Elektroninen asiakirjahallinta: edut ja haitat, järjestelmän ydin, toteutustavat
Elektroninen asiakirjahallinta: edut ja haitat, järjestelmän ydin, toteutustavat

Video: Elektroninen asiakirjahallinta: edut ja haitat, järjestelmän ydin, toteutustavat

Video: Elektroninen asiakirjahallinta: edut ja haitat, järjestelmän ydin, toteutustavat
Video: Käyttäytymisellään reagoivat lapset 2/2 (26.9.2022) 2024, Maaliskuu
Anonim

Yhä useammat yritykset ovat siirtymässä sähköiseen dokumentinhallintaan, jossa käytetään erilaisia ohjelmia asiakirjojen luomiseen ja tallentamiseen. Samaan aikaan organisaatiolla ei ole paperikopioita sisältävää arkistoa. Sähköisessä asiakirjahallinnassa on monia etuja, joiden vuoksi yrittäjät kieltäytyvät mielellään paperiasiakirjojen käytöstä. Mutta vaihtaaksesi siihen, sinun on asennettava erikoisohjelmistot toimiville tietokoneille sekä nimettävä vastuullinen työntekijä, joka käsittelee tätä työnkulkua.

Sähköisen asiakirjahallinnan käsite

Se edustaa modernia menetelmää työskennellä erilaisten asiakirjojen kanssa. Minkä tahansa organisaation toiminnan aikana syntyy paljon erilaisia papereita, joita on jatkuvasti painettava ja säilytettävä erillisessä huoneessa pitkän aikaa.

Jos yrittäjällä tai yrityksellä on asianmukaisesti toteutettusähköinen allekirjoitus, mitkä asiakirjat on varmennettu sähköisessä muodossa, niin tätä dokumentaatiota ei tarvitse tulostaa paperille.

sähköisen dokumentinhallinnan tärkeimmät edut
sähköisen dokumentinhallinnan tärkeimmät edut

Sähköisen asiakirjahallinnan edut

EDS:n sertifioimaan sähköiseen dokumentaatioon siirtymisessä on monia etuja. Lukuisten positiivisten parametrien vuoksi yhä useammat yrittäjät siirtyvät tähän dokumentointimenetelmään. Mutta ensin sinun tulee arvioida sähköisen asiakirjahallinnan edut ja haitat. Keskeisiä etuja ovat:

  • hakee tarvittavat asiakirjat viipymättä asiantuntevan rakenteen ja varastoinnin luotettavuuden vuoksi;
  • työnkulkurakenne on keskitetty;
  • kaikki asiakirjat voidaan tallentaa sähköisesti eri tietovälineille ja jopa etäpalvelimille, joten vaikka toimistossa syttyisi tulipalo, sinun ei tarvitse huolehtia tärkeiden dokumenttien tuhoutumisesta;
  • kaikki asiakirjat rekisteröidään ja hyväksytään helposti;
  • kaikki paperit allekirjoitetaan niiden sähköisten viestintäkanavien kautta lähettämisen perusteella, mikä säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa minkä tahansa yrityksen työntekijöiltä;
  • tarvittaessa voit tehdä kopion halutusta asiakirjasta muutamassa sekunnissa;
  • auditointi yksinkertaistuu huomattavasti, koska se suoritetaan sähköisessä muodossa ja näihin tarkoituksiin voit kutsua myös palkattuja asiantuntijoita, jotka saavat dokumentaation sähköisiä kanavia pitkin.

Edutsähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät ovat merkittäviä ja kiistattomia, mutta ennen kuin vaihdat niihin, sinun tulee arvioida kunkin järjestelmän negatiiviset puolet.

sähköisen dokumentinhallinnan edut parantavat hallinnan laatua
sähköisen dokumentinhallinnan edut parantavat hallinnan laatua

Järjestelmävirheet

Sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöönoton edut ovat kiistattomat, mutta tällä prosessilla on joitain haittoja. Näitä ovat:

  • välttämättä rekisteröitävä sähköinen digitaalinen allekirjoitus, jonka luomisesta maksetaan suuri määrä varoja;
  • ei ole mahdollisuutta käyttää sähköisiä asiakirjoja, jos kumppanit eivät ole siirtyneet sähköiseen asiakirjahallintaan;
  • paljon rahaa ja aikaa kuluu lisäohjelmistojen asentamiseen ja luotettavan työntekijän palkkaamiseen, joka ylläpitää kaikkia sähköisiä asiakirjoja;
  • sellaisen työnkulun tiukasti yhtenäisiä muotoja ei ole vielä korjattu;
  • monet urakoitsijat ja ostajat epäilevät EDS:llä allekirjoitettujen sähköisten asiakirjojen käyttöä.

Jokaisen yrittäjän on siis ensin tutkittava sähköisen dokumentinhallinnan edut ja haitat voidakseen tehdä oikean ja merkityksellisen päätöksen.

sähköisen dokumentinhallinnan edut
sähköisen dokumentinhallinnan edut

Kehityksen syy

Sähköisen asiakirjahallinnan edut ovat lukuisia ja merkittäviä. Tämä johtaa siihen, että se kehittyy jatkuvasti ja otetaan käyttöön erilaisten yritysten työhön, jotka eivät ole vainkaupallisia, mutta myös julkisia. Sen tehokkaan ja jatkuvan kehittämisen tärkeimmät edellytykset ovat:

  • Sitä on mahdollista soveltaa verolainsäädännössä. Tietyntyyppiset veroilmoitukset voidaan toimittaa vain sähköisesti. Tämä koskee työntekijöiden PF:ssä lueteltuja vakuutusmaksuja koskevia raportteja sekä liittov altion veroviranomaiselle toimitettua 3-NDFL-ilmoitusta jokaisesta yrityksen työntekijästä. Jopa SZV-M-raportti kaikista yrityksen työntekijöistä toimitetaan sähköisesti, jos organisaatio työllistää yli 25 henkilöä. Siksi jotkut yritykset joutuvat yksinkertaisesti siirtymään sähköiseen dokumentointiin, koska niiden on joka tapauksessa laadittava EDS.
  • Sähköisen dokumentinhallinnan tärkeimmät edut ovat mahdollisuus korjata se kirjanpidossa. Liittov altion lain nro 402 mukaan ensisijainen kirjanpitoasiakirja voidaan tuottaa paitsi paperimuodossa, myös sähköisessä muodossa, jos se on mahdollista vahvistaa sähköisellä allekirjoituksella.
  • Vuodesta 2017 lähtien tämän asiakirjavirran tehokas kehittäminen oikeudenkäynneissä on alkanut. Nyt jokainen oikeuden päätös on julkaistava avoimissa lähteissä. Lisäksi kaikilla yrityksillä ja yksityishenkilöillä on mahdollisuus tehdä reklamaatio tai valitus sähköisesti, mikä edellyttää EDS:ää. Siksi sähköistä allekirjoitusta eivät anna vain suuret yritykset, vaan jopa yksityishenkilöt.
  • Sähköisen tekniikan kehitys tapahtuu nopeasti, joten nyt melkein kaikilla on pääsy Internetiin, mikä yksinkertaistaa huomattavasti muiden kanssa kommunikointiaihmiset ja v altion virkamiehet.

Siksi voidaan väittää, että tällaisen työnkulun käytölle on tulossa yhä enemmän kysyntää.

Toinen merkittävä etu

Lisäksi monet yritykset tekevät yhteistyötä muilla alueilla tai maissa sijaitsevien yritysten kanssa, joten erilaisten asiakirjojen vaihtaminen on paljon helpompaa sähköisessä asiakirjahallinnassa. Näin voit kasvattaa merkittävästi myyntimarkkinoita ja luoda yhteyksiä suoriin valmistajiin.

Tämä on sähköisen asiakirjahallinnan merkittävä lisäetu. Johtamisen laadussa on havaittu parannusta sopivan järjestelmän käyttöönoton ensimmäisestä päivästä lähtien.

sähköisen dokumentinhallinnan edut ja haitat
sähköisen dokumentinhallinnan edut ja haitat

Kuinka syöttää?

Aluksi yrityksen johtaja arvioi sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän edut ja haitat. Jos päätetään ottaa se käyttöön yrityksessä, niin tätä varten toteutetaan seuraavat vaiheet:

  • Pidetään yhtiökokous, jossa äänestetään tämän järjestelmän käyttöönoton puolesta.
  • Jos päätös on myönteinen, antaa vastaavan määräyksen yrityksen johtaja.
  • Sähköisen dokumentaation käyttöä koskevista säännöistä on suositeltavaa laatia sisäinen määräys.
  • Valitse allekirjoitus, jota käytetään eri asiakirjojen allekirjoitusprosessissa.
  • Jos valitaan yksinkertainen allekirjoitus, se kiinnitetään koodien ja salasanojen sekä muiden keinojen ja siihen pääsyn perusteellaon rajoitettu, joten nimetään henkilö, joka hoitaa sähköisen dokumentaation hyväksymisen.
  • Varmentaja on valittu. Sitä edustaa sähköiseen asiakirjahallintaan erikoistunut organisaatio. On tärkeää valita yritys, jonka kanssa yhteistyö on kannattavaa ja mukavaa. Sinun tulee arvioida etukäteen tarjottujen palvelujen hinta sekä yhteistyön aikana käytettävissä olevat toiminnot. Määritetään, mikä vastuu valitulla keskuksella on erilaisista virheistä, joita voi syntyä sähköisen dokumentinhallinnan ylläpidossa.
  • Valmistellaan asiakirjoja, joiden perusteella tehdään sopimus valitun keskuksen kanssa.
  • Sopimusta valitun organisaation kanssa selostetaan. Tämän jälkeen keskus luo ja myöntää asiakkaalleen EDS-avainvarmenteen.
  • Sähköinen dokumenttien hallinta on otettu suoraan käyttöön organisaation työhön. Tätä varten kaikki paperiasiakirjat muunnetaan sähköiseen muotoon ja sähköisten asiakirjojen vaihtomenettelyä ollaan luomassa.

Laskut voidaan laatia sähköisesti, mutta ensin tulee varmistaa, että tällaisten asiakirjojen käyttö on vastapuolen kann alta mukavaa. Tämä johtuu siitä, että yrityksellä on oltava tekniset keinot käsitellä näitä asiakirjoja.

sähköisen dokumentinhallinnan edut kustannusten pienentämisessä
sähköisen dokumentinhallinnan edut kustannusten pienentämisessä

EDS:n valinta

Sähköisen dokumentinhallinnan etuihin sisältyy myös alemmat valmistelukustannuksetlukuisia paperiasiakirjoja. Mutta joka tapauksessa joudut maksamaan tiettyjä kuluja. Ne liittyvät sähköisen dokumentaation hyväksymisprosessissa käytettävän sähköisen allekirjoituksen suorittamiseen.

ETS voidaan esittää määrittelemättömässä tai määrätyssä muodossa.

Epäpätevä

Se myönnetään salaustietojen muunnolla, johon käytetään erityistä avainta, joka on EDS:n omistajan käytettävissä. On tärkeää päättää etukäteen, kuka yrityksessä tarkalleen allekirjoittaa sähköiset paperit.

Tällaisen allekirjoituksen avulla voit havaita erilaisia muutoksia, jotka on tehty dokumentaatioon sen allekirjoittamisen jälkeen.

Hyväksytty

Tätä varten yritys saa erityisen sertifikaatin, joka sisältää EDS-vahvistusavaimen. Tällaisen allekirjoituksen luomisessa otetaan huomioon liittov altion laissa nro 63 luetellut vaatimukset.

Yleensä tällaista EDS:ää käytetään suuryrityksissä, jotka pyrkivät pitämään liikesalaisuuden, joten tehostetun pätevän EDS:n ansiosta sähköisten asiakirjojen turvallisuus on taattu.

Kun on valittu tietyntyyppinen sähköinen allekirjoitus, sopimus solmitaan valitun varmennekeskuksen kanssa.

sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöönoton edut
sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöönoton edut

Säännöt järjestelmän käyttöönotosta yrityksen työhön

Sähköisen dokumentinhallinnan etuja paperiin verrattuna pidetään kiistämättöminä, mutta usein sen käyttöönotossa organisaation työhön tulee tiettyjä vaikeuksia. Siksi tämän prosessin säännöt sisältävät:

  • aluksi nimitetään johtajan määräyksellä asiantuntija, joka suorittaa paperiasiakirjojen kääntämisen sähköiseen muotoon;
  • jokaiseen toimivaan tietokoneeseen on asennettu erikoisohjelmisto, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja aiemmin myönnetyllä EDS:llä;
  • erilaista dokumentaatiota laadittaessa, käsiteltäessä ja sovittaessa otetaan huomioon toimistotyön perussäännöt, jotka koskevat myös paperiasiakirjoja;
  • sähköisissä asiakirjoissa on oltava kaikki tarvittavat tiedot, sinetit ja EDS;
  • yhtiön sääntöihin voidaan lisätä tietoja siitä, mitä menetelmiä näillä asiakirjoilla varmistetaan.

Prosessia ei pidetä liian vaikeana, jos se ymmärretään hyvin.

Yhteistyösäännöt muiden yritysten kanssa

Jokainen yritys, joka ottaa käyttöön tällaisen järjestelmän työssään, haluaa käyttää sähköistä dokumentaatiota yhteistyössä tärkeimpien vastapuoliensa kanssa. Tätä varten toisen yrityksen kanssa sopimusta tehtäessä asiakirjan tekstiin tulee sisällyttää lauseke, jonka mukaan kaikki paperit välitetään sähköisiä viestintäkanavia pitkin. Tämän jälkeen tarvittavat asiakirjat kootaan ja allekirjoitetaan aiemmin myönnetyllä EDS:llä. Kaikkien EDS-työkalujen tulee olla sertifioituja, muuten niitä ei voi käyttää yrityksen toiminnan aikana.

Tällaisen työnkulun luominen eri v altion virastojen, esimerkiksi liittov altion verohallinnon tai eläkerahaston, kanssa on paljon helpompaa. Tämä johtuu siitä, että tällaisilla organisaatioilla on jo tarvittavat ohjelmistottyöskentele sähköisen dokumentaation kanssa.

sähköisten asiakirjanhallintajärjestelmien edut
sähköisten asiakirjanhallintajärjestelmien edut

Miten asiakirjat tallennetaan?

Sähköisen dokumentinhallinnan tärkein etu on, että organisaatiossa ei tarvitse varata erillistä tilaa arkiston luomiseen, koska kaikki paperit on tallennettu tietokoneille, palvelimille tai erilaisille sähköisille medioille. Mutta silti jokaisen yrityksen on maksettava asiakirjojen asianmukaisesta säilyttämisestä, jotta asiattomat henkilöt tai organisaatiot eivät pääse käsiksi niihin.

Sähköisten asiakirjojen säilytyksen aikana otetaan huomioon seuraavat säännöt:

  • tapausnimikkeistö kootaan välttämättä koko yritykselle, ja sen ulkoasu ja sisältö riippuvat toimialasta, jolla yritys toimii;
  • asiakirjojen arvoa tutkitaan;
  • jokaiseen dokumentaatioon on merkitty sähköisen dokumentinhallinnan käyttö;
  • kaikki asiakirjat on arkistoitava.

Kun nämä säännöt otetaan huomioon, asiakirjojen oikea säilyttäminen sähköisessä muodossa ei ole vaikeaa.

Johtopäätös

Sähköisessä asiakirjahallinnassa on monia etuja. Yrityksen työn laadun parantaminen on seurausta sen toteuttamisesta. Tätä varten on tärkeää tehdä asianmukainen päätös yrityksen johdolle, valita sertifiointikeskus ja myöntää EDS. Tietokoneisiin asennetaan erikoisohjelmistoja ja tehdään tarvittavat muutokset yrityksen paikallisiin säädöksiin.

Sähköisen dokumentaation avulla se yksinkertaistuu huomattavastiyrityksen toiminta sekä yhteistyön helppous muiden yritysten ja v altion organisaatioiden kanssa.

Suositeltava: