla hyväksytyt säännöt ja standardit, joita työntekijöiden on noudatettava. Esimerkiksi elintarviketeollisuuden terveysstandardien vaatimukset, GOST-standardit, laatustandardit ja määräysten noudattaminen.

Oikeushenkilöstön auditoinnin päätehtävä on tunnistaa rikkomukset ennen kuin erityinen toimikunta havaitsee ne tarkastuksen aikana. Tämä auttaa välttämään lakiin liittyviä ongelmia ja parantamaan tuotteiden ja palvelujen laatua.

Pätevyyshenkilöstön auditointi

Organisaation pätevä henkilöstöauditointi suoritetaan henkilöstön työssä olevien puutteiden tunnistamiseksi ja keinojen poistamiseksi. Se mahdollistaa myös työntekijän riittämättömän pätevyyden tunnistamisenpäinvastoin, tunnistaa arvokkain henkilöstö, jota on ylennetty tai maksettava enemmän, jotta he suoriutuisivat entistä paremmin ja tekisivät enemmän.

Pätevöintihenkilöstön auditointi on olennaisinta niillä toiminta-alueilla, joilla yrityksen menestyminen riippuu täysin työntekijän ammatillisista ominaisuuksista. Esimerkiksi kaupassa. Jos myyjä kohtelee ostajia väärin, tietämättömyydestä tai kyvyttömyydestä, tämä vaikuttaa suoraan yrityksen taloudelliseen tulokseen - tulot laskevat, vanhentuneiden tuotteiden määrät kasvavat. Samanaikaisesti vain tarkastuksella voidaan paljastaa, onko tulojen laskun syynä työntekijän alhainen pätevyys, eikä jokin muu tekijä. Tässä esimerkissä henkilöstötarkastus auttaisi tunnistamaan häikäilemättömän työntekijän ja korvaamaan hänet ajoissa, ennen kuin kauppayhtiö oli konkurssin partaalla.

Kattava henkilöstötarkastus

Kattava henkilöstöauditointi sisältää sekä laki- että pätevyysauditointeja sekä kaikkia käytettävissä olevia tiedon arviointi- ja analysointimenetelmiä. Sellaisen tarkistuksen avulla voidaan arvioida henkilöstön tilaa ja tunnistaa yrityksen henkilöstöpotentiaali, tunnistaa olemassa olevat lainrikkomukset yrityksessä ja poistaa ne ennen kuin se johtaa ei-toivottuihin taloudellisiin ja henkilöstömenoihin.

Tällä henkilöstötarkastuksen suorittamismenetelmällä on lueteltujen etujen lisäksi kaksi haittaa - se maksaa enemmän ja vie enemmän aikaa, koska useampi osallistuja tulee tarkastamaan suuren tietomäärän. Siksion järkevää toteuttaa vain hätätapauksissa: konkurssitilanteessa tai finanssikriisin aikana, kun markkinat kapenevat ja kilpailu kiristyy.

Kuka voi tarkastaa

Henkilöstöjärjestelmän tarkastuksen voivat suorittaa sekä yrityksen työntekijät että ulkopuoliset organisaatiot. Samalla ongelma syntyy tarkastajan pätevyystason määrittämisessä, koska henkilöstötarkastuksen käsite ei ole vakiintunut oikeuskäytännössä ja olemassa olevat ohjeet, standardit ja säännöt on tarkoitettu kirjanpitotoiminnan tarkastamiseen. Mutta kuinka täydelliset ja luotettavat tiedot vastaanotetaan ja miten se analysoidaan ja arvioidaan, riippuu siitä, mihin toimiin yrityksen johtaja ryhtyy parantaakseen henkilöstön tilannetta.

Pääsy kuitenkin löytyi. Yrityksen henkilöstötarkastuksen järjestämisen perusohjeiksi ja säännöiksi voidaan siis ottaa taloustarkastuksen perusteet ja erityisesti seuraavat vaatimukset vastaanotetulle ja toimitetulle tiedolle:

• objektiivisuus;
• uskottavuus;
• ajantasaisuus;
• rehellisyys;
• täytelmä.

Tämän vuoksi tilintarkastajan tulee noudattaa ammattieettisten sääntöjen lisäksi olla rehellinen ja puolueeton, vaan myös noudatettava tiettyjä sääntöjä tiedon keräämisessä ja käsittelyssä sekä tilintarkastuskertomusta laatiessaan. Samanaikaisesti hänellä ei tarvitse olla mukanaan erityistä todistusta ryhtyäkseen sellaiseen toimintaan kuin henkilöstöauditointi. Mutta se ei tarkoitaettä sen voi suorittaa kuka tahansa työntekijä. Henkilöstötarkastuksen tehtävien ratkaisemiseksi tarkastajalla tulee olla tietty tietämys ja pätevyys.

Henkilöstön tarkastuksen voi suorittaa joko erikoistuneen yrityksen työntekijä tai joku yrityksen henkilöstöstä, jolla on riittävä koulutus ja osaaminen. Useimmiten nämä ovat osastojen päälliköitä, kirjanpitäjiä ja muita erittäin päteviä asiantuntijoita. Ja tässä yrityksen johtajan eteen nousee dilemma: Mikä on parempi, palkata erikoistunut organisaatio vai suorittaa tarkastus itse? Vastaus tähän kysymykseen riippuu tekijöistä, kuten:

• Henkilöstötarkastukseen osallistuvan korkeasti pätevän henkilöstön kustannukset ja tilintarkastusyhtiön palvelukustannukset;
• Käsittelyä vaativien tietojen määrä ja käsittelyn sallitut ehdot.

Yleensä uskotaan, että yrityksen työntekijöiden suorittama henkilöstötarkastus on halvempaa, mikä ei aina pidä paikkaansa. Ulkopuolisten asiantuntijoiden osallistuminen on usein paljon kannattavampaa, jos on tarpeen suorittaa tarkastus suuressa yrityksessä, jossa tiedon määrä on erittäin suuri. Tilintarkastuspalveluja tarjoavilla yrityksillä on enemmän kokemusta, niiden työntekijät ovat pätevämpiä ainakin henkilöstötarkastuksen alalla, jolloin tarkastus maksaa vähemmän ja paremmin ja vie vähemmän aikaa.

Henkilöresurssien tarkastus itse, miten tehdä

Jos yrityksen johtaja kuitenkin päätti suorittaa tarkastuksen työntekijöidensä avulla,hänen on tiedettävä joitain ominaisuuksia. Yleensä henkilöstötarkastuksen tavoitteena tässä tapauksessa ei ole koko yrityksen, vaan jonkin erillisen osaston työn tutkiminen, samalla kun on varmistettava tietojen mahdollisimman suuri luottamuksellisuus.

Aluksi johtajan on muodostettava työryhmä, johon kuuluu yleensä 4-5 henkilöä, ja määritettävä tarkastuksen suorittamisesta ja tarkastusraportin laatimisesta vastaava henkilö. Koko valmistelu- ja toteutusprosessi voidaan jakaa seuraaviin henkilöstötarkastuksen vaiheisiin:

1. Toimintasuunnitelman laatiminen.
2. Otoskoon määrittäminen: haastateltujen työntekijöiden määrä, tarkistettujen asiakirjojen määrä ja tyyppi. Mitä suurempi näyte, sitä tarkempi tulos, mutta sitä kauemmin varmistusprosessi kestää.
3. Kyselylomakkeiden kehittäminen, kysymysten valmistelu.
4. Henkilöstöosaston dokumentaation sekä tarkistettavan alueen asiakirjojen tarkastus.
5. Yrityksen työntekijöiden kysely ja kuulustelut.
6. Kerättyjen tietojen analysointi, mukaan lukien tietokonetekniikan ja erikoisohjelmien käyttö.
7. Laaditaan tarkastuksen aikana saatujen tietojen perusteella tarkastusraportti, jossa henkilöstötarkastuksen toteuttamisesta yrityksessä vastaava henkilö ilmaisee näkemyksensä henkilöstön tilasta, pätevyydestä ja tyytyväisyydestä ehdot.

Tarkastuskertomus laaditaan kirjallisesti, siihen liitetään todisteet tehdystä työstä tehdyn selvityksen muodossa. Raportin kaikki sivut tulee numeroida ja arkistoida kansioon. Yleensä mikä tahansatai johtopäätöksen tekemiselle ja suorittamiselle ei ole tiukkoja sääntöjä, koska henkilöstötarkastuksen tarkoituksena on saada tietoa sisäisille käyttäjille, joten tällaisen tarkastuksen tuloksena saatuja tietoja ei julkaista missään, ja useimmiten ne ovat ehdottoman luottamuksellisia, eikä niiden paljastamista voida hyväksyä. Lisäksi tiedon luottamuksellisuus on varmistettava sekä suunnitteluvaiheessa että tarkastuksen tuloksissa. On toivottavaa, että yrityksen työntekijät eivät tiedä tulevasta tarkastuksesta. Tämä auttaa välttämään niiden välistä salaista yhteistyötä, mikä tarkoittaa, että se mahdollistaa vastaanotettujen tietojen objektiivisuuden ja luotettavuuden lisäämisen.

Tiedonkeruu- ja käsittelymenetelmät

HR-tarkastusmenetelmät eivät poikkea kirjanpitotarkastuksissa käytetyistä, saadaan vain eri luonteista ja tarkoituksellista tietoa. He käyttävät pääasiassa valmiita kyselylomakkeita ja kysymysluetteloita. Tarkastuksessa saatuja tietoja yrityksen työntekijöistä verrataan erikoiskäsikirjoissa, toimenkuvauksissa ja työn laatustandardeissa esitettyihin perusvaatimuksiin.

Tarkastuksen aikana saatuja tietoja kyselylomakkeina ja kyselyvastausten ja muiden tarkastuksen aikana saatujen asiakirjojen muodossa kerätään, lajitellaan ja verrataan henkilöstötarkastuksen suorittamisajankohdan ja -paikan mukaan. Tarkastuksen tulosten perusteella laaditun raportin tulee sisältää elleivät kaikki asiakirjat, niin tärkeimmät niistä.

Mitä tehtäviä voidaan ratkaistahenkilöstötarkastus

Henkilöstöjärjestelmän auditointi auttaa arvioimaan paremmin yrityksen potentiaalia ja henkilöstön pätevyyttä. Näin voidaan tunnistaa työvoiman arvokkaimmat työntekijät ja tarjota heille heidän tasoaan vastaavat työpaikat ja palkat.

Kokemus osoittaa, että johtajan on kannattavampaa nostaa yrityksessä jo työskentelevät uraportaat ylös kuin palkata uusi. Toisa alta tämä lisää muiden työntekijöiden tuottoa, koska he näkevät uranäkymiä, toisa alta uusi työntekijä ei välttämättä juurru tiimiin, mikä lisää henkilöstön vaihtuvuutta, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti yrityksen suoritukseen. yritystä. Henkilöstön vaihtuvuus voi johtua myös väärästä henkilöstöpolitiikasta. Esimerkiksi jos työn monimutkaisuus tai vastuun taso ja maksutaso eivät täsmää. Tämä voi paljastaa vain henkilöstötyön tarkastuksen.

Tällainen tarkistus auttaa paitsi tunnistamaan arvokkaimmat työntekijät tai pääsemään eroon vähiten arvokkaimmista, myös ratkaisemaan ongelmia, jotka liittyvät suoraan siihen, että työn organisointi tapahtuu väärin yrityksessä. Esimerkiksi yhdessä työpajassa tehdyssä tarkastuksessa paljastui, että materiaalien väärän sijoittelun vuoksi työntekijät viettivät jopa kaksi tuntia päivässä niiden toimittamiseen käsittelykohteisiin, koska ne oli varastoitu kaukaisessa varastossa. Tämän seurauksena aikaa ja vaivaa meni hukkaan. Työntekijät väsyivät nopeammin ja menettivät keskittymiskykynsä. Tämä vaikutti tuotteiden laatuun ja määrään. Ilman henkilöstötarkastusta tämä järjestelmävirhetuotantoa ei korjata, mikä tarkoittaisi resurssien hukkaa.

Tarkastajien vastuu

Tilintarkastaja vastaa vain tilintarkastuskertomuksessa antamastaan lausunnosta. Lopulta päätöksen henkilöstön muutoksista tekee yrityksen johtaja, ja tilintarkastajan tehtävänä on vain kertoa hänelle yrityksen henkilöstön tilasta, heidän pätevyytensä tasosta, onko rikkomuksia. laki, työkuri, turvallisuustoimenpiteet, onko todella korkeasti koulutettuja asiantuntijoita. Ilmoita tekijät, jotka vaikuttavat negatiivisesti tai myönteisesti henkilöstön työhön ja työajan järkevään käyttöön.

Tämän seurauksena tilintarkastaja laatii tilintarkastuskertomuksen, jossa hän ilmoittaa:

• mitä tapahtumia järjestettiin;
• kuinka paljon työtä tehtiin;
• mitä ongelmia ja riskejä hän kohtasi työssään;
• mitä on tehtävä tilanteen korjaamiseksi, jos henkilöstön tila tai henkilöstöpolitiikka on negatiivinen;
• mahdolliset seuraukset, jos rikkomuksia ei korjata.

Tarkastus ei sinänsä ratkaise ongelmaa, joka liittyy väärin valitun henkilöstön tai yrityksen työntekijöiden virheellisiin toimiin, heidän turvallisuussääntöjen rikkomiseensa tai ohjeiden ja teknisten määräysten noudattamatta jättämiseen. Henkilöstöauditoinnin tarkoituksena on tunnistaa yrityksen olemassa olevan henkilöstöjärjestelmän vahvuudet ja heikkoudet sekä antaa suosituksia puutteiden poistamiseksi ja järjestelmän parantamiseksi. Tilintarkastaja eivastuu henkilöstöpolitiikan tilasta ja päätöksistä, jotka johtaja tekee tarkastuksen tulosten perusteella.

Mistä ja miten palkata tilintarkastajia tarkastamaan henkilöstöä

Tällaista palvelua tarjoavat pääasiassa konsulttiyritykset ja rekrytointitoimistot, jotka ovat erikoistuneet konsultointiin ja rekrytointiin muille yrityksille. Tällaisia organisaatioita on melkein jokaisessa suuressa kaupungissa. He mainostavat palveluitaan useimmiten paikallisissa mainos- ja aikakauslehdissä tai Internetin erityisillä mainosseinillä. Joillakin on yrityksen virallinen verkkosivusto.

Teknistämisen yhteydessä tehdään yrityksen ja henkilöstötarkastuspalveluita tarjoavan yrityksen välillä sopimus, jossa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet sekä palvelusta maksetaan. Yleensä sopimuspuolet tapaavat useita kertoja ennen sopimuksen tekemistä ja keskustelevat vivahteista ja mahdollisista riskeistä. Mitä toimintoja tullaan toteuttamaan. Suunniteltu työsuunnitelma neuvotellaan (konsulttiyritys voi jopa toimittaa esitteen henkilöstötarkastussuunnitelmasta).

Pääasiallinen etu kolmannen osapuolen erikoistuneen organisaation palkkaamisesta henkilöstötarkastuksen järjestämiseen on tarkastuksen riippumattomuus. Jos yrityksen työntekijä on tavalla tai toisella riippuvainen sekä johtajasta että työvoimasta, niin ulkopuolisella tarkastajalla on lähes täydellinen riippumattomuus. Hänen mielipiteensä perustuu vain havaittuihin tosiasioihin.

HR-auditointi on yksi helpoimmista ja edullisimmista tavoista tarkistaa organisaation henkilöstöjärjestelmä jamäärittää yrityksen olemassa olevat henkilöresurssit. Tämä todentamismenetelmä on olennainen osa yrityksen johdon kirjanpitoa, ja se tulee suorittaa säännöllisesti toiminnan taloudellisesta tuloksesta riippumatta.